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Slack과 Sales Cloud를 연계하여 콘텐츠 제작을 효율화한 뉴스픽스

“뉴스픽스의 성장은 Slack과 Sales Cloud라는 두개의 바퀴가 있기에 가능했다고 해도 과언이 아닙니다.”

NewsPicksCorporate Planning Division, Business Management Team Leader가모하라 신지

주식회사 뉴스픽스는 ‘경제 정보로 세상을 바꾼다’를 사명으로 삼고 있는 주식회사 유저베이스의 자회사로서 소셜 경제미디어 ‘NewsPicks’를 운영하는 기업입니다. 2013년 9월 뉴스픽스를 설립한 이래 617만 명(2021년 3월 말 기준)의 회원을 확보할 정도로 성장했습니다. 뉴스픽스는 모회사인 유저베이스의 7가지 가치 가운데 ‘자율성을 따르자 - Be free & own it’이라는 가치관을 바탕으로, 약 300명의 멤버 모두가 각자의 역량을 최대한 발휘할 수 있도록 일하는 시간과 장소를 스스로 자유롭게 정하게 하고 있습니다. 멤버들은 일본 국내뿐 아니라 뉴욕, 로스앤젤레스 거점에도 분산되어 있으며 멤버의 직종은 기자, 편집자, 영업, 엔지니어, 업무 관리 등 다양합니다. 이렇게 다양한 직종을 가진 멤버들이 여러 장소에 분산되어 다양한 업무 방식을 실천할 수 있는 것은 Slack과 Sales Cloud를 활용한 덕분입니다.

분산형 조직을 뒷받침하는 Slack의 비동기 커뮤니케이션

뉴스픽스가 Slack을 이용하기 시작한 것은 2016년부터입니다. 그 이전까지 뉴스픽스에서는 팀이나 직종마다 이용하는 커뮤니케이션 도구가 제각각이었습니다. “당사와 같이 멤버의 직종이나 일하는 시간, 장소가 다양하며 해외 거점까지 두고 있는 조직에서는 전 세계적으로 공통된 커뮤니케이션 기반을 사용하여 비동기적으로 소통하면서 업무 효율과 속도를 높일 필요가 있었습니다.” 당사의 Corporate Planning Division에서 Business Management Team Leader를 맡고 있는 가모하라 신지는 이렇게 말했습니다.

Slack의 간편한 비동기 커뮤니케이션은 뉴스픽스의 조직 구조나 다양한 업무 방식에 딱 맞았기 때문에 업무 현장에서 Slack이 아주 빠른 속도로 확산됐습니다. 가모하라에 따르면 지금은 “Slack 없이는 일을 할 수가 없다”라고 해도 과언이 아닐 정도이며, 사내에서의 활용에만 그치지 않습니다.실제로 뉴스픽스의 광고 사업부는 Slack Connect를 통해 거래처와 소통하고 있으며, 그룹 회사와의 연계 시에도 Slack을 활발하게 사용하고 있다고 합니다.

비동기형 업무 프로세스의 경우, 다음 작업자가 즉시 행동에 옮길 수 있는 정보를 적절한 타이밍에 전달할 수 있기 때문에 업무 효율과 속도가 대단히 높아집니다

주식회사 뉴스픽스Corporate Planning Division, Business Management Team Leader가모하라 신지

Slack과 Sales Cloud 연계로 각종 업무 절차 효율화

뉴스픽스에서는 Slack을 회사 전체의 커뮤니케이션 기반으로 삼는 동시에 업무 기반으로는 Sales Cloud를 활용하고 있습니다. 뉴스픽스가 Sales Cloud를 도입한 것은 Slack과 같은 2016년이었습니다. 이후 사업 성장을 뒷받침하는 탄탄한 기반을 구축한다는 목표하에 Sales Cloud에 다양한 업무를 집약시켜 왔습니다. 현재는 거래처 관리, 계약 관리, 수주 및 매출 관리, 발주, 지불, 비용 관리 등 뉴스픽스의 모든 업무를 Sales Cloud로 관리하고 있습니다.

이러한 Sales Cloud를 커뮤니케이션 기반인 Slack과 연계함으로써 뉴스픽스에서는 다양한 업무 절차가 매끄럽게 진행되고 있습니다.

예를 들어 뉴스픽스의 영업 담당자가 광고 콘텐츠 안건을 수주하면 Creative 팀이 기획 내용에 따라 적절한 담당자를 배정해서 작업을 진행합니다. 여기서 중요한 것은 영업 담당자와 Creative 팀 사이의 매끄러운 협업입니다. Slack과 Sales Cloud를 연계하기 전에는 이 단계에서 여러 도구를 넘나들며 불편하게 소통해야 했습니다. 영업 담당자가 Sales Cloud에 안건 정보를 등록하고 그 개요를 메일이나 구두, Slack 메시지 등을 통해 Creative 팀에 전달하면, 이를 Creative 팀이 받아서 담당자를 배정 뒤 배정 내용을 영업 담당자에게 이메일 등으로 다시 전달했습니다.

이랬던 절차가 Sales Cloud와 Slack을 연계하면서 효율이 대폭 높아졌습니다. 영업 담당자가 Sales Cloud에 안건 정보를 입력하면 Sales Cloud 프로세스 빌더가 그 정보를 구성한 뒤 Slack의 전용 채널에 정보가 등록되었다는 알림을 보내게 된 것입니다. 정보를 등록하면 알림이 전달되므로 직접 전달하는 수고를 덜었을 뿐 아니라, Creative 팀 내에서의 배정 상황도 Slack 상에서 누구나 확인할 수 있게 되었기 때문에 관계자 간 정보 공유가 크게 촉진되었습니다.

영업에서만 효율이 높아진 것이 아닙니다. 예를 들면 신규 거래처의 규제 준수 점검도 자동화 가능하며, 점검 결과가 나오면 담당자에게 자동으로 멘션되고 알림을 보내게 되었습니다. 이러한 업무 효율화에 대해 가모하라는 “이전 작업에서 다음 작업으로 진행할 때 적절한 정보를 적절한 사람에게 적절한 타이밍에 전달하는 것이 핵심”이라고 말했습니다. “이전 작업 담당자가 다음 작업 담당자에게 ‘뭘 해야 할지’를 적절한 시기에 전달함으로써 업무가 물 흐르듯 진행됩니다. 뉴스픽스의 매출 성장은 Slack과 Sales Cloud라는 두개의 바퀴가 있기에 가능했다고 해도 과언이 아닙니다.”

Uzabase
이현식
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거래 단계가 변경됐습니다!APP오전 10시 55분

신청서 송부 완료

수주 완료(신청서 수령)

거래명: ABC상사 계약 개정

영업 담당: 엔도 다쿠

URL: https://newspicks.lightning.force.com/pppp/nnnnn/view

 
SalesforceAPP오전 11시

김화윤

이희영

법무 팀에 상담을 신청했습니다.

법무 상담 번호: LC-000017

거래처: ABC 주식회사

URL: http://newspicks.lightning.force.com/oooooooo/xxxxx/view

[담당]

담당 사업부: BrandDesign

담당자: 사가라 겐지

[기한]

희망 기한: 2021-06-23

긴급도: 긴급

[내용]

상담 내용: 계약서 검토

상담 대상: 첨부된 계약서 내용을 확인해 주십시오.

 
SalesforceAPP오전 11시 5분

이현식

규제 준수 여부를 점검했습니다.

거래처명: ABC상사 건수: 0

URL: https://newspicks.lightning.force.com/aaaaa/bbbb/view

메시지legal_review

업무의 시스템화에서 가장 중요한 것은 효율적인 절차를 유연하게 계획 및 구축하는 일입니다. Slack과 Sales Cloud를 연계하여 커뮤니케이션과 업무를 집중시키면 이를 실현할 수 있습니다

주식회사 뉴스픽스Corporate Planning Division, Business Management Team Leader가모하라 신지

팀 외부 관계자도 상황을 볼 수 있어서 간편해진 정보 공유

안건이 영업에서 Creative 팀으로 넘어오고 콘텐츠 제작이 진행될 때, 그 진행 상황을 팀 외부에서 확인할 수 없는 경우가 많습니다. 그러나 뉴스픽스에서는 Slack으로 모든 커뮤니케이션을 집중시킨 덕분에 Creative 팀 밖의 관계자도 제작 상황을 파악할 수 있습니다. 또한 Sales Cloud상에서 정보가 변경되거나 신청이 승인되면 Slack에 알림이 전달되기 때문에 관계자가 기록을 열지 않고도 업무 진행 상황 등을 파악할 수 있습니다.

이렇게 많은 업무가 Sales Cloud에 집약되고 Slack과 연계된 덕분에 제작에 관여하는 멤버 전원이 최신 상황에 대한 정보를 쉽게 공유할 수 있고, 그 결과 업무가 원활하게 진행됩니다. 또한 관계자 전원이 자신이 알고 싶은 정보를 볼 수 없어 불안해할 일이 없어졌을 뿐 아니라, 자신이 해야 할 일도 파악할 수 있게 됐기 때문에 상황 공유를 위해 불필요한 대화나 회의를 진행할 필요도 없어졌다고 합니다.

비즈니스 커뮤니케이션에서는 정보를 모두 공개하여 각자가 필요한 정보를 얻을 수 있게 하는 것이 이상적이라고 생각합니다. Slack과 Salesforce를 연계한 덕분에 그러한 이상에 가까워지는 것 같습니다.

주식회사 뉴스픽스Corporate Planning Division, Business Management Team Leader가모하라 신지

Slack으로 업무가 일원화되는 세계를 꿈꾼다

가모하라는 이후 Sales Cloud를 열지 않고 Slack만으로도 확인이나 승인을 완료할 수 있는 환경을 실현하여 업무 효율을 더욱 높일 계획이라고 합니다. “이 계획을 실현할 수 있도록 Slack과 Salesforce의 연계가 더욱 강화되어 별도의 설정 없이도 모든 액션을 Slack에서 실행할 수 있게 되기를 기대하고 있습니다.”

뿐만 아니라 뉴스픽스는 현재 iPaaS 솔루션 ‘Anyflow’를 사용하여 프로세스 빌더 등 Salesforce 설정 없이도 Slack 알림을 보낼 수 있는 시스템을 구축하고 있습니다. 향후 Slack과 Sales Cloud의 통합이 진행됨에 따라 “그러한 시스템 구축이 한층 용이해지기를 바랍니다”라고 가모하라는 덧붙였습니다.

“Slack만으로도 업무를 완료할 수 있게 되면 업무 효율이 분명 오를 것입니다. 머지않아 그런 환경이 실현되리라고 예상합니다.”