关于此模板
帮助请求表单可让团队成员方便地提交针对内部业务需求的支持申请，并提供一套标准化的请求管理流程。该表单适用于解决各类问题，例如向 IT 部门申报电脑故障、向 HR 部门咨询福利方案或是申请会议场地布置等。
配备帮助请求系统后，提交的表单会直接路由给最适合处理该需求的人员或部门。问题将得到高效处理，并且进度更新会被全程跟踪，直至问题解决。
你可以根据团队需求灵活调整 Slack 的帮助请求表单模板，从而理顺帮助请求的全过程。
如何在 Slack 中使用此模板
在 Slack 中设置帮助请求模板的操作十分简单。其方法如下：
- 添加模板。单击“获取模板”按钮将此模板添加到一个 Slack 频道。
- 自定义工作流程。模板包括一个工作流程，可用来提交请求、设置优先级以及填写详情说明。你可以根据实际要收集的信息，编辑现有字段或新增字段。如需参考范例，请查看 Slack 的工作流程构建器模板。
- 分享模板并开始收集请求。邀请员工通过表单链接提交帮助请求。
- 管理并跟踪请求进度。借助模板内置的跟踪器，你可以对帮助请求进行分类整理、分派负责人、查看处理进度及管理审批。你也可以通过分析跟踪数据发现一些共性问题，例如影响多人的故障。
什么是帮助请求表单？如何使用它？
帮助请求表单是让员工、客户或团队成员申请支持或资源的标准化途径。尽管一次性的消息和电子邮件也能实现相同目的，但相较于标准表单，这类沟通方式缺乏一致性与可追溯性。
以下是不同部门使用帮助请求表单的常见场景示例：
人力资源
HR 部门的帮助请求表单可让员工咨询福利政策、薪资发放、休假申请等相关事宜，还能用于办理入职与离职协助。此外，还可以通过该表单申请就业证明、反馈职场问题以及咨询与规章制度相关的问题。
IT 和技术支持
IT 部门的帮助请求表单通常设有专门空间，用于提交密码重置申请、设备安装或维护申请，以及工具或系统的权限开通申请。用户也可通过此表单上报软件或硬件问题。
财务和采购
会计、采购或其他财务相关部门的团队成员同样能通过帮助请求表单获益。请求人可以咨询预算、发票及费用相关问题，查询付款进度或提交审批申请，以及发起采购或费用报销流程。
后勤与运营
员工可通过该表单向后勤与运营部门申请工位调整、领取办公用品，或提交维修、保洁或检修等工单管理。还可以建立一个分流处理频道，无需离开 Slack 即可处理各类紧急需求。
客户支持
客户成功团队可以根据需求定制该表单，用于收集客户问题和功能申请，并跟踪问题的解决进度。可以在模板中添加优先级评级功能，从而快速将高优先级工单分派给合适的团队成员。
使用帮助请求表单的好处
借助帮助请求表单，你可以通过统一入口接收所有请求，从源头确保信息清晰明确；同时还能跟踪各类需求、归集相关数据，为政策制定和流程优化提供依据。使用帮助请求表单的好处体现在以下多个方面：
- 规范帮助请求流程。自定义的表单能够按照便于查阅和整理的格式，收集团队所需的信息。在 Slack 中操作，可将所有帮助请求集中管理，避免分散在邮件、短信、私信等不同渠道。
- 改善可见性和责任制。标准化的数字化表单——尤其是在像 Slack 这样的共享式工作操作系统中使用时——能让所有人清晰跟踪请求处理进度，并明确问题的负责人。
- 减少重复和遗漏的请求。如果通过电子邮件或短信接收请求，很容易出现遗漏的问题。数字化的表单收集流程可实现对请求的集中化管理，让所有请求都便于跟进和追溯。
- 加快响应速度。帮助请求表单可减少往返反复的沟通，确保问题及时分派给合适的负责人。更短的响应时间和清晰的沟通机制，有助于在员工和团队之间建立信任。
- 生成数据。数字化的帮助请求系统可让你跟踪请求类型、响应时长以及长期趋势。这些基于数据的洞察，能为请求处理系统的更新和优化提供有力支撑。
帮助请求模板的核心组件
一份高效的帮助请求模板，在信息收集上应做到简洁且精准。
Slack 的模板包含两个组件：一是沟通组件，申请人可与支持团队直接互动；二是帮助说明版块，你可在其中添加操作指引，并根据需求调整工作流程。模板还内置了帮助请求跟踪器，你和所有请求帮助的人都能通过它跟踪状态、查看做出响应的人员。如果你是团队负责人，还可在该标签中将任务分派给具体人员。
最后是请求表单本身，你可以通过字段、按钮和列表项按需自定义表单的信息收集维度。帮助请求表单中的典型字段包括：
- 请求者信息。按需填写姓名、部门、职位及联系方式。
- 问题概述。提供针对性问题，引导申请人提供关键详情。
- 优先级别。建议划分为低、中、紧急三个等级，便于区分需立即处理的事项和可暂缓的需求。
- 附件。上传图片、视频或文档，补充说明请求的背景信息。
- 当前状态。由经办人根据问题的响应和解决进度，实时更新该字段。
高效管理帮助请求的最佳做法
建立帮助请求表单可以简化帮助台的管理流程，因此值得投入精力，打造一份最优、定制化且易于使用的表单，为团队提供服务。在建立和使用表单管理请求时，可采取以下最佳做法。
- 表单保持简洁，但足以分流处理请求。表单过长或过于繁杂，容易让用户产生畏难情绪，降低填写意愿。另一方面，也要确保表单包含足够的核心信息项，满足对信息进行分类的基本要求。
- 尽量减少开放式字段。使用下拉菜单或选择题的形式，既可以减轻请求者的工作量，也能更方便地按照不同类别路由请求和排序表单。
- 运用条件逻辑实现表单个性化。尽可能借助条件逻辑功能，让帮助请求表单变成一份“个性化问答向导”，也就是根据请求者的上一步选择，自动匹配后续的问题内容。
- 明确告知服务或响应预期。清楚地向请求者说明响应时效与服务标准。从一开始就明确预期，能够避免后续的误解与不满。
- 利用自动化实现任务分派和通知。借助 Slack 的自动化功能，对收到的请求进行预分类，并直接路由至负责处理的合适人员与团队。此外，还可以在收到特定类型的请求时，选择向指定人员或团队发送通知。
- 鼓励在跟踪器中更新进度，保持透明度。在团队每周的待办事项列表中加入一下以更新跟踪器中的请求状态。及时了解请求的提交、响应和处理进度，既能增强员工的信任感，也能保障请求管理系统的顺畅运行。
借助 Slack 的帮助请求模板，保持井井有条
使用 Slack 的帮助请求表单，你可以集中管理团队的所有帮助请求，规范提交流程，并将请求直接路由至最适合处理的团队成员。当你构建起一套更规范、更高效的管理体系后，帮助请求都能得到更快的解决，这不仅能提升全员满意度，还能建立一套可持续运转的支持机制。
要了解更多优化工作流程的方法，请查看 Slack 的其他模板。
