ビジネスシーンでは、しばしば「生産性」という言葉を耳にします。「生産性の向上」「生産性が高い」といった表現を使ったことがあるものの、生産性が具体的に何を意味するのか改めて問われると、明確に答えるのは難しいと感じる人も多いのではないでしょうか。
今回は、生産性の定義や向上させるためのポイント、生産性向上に向けた具体的な施策について解説します。生産性向上に関する補助金・助成金や、役立つツールにも触れていますので、ぜひ参考にしてください。
生産性の定義
はじめに、生産性の定義を確認しておきましょう。生産性とは、生産活動に投じた労働力や資本などに対して、得られた成果物や産出量がどれだけかをあらわす指標です。生産性について、より深く理解するには、生産性の計算方法や業務効率化との違いを押さえておくことが大切です。
生産性の計算式
生産性は数値で表すことが可能です。生産性を高めることを一般的に生産性向上といいますが、生産性を効率的に向上させていくためにも、自社の生産性を数値で認識することが重要です。
生産性を算出する際には、下記の計算式を用います。
アウトプットとは、生産活動によって生み出されたモノや価値をあらわしています。商品を販売する店舗であれば、「どれだけの商品が売れたのか」がアウトプットにあたるでしょう。インプットとは、生産活動に必要とされる資源（ヒト・モノ・カネ・情報）のことです。商品を販売するために必要な仕入れや店舗の家賃、スタッフの人件費などがインプットにあたります。
業務効率化と生産性向上の違い
生産性向上と似た言葉に「業務効率化」が挙げられます。両者は同じような意味で用いられることも少なくないものの、実際には異なる概念をあらわしているため注意が必要です。
業務効率化とは、業務上の 3M（ムリ・ムダ・ムラ）をできるだけ排除し、効率的な業務推進を実現するための改善活動を指します。これに対して、生産性向上はできるだけ少ないリソースで多くの生産量や付加価値を創出するための取り組みです。インプットの削減を図る業務効率化は、生産性向上を実現するための施策のひとつといえるでしょう。
労働生産性の定義
一般的に、生産性という言葉は「労働生産性」のことをあらわしています。労働生産性とは、労働者 １ 人あたり、または 1 時間あたりに生産される成果を数値化したものです。なお、労働生産性には「物的労働生産性」と「付加価値労働生産性」の2つがあります。
物的労働生産性
物的労働生産性は、生産した量や重さ、売上金額など、定量的に計測可能な生産性をあらわす指標です。モノやサービスをどれだけ効率良く生産できているかを示しています。物的労働生産性の算出に用いられる計算式は以下のとおりです。
上記の計算式を使うことによって、生産するモノやサービスを定量的に測定できるため、生産技術の進歩や物価の変動といった要因によって、生産能力や生産効率がどのように変化したのかを客観的に把握できます。
付加価値労働生産性
付加価値労働生産性とは、企業活動を通じて新たな価値をいかに効率よく生み出せたかをあらわす指標です。付加価値労働生産性は、以下の計算式で算出されます。
付加価値額は、労働によって生み出された成果をあらわしており、「営業利益＋人件費＋減価償却」によって算出されます。付加価値労働生産性が高いということは、労働者の一人ひとりが効率良く働いており、高い付加価値を創出できていることをあらわしているのです。
なぜ生産性を向上させるべきなのか
近年、生産性の向上は多くの企業にとって重要な課題といわれています。なぜ生産性を向上させる必要があるのでしょうか。生産性向上が求められる背景として、下記の2つの要因が挙げられます。
国際基準における日本の生産性水準の低さ
国際的に見た場合、日本の生産性は低い水準にあるといわれています。 OECD（経済協力開発機構）のデータによれば、2021年の日本の時間あたり労働生産性は 49.9 ドルであり、 OECD 加盟 38 ヵ国中 27 位です。この順位は 1970 年以降最も低い順位となっています。
政府が働き方改革に乗り出しているのも、長時間労働によって支えられてきた事業モデルを見直す必要に迫られていることが大きな要因と考えられます。国際競争力の低下を回避するうえで、生産性の向上が喫緊の課題となっているのです。
※公益財団法人 日本生産性本部「労働生産性の国際比較2022」
労働人口減少への対応
日本は総人口が減少しつつあり、 2048 年には 9,913 万人、 2060 年には現在の約 3 分の 2 に相当する8,674 万人程度まで減少すると推計されています。さらに高齢化が進むことによって、労働人口は急速に減少していくことが予想されているのです。
働き手が少なくなっていく以上、限られた人的資源を有効に活用していかなければ、国際競争力が低下していくことは想像に難くありません。近い将来起こり得る労働人口減少に対応するためにも、生産性向上はあらゆる企業にとって急務といえるでしょう。
※内閣府「選択する未来」
生産性が低下する理由
では、どのようなことが原因で生産性の低下を招いているのでしょうか。生産性が低下する主な理由として、下記の3点が挙げられます。
長時間労働
生産性の低下を招く要因のひとつが長時間労働です。日本の平均労働時間は先進諸国と比べて長く、人的リソースが効率的に活用されていないといわれています。人の集中力は無制限ではないことから、一般的に労働時間が長くなればなるほど注意散漫になりやすく、 1 時間あたりの生産量が低下しがちです。
しかし、残業時間が多くなれば、その分だけ残業手当の支給額も増加します。生産に必要なインプットが増える一方で、アウトプットを増やすことができなければ生産性が下がるのは明らかです。長時間労働が前提の事業モデルは早急に見直していく必要があります。
マルチタスクの常態化
生産性が低下する理由にはマルチタスクの常態化も挙げられます。マルチタスクとは、複数の業務を同時並行でこなすことを指します。複数の業務を同時に進めることは、一見すると効率が良いようにも思えるものの、実態としては、一つひとつのタスクの質を下げる原因となっているケースが少なくありません。
マルチタスクが常態化している職場は、生産要素の適切な投入と配分ができていない可能性が高いと言えます。業務の質の低下は付加価値の低下に直結するため、結果として付加価値労働生産性を下げる原因となりがちです。マルチタスクが常態化しているようなら、業務の進め方を根本的に見直す必要があるでしょう。
チームメンバーのスキル差
チームメンバーにスキル差がある場合も、生産性の低下を引き起こす原因となり得ます。同じチームに属するメンバー間でスキル差が著しい場合、スキルが高いメンバーの負荷が大きくなりやすい傾向があります。十分なスキルが備わっていないメンバーをフォローしたり、業務の遅れをカバーしたりする必要があるからです。結果的にチームのリソースを圧迫し、生産量を低下させてしまいかねません。
こうした状況が続くと、高スキルのメンバーが不満を抱きやすくなります。高スキル人材のモチベーションが低下し、生産性の低下にますます拍車がかかってしまうのです。
従業員の生産性を向上させるためのポイント
従業員の生産性を高め、組織全体の生産性を向上させていくには、いくつか押さえておくべきポイントがあります。生産性を向上させるために実践しておくべきポイントを見ていきましょう。
従業員のモチベーションアップ
従業員のモチベーションが低下している状態では、組織全体の生産性向上は望めません。従業員の努力に報いる仕組みを構築し、モチベーションアップを図る必要があります。
例えば、人事評価の仕組みや評価基準は明確になっているでしょうか。何をどれだけ遂行すれば評価が高まるのか、曖昧な点があるようなら是正していくことが大切です。また、成果や取り組みに応じて適正な報酬が得られることも重要なポイントと言えます。貢献度の高い人材が正当な報酬を得られるよう、報酬体系を見直すことも視野に入れておくのも、ひとつの方法です。
従業員との信頼関係の構築
経営者や管理職が従業員・部下との信頼関係を構築できているかどうかも、生産性向上に大きく影響します。信頼関係が希薄な状態で業務指示を与えた場合、従業員は義務感で業務を進める可能性が高いからです。各自が担当業務を無難にこなすのみとなれば、後工程や他部門への影響を考慮しない仕事の進め方にもつながります。そうすると、作業の手戻りやミスが発生する可能性も出てきます。結果として、組織全体の生産性低下を招いてしまうのです。
従業員との信頼関係を構築するには、日頃からコミュニケーションを密に取っておくことが大切です。ごく自然に発言し合える関係性を築いていくことが質の高い業務遂行へとつながり、組織全体の生産性向上にも寄与するはずです。
作業指示の明確化
生産性を向上させるには、誰が何をいつまでにやるのか、作業指示を明確化しておくことも不可欠なポイントです。作業内容の重複や抜け漏れは業務の質を低下させるだけでなく、時間や人的リソースの無駄遣いにも直結します。期日に無理のある業務指示を出せば、一部の従業員に負荷がかかる原因にもなります。
あらかじめ作業スケジュールを作成し、業務分担に偏りがないか、妥当な期日が設定されているかを確認したうえで指示を出していくことが大切です。曖昧な指示を出すことで従業員が混乱することのないよう、十分に注意が必要です。
人材育成
従業員の一人ひとりのスキルアップを図り、作業スピードや効率を改善していくことも重要なポイントです。スキルが向上することで余裕をもって業務を遂行できるようになるだけでなく、業務の質が向上し、付加価値労働生産性を高めることも期待できます。
従業員ごとの習熟度やスキルレベルに合った研修を定期的に実施したり、外部セミナーへの参加を促したりすることで、継続的な人材育成につながります。従業員が各自の得意分野で活躍できればモチベーションも高まり、生産性向上に寄与するはずです。
生産性を向上させるための施策
生産性を向上させるには、具体的にどのような施策を講じればよいのでしょうか。注力すべき 5 つの施策について解説します。
情報やデータの可視化と定量化
生産性を向上させるには、生産性という概念を抽象的にとらえるのではなく、具体的な情報やデータに基づいて可視化・定量化していくことが大切です。物的労働生産性・付加価値労働生産性の計算式を用いて、現状の生産性を数値化しましょう。
裏を返せば、情報やデータを取得できる単位になるまで業務を細分化しておく必要があります。作業内容を見える化したうえで各作業に要する人員・時間を把握し、生産性を計測するための下地を作っておくことがポイントです。生産性の良し悪しを印象やイメージで判断することのないように注意してください。
タレントマネジメント
人材を適材適所で活用していくタレントマネジメントも、生産性を向上させるうえで欠かせない施策と言えます。従業員一人ひとりの能力や資質、スキル、個性などに着目し、得意な業務に取り組めるよう考慮していくことが大切です。
個人の能力や適性に着目した人材活用は、タレントマネジメントと呼ばれています。現在携わっている業務に対する向き・不向きを各自がどう感じているのか、今後のキャリアをどのように考えているのか、定期的に従業員アンケートや面談を実施することで、把握することが可能です。一人ひとりがやりがいを感じられる人員配置を実現することによって、生産性の向上を実現しやすくなるはずです。
ITツールの活用
IT ツールを活用して情報共有や作業効率化を促進することも、生産性向上につながる施策と言えます。誰が何の作業を進めているのか、進捗はどうなっているのか、リアルタイムの状況を把握できるようになることで、細かな確認や報告の手間も省けます。
具体的には、グループウェアやチャットツールの導入による情報共有の促進や、 RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）によるルーティンワークの自動化などの施策が挙げられます。ただし、 IT ツールありきで導入を検討するのではなく、効率化や情報共有といった目的を明確にしたうえで、その目的に合った IT ツールを選ぶことが大切です。
マニュアル共有の徹底
業務マニュアルを作成し、共有を図ることも大切な施策のひとつです。マニュアルを作成する過程で作業内容や現状の問題点が浮き彫りになり、無駄な作業や工程を省くきっかけにもなります。作業の手順や進め方を共有することにより、担当者ごとに作業の進め方が異なったり、品質に差が生じたりするのを防ぐことも可能です。
また、マニュアルの共有は業務の属人化を防止するうえでも効果的です。マニュアルに沿って作業を進めるよう徹底することで、作業を分担し、個人の負担を分散させやすくもなります。特定の担当者に負担が集中するのを防ぐことにより、生産性向上を実現しやすくなるはずです。
労働環境の整備
生産性の向上は、業務効率化さえ追求すれば達成できるものではありません。従業員が働きやすいと感じ、仕事に集中できる労働環境を整えていくことも重要な施策と言えます。
従業員同士がコミュニケーションを取りやすいデスクの配置や、休憩中にリフレッシュできる空間の確保、無理のない勤務時間と適切な休日数など、労働環境を改善していくことが大切です。働きやすい環境を整備していくことで、従業員エンゲージメントの向上やモチベーションアップにもつながるでしょう。
生産性向上に関する補助金・助成金
前述のとおり、生産性向上は国を挙げて取り組むべき課題のひとつです。そのため、国や地方公共団体は生産性向上に役立つ補助金や助成金の制度を用意しています。生産性向上のための取り組みを推進する際には、次に挙げる補助金・助成金の活用もぜひ検討してみてください。
業務改善助成金
業務改善助成金とは、生産性向上に資する設備投資をした際に、その費用の一部が助成される制度です。助成金の対象になるのは、次の 2 つの条件を満たした企業です。
助成率は、引き上げ前の事業場内最低賃金によって変動します。具体的な助成率は下表のとおりです。
■助成率
|
引き上げ前の最低賃金 （時間給） |
870円未満 | 870円以上 920円未満 | 920円以上 |
| 助成率 | 10分の9 | 5分の4（10分の9） | 4分の3（5分の4） |
※（ ）内は所定の「生産性要件」を満たした場合に適用される助成率
※厚生労働省「業務改善助成金」
IT 導入補助金
IT 導入補助金とは、業務効率化や生産性向上のために IT ツールを導入する中小企業や小規模事業者を対象とした補助金制度です。ソフトウェア購入費のほか、クラウド利用料（最大 2 年分）や導入関連費も対象となるため、新たに IT ツールを導入する際には活用を検討しておきたい制度のひとつと言えます。
■補助金の上限・下限額、補助率
| 補助金枠 | 補助金上限・下限額 | 補助率 |
| 通常枠 | A 類型:5 万～ 150 万円未満 | 2 分の 1 以内 |
| 通常枠 | B 類型:150 万～ 450 万円以下 | 2 分の 1 以内 |
| セキュリティ対策推進枠 | 5 万～ 100 万円 | 2 分の 1 以内 |
| デジタル化基板導入枠 | 350 万円まで |
50 万円以下部分 : 4 分の 3 以内 50 万～ 300 万円部分 : 2/3 以内 （上記に加え、ハードウェア購入費に対して上限 10 ～ 20 万円を補助） |
※一般社団法人サービスデザイン推進協議会「IT導入補助金2023」
人材開発支援助成金
人材開発支援助成金とは、労働生産性の向上に資する職業訓練を実施した際に、訓練経費や訓練期間中の賃金の一部が助成される制度です。以下のコースが用意されており、いずれかに該当した場合に助成金の対象となります。
※厚生労働省「人材開発支援助成金」
生産性向上に Slack を活用
生産性向上を実現するツールのひとつに Slack が挙げられます。Slack を活用した生産性向上の活用例を見ていきましょう。
コミュニケーションツールとしての活用
Slack は、状況に合わせて多彩なコミュニケーションを可能にするインテリジェント プロダクティビティプラットフォームです。具体的なコミュニケーション方法として、下記の 4 点が挙げられます。
実際、 Slack を活用したユーザーの 89％ がコミュニケーションに改善が見られたと回答しています。社内外のコミュニケーションを活性化し、生産性向上を実現したい事業者におすすめです。
モバイル端末でも利用できるためリモートワークなどにも活用できる
Slack は PC のほか、スマートフォンやタブレットといったモバイル端末でも利用可能です。デバイスを選ばず利用できるため、リモートワーク（テレワーク）環境下でも円滑にやり取りができ、場所を選ばずコミュニケーションを図ることができます。
例えば、外部の人材を活用する際にも、プロジェクトごとにチャンネルを作成することで組織の枠を超えたやり取りが容易になるでしょう。外部リソースを確保して有効に活用していくことは、生産性向上を実現するうえで重要なポイントと言えます。
生産性向上に向けて取り組みを推進しよう
生産性という言葉は抽象的にとらえられるケースが少なくありません。生産性の概念と具体的な計算方法を押さえたうえで、定量的に分析していくことが重要です。今回紹介したポイントを参考に、ぜひ生産性を向上させる取り組みを推進してください。組織全体で生産性を向上させることが、事業の成長につながるでしょう。
※本記事に記載している情報は、2023年9月現在のものです。最新の情報については、各団体のウェブサイトをご確認ください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。