Was ist horizontale Kommunikation und warum ist sie so wichtig?

Überlege mal, wie viel Zeit Mitarbeitende desselben Projekt-Teams oder derselben Abteilung damit verbringen, in gemeinsamen Besprechungen zu sein, sich Nachrichten zu schicken oder an Projekten zusammenzuarbeiten. Sehr viel Zeit, oder? Eine effektive horizontale Kommunikation spielt zweifellos eine Schlüsselrolle für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Was aber ist horizontale Kommunikation und wie kann dein Unternehmen sie verbessern?

Was ist horizontale Kommunikation und warum ist sie so wichtig?

Horizontale Kommunikation, manchmal auch als seitliche Kommunikation bezeichnet, umfasst die Kommunikation zwischen Personen, Abteilungen oder Projekt-Teams auf derselben Ebene in einem Unternehmen.

Vorteile und Nachteile der horizontalen Kommunikation

Wie bei jeder Art von Kommunikation bei der Arbeit gibt es Vor- und Nachteile. Richtig umgesetzt, fördert die horizontale Kommunikation die Teamarbeit, die Transparenz und das Pflichtgefühl der Mitarbeitenden auf derselben Hierarchiestufe. Eine gute horizontale Kommunikation sollte ein Gefühl der Zusammengehörigkeit schaffen und sicherstellen, dass alle gemeinsam auf dieselben Ziele hinarbeiten und nicht gegeneinander oder gegen höhere Ebenen konkurrieren.

Eine ineffiziente horizontale Kommunikation kann jedoch zu Fallstricken und Problemen im Unternehmen führen. Wenn Mitarbeitende zu viele Plattformen im Auge behalten müssen oder mit ineffizienten Kommunikationsprozessen konfrontiert werden, kann dies mehr schaden als nützen. So nimmt beispielsweise allein die Bearbeitung von E-Mails etwa 28 % der Arbeitszeit einer/eines durchschnittlichen Mitarbeitenden in Anspruch.

Das Problem ist, dass horizontal zu oft zu viel oder schlichtweg ineffektiv kommuniziert wird, was dich ausbremsen kann, anstatt dich voranzubringen. Nehmen wir an, deine Marketingabteilung bespricht jede Woche in einem dreistündigen Meeting den Status aller Projekte. Durch die Implementierung von Projektmanagementsoftware und einer Kollaborationsplattform wie Slack haben alle in der Abteilung vollen Einblick in jede Aufgabe und können während der Woche in Kontakt bleiben. So können drei Stunden problemlos in ein kurzes 30-minütiges Meeting umgewandelt werden, in dem wichtige Punkte und Herausforderungen besprochen werden können.

Im Folgenden findest du weitere Tipps für die horizontale Kommunikation, mit denen du die Interaktion und Zusammenarbeit deiner Mitarbeitenden verbessern kannst.

Wie du die horizontale Kommunikation verbessern kannst

Eine effektive horizontale Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Auch wenn der Ansatz in jedem Unternehmen anders aussieht, gibt es doch einige einfache Strategien für eine bessere Kommunikation, die in fast jedem Unternehmen schnell umgesetzt werden können.

Ersetze unnötige E-Mails durch eine Kollaborationsplattform

Bei E-Mails können 24 bis 72 Stunden eine akzeptable Antwortzeit sein. Plattformen für die Zusammenarbeit sind jedoch für Unterhaltungen in Echtzeit konzipiert. Wenn du eine sofortige Antwort oder schnellen Zugriff auf ein Dokument brauchst, können sie das ständige Hin und Her reduzieren und die Reaktionszeiten verkürzen.

Die dortige Kommunikation ist zudem eher zwanglos. Du musst dir keine Gedanken über höfliche Begrüßungen oder formale Absprachen machen, wodurch du wertvolle Zeit und Energie sparst.

Zwar sind formellere Unterhaltungen manchmal angebracht, aber Plattformen wie Slack sind die optimale Möglichkeit für die lineare und nichtlineare tägliche Kommunikation. Du musst nicht mehr durch Tabs blättern, E-Mail-Ketten durchsuchen oder dich fragen, ob die Person deine Nachricht überhaupt gesehen hat.

Lege Kommunikationsgrenzen fest

Wenn dein Gerät ständig piept und eine Flut von E-Mails, Chats und Anrufen eintrudelt, ist es fast unmöglich, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die am wichtigsten ist. Effektive Kommunikation bedeutet nicht, dass man rund um die Uhr erreichbar ist. Es ist wichtig, Grenzen zu setzen und Prozesse einzurichten, die sicherstellen, dass du mit deinem Projekt-Team zusammenarbeiten und trotzdem deine eigene Arbeit erledigen kannst.

Hier sind einige Tipps, wie du mit Slack eine gute Balance zwischen Erreichbarkeit und Produktivität erreichen kannst, also für nichtlineare Kommunikation. So kannst du sowohl eingehende als auch ausgehende Nachrichten effizienter verwalten und priorisieren.

• Lege einen Benachrichtigungszeitplan fest, um nur zu bestimmten Zeiten Benachrichtigungen zu erhalten
• Setze dich selbst auf „Bitte nicht stören“, wenn du dich auf ein Thema konzentrieren möchtest
• Schalte ablenkende oder irrelevante Channels stumm
• Markiere Channels und Nachrichten mit Stern, um Unterhaltungen zu organisieren, wenn sich Prioritäten und Fristen verschieben

Nutze Slack-Channels

Slack-Channels sind eine Möglichkeit, bestimmte Personengruppen für ein bestimmtes Thema oder Projekt zusammenzubringen und einem Projekt-Team oder einer Abteilung einen gemeinsamen Einblick in die Arbeit zu geben. Sie schaffen Klarheit und Transparenz hinsichtlich der Rollen und Zuständigkeiten, indem sie allen Beteiligten Einblick in die Aufgaben gewähren, die notwendigen Abhängigkeiten aufzeigen und darauf hinweisen, wenn ein Teil fehlt oder eine Frist bevorsteht. So kann die Arbeit effizienter und mit weniger Fehlern erledigt werden.

Mit Zugriff auf die gleichen Informationen können alle im Channel perfekt abgestimmt arbeiten. Und da der Unterhaltungsverlauf automatisch gespeichert wird, haben neue Mitglieder vom ersten Moment an den vollen Kontext – ganz egal, wann sie in den Channel einsteigen.

Channels können neben Gesprächen über ein Projekt, ein Thema oder eine Aufgabe auch zum Aufbau von Beziehungen zwischen Projekt-Teams und Abteilungen genutzt werden. Einige der beliebtesten Slack-Channels sind informell und auf soziale Themen ausgerichtet, darunter #musik , #podcasts oder #branchennachrichten.

Bei der horizontalen Kommunikation muss es nicht immer um berufliche Themen gehen. Denke daran, dass Mitarbeitende, die sich engagieren und das Gefühl haben, Teil eines dynamischen Projekt-Teams zu sein, produktiver und effizienter sind und sich für die Ziele des Projekt-Teams und des Unternehmens einsetzen.