Colaboração

Apenas para administradores: dicas para gerenciar o acesso externo aos canais

Conecte suas equipes a agências, clientes e fornecedores no Slack

Criado pela equipe do Slack27 de novembro de 2019Ilustração de Skinny Ships

Como administrador do Slack, você já aumentou a produtividade das equipes internas. Agora, com o lançamento do Slack Connect para todos os planos pagos do Slack, você poderá oferecer esse mesmo reforço para as suas equipes que trabalham com organizações externas.

Com o Slack Connect, suas equipes podem trabalhar com várias organizações em um canal do Slack. Cada organização participa usando seu próprio workspace Slack. Nesse local, todos podem compartilhar arquivos, reunir colegas e tomar decisões rápidas, exatamente como fariam nas equipes internas.

Digamos que sua empresa esteja enfrentando problemas com um produto de software. Se você começar um canal com seus fornecedores, será possível colaborar com eles para solucionar o problema diretamente no Slack. Esse tipo de coordenação em tempo real acelera o trabalho, evitando que sua equipe precise alternar entre caixas de entrada e apps, além de manter todos informados e as informações da empresa protegidas.

Agora que você conhece os motivos para usar o Slack Connect, veja o que os administradores precisam saber sobre a criação e o gerenciamento desses canais compartilhados.

Faça um esboço da sua política interna

Talvez você já use contas de convidado para freelancers, estagiários ou pessoas que precisem de acesso limitado ao Slack. Por outro lado, os canais são ideais para colaborar com várias partes interessadas de uma ou mais organizações, especialmente porque os membros de todas elas podem adicionar colegas à medida que o projeto se desenvolve, sem a necessidade de envolver um administrador.

Para assegurar que todos na equipe saibam quando, por que e como começar a compartilhar um canal com organizações externas, envie um anúncio para toda a empresa pelo Slack.

Announcing shared channels to your org

Não se trata apenas de assumir o papel de fiscal e divulgar instruções. É também uma boa oportunidade para destacar os benefícios da colaboração com parceiros, fornecedores e clientes externos em um único canal e divulgar um ou mais casos de uso para a criação dos canais. Por exemplo, recomende à equipe de vendas que compartilhe um canal com cada novo cliente depois de ter estabelecido um contrato de confidencialidade (NDA).

Comece um canal para fazer a triagem de solicitações de acesso externo

Semelhante ao que abordamos anteriormente em relação a solicitações de convidados, os administradores devem criar e divulgar um canal dedicado para reunir todas as solicitações de acesso externo. Assim, os membros não perderão tempo valioso pesquisando o workspace em busca de instruções, e os administradores terão visibilidade do fluxo de solicitações. Siga as convenções de nomenclatura da sua organização, por exemplo, #plz-acesso-externo ou #ajuda-acesso-externo.

Fixe uma breve nota no canal explicando:

  • o que incluir em cada solicitação, como nome da organização do parceiro, informações de contato, nome do projeto e duração esperada;
  • onde encontrar ou obter um Contrato de NDA assinado de um parceiro, por exemplo, Confira #ajuda-jurídica;
  • como trabalhar em um canal compartilhado com organizações externas, especificamente o que não publicar (senhas, informações pessoais, novidades sobre próximos lançamentos ou novos negócios etc.).

Comece a compartilhar um canal

Convidar outra organização para um canal é simples. Basta compartilhar um link. Para encontrar um link curto de convite e enviá-lo ao seu parceiro externo, siga as instruções ao criar um novo canal ou acesse o menu Configurações do canal de um já existente. Dependendo das configurações, o convite será enviado a um administrador de cada equipe para aprovação. Depois de aceitar seu convite, eles participarão do seu canal e suas equipes poderão começar a trabalhar juntas imediatamente.

Cada organização pode personalizar o nome do canal do workspace compartilhado. Por exemplo, a Empresa A pode chamar seu canal de #2020-campanha-inverno, e a Empresa B pode chamá-lo de #contas-empresa-a.

Exatamente como nos nomes de canais, cada organização pode ter diferentes configurações de privacidade para os canais que compartilham. Esses controles permitem que cada lado escolha o nome e a visibilidade de canal mais adequados aos próprios objetivos.

Gerenciar canais compartilhados

Para proprietários e administradores de organizações no Enterprise Grid, um painel em nível organizacional oferece visibilidade de todas as organizações externas conectadas à sua organização.

Manage shared channels in the org-level dashboard, if you're on Enterprise Grid

Nessa tela, você pode ver quantos canais está compartilhando com cada parceiro e em quais workspaces os canais estão. Esse painel também é onde você interrompe o compartilhamento de canais com uma organização caso não trabalhem mais juntos.

Precisa dar a outros membros a capacidade de criar, editar, desconectar ou arquivar um canal compartilhado com parceiros externos? Você pode conceder essas permissões em “Quem pode compartilhar canais com organizações externas?”, na guia Configurações > Administração do canal do painel do Grid.

Você é administrador em um plano Padrão ou Plus do Slack? O painel do administrador é o local para gerenciar os canais compartilhados com parceiros externos. Aqui, você pode ver quais organizações compartilham canais com a sua organização, bem como desconectá-las quando necessário.

Admin dashboard for managing shared channels on Plus plans

Conteúdo relacionado: confira como as empresas Zendesk, SeekDeliverooIress e Fastly usam o Slack Connect para transformar a comunicação com seus clientes, parceiros e outros. 

Dicas para trabalhar no mesmo canal

Depois que o compartilhamento de um canal tiver sido aprovado pelos proprietários e administradores das duas organizações, é o momento de todos começarem a trabalhar. Quando entrar em um canal compartilhado com outras empresas, o nome da organização conectada aparecerá acima da entrada de mensagem para lembrá-lo de que você está trabalhando com terceiros.

See what organization shares this channel

Recomendamos compartilhar um conjunto de práticas recomendadas com a organização conectada quando o projeto começar. Isso pode incluir o seguinte:

  • Os SLAs para tempos de resposta, que devem considerar fusos horários e quaisquer diferenças que suas organizações tenham em relação ao horário de trabalho
  • Práticas recomendadas para o uso de Não perturbe para demonstrar disponibilidade
  • Um glossário de reações de emoji usadas por sua equipe e como a outra equipe deve interpretá-las (por exemplo, 👀 quando uma solicitação estiver sendo analisada e um ✅ quando um ativo for aprovado)
  • Regras de etiqueta esperadas para notificações e conversas, que podem ajudar a reduzir ao máximo o ruído no canal e manter o foco nas conversas

Após o compartilhamento dessa nota, marque o canal para facilitar a consulta. Membros de ambas as organizações podem adicionar outros membros ao canal durante o projeto e marcar este guia pode ajudar os colegas a ficar por dentro de tudo rapidamente.

O Slack Connect oferece todos os benefícios do Slack ao trabalho de sua equipe com organizações externas. Exatamente como nos canais que você já usa, todos os arquivos, as conversas e o contexto de que você e seus parceiros precisam estão em um local dedicado. Isso torna os canais uma forma mais produtiva de trabalhar para você e seus parceiros.

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