Apenas para administradores: dicas para gerenciar o acesso externo aos canais

Como administrador do Slack, você já aumentou a produtividade das equipes internas. Agora, com o lançamento do Slack Connect para todos os planos pagos do Slack, você pode oferecer esse mesmo incentivo às equipes que trabalham com organizações externas.

Com o Slack Connect, suas equipes podem trabalhar com várias organizações em um canal do Slack. Cada organização participa usando seu próprio workspace Slack. Nesse local, todos podem compartilhar arquivos, informar colegas e tomar decisões rápidas, exatamente como fariam nas equipes internas.

Digamos que sua empresa esteja enfrentando problemas com um produto de software. Se você começar um canal com os seus fornecedores, será possível colaborar com eles para solucionar o problema diretamente no Slack. Esse tipo de coordenação em tempo real acelera o trabalho, evitando que sua equipe precise alternar entre caixas de entrada e apps, além de manter todos informados e as informações da empresa protegidas.

Agora que você conhece os motivos para usar o Slack Connect, veja o que os administradores precisam saber sobre a criação e o gerenciamento desses canais compartilhados.

Faça um esboço da sua política interna

Talvez você já use contas de convidado para freelancers, estagiários ou pessoas que precisem de acesso limitado ao Slack. Por outro lado, os canais são ideais para colaborar com várias partes interessadas de uma ou mais organizações, especialmente porque os membros de todas elas podem adicionar colegas à medida que o projeto se desenvolve, sem a necessidade de envolver um administrador.

Para assegurar que todos na equipe saibam quando, por que e como começar a compartilhar um canal com organizações externas, envie um comunicado para toda a empresa pelo Slack.

Não se trata apenas de assumir o papel de fiscal e divulgar instruções. É também uma boa oportunidade para destacar os benefícios da colaboração com parceiros, fornecedores e clientes externos em um único canal e divulgar um ou mais casos de uso para a criação dos canais. Por exemplo, recomende à equipe de vendas que compartilhe um canal com cada novo cliente após a entrada em vigor de um contrato de confidencialidade (NDA).

Comece um canal para fazer a triagem de solicitações de acesso externo

Semelhante ao que abordamos anteriormente sobre solicitações de convidados, os administradores devem criar e divulgar um canal exclusivo para reunir todas as solicitações de acesso externo. Assim, os membros gastam menos tempo pesquisando instruções no workspace, e os administradores conseguem ver o fluxo de solicitações. Siga as convenções de nomenclatura da sua organização, por exemplo, #pf-acesso-externo ou #ajuda-acesso-externo.

Fixe uma breve nota no canal explicando:

• o que incluir em cada solicitação, como nome da organização parceira, informações de contato, nome do projeto e duração esperada;
• onde encontrar ou conseguir um NDA assinado de um parceiro, por exemplo, Confira #ajuda-jurídica;
• como trabalhar em um canal compartilhado com organizações externas, especificamente o que não publicar (senhas, informações pessoais, novidades sobre próximos lançamentos ou ganhos comerciais etc.).

Comece a compartilhar um canal

Convidar outra organização para um canal é simples. Basta compartilhar um link. Para encontrar um link curto de convite e enviá-lo ao seu parceiro externo, siga as instruções ao criar um novo canal ou acesse o menu Configurações do canal de um já existente. Dependendo das configurações, o convite será enviado a um administrador de cada equipe para aprovação. Depois de aceitar o convite, seu parceiro entrará no canal, e suas equipes poderão começar a trabalhar juntas imediatamente.

Cada organização pode personalizar o nome do canal do workspace compartilhado. Por exemplo, a Empresa A pode chamar seu canal de #2020-campanha-inverno, e a Empresa B pode chamá-lo de #contas-empresa-a.

Exatamente como nos nomes de canais, cada organização pode ter diferentes configurações de privacidade para os canais que compartilham. Esses controles permitem que cada empresa escolha o nome e a visibilidade de canal mais adequados aos próprios objetivos.

Gerenciar canais compartilhados

Para proprietários e administradores de organizações no Enterprise Grid, um painel em nível organizacional oferece visibilidade de todas as organizações externas conectadas à sua organização.

Nessa tela, você pode ver quantos canais está compartilhando com cada parceiro e em quais workspaces os canais estão. Esse painel também é onde você interrompe o compartilhamento de canais com uma organização caso não trabalhem mais juntos.

Precisa dar a outros membros a capacidade de criar, editar, desconectar ou arquivar um canal compartilhado com parceiros externos? Você pode conceder essas permissões em “Quem pode compartilhar canais com organizações externas?”, na guia Configurações > Administração do canal do painel do Grid.

Você é administrador em um plano Padrão ou Plus do Slack? O painel do administrador é o local para gerenciar os canais compartilhados com parceiros externos. Aqui, você pode ver quais organizações compartilham canais com a sua organização, bem como desconectá-las quando necessário.

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Dicas para trabalhar no mesmo canal

Após os proprietários e os administradores das duas organizações aprovarem o compartilhamento de um canal, está na hora de todos trabalharem juntos. Quando você entrar em um canal compartilhado com outras empresas, o nome da organização conectada aparecerá acima da entrada de mensagem para que você não se esqueça de que está trabalhando com terceiros.

Ao iniciar um projeto, é aconselhável compartilhar um conjunto de práticas recomendadas com a organização conectada. Isso pode incluir o seguinte:

• Os SLAs para tempos de resposta, que devem considerar fusos horários e quaisquer diferenças que suas organizações tenham em relação ao horário de trabalho
• Práticas recomendadas sobre o uso do recurso Não perturbe para demonstrar disponibilidade
• Um glossário de reações de emoji usadas pela sua equipe e como a outra equipe deve interpretá-las (por exemplo, 👀 quando uma solicitação está em análise e um ✅ quando um ativo é aprovado)
• Regras de etiqueta esperadas para notificações e conversas, que podem ajudar a reduzir ao máximo o ruído no canal e manter o foco nas conversas

Após o compartilhamento dessa nota, fixe-a no canal para facilitar a consulta. Membros de ambas as organizações podem adicionar outras pessoas ao canal durante a realização do projeto. Além disso, fixar este guia pode ajudar o pessoal a ficar por dentro de todos os detalhes rapidamente.

O Slack Connect oferece todos os benefícios do Slack às equipes que trabalham com organizações externas. Exatamente como nos canais que você já usa, todos os arquivos, todas as conversas e todo o contexto necessário se encontram em um local exclusivo. Isso torna os canais uma forma mais produtiva de trabalhar para você e seus parceiros.