Les avantages de la communication d'entreprise | Slack

La communication interne permet aux entreprises de travailler en coulisse. Seule la communication en interne permet de s’assurer que tout le monde est à la page et poursuit un objectif commun. Une communication efficace au travail :

• Donne aux salariés le sentiment d’être utile et augmente l’investissement personnel
• Clarifie le message
• Permet de tenir les engagements de l’entreprise
• Renforce l’adaptabilité de l’entreprise en temps de crise
• Favorise la transparence
• Augmente le taux de fidélisation des collaborateurs

Mais la communication au travail n’est pas toujours facile, surtout lorsque la majorité de vos salariés sont en télétravail. Vous devez définir une stratégie en pensant à chaque aspect, de la manière dont vous transmettez votre message au canal de communication que vous utilisez. Heureusement, en suivant quelques conseils simples en matière de communication au travail, il est possible de coordonner tout le monde et de s’assurer qu’aucune information n’est perdue.

Les obstacles et avantages

Bien qu’il existe de multiples outils de communication au travail, il n’existe que deux types fondamentaux de communication d’entreprise : verticale et horizontale. Tous deux sont importants, mais ils ont chacun des avantages et des inconvénients. Afin d’établir une meilleure communication, vous devez d’abord comprendre les deux types de communication de l’espace de travail, ainsi que les difficultés qui peuvent nuire à toute la communication d’entreprise.

La communication verticale

La communication verticale va de haut en bas (du dirigeant au collaborateur), ou bas en haut (du collaborateur au dirigeant). La communication verticale peut également inclure des groupes de personnes, comme un message du PDG à tous les membres du personnel, ou une annonce du chef d’équipe à plusieurs collaborateurs directs. Ce type de communication est plutôt direct, mais certains détails peuvent se perdre en route ou être mal compris si la conversation ne se déroule pas en temps réel, ou s’il n’y a pas de stratégie solide établie en matière de réponse et de clarification.

La communication horizontale

Qu’il s’agisse des hauts dirigeants de l’entreprise, du personnel d’entretien ou de l’équipe marketing, la communication horizontale se fait entre les personnes qui se trouvent au même niveau dans la hiérarchie de l’entreprise. L’important, c’est qu’aucune personne dans la boucle ne soit un responsable ou un supérieur. Ces communications peuvent parfois devenir désordonnées lorsque des membres du groupe commencent à proposer leurs propres idées, parfois divergentes. C’est pour cette raison qu’il est préférable de garder une trace de la communication horizontale à l’écrit, au moyen de SMS, de conversations, d’e-mails ou d’un compte rendu écrit des discussions orales.

Les canaux internes

La communication interne peut être orale ou écrite. Lorsqu’on parle de canaux de communication oraux, il s’agit de discussions informelles près de la machine à café, de réunions en personne, d’appels téléphoniques ou de visioconférences. Par nature la conversation peut être verticale ou horizontale, et peut inclure jusqu’à des centaines de personnes. La communication orale est généralement plus adaptée pour :

• Les réunions de groupe
• Les sessions de réflexion
• Transmettre des informations sensibles
• Les augmentations, les promotions et les évaluations de performances

Dans la plupart des cas, un compte-rendu écrit de la discussion est souhaité, qu’il s’agisse de notes prises à la volée, d’une transcription ou de notes de synthèse.

Les canaux de communication écrits sont les e-mails, les SMS, les forums sur le Web, les chats et les applications de messages. La communication écrite est souvent la plus indiquée pour :

• Les longs messages contenant de nombreuses informations
• Laisser une trace écrite
• Les questions brèves et les discussions courtes

Les obstacles de la communication interne

Peu importe le type ou le format de la communication, des obstacles potentiels peuvent entraver une communication interne fluide.

Les différents styles

Dans vos conversations quotidiennes, vos amis et vous avez des règles tacites. Vous avez peut-être un ami qui déteste les appels et un autre qui n’aime pas discuter par SMS. L’un d’entre eux vérifie ses e-mails 20 fois par jour, tandis qu’un autre n’ouvre jamais sa boîte de réception. Vous connaissez le style de conversation de chacun de vos amis et vous vous adaptez afin de n’oublier personne.

Pour communiquer de manière efficace dans l’espace de travail, vous devez accorder la même attention aux préférences de chacun. Mais vous voudrez aussi trouver des points communs qui permettront d’ouvrir la communication entre des personnes qui peuvent avoir des styles très différents. Dans la plupart des cas, il est recommandé de définir des règles en matière de communication formelle que tous doivent respecter, comme la publication des mises à jour de l’équipe dans un canal spécifique ou la lecture du rapport rédigé par le grand patron une fois par semaine.

L’engagement des interlocuteurs

L’une des difficultés de la communication interne est de trouver comment délivrer le message. Une présentation peu originale et convenue ne retient généralement pas l’attention des collaborateurs et ils ratent les informations importantes. Mais si vous êtes trop informel, vos interlocuteurs peuvent ne pas prendre votre discours au sérieux. Tout est une question d’équilibre : ajoutez une touche de couleur aux documents formels en intégrant des graphiques et des éléments visuels et adoptez un ton professionnel qui reste naturel et « humain », sans recourir à trop de jargon.

Le nombre excessif de canaux de communication

Certains canaux sont plus adaptés que d’autres en fonction du type de communication. Il est donc essentiel de proposer une sélection de plateformes. Veillez simplement à ce que chacun connaisse la plateforme associée à chaque type de communication.

Cela dit, attention à ne pas tomber dans l’excès. Si vous mettez à disposition un trop grand nombre de plateformes sans préciser quelle est celle à utiliser à tel moment, l’information peut se perdre facilement. Vos collaborateurs ne sauront où regarder lorsqu’ils auront besoin d’un message spécifique.

Les compétences de la communication interne

Une communication interne efficace demande des compétences variées, telles que :

• Des compétences générales en communication  : une écoute active, une formulation claire et un discours précis sont essentiels.
• La connaissance du sujet : avant d’envoyer votre message, préparez-vous à devenir la personne référente de ce sujet. Attendez-vous à répondre aux questions et aux demandes de clarification.
• Adaptez-vous à votre public : pensez à votre interlocuteur. Une nouvelle recrue aura certainement plus de questions à vous poser qu’un responsable, tandis qu’un haut dirigeant n’aura peut-être pas tous les éléments concernant ce qui se passe sur le terrain.

Les erreurs de communication d’entreprise et comment les éviter

Il existe autant de manières de brouiller la communication interne qu’il y a de messages envoyés. Voici les plus courantes :

• Utiliser le mauvais canal
• Ne pas cibler le public souhaité
• S’écarter du sujet
• Ne pas réussir à retenir l’attention du public

Utiliser Slack pour améliorer la communication interne

Chez Slack, nous comprenons l’importance de la communication interne et nous savons que les choses peuvent se dérouler autrement qu’on le voudrait. C’est pourquoi nous proposons une plateforme simple offrant de nombreux canaux afin de vous aider à gérer les différents types et styles de communications.

Que vous deviez envoyer un bulletin d’information en interne, organiser une session de questions-réponses avec l’équipe de direction ou organiser une réunion d’entreprise avec plus de 1 000 participants, Slack vous aide à configurer les canaux appropriés. Centraliser tous ces types de communications dans une seule plateforme aux canaux bien organisés permet aux collaborateurs de trouver facilement l’information qu’ils cherchent et de veiller à ce que rien ne passe au travers des mailles du filet.