slack-logo-ube
コラボレーション

テレワーク管理の不安を解消!シンプルな 4 つのステップ

「適した仕事がない」「進捗管理が不安」「チームのつながりが希薄に」などをさくっと解決

執筆者 : Slack チーム一同2020年9月16日

新型コロナウイルス感染症の広がりとともに、日々の会話やニュースでテレワークの話題を耳にする機会が大きく増えました。実際、東京商工リサーチが 2020 年 9 月に発表した調査によると、新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐためにリモートワークを導入している企業は全体の 34.4% 、大企業に限ってみると 61.3% に上っています。

一方で、「一度実施したが取りやめた」という企業は 22.85%、「一度も実施していない」という企業は 42.75% と、依然テレワークのハードルはあるようです。その理由として「業務がリモートワークに適していない」「労務管理が困難になる」「生産効率に支障が生じる」などが挙がっています。

そこで今回は、テレワーク管理について挙げられる代表的な懸念点と、それを解消するためにすぐに取り組める 4 つのステップを紹介したいと思います。

1. 目標、タスク、担当範囲を明確に

テレワークを取りやめた、または実施しない理由として圧倒的に多いのが、「テレワークに適した仕事がない」という声。確かに、複数の人が連携していて業務区分が明確にしづらい仕事や、高セキュリティ環境が必要な仕事の場合には、テレワーク導入のハードルが高く感じるかもしれません。では、それ以外の仕事はどうでしょうか?

業務プロセスを見直し、テレワークでのタスクを明確に

まず日々の業務のプロセスを見直してみましょう。例えば「会議があるから」というのはオフィスに行く理由になるでしょうか?その会議をオンラインでやると何か困ることはありますか?このように、これまで当たり前だと思ってきたプロセスが本当に最適なのかを考えてみると、「これはオフィスでないと」「これはテレワークで可能かも」と、テレワークできるかどうかを具体的に検討できます。

また日々の業務を具体化し分類することで、実際にテレワークを行う従業員の管理がやりやすくなります。各個人のその日のタスクを明らかにし、本人とテレワーク管理者が把握しましょう。遠隔でも本人が取り組むべきことは明確ですし、マネージャーも期待すべき成果がわかります。

2. 進捗共有の機会を細かく設ける

次に遠隔で働く懸念点として挙げられるのが、コミュニケーションへの不安です。 実際、2019 年の「テレワーク・デイズ」参画企業からも、口頭での簡単な依頼や急な変更への対応に課題を感じたとの声が挙がりました。常に顔が見えない状態で、柔軟に情報共有を行うこと、またチームとしての連帯感を維持することも課題として考えられているようです。

新しいコミュニケーションツールを味方に

遠隔での柔軟な連携や連帯感作りを考える時に見直したいのがコミュニケーションツールです。従来の電話やメールでは実現できなかった、透明性が高く、効率がよく、また人間味のあるやりとりを支えるツールは日々さまざまな形で生まれ、進化しています。プロジェクト管理ツールビデオ会議ツールなど「以前から類似のサービスはあった」と感じるものでも品質改善を経て、改めて使うとぐっと使いやすく感じることもあります。こうした在宅勤務に役立つツールを使いこなせば、テレワーク管理もぐっと簡単になるでしょう。

締切は細かく、進捗共有は頻繁に

テレワーク管理で業務を円滑に遂行するには、頻繁な情報共有が大切です。まずタスクごとに細かく締切を設定する、コミュニケーションツールを使ってプロジェクトごとのチャットスレッドで随時共有する、必要であれば定例会議を設けるなど、仕事の内容に合わせ考えましょう。

「同僚とのおしゃべり」はテレワークでもできる

業務上の情報共有のみならず、人間関係を円滑にすることを目的とした世間話のスレッドを設けたり、オンライン飲み会などを実施したりする企業もあります。企業文化に応じて業務外コミュニケーションの「ちょうど良いレベル」は異なるでしょうが、テレワークでも別の形で「同僚とのおしゃべり」を楽しむことはできるのです。

3. 大事な時にはビデオ会議

ステップ 1、2 を行っていても、同僚に対して「あれ?理解は一致しているかな」と違和感を感じることも時にはあるかもしれません。加えて、新プロジェクト開始時など口頭で共有したい重要な情報もありますよね。

そんな時は、ビデオ会議で顔を見ながら話すのがおすすめです。各自の目標、タスク、担当範囲、締切を(再)確認し、不明点や問題点がないかも確認しましょう。仕事の上での相互理解が深まることに加え、相手との距離感が縮まるはずです。

ビデオ会議ツールはいろいろ選べる

ビデオ通話の品質に疑問を抱き、対面でないとスムーズな意思疎通が難しいと感じている人もいるかもしれません。しかし最近通話の質は向上しており、またツールも複数存在するのでいざ問題が発生した際にも別のツールに切り替えることができます。例えば、Zoom をはじめとした複数のツールで連絡を取れるようにしておけば、一方で繋がりづらくても別のツールで繋がることができます。

4. 良いことは文字で祝おう

良い評価が当事者に伝わりづらいのもテレワークの課題の 1 つ。職場の雰囲気や何気ない会話で喜びや感謝を共有できない分、言葉にして伝えることが大切です。テレワークで良いことを祝うためには、ほかのメンバーにも見えるオンラインの場で共有するなど、コミュニケーションツールを使って評価や感謝を伝えましょう。楽しい絵文字を使ってみるのもいいかもしれませんね。

小さなことでも感謝を共有

良い評価の共有は、プロジェクト完了などの大きな節目だけに限る必要はありません。「目標より多くのタスクができた」「調べ物の内容が素晴らしかった」など、日々の小さなことであっても、高評価、喜び、感謝を共有しましょう。それが、離れていてもチームの良い雰囲気を生み出し、モチベーションの向上にも繋がります。テレワーク管理をする側が積極的にこうした行動を見せれば、メンバーも「こうした行動を積極的にとって良いんだ」と理解し、相乗効果を生み出すことに繋がります。

テレワーク管理も導入時には不安があって当たり前。大切なのは、その不安の原因、背景をしっかりと分析し、ひとつずつできるところから対処していくことです。そこから、ビジネスモデルやメンバーに合わせた、ちょうど良いテレワークのあり方が生まれていくのです。

この記事はお役に立ちましたか?

0/600

助かります!

ご意見ありがとうございました!

了解です!

ご意見ありがとうございました!

うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

読み進める

ニュース

新しい働き方を探して

働き方やマネジメントをもっと柔軟に、生産的に、バランスよく

変革

働き方の再構築 : デジタルファーストな世界での新たな従業員体験とは

働き方の見直しに役立つ「リモートでの従業員体験レポート」を Future Forum が発行開始!

変革

組織を変革し、チームがもっと深くつながる Slack の新機能

チームやパートナー、システムとさらにつながる新機能で、仕事をもっとスムーズに

仕事効率化

世界的なスポーツデータ企業 Sportradar の成功を支える Slack

わずか 14 日間でサービスを転換。さらに Slack コネクトで顧客にリアルタイムで貢献