Se dice que el 88 % de los empleados procrastina al menos una hora al día. La baja productividad, la procrastinación, el estrés o la falta de motivación son problemas a los que la mayoría de nosotros nos enfrentamos a diario. Sin embargo, detrás de todo esto, se oculta un problema mucho mayor: la dificultad para gestionar nuestro tiempo e identificar las tareas que son realmente prioritarias.
Para acabar con este tipo de problemas, e inspirado por Dwight Eisenhower, el 34.º presidente de los Estados Unidos, Stephen Covey inventó lo que hoy se conoce como matriz o método Eisenhower. Se trata de un sistema muy visual que cualquier persona puede utilizar en su día a día con el objetivo de mejorar su planificación y gestión del tiempo.
¿Quieres saber más sobre el método Eisenhower? A continuación te explicamos qué es, qué ventajas ofrece y cómo aplicarlo fácilmente. Además, también veremos algunos ejemplos que te ayudarán a entenderlo más fácilmente.
¿Qué es el método Eisenhower y cómo ayuda a priorizar tareas?
La matriz o método Eisenhower es una herramienta de gestión de tareas y tiempo que permite clasificar las tareas pendientes teniendo en cuenta su prioridad.
Aunque fue inventada por Stephen Covey, experto en gestión de proyectos y autor del popular libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, su origen se le atribuye a Eisenhower, el cual era conocido por su habilidad para tomar decisiones y gestionar su tiempo de manera eficiente. Durante un discurso del presidente en 1954, este citó la frase de un rector de universidad anónimo que quedó grabada en la mente de Covey:
“Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.”
Esta frase fue la que inspiró la creación de la matriz Eisenhower. Esta se basa en la idea de dividir nuestras tareas en cuatro categorías diferentes basadas en su prioridad: importantes y urgentes, importantes pero no urgentes, no importantes pero urgentes, y no importantes y no urgentes. A partir de esta clasificación podemos organizar nuestras tareas de manera más efectiva, concentrándonos en las actividades que realmente nos ayudarán a alcanzar nuestros objetivos y minimizando el tiempo dedicado a tareas menos relevantes o que pueden ser delegadas a otros.
| Urgente | No urgente | |
| Importante |
Tareas que exigen entrega inmediata o cuya no realización tiene consecuencias Ejemplo: responder el correo de un cliente |
Tareas que no requieren de una entrega inmediata para cumplirse con éxito Ejemplo: dedicar tiempo a proyectos profesionales propios |
| No importante |
Tareas que deben delegarse para su ejecución por parte de otra persona Ejemplo: transcribir una reunión |
Tareas innecesarias y todo tipo de distracciones Ejemplo: convocar reuniones que pueden solventarse por vías más eficientes |
¿Cuáles son los cuatro cuadrantes de la matriz Eisenhower?
A la hora de emplear la matriz Eisenhower se dibuja un cuadrado, que se divide en cuatro partes iguales o cuadrantes: importantes y urgentes; importantes, pero no urgentes; urgentes, pero no importantes; no importantes ni urgentes. Cada uno de estos cuadrantes representa una clasificación diferente para las tareas que debemos realizar:
- Importantes y urgentes: son aquellas tareas que no pueden esperar y que tienen un impacto directo en nuestros objetivos o resultados. Son las tareas de mayor prioridad.
- Importantes, pero no urgentes: son las tareas que nos ayudarán a alcanzar nuestros objetivos, pero que no necesitan ser realizadas de inmediato. Son las tareas con prioridad 2.
- Urgentes, pero no importantes: estas son las tareas que requieren atención inmediata, pero que no contribuyen significativamente a nuestros objetivos a largo plazo. Son las tareas de prioridad 3 y pueden ser delegadas a otras personas.
- No urgentes y no importantes: estas tareas son de baja prioridad y no contribuyen a nuestros objetivos. Pueden ser pospuestas o incluso archivadas.
Una vez que hayas clasificado las tareas en estos cuadrantes, tendrás un panel muy visual de cuáles son las tareas más relevantes y urgentes y cuáles puedes delegar o posponer. De esta forma, puedes priorizar tu tiempo y esfuerzos de manera más efectiva, así como reducir la posibilidad de sentirte abrumado por un gran número de tareas pendientes. Te ayuda a concentrarte en lo que realmente importa y te lleva un paso más cerca de alcanzar tus objetivos.
| Importantes y urgentes | Mayor prioridad | Ejecución inmediata | Redacción de una publicación |
| Importantes, pero no urgentes | Prioridad alta | Ejecución posterior | Asistir a un evento profesional |
| Urgentes, pero no importantes | Baja prioridad | Delegación | Responder correos secundarios |
| No urgentes y no importantes | Sin prioridad | Eliminación | Ejecutar tareas que no corresponden |
Ventajas y desventajas de priorizar tareas con este método
El método Eisenhower es una buena estrategia productiva, pero no es la panacea, y aunque nos ayuda a mejorar la productividad, también tiene sus limitaciones. Antes de emplear esta metodología, es necesario valorar sus ventajas y desventajas, ya que esto te permitirá comprobar si se ajusta a tus necesidades.
Ventajas del método Eisenhower
- Permite bajar a tierra todas las tareas pendientes e identificar aquellas que realmente deberías estar haciendo en este momento y de cuáles podrías prescindir o delegar.
- Es un método muy visual, lo que facilita la organización y priorización de las tareas. De un solo vistazo podemos saber cuáles son las tareas pendientes para empezar a trabajar en ellas de inmediato.
- Ayuda a mejorar la gestión del tiempo, lo que a su vez puede reducir el estrés y aumentar la productividad. Es una gran aliada para evitar horas extra y el tiempo ineficaz de trabajo.
- Fomenta el pensamiento crítico y la toma de decisiones, ya que te obliga a evaluar constantemente la importancia y urgencia de tus tareas.
- Mejora la concentración y el enfoque al tener una visión clara de las tareas que necesitan tu atención inmediata.
Desventajas del método Eisenhower
- Evaluar la urgencia e importancia de las tareas no es siempre sencillo. Es necesario tener en cuenta los plazos, algo que en principio este método no contempla. Deberás aprender a diferenciar entre urgente e importante.
- El método Eisenhower puede ser demasiado simple para algunos proyectos o roles laborales. No todas las tareas se pueden categorizar fácilmente en los cuatro cuadrantes.
- Aunque la matriz ayuda a identificar tareas que pueden ser delegadas, no todas las personas o equipos tienen la capacidad de hacerlo.
- Este método requiere disciplina y constancia para mantener actualizada la matriz y para no caer en la tentación de realizar primero las tareas más fáciles.
- No es un método que se adapte bien a situaciones de constante cambio donde las prioridades pueden cambiar rápidamente.
- Es un método que puede no funcionar demasiado bien cuando trabajamos en equipo.
Cómo priorizar tareas paso a paso con la matriz Eisenhower
El método Eisenhower puede ayudarte a priorizar tareas a partir de cinco pasos clave, como son la creación de una lista de tareas pendientes, el diseño de la propia matriz, la clasificación de dichas tareas, la toma de acción y la actualización habitual del cuadrante. Así deberías aplicarlo:
- Crea la listade tareas pendientes: el primer paso es realizar una lista de todas tus tareas pendientes. No hace falta que las ordenes por ningún criterio, simplemente apunta una tras otra en una lista, incluso aquellas que te parezcan más insignificantes.
- Diseña tu matriz Eisenhower: a continuación, diseña tu propia matriz Eisenhower. Puedes utilizar un simple papel, una pizarra, una herramienta digital o lo que te resulte más práctico. Emplea un color para cada uno de los cuadrantes y asegúrate de tener acceso siempre que lo necesites.
- Clasifica las tareas: una vez tengas tu matriz, es el momento de clasificar tus tareas en función de su urgencia e importancia. Tómate tu tiempo para realizar esta tarea, ya que de ella depende el éxito de la metodología.
- Pasa a la acción: una vez priorizadas todas las tareas, llegará el momento de pasar a la acción. Inicia con la tarea de mayor prioridad y continúa hasta que la finalices. Mientras tanto, recuerda delegar tareas si tienes la posibilidad, haciendo hincapié en la confianza.
- Actualiza la matriz regularmente: es importante que mantengas tu matriz Eisenhower actualizada, añadiendo nuevas tareas y eliminando aquellas que ya has completado.
Durante este proceso deberás ser honesto con la evaluación de la prioridad de las tareas. También debes abrazar la flexibilidad para cambiar las prioridades si es necesario, así como evitar a toda costa la procrastinación, mantenerte enfocado en la tarea que estás realizando o realizar pequeños descansos que te ayuden a recuperarte y mantener el foco.
Ejemplo práctico: cómo priorizar tareas en marketing
Imagina que trabajas en un departamento de marketing y tienes un conjunto de tareas pendientes. Aquí te mostramos cómo podrías clasificarlas usando la matriz Eisenhower:
- Importantes y urgentes: preparar la presentación para la reunión de estrategia de mañana. Esta tarea es crucial, ya que el éxito de la reunión puede depender de la calidad de tu presentación. Además, al estar programada para mañana, es urgente.
- Importantes, pero no urgentes: crear un plan de marketing para el próximo trimestre. Aunque esta tarea es relevante para el éxito a largo plazo de tu departamento, no es urgente, ya que el próximo trimestre todavía está lejos.
- Urgentes, pero no importantes: responder a los correos electrónicos de los proveedores. Mientras que responder a los correos electrónicos es urgente para mantener buenas relaciones con los proveedores, no contribuye directamente a tus objetivos a largo plazo y puede ser delegado a otro miembro del equipo.
- No urgentes y no importantes: revisar las redes sociales de la competencia. Aunque puede ser útil para obtener información sobre las estrategias de marketing de la competencia, no es ni urgente ni crucial para tus objetivos actuales.
Como puedes comprobar, el método Eisenhower es una herramienta sencilla pero poderosa para la gestión de tareas y la optimización del tiempo. Al priorizar las tareas según su importancia y urgencia, puedes concentrarte en lo que realmente importa y aumentar tu productividad en el trabajo o incluso en tu vida personal.
En la actualidad, muchos profesionales emplean esta metodología haciendo uso de herramientas digitales para facilitar su gestión. Así, existen aplicaciones y programas que permiten crear y gestionar la matriz Eisenhower de forma sencilla, permitiéndonos incluso delegar tareas directamente desde la plataforma.
Herramientas digitales para priorizar tareas en equipo
En este aspecto, Slack puede resultar una aplicación muy útil, ya que dispone de herramientas como canvas o listas, que son perfectamente compatibles con el método Eisenhower. A través de estas, es posible crear y gestionar tu matriz de tareas, facilitando su delegación y manteniendo un registro de las tareas pendientes y finalizadas.
Además, Slack también ofrece la posibilidad de integrar otras herramientas dentro de la plataforma, lo que facilita la creación de todo tipo de listas y cuadrantes, especialmente los enfocados en la priorización de tareas como el método Eisenhower. La comunicación, el intercambio de información, la comunicación interna y la automatización de tareas son también aspectos clave para la productividad.
Slack ofrece un gran ecosistema de funcionalidades, además de las mencionadas integraciones con otras herramientas de productividad, perfectas para diseñar flujos de trabajo eficientes. Esto también permite automatizar tareas, otro paso más en la eficiencia productiva de tus equipos, ¿qué función crees que puede encajar mejor en vuestro sistema de planificación y ejecución de tareas?
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