Steigerung der Unternehmensleistung durch effektives Geschäftsprozessmanagement

Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die Geschäftssysteme in Unternehmen: Worum geht es, warum sind sie wichtig und wie evaluierst du deine eigenen Systeme, damit jedes System, das du einsetzt, die Produktivität steigert und gleichzeitig eine positive Wirkung hat?

Was sind Geschäftssysteme und warum sind sie wichtig?

Ein Geschäftssystem besteht aus einer Reihe definierter Schritte, mit denen ein bestimmtes Ergebnis in deiner Organisation erreicht werden soll. Darüber hinaus trägt die Systematisierung von Aufgaben dazu bei, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass jeder Prozess innerhalb deiner Organisation mit den strategischen Zielen übereinstimmt. Geschäftssysteme und -prozesse und ein gutes Geschäftsprozessmanagement sind wichtig, weil sie deiner Organisation einen Handlungsrahmen vorgeben, und das kann sich dramatisch auf die Effizienz und Produktivität auswirken.

„Menschen brauchen Struktur“, sagt Jeff Skipper, ein strategischer Berater, der mit Fortune-500-Unternehmen zusammenarbeitet. „Ohne Strukturen arbeiten alle nach einem anderen Schema und es kommt überall zu Ineffizienz.”

Aber nicht alle Geschäftssysteme sind gleich. Um die Produktivität zu steigern, sollten sie die folgenden Kriterien erfüllen:

1. Gewährleiste die Messbarkeit

Damit ein Geschäftssystem erfolgreich sein kann, müssen konkrete Metriken vorhanden sein, um den Erfolg zu messen. „Das bedeutet nicht, dass alles gemessen werden muss“, sagt Will Bachman, geschäftsführender Gesellschafter von Umbrex, einer globalen Vereinigung von Unternehmensberatern. „Aber es sollte überlegt werden, was die wichtigsten Faktoren sind, die gemessen werden können, und diese sollten dann verfolgt werden.“

2. Weise klare Verantwortlichkeiten zu

Geschäftssysteme sind nur dann erfolgreich, wenn Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Deshalb müssen jede Person und jedes Team in deiner Organisation wissen, wer für was zuständig ist.

Andernfalls, so Bachman, „werden Aufgaben oft in Silos erledigt und von einem Silo zum anderen weitergereicht. So gibt es vielleicht eine Führungskraft, die für ein Silo zuständig ist, aber oft ist nicht eine Person für das gesamte Geschäftssystem verantwortlich.“

3. Sorge für Mehrwert

Systematisierung um der Systematisierung willen steigert nicht die Effizienz. Um sich positiv auf deine Organisation auswirken zu können, müssen Geschäftssysteme einen klaren Nutzen bieten, entweder intern (für dein Team) oder extern (für deine Kund:innen).

„Unternehmen müssen verstehen, worauf Kund:innen eines Geschäftssystems tatsächlich Wert legen – denn das Schlimmste ist, äußerst effizient zu sein und Dinge zu liefern, die eigentlich gar nicht gebraucht werden“, so Bachman.

Wie du deine Geschäftssysteme überarbeiten und dein Geschäftsprozessmanagement effektiver machen kannst

Nachdem wir nun wissen, was Geschäftssysteme sind und wozu sie gut sind, wollen wir uns nun ansehen, wie du deine Geschäftssysteme bewerten und überarbeiten kannst, um die Produktivität zu steigern.

1. Verstehe die Ausgangslage

Bevor du versuchst, ein Geschäftssystem zu überarbeiten, ist es wichtig, den aktuellen Stand des Geschäftssystems zu verstehen. Auf diese Weise weißt du, wie du bei Änderungen vorgehen solltest.

„Vergewissere dich, dass du den aktuellen Zustand erfasst und verstehst – das ist der erste Schritt“, sagt Bachman. „Versuche nicht, etwas zu verändern, bevor du wirklich verstehst, wie die Dinge heute ablaufen.“

2. Ermittle, wie die Änderung des Systems deiner Organisation nutzt

Sobald du dir ein klares Bild davon gemacht hast, wie deine Geschäftssysteme derzeit funktionieren, besteht der nächste Schritt darin, genau zu bestimmen, wie eine Änderung des Systems deiner Organisation Vorteile verschafft. Auch hier gilt: Ein Geschäftssystem und das Geschäftsprozessmanagement nur um der Veränderung willen zu ändern, ist nicht zielführend.

„Derartige Prozesse sollten nur dann umgestaltet werden, wenn dadurch ein signifikanter strategischer Vorteil erzielt werden kann“, so Bachman.

Stelle dir bei der Bewertung deiner Geschäftssysteme selbst die Frage:

• Führt eine Änderung des Geschäftssystems zu einer Verbesserung der Qualität?
• Lassen sich dadurch Kosten reduzieren?
• Werden Lieferzeiten verkürzt?
• Wird die Arbeit für mein Team dadurch einfacher und effizienter?
• Bringt die Änderung unseren Kund:innen einen direkten Nutzen?

„Wenn du eine dieser Fragen nicht mit „Ja“ beantworten kannst, solltest du es einfach sein lassen und deine Aufmerksamkeit auf etwas anderes richten“, sagt Bachman.

3. Hole Feedback – und Zustimmung – von deinem Team ein

Sobald du entschieden hast, dass ein Geschäftssystem in deiner Organisation für eine Überarbeitung und die Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements in Frage kommt, ist es an der Zeit, herauszufinden, wie du es ändern kannst, um das Geschäftsprozessmanagement zu verbessern. Und die beste Möglichkeit, an diese Informationen zu kommen, ist, dein Team um Feedback zu bitten.

Die Personen, die deine Geschäftssysteme tatsächlich nutzen, sind die Mitglieder deines Teams. Sie wissen am besten, was funktioniert, was nicht funktioniert und wie das System verbessert werden kann. Der Kontakt mit deinem Team während dieser Phase des Prozesses schafft auch ein Gefühl der Mitbestimmung bei allen Änderungen an deinen Geschäftssystemen.

„Für jede Veränderung, die Menschen betrifft, brauche ich ein gewisses Maß an Mitbestimmung“, so Skipper. „Es gibt einen großen Unterschied zwischen Compliance und Engagement. Wenn ich mich an Vorschriften halte, wird gerade genug getan, um eine Aufgabe zu bewältigen. Bei Engagement sind die Leute bereit, zusätzliche Energie und Mühe aufzubringen und länger zu arbeiten, um einen Erfolg zu erzielen.“

Wenn du deine Teammitglieder in die Veränderungen der Geschäftssysteme innerhalb deiner Organisation einbeziehst, fühlen sie sich mitverantwortlich. Das kann ihr Engagement erhöhen und sicherstellen, dass die Umsetzung so reibungslos und effizient wie möglich verläuft.

4. Hole externe Meinungen ein

Manchmal kann Feedback von außerhalb der eigenen Organisation sehr hilfreich sein.

„Hole eine außenstehende Person hinzu, die eine andere Perspektive hat oder keine persönlichen Interessen verfolgt, um einen Prozess zu begutachten, und frage sie: 'Wo siehst du Probleme? Was würdest du für uns vorschlagen?'“, sagt Skipper. „Führungskräfte sind viel zu sehr auf sich allein gestellt, und wir müssen regelmäßig neue Denkanstöße oder andere Sichtweisen in die Organisation einbringen.“

5. Führe neue Geschäftssysteme ein, entwickle sie weiter und passe sie an

Bei der Einführung deines neuen Geschäftssystems und der Umgestaltung des Geschäftsprozessmanagements ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden deiner Organisation auf demselben Stand sind – und es auch bleiben.

„Stelle sicher, dass die Mitarbeitenden verstehen, wie der neue Status aussehen soll“, sagt Bachman. „Erstelle Standardbetriebsverfahren. Zudem musst du während dieser Übergangszeit ständig kommunizieren.“

Sobald du ein neues Geschäftssystem implementiert hast, solltest du regelmäßige Besprechungen mit deinem Team einplanen, um zu bewerten, wie das neue System funktioniert. Wenn du den Dialog mit deinem Team nicht abreißen lässt, kannst du deine Geschäftssysteme weiterentwickeln und anpassen, das Geschäftsprozessmanagement optimieren und so die Effizienz und Produktivität maximieren.