Compte rendu de réunion : conseils et modèles pour le rédiger

À la maison, au bureau, de manière asynchrone… peu importe où vous organisez vos réunions, elles peuvent faire toute la différence dans le flux de travail d’une équipe si elles sont efficaces.

Et un meeting productif voit encore sa valeur augmenter avec un bon compte rendu de réunion. Ce dernier laisse une trace écrite de tout ce qui a été évoqué et mis en place au cours des échanges. Vous ne savez pas comment en rédiger un ? Vous êtes au bon endroit.

Pour quelles raisons avez-vous besoin d’un suivi de réunion ?

Une étude Gartner a révélé que le travailleur numérique moyen passe environ huit heures par semaine en réunion, c’est-à-dire l’équivalent d’une journée entière.

Dans notre environnement professionnel où les réunions sont fréquentes, il est bien trop facile de passer à côté de points de discussion essentiels. Des calendriers surchargés et des impératifs personnels peuvent vous obliger à quitter certaines réunions plus tôt que prévu ou à les rater complètement. Ainsi, l’envoi d’un e-mail de suivi après une réunion contribue à préciser les objectifs et à définir les responsabilités. Il permet également de garder une trace des échanges pour les collaborateurs qui ne pouvaient être présents.

Si vous avez manqué une réunion (ou, soyons francs, si vous aviez la tête ailleurs), un compte rendu de réunion permettra à toute l’équipe de se concentrer sur les notes, les actions à mettre en œuvre, les intervenants concernés et la planification des réunions à venir. Un suivi vous offre aussi la possibilité de recevoir des commentaires sur la réunion elle-même.

A contrario, le fait de ne pas effectuer de compte rendu de réunion peut générer des malentendus, des erreurs de communication et des retards d’échéances. Pour prévenir ces erreurs, apprenons à rédiger un message de suivi de réunion.

Quels sont les éléments à inclure dans un compte rendu de réunion ?

La communication en entreprise s’est basée sur les e-mails pendant des années, mais la situation a changé. Désormais, les salariés ont accès à des plateformes de productivité intelligentes comme Slack : ainsi, la communication asynchrone est plus facile que jamais.

Il est certain que vous pouvez faire bien plus avec Slack que communiquer avec vos collègues. Des fonctionnalités comme Slack Connect vous aident à tisser des liens avec des personnes externes à votre entreprise, et des modules complémentaires comme Elevate vous permettent de suivre et de gérer des opportunités par le biais de Salesforce. Toutefois, pour ce qui est du compte rendu des réunions, restons-en à l’essentiel.

Effectuez un compte rendu de réunion en laissant une note via un message direct ou au sein d’un canal Slack. En cas de réunion via un appel d’équipe Slack, vous pouvez même effectuer votre compte rendu grâce à un message direct ou dans un canal lié à l’appel d’équipe. Ou encore, vous pouvez enregistrer un clip que vos collaborateurs pourront visionner au moment qui leur convient.

Voici les éléments qui doivent figurer dans votre message :

Un remerciement

Faire preuve de reconnaissance peut être bénéfique : une étude menée par l’American Psychological Association a révélé que plus de 90 % des salariés ayant le sentiment d’être estimés au travail sont motivés pour donner le meilleur d’eux-mêmes.

Un résumé de la discussion sous forme de liste à puces

Les études montrent que les salariés perçoivent la rédaction d’un résumé comme le signe qu’une réunion a été efficace. Votre compte rendu de réunion ne doit inclure que quelques points clés. De nos jours, il existe de nombreux outils de prise de notes alimentés par l’intelligence artificielle qui produisent des résumés de réunion fiables. Vous pouvez intégrer votre outil préféré dans Slack.

Des éléments d’action

Veillez à inclure les actions à mettre en place et les intervenants concernés dans votre récapitulatif, ainsi que les délais à respecter. Le fait de mentionner ces détails permet de renforcer la responsabilisation des collaborateurs et de mener à bien les projets dans les délais impartis. Si vous utilisez Slack, vous pouvez utiliser une @mention pour attirer l’attention de personnes spécifiques dans votre compte rendu de réunion.

Une demande de retours

Rassemblez et mettez en œuvre les retours des participants afin de vous assurer que vos réunions font bon usage du temps de l’équipe. Les suivis sont l’occasion idéale de recueillir des idées et des suggestions. Chez Slack, nous utilisons des sondages pour récolter des commentaires après les réunions générales.

Conseils pour rédiger un compte rendu de réunion optimal

Vous connaissez désormais les éléments nécessaires pour faire un suivi, mais quels sont les critères d’un bon suivi ?

Bien définir les responsabilités

Chaque chose en son temps : définissez qui est responsable de l’envoi du compte rendu de chaque réunion. Par exemple, si vous avez désigné une personne chargée de la prise de notes pour la réunion, demandez-lui aussi d’envoyer le message de suivi.

Faire un suivi rapide

Envoyez vos messages rapidement après chaque réunion, de préférence dans la même journée.

Choisir la meilleure plateforme

Déterminez le moyen le plus efficace de communiquer avec vos interlocuteurs lors des comptes rendus d’une réunion : par e-mail, via un canal ou encore dans un message direct à plusieurs personnes ? Chez Slack, nous vous conseillons toujours de les partager dans un canal afin que les participants puissent continuer à échanger sur la réunion.

S’adapter à son public

Quelles personnes ont besoin d’être au courant de cette réunion spécifique et lesquelles n’en ont pas besoin ? Assurez-vous que tous ceux qui ont besoin de connaître les détails de la réunion peuvent accéder à vos comptes rendus. De la même manière, évitez d’encombrer les canaux importants avec des suivis qui ne s’appliquent qu’à une poignée de personnes.

Engager la conversation après la réunion

Les échanges au sein de votre équipe peuvent se poursuivre même après la fin de la réunion. Si vos collaborateurs ont convenu de régler certains détails de manière asynchrone, engagez ces conversations dans votre note de suivi. Demandez aussi à votre équipe de partager les idées ou les préoccupations qui pourraient leur venir à l’esprit après la réunion.

Au sein de Slack, vous pouvez créer des fils de discussions pour organiser les conversations.

Exemple de compte rendu de réunion

Pour que vos messages soient cohérents et complets, utilisez un modèle de compte rendu de réunion adéquat. Nous vous proposons ci-dessous quelques exemples de modèles pour vous aider à vous lancer.

Quel que soit le modèle choisi, veillez à le personnaliser de sorte que votre message soit adapté à votre entreprise, votre équipe, votre produit, votre objectif et votre audience.

Modèle de compte rendu de réunion pour les collaborateurs

@canal Merci pour le temps que vous nous avez consacré [ajourd’hui/date]. Nous avons traité un grand nombre de sujets grâce à votre attention et à votre contribution !

Pour information, voici un résumé de notre discussion :

• [Résumer les arguments de la discussion]
• [Utilisez des listes à puces !]

Je vais ajouter à ce message un lien vers le résumé de notre réunion et une liste de nos actions, y compris les intervenants sollicités et les délais pour chacune d’entre elles.

Réunissons-nous le [prochaine date de réunion] pour faire le point sur nos progrès et discuter du [prochain sujet de réunion]. Je vous enverrai sous peu une invitation pour cette réunion.

En attendant, n’hésitez pas à ajouter des questions, des idées ou des commentaires à ce fil de discussion.

Encore merci !

Modèle de compte rendu de réunion pour les collaborateurs

Bonjour, @[identfiant Slack du client] ! Je fais suite à notre conversation précédente concernant [votre entreprise/produit].

J’ai été ravi(e) de m’entretenir avec vous [aujourd’hui/date de la réunion]. J’apprécie que vous ayez pris le temps d’échanger sur [votre entreprise/produit].

Je joins à ce message un résumé de notre conversation de [ajourd’hui/date de la réunion] et les informations que vous avez demandées. Mes recherches sur votre entreprise m’ont amené à penser que nous pourrions vous être utiles. [Votre entreprise] a fait ses preuves en collaborant étroitement avec des entreprises comme la vôtre et en les aidant à surmonter leurs difficultés.

Je serais ravi(e) d’échanger à nouveau avec vous pour vous donner de plus amples détails et continuer à discuter de notre partenariat potentiel. Est-ce que [date et heure de la réunion] vous conviendrait ?

Merci encore, et n’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.

Choisir le bon outil pour assurer le compte rendu de réunion

Au même titre qu’une bonne réunion, un compte rendu efficace favorise la communication, informe tous les participants et permet de suivre l’évolution de la situation. Le suivi favorise la confiance, la responsabilité et la coopération entre les collaborateurs et les partenaires, des ingrédients indispensables à des relations de travail solides.

La plateforme Slack a été conçue pour entretenir ces relations. Contactez notre équipe commerciale pour découvrir comment nous pouvons vous aider à mieux collaborer.