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全新工作流程建立工具為所有人實現工作自動化

新的自動化功能可以實現更強大的工作流程,不受使用者的技術專業能力所限

Slack 團隊2023 年 9 月 6 日

在追求效率的過程中,公司經常陷入自動化悖論。尋求自動化的人越多,IT 團隊就越不堪重負,像是去年專案數量激增 41%,團隊成員就已快要吃不消。若仍然手動處理工作,請求數量持續累積,而且沒有任何緩解跡象,於是惡性循環不斷週而復始。

因此,我們幾年前推出了工作流程建立工具,藉由這種無程式碼的自動化工具,所有人都能在 Slack 中將工作自動化。從那時開始,至今已有近 100 萬人不必編寫任何程式碼就建立起工作流程,其中 80% 的使用者甚至沒有任何技術背景。T-Mobile 的支援團隊簡化了繁瑣的狀態報告、Noom 的人力資源團隊加速了就職程序、Canva 的財務團隊透過非同步的簡便會議形式,每週省下將近 64 個小時。既減輕 IT 的負擔,也提高所有人的生產力,堪稱雙贏局面。

現在,我們推出全新的工作流程建立工具,讓所有人都能更輕鬆地使用自動化功能,而且效能依舊強大,不受個人技術專業能力所限制。這次升級為自動化開創嶄新的可能,只需按幾下就能輕鬆連結各種工具,將工作流程順暢導入團隊的例行作業,而透過託管於 Slack 的應用程式,還能更進一步依工作需求自訂。

透過工作流程建立工具,我們的使用者能夠探索具有創意的新方法,將 Slack 中的工作自動化,騰出寶貴的時間處理更著重於策略層面的工作。

AllianceBernstein助理副總裁與協作工具產品經理Rebecca Hoffman

讓對話和工具保持同步

平均而言,員工每週使用多達 52 種不同的工作工具來完成工作。儘管每種工具都能創造價值,但來回切換可能不只令人煩躁,而且成本高昂。當團隊建立流程及實際協作所使用的工具不同,工作的來龍去脈就會模糊,各方資源難以保持一致,進而拖慢工作進度。

此時,工作流程建立工具就能派上用場,像黏著劑一樣,將相關的人員和各種工具緊密整合。現在,工作流程建立工具提供更多自動化工具組,你可以更靈活地根據實際需求來自訂工作流程。

不需任何程式碼即可在工作流程建立工具中連結各種工具


透過新的內建 Slack 步驟,以及 Salesforce、Google 和 Atlassian 等主流生產力平台的
連結工具,只需按幾下即可輕鬆建立強大的工作流程,橫跨多個系統實現自動化。

那麼實際上該如何運用?假設你要啟動新專案,並已擁有大致的推行藍圖,包括要設定的工具、要參與的人員,以及要建立的工作節奏。工作流程建立工具可幫你自動完成這項工作:

  • 建立新專案頻道供你的團隊進行協作
  • 邀請合適的人員加入頻道
  • 在 Asana 中啟動新專案以追蹤工作和重要進展
  • 在 Zoom 中安排通話以召開啟動會議


成果如何呢?不再需要切換工具,一切自動進行,不僅節省時間,也不再需要手動協調各方資源。工作流程發布後,其他人也能持續沿用,使非結構化的流程標準化,有效提升組織的整體運作效率。

我們已經離不開工作流程建立工具,這些新功能將會衍生出更多進階使用方式,更多不具程式碼專業的使用者將能從中受益。

Dell資深顧問工程師Karl Owen

輕鬆將自動化導入工作流程

現實中,即使有望提高效率,新流程不見得一定就能創造優勢。從學習、熟悉到使用新流程都需要投入時間和心力,可能會讓團隊望之卻步,寧願採取舊方法。

Slack 可以輕鬆減少這種阻礙。將自動化導入團隊已經習慣的工作流程中,可加速學習歷程,縮減採用新流程所需的時間。使用方法很簡單,只需將連結新增至工作流程,並分享到 Slack 的相關位置即可:

  • 嵌入畫板中,讓人員可以在閱讀後快速採取行動,全部動作都能在同一處完成
  • 新增至頻道的書籤中,讓人員更容易在相關的作業脈絡中發掘及使用工作流程
  • 透過 Slack 訊息傳送,輕鬆將人員重新導向特定流程,而無需解釋每個步驟
在畫板或 Slack 訊息中分享工作流程


我們還在「
自動化」檢視畫面下的「更多」標籤中增設新的位置,集中顯示各種應用程式和工作流程。幾週後,你就可以在同一處尋找及啟動所有可用的工作流程,並使用範本快速展開建立流程。如果你發現其他人建立了實用的工作流程,可以到工作流程建立工具輕鬆複製,並自訂其餘部分。

建立託管於 Slack 的企業級自訂應用程式

客戶想推動端對端的流程轉型時,往往會選擇我們使用開放 API 和極具彈性的開發人員工具所建立的自訂應用程式。以 Nutanix 為例,這家公司捨棄傳統的 IT 支援單服務台,改為使用 Slack 的自動化系統,使支援單的解決速度提高 34%,同時減少 27% 的技術人力需求。Spotify 也使用 Slack 的即時警示功能,成功將行銷活動最佳化的工作自動化,順利將效率提高 40%。

我們的新一代開發人員平台現在可以更快、更輕鬆地建立自訂應用程式,使這個轉換過程順暢無礙。Slack 將能託管你的應用程式,且不額外收費,讓你專心編寫程式碼,不必管理基礎架構。你的應用程式將會在符合 Slack 安全與合規標準的企業級環境中執行。

新一代自訂應用程式也已模組化,不僅使用上更有彈性,功能也更多元。你可以將自訂功能延伸到工作流程建立工具,讓更多人發掘並應用於自己的工作流程。單一自訂功能可支援無限多種自動化應用,隨著實際運用的規模擴大,你的影響力也會增加,而開發成本也將隨之降低。

以程式碼寫成的功能變成工作流程建立工具中的自訂步驟

 

這平台的與眾不同之處,在於其提供大量選項和支援。開發體驗流暢,而且包羅萬象,有助於我們探索各種新方法,以便將支援架構直接整合到 Slack。

WorkivaSaaS 營運工程師Tyler Beckett

透過 Slack 踏入嶄新的自動化世界

全新工作流程建立工具已經上線!如果你使用的是 Slack Pro 或 Business+,現在就能開始體驗。如果你是使用 Slack Enterprise Grid,幾週後也能正式使用。使用所有付費方案的開發人員皆可立即透過新一代平台著手建置。

你可以透過 Slack 方案,使用全新的工作流程建立工具和新一代平台進行開發,並依需求盡情建立工作流程和自訂應用程式。不過,如果自訂應用程式使用了自訂功能,抑或使用兩個或多個連結工具步驟,會在超過 Slack 方案的每月工作流程執行次數配額後按使用量計費

我們希望轉型過程越輕鬆越好。推廣期間至 10 月 31 日截止,你可以有充裕的時間免費測試更多進階功能,例如自訂功能和連結工具。舊版工作流程建立工具的現有工作流程將全部維持免費,且大多數流程都會自動移轉至新版本。

如有任何疑問,請洽詢你的帳號團隊,或透過 feedback@slack.com 與我們聯絡。我們隨時為你提供協助!

立即展開自動化旅程

首先,使用者可以探索工作流程建立工具的資源中心,從中深入瞭解詳細資訊,並尋找在 Slack 推動自動化應用的靈感。

開發人員可以參閱我們的 API 文件,並報名參加我們即將舉行的網路研討會系列,技術專家會在現場的程式碼編寫示範中,展示如何建立自訂應用程式。

很期待看到你的成品!

 

本文資訊僅供參考,不具法律約束力。任何產品、特色或功能最終的開發、發行和時程安排均由 Slack 全權決定,可能有所變動,因此請勿依據本文資訊做出購買決策。

 

 

 

註腳

  1. 在接下來的幾個星期內,所有使用付費方案的客戶將能開始使用自動化中心。
  2. 如果你曾在舊版工作流程建立工具中建置工作流程,而該工作流程使用了 Webhook 或應用程式提供的步驟,這些工作流程將不會自動移轉到新版本。不過 Google 試算表例外,如果工作流程使用「新增至試算表」步驟,將會自動移轉至新版工作流程建立工具。這些含有 Webhook 或應用程式步驟的工作流程可以繼續使用到 2024 年 9 月 12 日,在此之後,Slack 就不再支援舊版工作流程建立工具的所有功能。到時停止支援前,組織的 Slack 管理員會收到電子郵件通知,瞭解更多詳細資訊。

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