プロジェクトの進捗管理などを行う際、「マイルストーン」という言葉を耳にすることがあります。「マイルストーンを設定する」といった使い方が一般的ですが、具体的に何を意味しているのか疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。
今回は、マイルストーンの定義や設定するメリット、効果的に設定するためのポイントを解説します。マイルストーンと混同しやすい用語との違いにも触れていますので、ぜひ参考にしてください。
マイルストーンとはプロジェクトの中間地点のこと
マイルストーンとは、一定の間隔で立てられている標識のことを意味します。かつて、 1 マイルごとに石を置き、距離の目印に利用していたことに由来する言葉です。
ビジネスにおいてのマイルストーンとは、プロジェクトの中間地点を指します。プロジェクトの工程が長期間にわたる場合や、工程が複雑になると予測される場合に、あらかじめ設定しておく中間目標のポイントだととらえてください。このマイルストーンを設定することによって、プロジェクト全体に重要な影響を与えるポイントが明確になり、いつまでに何を完了させておくべきかが可視化されるのです。
マイルストーンとスケジュール・ガントチャート・タスクの違い
プロジェクトの進捗管理を行う際によく使われる用語として、「スケジュール」「ガントチャート」「タスク」といった用語があります。まずはこれらの用語と、マイルストーンとの違いを押さえておきましょう。
マイルストーンとスケジュールの違い
スケジュールとは、プロジェクト全体の日程をあらわす言葉です。これに対して、マイルストーンはプロジェクトの工程ごとの日程をあらわします。
例えば、工程 A が完了するまで工程 B に移行できない場合に設定されるのがマイルストーンです。一方、工程 A・B をまとめて全体の進行計画を立てておくことをスケジュールの策定といいます。全体のスケジュールが遅延することのないように重要な工程の完了予定時期を決めておき、予定通りに作業が進んでいるかを確認するために用いられるのがマイルストーンだと言えます。
マイルストーンとガントチャートの違い
ガントチャートとは、スケジュールをタスク単位で管理するための表のことを指します。各タスクの開始日と終了日を一覧化しておくことで、タスクごとの進捗管理や着手漏れを防ぐことがガントチャートを作成する主な目的です。
マイルストーンは、ガントチャートなどのスケジュール管理をより適切に行うために活用されるケースが多く見られます。中間目標であるマイルストーンを設定しておくことにより、遅延なく漏れなく進行しているのかを確認することが可能です。
ガントチャートがスケジュール管理表という「形式」であるのに対して、マイルストーンはスケジュール管理を適切に実行するための「手段」ととらえるといいでしょう。
マイルストーンとタスクの違い
タスクとは、プロジェクトを構成する一つひとつの作業のことです。たとえ大規模なプロジェクトであっても、やるべきことを小さな単位に細分化していくと、最終的には「作業（タスク）」になります。小さなタスクを抜け漏れなく着実に積み上げていくことで、大きな仕事を成し遂げられるのです。
マイルストーンは、タスクを積み上げていく過程で達成すべき目標として設定されます。漠然とタスクを処理していくのではなく、いつまでにどのタスクを完了させることで何を達成するのか、マイルストーン（中間目標）として可視化しておくことによって、タスクを遅滞なく進められるのです。
マイルストーンを設定するメリット
プロジェクト管理においては、しばしばマイルストーンが設定されます。マイルストーンを設定することによって、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。主なメリットとして、次の 3 点が挙げられます。
プロジェクトの進捗やスケジュールの管理がしやすくなる
プロジェクトの規模によっては、大勢の関係者が携わることがあります。誰が何をどこまで進めているのか、進捗状況が見えにくくなるケースは少なくありません。本来やるべきことが漏れていたり、タスクが重複していたりすれば、全体のスケジュールに悪影響が及ぶことも十分にあり得るでしょう。
マイルストーンを設定することで、完了させておくべきタスクと具体的な期限が明確になり、プロジェクトの進捗管理がしやすくなります。マイルストーンが達成されることによって、プロジェクトが順調に進んでいることを確認できるのです。
メンバーのモチベーションを維持しやすくなる
プロジェクト進行において、メンバーのモチベーションを維持しやすくなることもメリットのひとつです。特に長期にわたるプロジェクトでは、中間地点が設けられていることでメンバーは直近の目標を立てやすくなります。達成すべき具体的な目標が提示されることで、自身が今何をすべきかが明確になるためです。
また、マイルストーンを順調に達成していくことは、メンバーにとって充実感を得る要因にもなります。具体的な目標の達成を通じて、自身がプロジェクトに貢献できていることを実感するきっかけにもなるのです。
品質の管理がしやすくなる
マイルストーンを設定することは、プロダクトの品質管理にも役立ちます。求められている品質水準を小さな単位に分け、工程ごとに水準を満たしているかどうかを確認していくことで、最終的な成果物の品質水準を着実に達成できるでしょう。
プロダクトが完成するまで品質水準を満たしているかどうか不透明な状態では、未達による作業のやり直しなど、想定外のコストが発生するリスクを避けられません。品質水準をマイルストーンに設定しておくことで、こうした事態を回避しやすくなるのです。
マイルストーンを設定する際のポイント
マイルストーンは闇雲に設定すれば良いわけではありません。効果的にマイルストーンを設定するには、次に挙げる 5 つのポイントを押さえておくことが大切です。
プロジェクト完了までに必ず通過するポイントで設定する
マイルストーンを設定する目的はプロジェクトの進捗確認なので、マイルストーンはプロジェクトの開始から完了までの過程で必ず通過するポイントで設定しなくてはなりません。裏を返すと、プロジェクトの全工程をあらかじめ明確にしておかなければ、マイルストーンを適切に設定するのは困難です。
プロジェクトがどのような作業を経て完了まで到達するのか、十分に把握しておく必要があります。そのうえで、プロジェクト全体の進捗において重要な中間ポイントをマイルストーンに設定することが大切です。
ステークホルダーを明確にし、イベントごとに設定する
プロジェクトにはさまざまなステークホルダー（利害関係者）が存在します。どの段階でどのようなステークホルダーとのやりとりが発生するのかを押さえておかなければ、マイルストーンを適切に設定することはできません。
例えば、外部委託先の作業が完了するまで次の工程に進めない場合、マイルストーンは委託先の作業完了後に設定する必要があるでしょう。プロジェクトに関わるステークホルダーを明確にし、イベントごとにマイルストーンを設定するのがポイントです。
現実的なスケジュールであるかどうか
マイルストーンは、現実的なスケジュールに則って設定されていなければ、理想論で役に立たない「絵に描いた餅」になってしまいます。タスクの難度や担当者の処理能力を見極めたうえで、現実的に達成可能な条件で設定することが重要です。
非現実的なマイルストーンを設定すると実際のスケジュール管理で意味をなさなかったり、担当者が期日に間に合わせるために質の低い仕事をしてしまう原因になったりすることも考えられます。現実的なスケジュールになるよう、マイルストーンの設定に無理がないか各担当者に確認しておくといいでしょう。
タスクに漏れがなく、具体的なマイルストーンを設定しているか
マイルストーンを設定する前にプロジェクトに必要なタスクを洗い出し、できるだけ細分化しておくことが大切です。そもそもタスクが漏れている場合、マイルストーンを設定しても見落としているタスクは未完了のままになってしまいます。
マイルストーンはこなすべきタスクそのものではなく、タスクを積み重ねた結果として達成されるべきものです。タスクとマイルストーンを混同しないように注意してください。
マイルストーンを細かく設定しない
マイルストーンを細かく設定しすぎてしまうと、プロジェクト全体の進捗管理という本来の目的から逸脱しかねません。マイルストーンがタスク管理と変わらなくなってしまうことのないよう、適度な単位・期間で設定することを意識しましょう。
ひとつの目安として、マイルストーンはプロジェクトの重要な節目に設定するのが一般的です。商品開発であれば、「企画立案がいつまでに終わっていれば良いか」「商品設計はいつまでに完了させるべきか」といったように、まとまった単位で設定するのがポイントです。
Slack でマイルストーンを管理する
マイルストーンを設定したら、プロジェクトの進行中に適切な管理を行うことも重要なポイントです。プロジェクト管理ツールを活用し、関係者と適宜連絡をとり合いながら進捗状況を確認しましょう。
プロダクティビティプラットフォームの「Slack」をプロジェクト管理ツールと連携させることにより、管理ツールの通知などを Slack 上で確認できます。また、タスク単位で関係者とグループを作成すれば、必要な連絡や確認を随時送信することも可能です。マイルストーンの運用・管理に重要な役割を果たす円滑なコミュニケーションを、ぜひ Slack で実現してください。
適切なマイルストーンの設定でプロジェクト管理を円滑化しよう
マイルストーンはプロジェクトの中間地点をあらわし、特に工程が長期にわたるプロジェクトやプロセスが複雑なプロジェクトにおいては必須といえる、中間目標となります。マイルストーンを設定する目的をきちんと理解したうえで、タスク管理と混同することなく活用していくことが大切です。
今回紹介したメリットや設定時のポイントを参考に、ぜひマイルストーンをプロジェクト管理に役立ててください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。