Als Agentur komplett auf Remote-Work umzustellen, kann eine Herausforderung sein. Aber was passiert, wenn deine Kunden, Partner, Auftragsnehmer und Anbieter auch alle gleichzeitig vollständig ins Home-Office wechseln?
Seit Mitte März sind Unternehmen weltweit zu Remote-Work übergegangen, um die Ausbreitung der Corona-Pandemie zu bremsen. Wir haben Unternehmen, die mit ihren Kunden über Slack Connect kommunizieren, der sicheren Möglichkeit, mit mehreren Unternehmen im gleichen Slack-Channel und Slack-Workspace zusammenzuarbeiten, gefragt, wie ihre Projekt-Teams weiterhin die Distanz überbrücken.
Drei weltweit tätige Agenturen erläutern ihre Strategien zur Förderung einer stärkeren Zusammenarbeit mit Kunden.
Crema
Kunden in den kreativen Prozess der Zusammenarbeit einbinden
Crema, eine in Kansas City, Missouri, ansässige Agentur für digitale Produkte, arbeitet mit ihren Kunden zusammen, indem sich die Agentur bei jedem Schritt im Entwicklungsprozess für mobile Apps und Websites über Channels mit ihnen vernetzt.
„Die meisten Kunden erteilen einen Auftrag und erwarten, dass man ihnen ein paar Wochen später das Ergebnis präsentiert. Durch das Teilen von Slack-Channels können wir Kunden in den Prozess einbeziehen. Wenn wir schneller Entscheidungen treffen können, können wir den Kunden auch schneller ihre Produkte liefern.“
Crema erstellt pro Kunde zwei Channels. Der erste ist ein interner Channel mit der Bezeichnung #kundenname. Darin besprechen Crema und der Kunde gemeinsam die Anforderungen hinsichtlich Design und Entwicklung. Sobald entschieden worden ist, wie die nächsten Schritte aussehen, werden diese Entscheidungen im Channel #kundenname_zusammenarb in die Praxis umgesetzt.
George Brooks, CEO von Crema, sagt, dass einer der größten Vorteile der Kommunikation in Channels darin besteht, dass so alle Tech-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter des Unternehmens einfach in Slack miteinander vernetzt werden können. Crema setzt verstärkt auf Zoom, insbesondere jetzt, da die meisten Projekt-Teams im Home-Office arbeiten. „Das war in letzter Zeit unser Tagesgeschäft“, sagt er. „Es ist so einfach, mit dem Befehl /Zoom in Slack einen Zoom-Anruf zu starten.“
IQ Accountants
Buchhalterinnen und Buchhalter konnten die Reaktionszeit der Kunden um 43 % reduzieren
Das in der Nähe von Queensland, Australien, ansässige Unternehmen IQ Accountants bietet Unternehmen auf der ganzen Welt Services in den Bereichen Buchhaltung, Rechnungswesen, Steuerberatung und Geschäftsentwicklung an. Damit E-Mails und komplexe, papiergebundene Prozesse vermieden werden, setzt das Projekt-Team bei der Zusammenarbeit mit seinen Kunden auf Slack.
IQ Accountants nutzt derzeit 30 Channels, um mit Kunden aus dem Bereich Buchhaltung in Kontakt zu bleiben. Die geschäftsführende Gesellschafterin Kyelie Baxter sagt, dass das Unternehmen eine Reduzierung der Reaktionszeit um 43 % – von sieben auf drei Tage – verzeichnen konnte, seit es damit begonnen hat, Channels mit Kunden zu teilen.
„Bei der Bearbeitung der Unterlagen unserer Kunden stellen wir manchmal fest, dass ein Kontoauszug fehlt oder dass sie keine Steuerrechnung hochgeladen haben“, sagt Baxter. „Jetzt können wir sie über Slack kontaktieren und sie bitten „Könnten Sie bitte diese Rechnung hochladen?“ Bisher mussten wir das per E-Mail klären und es hat lange gedauert, bis wir eine Reaktion erhalten haben.“
Baxter erklärt, dass Unternehmen laut dem australischen Steuersystem verpflichtet sind, vierteljährliche und monatliche Tätigkeitsnachweise zu führen. Wenn die Unterlagen nicht geordnet sind, können Fristen leicht zu einem Wettlauf gegen die Zeit werden. „Manchmal haben wir nur 21 Tage Zeit, um den Prozess abzuschließen, aber die Kunden schicken uns die Informationen erst am 14. Tag“, sagt sie, „sodass uns nur sieben Tage bleiben, um die gesamte Arbeit zu erledigen. Dank der Kommunikation in Slack können wir die Fristen einhalten.“
Der größte Vorteil von Geteilten Channels mit Kunden ist laut Baxter die Reduzierung des E-Mail-Chaos. Vor Slack haben die IQ Accountants-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter in der Hochsaison durchschnittlich 20 Kunden-E-Mails pro Tag erhalten. Jetzt sind es nur noch eine oder zwei.
„Die Kunden reagieren in unserem Geteilten Channel viel schneller. Davon profitieren wir, weil wir dadurch effizienter arbeiten können. Aber auch der Kunde profitiert davon, weil es weniger Frustration gibt und die Arbeit schneller erledigt ist.”
Spark 64
Verwendung von Channels zum Wechseln zwischen mehreren Kundenprojekten
Spark 64 ist eine in Auckland, Neuseeland, ansässige Beratungsagentur, die Kunden mit KI-Technologie bei der Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt – angefangen bei Conversational-Chatbots bis hin zu Tools zur Bilderkennung und Business Intelligence.
Ming Cheuk, Mitbegründer und CTO von Spark 64, erklärt, wie seine Projekt-Teams Channels mit Kunden teilen, um eine organisierte Kommunikation zu gewährleisten. Channels werden in der Regel nach dem jeweiligen Projekt benannt – zum Beispiel #datenfusion-recherche und #smartsense-projekt. Das Unternehmen nutzt diese Channels zur Dokumentation folgender Punkte:
- Wichtige Projektentscheidungen
- Meeting-Notizen aus Video-Konferenzen
- Status-Meetings
- Anschlussfragen zu Anforderungen und Abhängigkeiten
Laut Cheuk helfen die Channels Spark 64 bei der parallelen Arbeit an mehreren Projekten für ein und denselben Kunden. Das ist zum Beispiel der Fall gewesen, als das erste Projekt eines Kunden weniger Unterstützung durch das gesamte Spark 64-Team erfordert hat. Bei diesem Projekt haben die Entwicklerinnen und Entwickler den Channel des Kunden in erster Linie für Fortschrittsberichte, die Beantwortung von Fragen und die Planung persönlicher Meetings genutzt.
Dieses Projekt ist bereits zur Hälfte abgeschlossen gewesen, als der Kunde ein weiteres Projekt mit den gleichen Fristen in Auftrag gegeben hat. Für das zweite Projekt war eine engere Integration des Kernentwicklungs-Teams des Kunden erforderlich, sodass der neue Channel diesmal viel mehr Mitglieder enthalten hat, z. B. Entwicklerinnen und Entwickler aus verschiedenen Projekt-Teams. Dank der Möglichkeit, für jedes Projekt individuelle Channels einzurichten, konnte Spark 64 gewährleisten, dass Unterhaltungen und Informationen nicht durcheinander geraten.
„Für beide Projekte konnten wir die Zahl der E-Mails auf nahezu 0 reduzieren“, sagt Cheuk. „Slack war neben den wöchentlichen persönlichen Meetings unser wichtigstes Kommunikationsmittel, und es hat reibungslos funktioniert.“
„Die Kommunikation mit einem Kunden über einen Channel war so einfach wie das interne Gespräch mit einem Kollegen oder einer Kollegin, ohne dass man den Workspace wechseln musste. Durch die Möglichkeit, Privatnachrichten an Personen aus einem anderen Unternehmen zu senden, konnten wir langwierige Diskussionen vermeiden.“
Channels öffnen Türen zu einer effektiveren Kommunikation
Ganz gleich, ob Remote-Work neu für dich ist oder du schon länger Erfahrung damit hast – die Zusammenarbeit mit Slack Connect kann sowohl interne Teammitglieder als auch externe Partner näher zusammenbringen. Und wenn Kunden die Möglichkeit haben, sich während des Projekts an wichtigen Entscheidungen und Ergebnissen zu beteiligen, können die Projekt-Teams gemeinsam bessere Ergebnisse erzielen.
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