ベンダー管理の「こんなはずでは…」をなくす！ 3 つの問題と対処法

ベンダーと一緒にプロジェクトを進めるとき、「コミュニケーションがスムーズに進まない」「予定よりも遅い」「予算もオーバーしてしまう」という状況はありませんか？組織を超えて連携するためには、ベンダー側に取り組んで欲しいことがある一方で、ベンダー管理の方法にも改善の余地があるかもしれません。

今回は、ベンダーと一緒に働くなかで起こりがちな問題を 3 つ挙げ、ベンダー管理の視点からその対処方をご提案したいと思います。

ベンダー管理の問題 1 : ベンダーがなかなか決まらない

「ベンダーと一緒に働き始める」までが、まず一大プロジェクトのように感じられることもあります。目的にあったベンダー候補をリストアップし、検討し、選定し、そこから契約をまとめる…ベンダー調達にはさまざまなステップが必要になるうえ、難航することもしばしば。

ベンダー調達をスムーズに進めるためには、まず社内で「どのベンダーに頼むか」の情報をわかりやすく整理し、共有しておくことです。候補はどのような企業か？それぞれの強み、弱みは何か？こうした情報を関係者で共有し、ベンダーの選定基準で見落としているところがないかオープンに意見をシェアしましょう。

例えば各ベンダーの情報をまとめてオンラインで共有し、各自が気になるところをコメントで追加する。また候補が何社かに絞られたあとで、ベンダーの担当者と専門的な議論をしたい場合には、社外と共有できるコミュニケーションツールを用いて議論や確認を進めるとよいでしょう。踏み込んだ議論も手軽な環境で進められるうえ、メンバーとの情報共有も兼ねられます。

ベンダー管理の際に必要な契約手続きや契約書の管理をスムーズにするためには、あらかじめ法務部とベンダー管理専用のコミュニケーションスレッドを作っておくのもおすすめです。

ベンダー管理の問題 2 : メンバー変更による情報錯綜

プロジェクトが始まってからありがちな問題の 1 つは、コミュニケーションの窓口となっていた担当者やメンバーの入れ替わり、チームの増員などで、情報が錯綜してしまうこと。そうすると「前の担当者と理解が違うような…」と言う懸念が生まれたり、新しいメンバーに同じ説明を繰り返さなければいけなかったりということも。またプロジェクトが長期にわたり大規模になるほど、各自の担当範囲を把握している人すらいない…という事態にもなりかねません。

メンバー変更があってもコミュニケーションをスムーズに続けるためには、プロジェクト単位、また同じプロジェクトのなかでも担当の範囲ごとにコミュニケーションを整理しておくと良いでしょう。メンバーなら誰でも参加できるコミュニケーションツールやプロジェクト管理ツールを利用し、トピックごとに各スレッド内でやり取りを完結させることで、情報を 1 か所に集積。新メンバーが入っても自身でキャッチアップできる環境があるので、同じ説明を繰り返す必要がなくなります。またどんな経緯でどんな決定がなされたかなど過去のコミュニケーション履歴を遡ることができるので、メンバーにとっての備忘録になるのはもちろん、他チームに共有する時にも便利です。

ベンダー管理の問題 3 : 実行に移してから企画の問題に気づく

プロジェクト実行中に問題や懸念に直面し、「設計段階で気づけていたら」と思うことはありませんか？また、実行してみたら当初予定していた方法ではうまくいかないことがわかったり、成果物のレベルが基準に達してなかったり、ということも。本来の目的が叶わないことや、計画が大幅に遅れてしまうことは避けたいものですが、こうした問題はそこまで珍しいことではないようで、 IT・デジタル戦略の専門家も「相変わらずプロジェクトは失敗する」とその苦悩を記事にしています。

こうした事態を避けるには、まずプロジェクトに関する情報をベンダーに詳しく伝えることが欠かせません。発注者が制作を依頼する時には、その成果物で何かしらの問題を解決したいという狙いがあるはずです。発注者は業務のどの部分を効率化し、どんな問題を解決したいのかを具体的にベンダーに共有しましょう。

例えば、 IT システム導入プロジェクトの場合には、第一段階としてクライアント側が要求をまとめた要件定義書を作ります。その際、「これは言わなくてもわかるはず」と要求を充分に伝えなかったことでベンダーが問題の可能性を見落としたり誤解したりすることがないよう、プロジェクトとその目的についての情報共有を徹底しましょう。また発注側に決定権のある新メンバーが加わった場合、十分なコミュニケーションなく前提を覆されてしまうのはベンダーにとってはかなりの負担に。一貫したコミュニケーションを取ることが大切です。

加えて、ベンダーからの提案時にもその内容や体制をしっかり確認することも大切です。仮に「欲しいものをすべて作れます」と言われた場合でも、1 つひとつの要件はどのような基準で満たせるのか？先方のチーム体制は整っているか？具体的に考え、目的とマッチしているかを確認しましょう。

具体的な方法としておすすめなのは、プロジェクトに関するデータや資料をオンラインで管理し、ベンダーと共有すること。そうしてベンダーが主体的に情報を確認できる環境を整えましょう。プロジェクトについてしっかりと理解するための時間をベンダーに与え、不明点や問題点があれば事前に共有を。また、この方法で情報共有しておけば、資料に変更がある時でもベンダーへの共有がスムーズです。

ベンダー管理を少し工夫するだけで、相互理解を深め、プロジェクトをスムーズに進めることができます。一緒に働く価値を最大限発揮できるよう、使えるツールを活用しズレがないことを確認しながらコミュニケーションを進めていきましょう。