Membri di un team partecipano a un incontro di Slack da varie posizioni remote
Collaborazione

Lavorare a voce alta: perché Dell, TIBCO e Cookpad hanno deciso di usare le chat audio in Slack

Slack Incontri, un nuovo modo di ricreare le discussioni informali dell’ufficio, sta accelerando il processo decisionale e promuovendo la cultura di team

Il team di Slack30 giugno 2021Illustrazione di Ryan Todd

Le aziende di tutto il mondo si stanno ponendo una domanda comune: tornare in ufficio, lavorare completamente da remoto o adottare un approccio ibrido? La soluzione più adatta a ciascuna azienda, o addirittura a ciascun team, sarà sempre diversa. Per questo motivo, molte aziende leader stanno adottando un approccio “digital-first”. In altre parole, una volta forniti gli strumenti ai team per svolgere al meglio il proprio lavoro, non ha importanza quando o dove questo avviene.

Il più recente tra questi strumenti è Slack Incontri, un modo agile basato sull’audio di comunicare in un canale o messaggio diretto di Slack. Allo stesso modo in cui potresti recarti alla scrivania di un collega per risolvere un problema spinoso o chiamare a raccolta alcuni membri del team usciti da una riunione per un rapido riepilogo, gli incontri creano uno spazio per discutere al volo di questioni di lavoro. Inoltre, chiunque nel canale o MD è libero di entrare nella conversazione o abbandonarla in qualsiasi momento.

Come hanno scoperto Dell, Cookpad Inc. e TIBCO, il risultato è una risoluzione più rapida dei problemi, meno sforzi a video e un ambiente di lavoro più connesso.

Risolvere i problemi tecnici in Dell

La risoluzione dei problemi tecnici richiede l’unica risorsa di cui spesso i team tecnici non dispongono: il tempo. Anche quando il team usa un canale di Slack dedicato per valutare i problemi (un modo collaudato per assicurarsi che il team sia consapevole delle esigenze più urgenti), spesso è necessario uno scambio di messaggi e screenshot per trovare una soluzione. Questo scambio può avvenire rapidamente con una condivisione dello schermo, ma trovare il tempo per una riunione pianificata è decisamente più complicato.

Dell Technologies ha individuato un’alternativa migliore e più rapida: affidarsi agli incontri per velocizzare il ritmo di queste conversazioni. Oggi, quando il team DevOps deve vedere direttamente i problemi che si presentano ai propri colleghi, apre un incontro all’interno del canale di valutazione. La persona che ha rilevato il problema condivide lo schermo e il team di risposta pone le domande in tempo reale.

“Slack Incontri costituisce un modo estremamente fluido di passare dalla digitazione alla discussione e viceversa, che si stia facendo un brainstorming, risolvendo un bug o semplicemente scambiando informazioni con i colleghi.”

Karl OwenSenior Distinguished Engineer, Dell Technologies

“I tecnici che sono interessati e disponibili parteciperanno, noi raggiungiamo il nostro obiettivo e l’analisi post mortem viene gestita sempre nel canale”, afferma Karl Owen, Senior Distinguished Engineer in Dell. “Possiamo passare dal multitasking ad attività mirate e di nuovo al multitasking con il minimo attrito.”

Promuovere una cultura di team in Cookpad

Gli incontri di aggiornamento improvvisati, spesso davanti a un caffè, sono stati a lungo la base della cultura dell’ufficio di Cookpad. Quando la pandemia ha obbligato la forza lavoro globale a lavorare completamente da remoto, queste conversazioni si sono inizialmente trasformate in videochiamate pianificate. Col tempo, un’attività pensata per creare relazioni durature tra colleghi è diventata troppo formale, e, secondo il responsabile di Corporate Engineering, Hokuto Hoshi, troppo simile a un’ennesima riunione. Slack Incontri ha contribuito a ridefinire queste conversazioni vitali nell’ottica del loro scopo originale.

“Gli incontri ci aiutano a rimanere connessi, anche quando non possiamo girare la sedia o incontrare un collega alla macchinetta del caffè.”

Hokuto HoshiResponsabile di Corporate Engineering, Cookpad Inc.

Cookpad si affida regolarmente agli incontri nei canali social e di team, come una sala conferenze vuota disponibile per tutti, per qualsiasi scopo, con un solo attimo di preavviso. Alcuni team inoltre usano gli incontri al posto del video durante le riunioni pianificate e Hoshi sottolinea che l’intensità dei discorsi in questi scenari è di fatto aumentata.

Ricreare la spontaneità dell’ufficio in TIBCO

Soffermarsi cinque minuti con un membro del team dopo una riunione. Passare dall’ufficio del proprio responsabile per ottenere un feedback immediato. Spostare la sedia accanto a un collega per risolvere un problema. Tutti questi scenari sono naturali quando si è in presenza, ma devono essere ragionati quando si desidera ricrearli con la messaggistica.

“Avviare un incontro è come bussare alla porta di un ufficio. Chiunque può entrare e avere una conversazione al volo, senza la pressione di dover attivare una videocamera. È un modo più rapido, più semplice e più efficace per entrare in contatto.”

Brad TopliffDirettore di collaborazione e innovazione, TIBCO

Per aiutare tutti i dipendenti a svolgere più rapidamente il proprio lavoro, indipendentemente da dove si trovino, l’azienda di software globale ha deciso di ricreare queste discussioni informali da ufficio e altre situazioni con gli incontri. Sono incluse le riunioni individuali regolari, dove la mancanza della pressione di una videocamera ha favorito discussioni più coinvolgenti. TIBCO ha stimato che l’uso delle videoconferenze si è ridotto circa del 30% da quando gli incontri sono stati adottati in tutta l’azienda.

Slack Incontri al momento è in fase di distribuzione a tutti i team di Slack a pagamento. Scopri di più sul modo in cui il tuo team può utilizzarli e non lasciarti sfuggire queste funzioni aggiuntive incentrate sul digitale pensate per connettere meglio i tuoi team, clienti e partner in un mondo in cui si lavora ovunque.

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