効果的なビジネスコミュニケーションの 4 つのかたち

健全な職場を作るには効果的なビジネスコミュニケーションが欠かせません。ただコミュニケーション戦略があまりにも多いと、どの状況でどれを使うか迷ってしまいます。正しい方法でやり取りすることは非常に大切です。というのも、職場でのコミュニケーションがうまくいっていれば、生産性から従業員の定着率まであらゆることに効果があるからです。

ビジネスコミュニケーションは主に 4 つのタイプに分類され、それぞれにメリットとデメリットがあります。ここからは、コミュニケーション効果を最大化する方法を見ていきましょう。

上方向のコミュニケーション

これは従業員からマネージャーへ、あるいはマネージャーからCEOへと、指揮系統の上に向かうコミュニケーションです。これにより、上層部の意思決定者は社内で実際に何が起きているかをよりよく理解できます。また、上方向のコミュニケーションを促進・奨励することで、従業員は「耳を傾けてもらえる」「認められている」と感じられるため、士気だけでなく愛社精神も高まるでしょう。

しかし、上方向のコミュニケーションも万能ではありません。「きっと悪い結果になる」「どうせ誰もちゃんと聞いてくれない」と従業員が思っていれば、考えの共有をためらってしまいます。たとえ従業員が率直に話してくれる場合でも、マネージャーはきちんと一部始終を聞くようにしましょう。

オープンで支え合う環境を整えれば、上方向のコミュニケーションの効果は飛躍的に上がります。複数のコミュニケーションチャネルを用意し、日頃から意識して従業員と会話するだけでなく、積極的にフィードバックを求めましょう。

下方向のコミュニケーション

下方向のコミュニケーションは、CEO からマネージャー、あるいはマネージャーからチームメンバーというように、トップダウンで進んでいきます。これは重要な情報を共有し、透明性のある雰囲気を作り、全員の認識が一致するようにするうえでは欠かせないものです。

しかし正しく行わないと、大がかりな伝言ゲームになる可能性もあります。情報が上から下へと流れていくにつれ、大事な細部が抜け落ちたり、歪んでいったりするのです。下方向のコミュニケーションが多すぎると、従業員はお説教を受けている気持ちになったり、自分たちが歯車の一部のように感じたりする場合があります。

下方向のコミュニケーションをより効果的にするのは、親しみやすさです。コミュニケーションをできる限り相手に合わせるほか、フィードバックを求めましょう。健全な職場環境には下方向と上方向のコミュニケーションの適度な組み合わせが大切です。ぜひ覚えておいてください。

横方向のコミュニケーション

横方向のコミュニケーションとは、同じ職位の従業員同士のコミュニケーションです。これは、マーケティング部のマネージャーと経理部のマネージャーとの会議や、システムチームとデザインチームのコラボレーションなど、複数の部門にまたがる場合もあります。

部門間であろうと、同じグループ内であろうと、チームを機能させるのが横方向のコミュニケーションです。このコミュニケーションは非常に有機的で、上層部の指示がなくてもたちまち広がる傾向にあります。横方向のコミュニケーションは、帰属意識を高め、最高のアイデアを出すのに有効です。

しかし落とし穴がないわけではありません。縄張り意識や小競り合い、「私たちとその他」という考え方につながる恐れもあります。そうした状況を避けるには、チーム間に対抗意識が生まれないよう注意しましょう。そして協力的な雰囲気を醸成し、各チームの貢献度が平等に評価されるようにします。グループ間で誤解が生じた場合は、メンバー同士が直接会うかビデオチャットを行って解決するよう勧めましょう。解決したら、話し合った内容と決定事項をまとめて今後に活かします。

社外コミュニケーション

社外コミュニケーションには、社内メンバーのほかに、顧客、ベンダー、メディア関係者など社外の人が関与します。社外コミュニケーションは、自社のブランドを構築し、メッセージを広く発信するチャンスです。

しかし、社外コミュニケーションにはリスクがあります。間違ったメッセージを送れば自社に悪影響が及び、機会（と収益）の損失につながりかねません。矛盾したメッセージや間違ったデータだけでなく、伝える相手に対する理解不足ですら悪い印象を残す可能性があります。そして一度根づいた印象は簡単に変えられません。

社外コミュニケーションの効果を最大化するには、社外に発信するあらゆる情報を慎重かつ戦略的に管理する必要があります。ベンダーへのちょっとしたメールやプレスリリースなど文章を書く時は、時間をかけて伝える相手を理解し、共感されるメッセージを作りましょう。要点を明確にして、受け手にとってどんな利点があるのか、なぜ重要なのかを伝えるのです。

Slack があらゆるコミュニケーションに効果的な理由

全員の目指す方向を揃えることは、簡単ではありません。だからこそ、Slack はほぼ無限にカスタマイズできる拡張可能なプラットフォームを作り、あらゆる情報を集約できるようにしました。コミュニケーションの種類ごとにチャンネルを作成できるだけでなく、メンバーごとに必要なアクセス権の設定も可能です。横方向のチーム間で連携する場が必要な場合でも、CEO の年次報告書を全員に共有したい場合でも、Slack 上の柔軟なツールを活用すれば、コミュニケーションはスムーズに進むでしょう。