Procesos de trabajo, ¿cómo y por qué deberías optimizarlos?

En un reciente estudio llevado a cabo por la consultora de mercado IDC en colaboración con Appian, vemos cómo la automatización de procesos está alcanzando a todos los sectores, incluyendo a la administración pública, donde el 87% de responsables consideran imprescindible la automatización de flujos y procesos de trabajo de manera prioritaria.

En este sentido, cabe plantearse la relevancia de la automatización, que forma parte de todo un sistema cuyo objetivo es la optimización de procesos de trabajo. Pero, ¿en qué consisten estos sistemas? ¿Forman parte de la empresa de forma natural o deben implementarse? ¿Cómo podemos mejorarlos para incrementar la competitividad de un negocio? A continuación abordamos todas estas cuestiones.

¿En qué consisten los procesos de trabajo?

Cuando hablamos de procesos de trabajo nos referimos a la agrupación de tareas interrelacionadas entre sí que dan lugar a un resultado común. Esta coordinación de acciones mantiene en todo momento el mismo objetivo y tiene un inicio, un final y diversas etapas intermedias. Se trata de un valor fundamental en cualquier empresa, por lo que conviene que se desarrollen de modo eficaz y eficiente.

Diferencias entre procesos de trabajo y flujos de trabajo

Ahora bien, no debemos confundir procesos de trabajo con flujos de trabajo. Estos últimos son parte de los primeros, ya que se trata de representaciones visuales de las tareas a realizar en un proyecto. Gracias a este concepto se evitan desviaciones o atascos en la realización de tareas, ya que cada miembro del equipo tiene claro su papel y el orden de prioridades al realizar sus tareas.

Elementos básicos en un proceso de trabajo

Para que los procesos de trabajo resulten eficientes, deben contar con ciertos elementos básicos y esenciales en su funcionamiento. Más allá de estos aspectos, cada organización presenta sus propias necesidades, por lo que se incluyen nuevas cuestiones. En cualquier caso, e independientemente del enfoque que se les dé, en un proceso productivo no pueden faltar las siguientes claves.

Medios productivos

En todo proceso de trabajo existen medios productivos que permiten la transformación y el avance del proyecto. Se trata de las herramientas que utilizan los miembros del equipo, y pueden ser físicas -desde los objetos más rudimentarios hasta el hardware más sofisticado- o digitales, que engloban los softwares y aplicaciones cada vez más frecuentes en la era digital.

Objeto de trabajo

El objeto de trabajo es aquello que se produce durante el proceso. Nuevamente, podemos hablar de algo físico, como las materias primas que se van modificando hasta alcanzar el estado final del producto, o de distintas posibilidades intangibles, como un servicio personal o digital, además de otras posibilidades en el mundo tecnológico, como suscripciones o herramientas, entre otros ejemplos.

Trabajo

Finalmente, con el trabajo nos referimos a la inversión de tiempo y esfuerzo por parte de los miembros del equipo en los procesos. La mano de obra que se sirve de los medios de trabajo para transformar el objeto de trabajo hasta llevarlo a su estado final, convirtiéndolo en un producto.

Recomendaciones para la optimización de procesos de trabajo

Hasta ahora hemos definido en qué consisten los procesos de trabajo y cuáles son los elementos básicos e imprescindibles en este ámbito. No obstante, también hemos hablado de que cada organización los lleva a cabo de un modo u otro en función de su contexto y circunstancias, para lo que conviene tener en cuenta ciertas recomendaciones adaptables en cada caso.

Clasificación de tareas

Si gestionas habitualmente procesos de trabajo, sabrás que la clasificación de tareas debe ser el origen de cualquier proyecto. Necesitas separar y clarificar todas y cada una de las acciones que han de llevarse a cabo antes de asignarlas a los miembros del equipo y establecer objetivos, prioridades y fechas de finalización. ¿La recomendación? Jamás te saltes esta fase ni la des por hecha.

Documentación de procesos

Documentar un proceso de trabajo implica el desarrollo de un registro de cada paso que se da entre su inicio y su fin. Esto es algo que conviene hacer con el fin de preservar la calidad del producto o servicio final, una especie de trazabilidad interna que en muchos ámbitos está regulada por normativas legales, pero que debe cumplirse incluso cuando no existe obligatoriedad.

Mejora continua

En base a esa documentación interna de los proyectos, es posible -y muy aconsejable- desarrollar un proceso de mejora continua. Recuerda que hablamos de eficiencia y que siempre habrá algo que pueda optimizarse en este sentido, por lo que conviene prestar atención para identificar tanto los posibles errores, como las oportunidades de mejora.

Automatización de procesos

Nos encontramos en la era de la transformación digital, por lo que la automatización de procesos de trabajo no sólo es recomendable, sino que se ha convertido en una evolución imprescindible para cualquier negocio. Con la tecnología, la esencia del proceso en cuanto a su definición y sus aspectos básicos no cambia, pero la eficiencia productiva es mucho mayor y, por tanto, también lo es la competitividad en el mercado.

Feedback

El feedback es algo inevitable en los procesos de trabajo, ya que tanto la dirección del proyecto como los miembros del equipo deben mantener una comunicación constante. De lo contrario, si cada individuo afronta sus tareas por su cuenta sin interacciones, los resultados nunca van a alcanzar el nivel esperado. El feedback interno forma parte de este ámbito y ha de ser el hilo conductor del negocio.

Monitorización de procesos

Más allá del registro mencionado anteriormente, también es conveniente que desde la dirección del proyecto se monitoricen todos los procesos. Se trata, de nuevo, de implementar estrategias de mejora continua, ya que, al fin y al cabo, de ellas depende la supervivencia de cualquier negocio en el mercado.

Beneficios de la optimización de procesos de trabajo

Aplicar estas recomendaciones e intentar mejorar de manera constante los procesos de trabajo de una organización ofrece una serie de ventajas competitivas, como cabe esperar. Pese a que cada empresa puede encontrar sus propios beneficios al respecto, podemos destacar algunos de los más destacables y que, además, se pueden aplicar en cualquier sector.

Reducción de riesgos y errores

Si atendemos a las recomendaciones anteriores, parece evidente que existen grandes posibilidades de reducir y eliminar posibles errores en los procesos de trabajo. Ten en cuenta que mediante el registro y la monitorización es posible detectar puntos de fuga que reduzcan la eficiencia o perjudiquen el resultado final. A partir de aquí, sólo queda solventar estos inconvenientes.

Incremento de la eficiencia

El objetivo básico en cualquier empresa es producir el máximo al menor coste posible. Y con coste, no nos referimos únicamente al aspecto económico, sino también a la inversión temporal y de mano de obra, entre otros factores. Esto es la eficiencia, y debe ser también la meta principal en cualquier proceso de trabajo.

Mejora de la comunicación

Como decimos, el feedback y la relación entre los miembros de un equipo -incluso entre distintas áreas y departamentos-, ha de convertirse en el centro de cualquier proyecto. Si una empresa decide mejorar sus procesos de trabajo, indiscutiblemente deberá optimizar la comunicación interna y viceversa.

Crecimiento de la productividad

No sólo hablamos de eficiencia, sino también de productividad. Independientemente de la inversión de recursos, la optimización de procesos de trabajo permite a cualquier empresa incrementar su producción final. No importa si hablamos de elementos físicos o de servicios, a partir de esta mejora la competitividad de cualquier negocio se verá aumentada.

Ahorro de costes

Por último, no podemos dejar de hablar del ahorro de costes, que forma parte de la eficiencia productiva, pero que merece ser analizado aparte. Si hay una cuestión básica en la economía de una empresa es que la ganancia se corresponde con la diferencia entre gastos y beneficios. Reduciendo este último factor ya podemos hablar de mejoría, independientemente del posible aumento de los beneficios.

La importancia de mejorar los procesos de trabajo

Como es evidente, los procesos de trabajo son algo intrínseco a cualquier negocio. Ahora bien, que existan de forma natural no quiere decir que sean adecuados, de ahí que no todas las empresas sean sostenibles ni muestren competitividad en el mercado actual. Para lograr esto, a día de hoy, se antoja prácticamente imprescindible invertir en la optimización de los sistemas laborales.

Ante este escenario, vemos cómo un elemento se repite de manera constante cada vez que se mencionan los procesos de trabajo: la comunicación. Teniendo en cuenta que generalmente participan diversos individuos y diversos equipos en cada proceso, resulta imprescindible recurrir a herramientas como Slack, donde la interacción, la integración de herramientas y las automatizaciones van de la mano con el objetivo de facilitar todo un sistema de trabajo en tu empresa.