Partir en vacances en camping-car peut devenir une véritable aventure et, pour beaucoup, un voyage itinérant est le meilleur moyen d’optimiser son temps libre. Grâce à Yescapa et Goboony, ces voyages nomades sont devenus plus accessibles que jamais.
Depuis que la société française Yescapa a fusionné avec l’entreprise néerlandaise Goboony, elle est devenue une plateforme incontournable pour la location de camping-cars et de caravanes entre particuliers. Elle met en effet en relation les voyageurs avec des propriétaires privés à travers toute l'Europe. Néanmoins, la fusion de ces deux entreprises a rencontré plusieurs difficultés.
La coordination des équipes, des technologies, des langues et des cultures d'entreprise nécessitait une intégration parfaite à tous les niveaux. Car sur un marché en ligne, la confiance des clients et l'efficacité opérationnelle sont essentielles. Pour éviter de se disperser, les deux entreprises ont utilisé Slack comme outil de communication principal, ainsi que comme plateforme pour réunir les espaces de travail, les personnes et les équipes.
Nous ne pouvions pas nous permettre d’interrompre Slack. C'est notre plateforme de productivité.
Fusionner deux trajectoires
Slack a été sélectionné naturellement comme outil principal pour la nouvelle entité car les deux entreprises utilisaient déjà la plateforme depuis un certain temps. Cependant, elles ne partageaient pas les mêmes conventions de nommage, intégrations, flux de travail et, surtout, pas la même langue. Chez Yescapa, les collaborateurs s’exprimaient en français tandis que ceux de Goboony communiquaient en anglais.
« Nous avions deux sociétés avec des cultures et des langues différentes », explique Adrien Pinson, cofondateur et directeur de la technologie chez Yescapa. « Ce sont toutes deux des entreprises internationales avec des collaborateurs de multiples nationalités, travaillant en présentiel ou distanciel. Slack s’est imposé naturellement comme l'espace où communiquer et partager ses idées. C’est vraiment devenu un outil de travail essentiel pour nous. »
Salesforce a soutenu Yescapa et Goboony tout au long de la fusion, notamment durant un mois de planification et de tests approfondis pour éviter toute interruption. « Nous ne pouvions pas nous permettre d'interrompre Slack. C'est notre plateforme de productivité », explique Adrien Pinson. La transition s'est déroulée sur un week-end. Le lundi matin, le nouvel espace de travail était entièrement opérationnel.
Les excellents retours des collaborateurs ont prouvé que la fusion était réussie et dès lors, ils étaient en mesure de contacter n'importe qui dans l'une ou l'autre entreprise. Il y avait des espaces communs pour chaque équipe et des espaces pour les équipes mixtes, ainsi que des moyens de préserver les aspects culturels spécifiques. Par exemple, les collaborateurs pouvaient recréer leurs anciens émojis personnalisés, qui leur étaient devenus essentiels pour s'exprimer, afin de contribuer à la nouvelle culture d'entreprise. Mais ce n’était que la première étape.
Avancer avec les bonnes instructions
L'anglais a été choisi comme langue commune, ce qui a présenté quelques difficultés au départ car tout le monde ne le maîtrisait pas. « La fonctionnalité de traduction automatique de Slack a été un véritable atout pour l’équipe », retrace Adrien Pinson. « Elle a permis aux gens de traduire les messages dans les canaux, puis de traduire leurs réponses. La communication en temps réel est plus difficile, donc cette fonctionnalité a permis à chacun de s'acclimater à l'anglais dans un environnement maîtrisé et asynchrone. »
Pour assister la collaboration et continuer à fusionner les équipes, l'entreprise a mis au point une convention de nommage spécifique pour ses canaux. Un préfixe simple, soit YC soit GB, avant le nom d'un canal spécifiait l'entreprise d'origine. Au fur et à mesure, les préfixes se sont raréfiés, les instances ont fusionné et de véritables espaces combinés ont émergé.
Comme Slack était déjà installée dans les deux entreprises, les collaborateurs étaient déjà à l'aise avec l'utilisation de l'outil. La nouvelle entité s'appuie beaucoup sur des intégrations telles que Google Workspace et Google Calendar. « C'est très pratique », affirme Adrien Pinson. « Nous savons quand les personnes sont en réunion et ne pourront pas répondre aux messages aussi rapidement que d'habitude, par exemple, et cela connecte les fichiers du Drive, permettant d'afficher facilement un aperçu. »
Tableau est une autre intégration très utile, précédemment utilisée par Goboony. Elle est devenue commune, et permet aux équipes de voir facilement leurs objectifs et résultats directement dans Slack. Le canal #daily-reports dédié, avec les principaux indicateurs de performance, aide à aligner l’équipe sur les objectifs de l'entreprise et à diffuser une culture axée sur les données. Tout le monde a désormais un accès instantané aux statistiques et aux connaissances importantes pour effectuer son travail.
Et quand il s'agit de partager des connaissances qui aident à gérer les projets, l'entreprise s'appuie également sur Notion. « C'est notre base de connaissances pour toute l'entreprise », déclare Adrien Pinson. « C'est là que nous centralisons nos procédures opérationnelles et nos projets, et cela nous permet de suivre notre feuille de route. » De plus, un message automatique est envoyé à la fin de chaque semaine, décrivant tout ce qui a été livré par les équipes techniques et produit, comment chaque projet évolue et quelles sont les prochaines étapes. Tout le monde est au courant. »
La fonctionnalité de traduction automatique de Slack a été un véritable atout pour l'équipe. Elle a permis à chacun de s'acclimater à l'anglais dans un environnement maîtrisé et asynchrone.
Garder la cadence
Le partage des connaissances est essentiel, mais il ne se limite pas aux canaux communs et à un référentiel d'informations. Il s'agit également de communiquer les problèmes en temps réel, ce qui permet aux spécialistes de les traiter immédiatement. Pour faciliter cela, le service informatique de l'entreprise utilise l'intégration Jira.
« L’équipe technique l'utilise pour tout ce qui nécessite un ticket informatique : des bugs et problèmes techniques au développement de fonctionnalités », explique Adrien Pinson.
Il existe également un canal spécifique où chacun peut signaler des bugs et autres problèmes à l’équipe technique, qui crée directement un ticket Jira depuis le canal. Cela permet non seulement de gagner du temps et de l’énergie, mais offre également aux collaborateurs une vue claire du statut de leur ticket, avec des mises à jour automatiques dans le canal.
Planifier la suite
L’équipe combinée de Yescapa et Goboony a accompli beaucoup en peu de temps. Fusionner deux structures avec une culture, un environnement de travail et une langue différente représente un sacré défi. Mais les deux entreprises ont bien planifié la fusion, se sont appuyées sur le bon soutien et se sont soigneusement préparées avant de se lancer. Et elles utilisaient déjà l'outil parfait pour atteindre leur objectif.
L’aventure n'est pas terminée. Tournés vers le futur, les collaborateurs ont expérimenté diverses capacités d'IA pour comprendre comment leurs clients et l'entreprise peuvent en bénéficier.
Après avoir appréhendé ses limites, ses forces et ses difficultés potentielles, l'entreprise est dorénavant prête à implémenter l'IA dans son environnement de travail. Elle pourra, par exemple, synthétiser des années de conversations antérieures à la fusion et faciliter l'intégration des nouvelles recrues avec des résumés des projets actuels et passés. « L’intégration de l’IA ouvre des perspectives immenses », déclare Adrien Pinson. « Notre prochain défi est de déployer l'IA dans Slack. Nous pourrions construire notre propre solution, mais Slack AI semble être l'option la plus simple. »
