ツール活用で伸ばす！「コミュニケーション能力検定」で重視される 4 要素

コミュニケーション能力とは、どのような要素で成り立っていると思いますか？コミュニケーション能力認定協会によると、コミュニケーション能力には「聴く力」「説明する力（伝える力）」「質問する力」「チームでの協調性」という 4 つの要素があります。

高いコミュニケーション能力を持つ人材へのニーズが高まるなか、それらの能力を伸ばし、個人のコミュニケーションをよりよいものにするために、「コミュニケーション能力検定」とも言える試験や認定講座もあるようです。実際に「コミュニケーション能力検定」の勉強をした人からは「大きな気づきがあった」「学んだことは仕事だけでなくすべての社会生活で活かせる」などの声が挙がっています。「コミュニケーション能力検定」に取り組み、この 4 つの要素を磨くことは自身のコミュニケーションのあり方と向き合う良い機会となることが多いようです。

確かに、「コミュニケーション能力検定」でも問われるこの「コミュニケーションの 4 つの要素」を 1 人ひとりが持っていることは重要です。しかし、職場のコミュニケーションを考えた時、この 4 つの要素を伸ばすためにできることは、個人のレベルだけでなくチームとしてもあるはずです。「コミュニケーションがうまくいかない」と感じる時には、メンバー個人の努力に頼るだけでなく、チームとしてより良いコミュニケーションができる環境を整え、コミュニケーション能力を上げることも考えてみましょう。

チームとしてのコミュニケーション能力を上げるうえで活用したいのが、オンラインツールです。仕事のさまざまな側面で欠かせない存在となっているオンラインツールは、その使い方を少し工夫するだけで、チームのコミュニケーションをぐっと楽に、スムーズにすることができます。今回は「コミュニケーション能力検定」でも重視される「コミュニケーションの 4 つの要素」を軸に、チームでツールを活用してコミュニケーションを改善するアイデアを紹介します。

「聴く力」を支える：記録を共有しておく

「コミュニケーション能力検定」でも重視される「聴く力」とは、実際に話をする状況でも文字によるメッセージでも、相手の話に耳を傾け、理解する力だと言えるでしょう。聴きながら「何について」「何を前提に話しているのか」を理解し、また聴き終えたあとには結論と、次に取るべきアクションを理解している必要があります。

この「聴く力」を支えるためにできることとして挙げたいのが、重要な内容をテキストで共有しておくこと。仮に口頭でのやり取りで、聴き手側の理解に誤りがあったとしても、文面で残しておけば認識をすり合わせることができます。さらに文章で残すことで後から気づいた質問や、補足情報を送ることも簡単になります。

また、テキストでのやり取りをコミュニケーションの中心にすれば、あとから議事録や記録を残す手間を省き、コミュニケーションの効率化にもつながるでしょう。

「説明する力」を助ける：背景となる情報を共有する

「説明する力」で重要になるのは「内容をどれだけ具体的かつ端的に伝えられるか」だと言えるでしょう。そのために鍵となるのが、説明の際に背景情報を十分共有しておくことです。複雑に入り組んだ内容を説明する場合でも、その内容を形作る情報を事前共有しておけば、説明はぐっとシンプルになるからです。

そこでおすすめなのが、日頃からオープンな場で情報をやり取りすることです。各自がさまざまな情報にアクセスできれば、新しく会話を始める際にも情報リンクを送るだけで前提の共有が済んでしまうかもしれません。そうすることで、同じ話を繰り返す無駄を省くこともでき、説明もぐっと楽になるはずです。

「質問する力」を支える：非同期的なやり取りで質問ハードルを下げる

「コミュニケーション能力検定」でも重視される「質問する力」を考えた時、職場で壁になりがちなのは疑問を「抱くこと」そのものよりも「投げかけること」かもしれません。その理由はメンバーの性格による場合もあれば、質問したい相手が常に忙しそうな場合など、さまざまな状況が考えられるでしょう。

オンラインツールはこうした状況でも強い味方です。ツール上でのコミュニケーションなら、非同期的に進めることもできるからです。つまり質問が浮かんだ時点でツール上で投げかけておけば、回答者は都合の良いタイミングで答えを共有することができ、お互いにとってベストなタイミングでやり取りできるのです。直接話しかけるのが苦手なメンバーや、相手の都合を気にしてタイミングを逸してしまう状況もオンラインなら避けられます。また面識がまったくないメンバーに質問したい時や、誰に聞いたらいいかわからない場合でも、ツール上のオープンな場で質問を共有しておけば、簡単に担当者につないでもらうこともできるでしょう。

「チームでの協調性」を伸ばす：目指す方向を揃える

協調性を伸ばすために何よりも大事なのは、チームが目指す方向を揃えること。メンバーが同じ方向を向いて初めて、本当に協力し合うことができるからです。目指す方向を揃えるには、経営層がオープンな場で日頃から目指す方向性について発信することが大切です。オープンな場でメンバー全員が同じように目標を確認できることで、知らぬ間に 1 人だけ方向性が逸れている、という事態も避けることができます。常にチームで同じ目標に向かっていることを確認できることが、協力しあい、協調性を育むことにつながるでしょう。

もう一つ、協調性を伸ばすために重要なことは、コミュニケーションの心理的なハードルを下げることです。メンバー同士が気軽に会話しやすい雰囲気があれば、仕事における協調性も自ずと伸びていくと考えられるからです。そのためにできるのは、オンラインで雑談専用の場を作ること。例えば「おすすめ海外ドラマ」「ためになった YouTube 動画」などテーマを決めてバトンリレーをするのも一案です。気軽な話題で全員を巻き込みながら、面識がない人、積極的に発言をするタイプではない人も一緒に話題を共有しましょう。ここで大切なのは、リーダーから積極的に気軽な会話を投げかけ、促すことです。それがチームとしてのコミュニケーション文化の土台となり、雰囲気を盛り上げ、ひいては協調性を育むことにつながるのです。

このように「コミュニケーション能力検定」で重視される「コミュニケーションの 4 つの要素」を伸ばすには、個人だけでなくチームとしてできることもあります。チームとしてのコミュニケーション能力が上がれば、きっと各メンバーの力も、チームとしての力もこれまで以上に発揮できるようになるでしょう。