ビジネスシーンでは、チームや部署内で「ミーティング」を実施するケースが多く見られます。では、ミーティングと会議はどのように違い、どうすればミーティングをスムーズに進められるのでしょうか。
今回はミーティングの目的や、失敗しやすいミーティングの進め方について紹介します。ミーティングを成功させるためのポイントにもふれていますので、ぜひ日々の業務に役立ててください。
ミーティングとは集まって話し合うこと
ミーティングとは、集まって話し合うことを指します。プロジェクト単位で関係者が集まって進捗状況を確認したり、次のアクションに必要な情報を共有したりする場合などに、ミーティングを実施することがあります。
ミーティングと会議の相違点
ミーティングと会議の主な違いは、ミーティングが「話し合い」を目的としているのに対し、会議は「意思決定」を目的とすることです。ただし、これはあくまでメインの目的ですので、ミーティングで意思決定が行われることもあります。
また、細かい部分では「主宰者」「参加人数」「実施時間」の違いもあります。ミーティングは現場のリーダーなどが主宰し、最小限の人数を集めて短時間で実施するケースが多く見られます。
会議の場合は、管理職や役員などが参加することもありますし、まとまった時間を確保して開催されるのが一般的です。
ただし、ミーティングと会議に明確な線引きはなく、企業によって定義が異なるケースもあります。
ミーティングとキックオフミーティングの相違点
プロジェクトの開始時などに行われるミーティングを「キックオフミーティング」といいます。プロジェクトメンバーの顔合わせやプロジェクトの方向性の共有、スケジュールの確認などを目的として実施されます。初回がキックオフミーティング、2回目以降の打ち合わせが通常のミーティングととらえてよいでしょう。
ミーティングの目的
ミーティングにはいくつかの実施目的があります。一例として挙げられるのが「議論」「情報共有」「アイデア出し」「意思決定」などです。
議論
チームやプロジェクトが現状抱えている問題や課題について、議論をするのもミーティングの目的のひとつです。複数名で意見を出し合うことにより、解決策を多角的に検討しやすくなります。
情報共有
作業の進捗状況や決定事項の共有などを目的に、ミーティングを開催するケースもあります。関係者全員に個別に伝えるよりも効率的に情報を伝達でき、確実に伝わったことをその場で確認できます。
アイデア出し
複数名でアイデアを出し合うブレインストーミングの場として、ミーティングを活用するケースもあります。お互いのアイデアを参考にすることで、新たなアイデアが生まれやすくなる効果も期待できるでしょう。
意思決定
意思決定のプロセスとしてミーティングを開催するケースも珍しくありません。チームや部署にとって必要な意思決定を行う際、メンバーの意見を聞き、事前にすり合わせておくほうがよい場合があります。
ミーティングで失敗するケース
ミーティングには、失敗しやすいケースがいくつかあります。ミーティングの機能を低下させないためにも、次のような事態に陥らないよう注意が必要です。
参加人数が多すぎてタイムリーに開催ができない
参加する目的が曖昧なメンバーが目立つミーティングは、失敗するケースが高くなります。ミーティングへの参加者が多すぎると、話し合うべきテーマとは直接かかわりのない人も増えるからです。
全員そろわないために情報が行き届かない
ミーティングに参加するべきメンバーがそろわず、情報が行き届かないのもミーティングの典型的な失敗例と言えます。不参加者にはあらためて必要事項を伝える必要があり、二度手間になってしまうからです。
時間を決めずに進行する
ミーティングの実施時間を決めず、ダラダラと話し合ってしまうのもミーティングを失敗させる原因です。集まった目的と終了時刻をあらかじめ決めておき、手際よく進める必要があります。
情報共有や報告に終始して、次のアクションにつながらずに終了する
情報共有や現状の報告に終始してしまうのも、ミーティングを失敗させる原因となります。共有した進捗状況や報告された事項に対して、具体的にどのようなアクションをとればよいのかを決定しましょう。
発言しないメンバーがいる
一度も発言しないメンバーがいるのも、ミーティングを失敗させる原因です。参加人数を絞ったり、メンバーに意見を聞く場面を作ったりするなど、意識的に発言を促すことが大切です。
進行役がいない
ミーティングの進行役を決めておらず、各自が自由に発言してしまうとミーティングがまとまらずに失敗します。短時間のミーティングであっても、進行役を決めて臨むべきでしょう。
資料などが準備されていない
ミーティングに必要な資料が準備されていないと、話し合いを効率よく進めることができません。最低限の資料は準備しておき、事前、またはミーティングの場で配布できるようにしておく必要があります。
発言を否定する雰囲気
ミーティング内でメンバーが発言した際に、発言を否定されかねない雰囲気も、ミーティングを失敗させる原因となります。参加者が萎縮して活発な発言や意見交換がなくなると、ミーティングの意味が薄れるからです。
ミーティングを成功させる方法
ミーティングを効果的に実施するには、どのような点を意識しておく必要があるのでしょうか。主な注意点として、次に挙げるポイントを押さえておきましょう。
意見を出しやすい環境にする
発言を否定される心配がなく、誰もが意見を述べやすい環境を整えておくことが大切です。ほかのメンバーの発言を否定しないことをミーティングの共通ルールとして定めるなど、チームや部署全体であらかじめ注意点を決めておくといいでしょう。
参加人数を必要最小限にする
ミーティングのテーマに直接かかわりのあるメンバーのみを集めて、参加者の人数を絞ることが大切です。少人数で話し合うことで、意見交換が活性化しやすくなります。
担当チーム以外からも意見を求める
担当チームのメンバーだけで話し合っていると、議論が行き詰まりがちです。場合によってはチーム外のメンバーも招いて意見を求めることで、新たな視点や発想を得られる可能性があります。
進行役を設ける
話題が逸れかけた時に本題へと引き戻したり、発言していないメンバーに意見を求めたりする進行役を設けましょう。進行役が時間管理の役割も兼ねることで、ミーティングが必要以上に長引くのを防げます。
報告や共有は事前に済ませ、議論やアクションに集中する
事前に報告事項や共有事項を参加者へ伝えておけば、ミーティングの場では議論や次のアクションにつながる話に集中できます。報告や共有に終始するミーティングにならないよう注意しましょう。
目的とゴールを明確にする
ミーティングを実施する目的と、到達すべきゴールをはじめに明らかにしておきましょう。目的とゴールが参加者に共有されることで、議題にかかわる発言を引き出しやすくなります。
アジェンダを作成する
短時間のミーティングであっても、簡易的なアジェンダを作成しておくことをおすすめします。参加者がミーティングの全体像を把握しやすくなり、議題ごとに意見をまとめやすくなるからです。
議事録を作成する
ミーティング終了後はすみやかに議事録を作成し、参加者と関係者に共有しましょう。決定事項や結論に至った経緯も含めて記録しておくことで、後日見返した際のエビデンスとすることができます。
時間を厳守して行う
ミーティングの実施時間を決めたら、その時間内に話し合いを終えることが重要です。やむを得ず長引きそうな場合には、各メンバーの意見をまとめたうえで後日あらためてミーティングの場を設けるという方法もあります。
資料作成はシンプルにする
ミーティング時に配布する資料は、シンプルにまとめます。複雑で情報量の多い資料は、読み込むだけでも時間がかかります。必要最小限の情報で見やすく整理することが大切です。
オンライン参加の対応をする
時間や場所の制約を受けないよう、オンラインの参加も可能にしましょう。ただし、オンラインでも問題なく参加できるよう、必要な機器や通信環境を事前に確認しておく必要があります。
Slack を活用してミーティングを効率的に進めよう
ミーティングを効率よく、かつ効果的に進めるには、インテリジェントプロダクテビティプラットフォームでありコミュニケーションを活性化可能な「Slack」をおすすめします。ミーティングを実施する際の具体的な Slack 活用例を見ていきましょう。
事前の情報共有をチャンネル投稿やクリップで行う
報告事項や情報共有に時間を取られないようにするには、ミーティング前に Slack で情報を共有しておくのがおすすめです。チームやプロジェクト単位でチャンネルを作成し、ミーティング参加者のメンションを指定して必要な資料を共有するとよいでしょう。
また、他部署や多拠点にまたがるプロジェクトの場合、Slack のクリップを活用したコミュニケーションが有効です。ミーティング開催日時の調整をはじめ、必要な資料の用意など事前準備についても円滑なやり取りが可能です。
定例会議や定型業務を Slack に置き換えてミーティングの開催回数を削減
Slack のワークフロービルダーを活用すれば、定型的な処理を自動化できます。Slack 内で定型化したレポートを通じて進捗状況などをリアルタイムで共有し、進捗報告を目的としたミーティングの開催回数を削減することも可能です。
突発的な対応や簡単な相談にはハドルミーティングを活用する
突発的な対応や簡単な相談が必要になった際には、ハドルミーティングを活用すると便利です。Slack はチャンネルでのやりとりやダイレクトメッセージ（DM）から簡単にハドルミーティングへと切り替えられるため、音声通話やビデオ会議を通してより詳細な話し合いができます。個別に会議室で対面ミーティングを実施しなくても、ハドルミーティングで十分に対応可能です。
クリップやテキスト投稿を活用する
Slack のクリップ機能で画像や動画を共有したり、テキスト投稿で情報を共有し合ったりすることで、場所や時間の制約を受けることなくコミュニケーションを図れます。遠方に在住のメンバーや、時差のある地域で働いているメンバーとも非同期でミーティングを実施可能です。
議事録やリソースなどを canvas に集約・蓄積する
ミーティング終了後に作成する議事録や、ミーティングで使用した資料などのリソースは、canvas に集約しておくとよいでしょう。canvas 内を検索することにより、必要な情報を素早く探し出せるようになり、効率的です。また、ミーティングの記録を社内のリソースとして活用できます。
社外とのミーティングにも Slack コネクトを活用する
Slack は社内だけでなく、社外とのコミュニケ−ションにも活用できます。Slack コネクトを活用すれば、迅速かつ安全に取引先やプロジェクト参加企業とのコミュニケーションをとることが可能です。
効果的なミーティングの進め方を意識しよう
ミーティングは複数人が集まり話し合うことを指していますが、話し合いをしたからといってミーティングが成功するとは限りません。ミーティングを実施する目的や効果を把握したうえで、効果的なミーティングの進め方を意識しましょう。今回紹介したポイントや注意点を参考に、ぜひチームのコミュニケーション活性化やメンバーとの結束強化に寄与するミーティングを実施してください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。