Maior fabricante de artigos de papelaria, móveis e equipamentos de escritório do Japão por mais de um século, a Kokuyo Corporation está recebendo nosso Prêmio de Aumento de Produtividade no país por implementar o Slack e simplificar o funcionamento da iniciativa interorganizacional “Hundred Yen Project”, além de acelerar a conclusão de projetos.
Em novembro de 2021, a empresa elaborou um plano para modernizar processos, criar novos empreendimentos e aprimorar a experiência do cliente. A divisão global de artigos de papelaria da Kokuyo fazia parte dessa reforma, assim como o “Hundred Yen Project”, uma iniciativa liderada por Kotaro Kiyota, um especialista da unidade de promoção comercial.
Kiyota descreve o “Hundred Yen Project”, lançado em janeiro de 2020, como “um projeto experimental com jeito de startup em uma empresa com um longo histórico e uma cultura que valoriza sua estrutura formal”. Tradicionalmente, do planejamento às vendas, novos projetos levavam de 6 a 12 meses para serem lançados, mas o “Hundred Yen Project” fazia parte de uma iniciativa para “duplicar a velocidade do gerenciamento”. Com isso, um plano é proposto aos compradores. Se aceito, ele é levado ao mercado de imediato; caso contrário, a empresa parte para o próximo projeto. O departamento decidiu implementar o Slack pela primeira vez na história da empresa, usando a plataforma de produtividade para promover a comunicação entre parceiros multifuncionais em fusos horários diferentes nos setores de vendas, produção e desenvolvimento.
O “Hundred Yen Project” conta com mais de 30 projetos em andamento, em diversas fases. Antes, Kiyota gerenciava todas essas conversas em serviços de e-mail e redes sociais, o que era ultrapassado e ineficiente, pois as informações ficavam isoladas e se perdiam rapidamente. Ele criou um canal principal no Slack, iniciando uma conversa para cada projeto. Agora, é possível gerenciar cada uma delas com facilidade, e os novatos se atualizam rapidamente lendo o histórico da conversa em questão.
“O Slack tem o poder de derrubar as paredes em organizações verticais.”
A Kokuyo também usa o Slack como uma central de conhecimentos e informações. Historicamente, o ato de coletar e compartilhar informações sobre concorrentes era limitado ao espaço de vendas. Agora, com o Slack, Kiyota exige que todos os membros da equipe (e não apenas aqueles na equipe de vendas) visitem uma loja ao menos uma vez por mês, tirem fotos e postem insights em um canal dedicado do Slack. Isso diversifica a inteligência no local e permite que a equipe veja coisas que não poderia ver de outro jeito.
Com as práticas recomendadas do Slack em uso, a Koyuko cortou pela metade o tempo de desenvolvimento e gerou resultados impressionantes: as vendas do “Hundred Yen Project” aumentaram 138% na comparação anual e subiram 388% em relação aos dois anos anteriores. Além desse crescimento, Kiyota reconhece o poder do Slack de capacitar a todos. “Com pessoas em diferentes cargos compartilhando conhecimentos em projetos interorganizacionais no Slack, criamos um ambiente mais inovador que nos permite tirar o melhor de cada pessoa”, ele diz.
Embora a Koyuko tenha resistido à mudança no início, a consciência e a proficiência no Slack cresceu de forma constante na equipe de Kiyota. Ao se reunirem no Slack, equipes multifuncionais se comunicavam de forma mais casual, conheciam melhor umas às outras e davam conselhos perspicazes. A eficiência operacional e a produtividade aumentaram, e todos aperfeiçoaram as próprias habilidades. Esses esforços foram reconhecidos pela liderança e a equipe recebeu o Prêmio de Equilíbrio da Kokuyo.
“A palavra ‘ágil’ é muito usada nos dias de hoje, mas para ser verdadeiramente ágil, é preciso começar a tornar sua comunicação ágil com ferramentas como o Slack”, diz Kiyota. “Eu aconselharia aqueles em dúvida a experimentar o Slack agora mesmo.”
