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コミュニケーションとは?円滑に行う方法やメリットを紹介

コミュニケーションは人との関わり合いに欠かせない要素です。コミュニケーションを円滑にする方法やコミュニケーション能力が高い人の特徴などについてご紹介します。

Slack チーム一同作成2024年1月28日

コミュニケーションは、人との関わり合いに必要な要素です。コミュニケーションは、仕事でもプライベートでも必要ですから、失敗しないように注意しなければなりません。

今回は、コミュニケーションとは何かを整理するとともに、コミュニケーションを円滑にするための方法やコミュニケーション能力が高い人の特徴などについてご紹介します。ぜひ参考にしてください。

コミュニケーションとは意思疎通のこと

コミュニケーションとは、人と人がお互いの考えや感情を伝え合う意思疎通のことです。多くの人によって社会が形成されている以上、考え方や物事の感じ方は人によって異なります。お互いの考えや感情を伝え合い、人間関係を築いていくことが、コミュニケーションの重要な目的と言えるでしょう。

情報伝達とコミュニケーションの違い

コミュニケーションは、単に必要事項を伝えるだけの「情報伝達」とは異なります。それは、事実をありのまま伝えたとしても、相手の受け止め方次第では誤解が生じる可能性があるからです。コミュニケーションを円滑にするには、相手の立場や状況、感情に配慮することが求められます。

コミュニケーション能力が必要な理由

コミュニケーション能力が高くないと、伝える側が「伝えたつもり」「説明したつもり」になって成立しないこともあります。コミュニケーションを成功させるには、コミュニケーション能力の高さが必要です。
コミュニケーション能力の高い人は、人と人との関係性を築く能力が高いので、論理的な説明能力に加え、相手の興味を引く話し方ができます。そのため、コミュニケーション能力が高い人の話は、受け取る側にきちんと伝わり、理解されるのです。

コミュニケーションの種類

コミュニケーションにはさまざまな種類があります。主なコミュニケーションの種類は次のとおりです。

対話型コミュニケーション

対面で交わす会話のほか、電話やビデオ会議などで直接言葉を交わすのが対話型コミュニケーションです。リアルタイムで双方向のやり取りができる点が大きな特徴と言えます。

非言語型コミュニケーション

非言語型コミュニケーションは、ノンバーバルコミュニケーションとも呼ばれ、声のトーンや表情、視線、身振り、雰囲気などの情報で、コミュニケーションをとる方法です。実は、コミュニケーションで伝わる情報の 9 割以上を、こうした非言語要素が占めているともいわれています。アイコンタクトやジェスチャーによる意思疎通なども、非言語コミュニケーションです。

テキスト型コミュニケーション

テキスト型コミュニケーションは、メールやチャット、手紙といった文字によって交わされるコミュニケーションです。直接会話を交わす場合と比べて表現の幅が制約される一方で、文字として記録に残ることや、伝えるべきことをじっくりと時間をかけて考えられることはテキスト型コミュニケーションのメリットと言えます。

ビジュアル型コミュニケーション

ビジュアル型コミュニケーションは、図表やイラスト、画像・映像などによって情報やメッセージを伝え合うコミュニケーションです。言葉と比べて多くの情報を視覚的に伝えられるため、対話型コミュニケーションやテキスト型コミュニケーションを補完する手段として活用されるケースが多く見られます。

コミュニケーションが上手なメリット

コミュニケーションが上手な人は、どのような面でメリットを得られるのでしょうか。ビジネスとプライベートのシーン別に解説します。

ビジネス面で信頼関係を得られる

ビジネスシーンで、お互いの意見や考えを明確に伝え合えれば、信頼関係が強化されるメリットがあります。情報共有が円滑化し、業務がスムーズに進むことでストレスを抱える場面が減るでしょう。また、意思疎通をスムーズに図ることができればチームワークの向上も期待できます。コミュニケーションが上手なことは、ビジネスを円滑に進めるうえで重要なスキルです。

プライベートで人間関係が良好になる

プライベートでコミュニケーションが上手な人は、人間関係を良好に保てるため自分に自信を持つことができるメリットがあります。また、苦手なタイプの相手とも上手に付き合えるようになれば、感情のコントロールもしやすくなるはずです。

コミュニケーション能力が高い人の特徴とは

ビジネスシーンだけでなく、プライベートでもコミュニケーションは大切です。では、コミュニケーションが上手な人は、どのような特徴があるのでしょうか。ここでは、コミュニケーション能力が高い人に共通する特徴をご紹介します。

伝わることを重視

コミュニケーション能力が高い人は、自分が何を話したいか、どう伝えたいかではなく、相手に「伝わる」ことを重視しています。どう伝えるかではなく、どうすれば相手にうまく伝わるかを優先しているのです。

傾聴スキルが高い

自分から一方的に話すことに終始するのではなく、相手が話していることや伝えようとしていることに耳を傾けられるのも、コミュニケーション能力が高い人の特徴と言えます。相手としても、きちんと聞いてもらえると感じることで話しやすくなるでしょう。

ジェスチャーや話し方なども意識

話す内容だけでなく、ジェスチャーや話し方も意識している点がコミュニケーション能力の高い人の特徴です。聞き手は言葉以外から得られる情報も含めて受け取るため、より理解しやすくなるのです。

相手に興味や関心を持つ

相手に興味や関心を持つ人は、コミュニケーション能力の高い人が多いと言えるでしょう。相手の状況や感情に配慮して会話を交わすには、相手に興味や関心を持つことが前提となります。興味や関心があるからこそ、自然と親身になって話すことができるのです。

相手の気持ちがわかる

相手の言葉や様子から気持ちを察することができるのも、コミュニケーション能力が高い人の共通点です。相手がどう感じているかを尊重できれば、基本的に人間関係でトラブルが生じることは少ないでしょう。

相手のモチベーションを高める

感情を込めることで相手の感情を揺さぶることができるのも、コミュニケーション能力が高い人の特徴です。相手のモチベーションを高め、前向きな気持ちや雰囲気をつくることができます。

話が魅力的

会話の引き出しが多く、話が魅力的な人もコミュニケーション能力が高い人の特徴と言えます。相手の興味や関心、場の雰囲気に合わせて話題や言い回しを選ぶため、多くの人から共感や好感を得られるのです。

結論から先に話す

コミュニケーション能力が高い人は、伝えるべき結論から話しています。聞き手は話の全体像を把握したうえで耳を傾けるため、何を言いたいのかが理解しやすくなるのです。

的確な質問ができる

会話のなかで的確な質問ができる人は、コミュニケーション能力が高いと言えます。相手の話をきちんと理解しながら聞いており、自分にとって必要な情報を見極めているからこそ、的確な質問ができるのです。

話をまとめることができる

コミュニケーション能力が高い人は、話を上手にまとめることができます。話している趣旨や流れを正確にとらえ、頭のなかを整理しながら聞いているため、話の要点を上手にまとめられます。

相手に好感を持たれる

会話をした相手から好感を持たれるのも、コミュニケーション能力が高い人の特徴です。話しやすく、会話を交わしていて楽しかったという印象が強く残るからこそ、また話してみたいと思ってもらえます。

人を動かすことができる

コミュニケーション能力が高い人は、人が理屈ではなく感情で動くことを理解しています。感情をあらわす言葉を数多く知っており、適切に表現することで、相手の感情を動かすのです。

思考

コミュニケーション能力が高い人は、ポジティブ思考の人が多い特徴があります。これは、課題やトラブルに対しても、解決するための前向きな発言がメインとなるため、周囲との関係を築きやすいからです。

コミュニケーション能力が低い人とは

コミュニケーション能力が高い人と逆に、コミュニケーション能力が低い人にはどのような特徴が多く見られるのでしょうか。次の特徴に当てはまるようなら、改善を図ることでコミュニケーション能力の向上につながります。

相手の話を最後まで聞かない

コミュニケーション能力が低い人は、相手の話を最後まで聞かないまま自分の考えを話し始めてしまう特徴があります。相手が伝えたい趣旨を理解していないため、会話が食い違う状況を招きがちです。

伝えたいポイントが不明確

コミュニケーション能力が低い人の特徴として、伝えたいポイントが不明確な場合があります。結論から話していなかったり、伝えるべきことが絞られていなかったりすると、伝えたいことが伝わらず、コミュニケーションが成立しない原因となります。

相手に興味や関心を持たない

相手に興味や関心を持たないのも、コミュニケーション能力が低い人の特徴です。相手に興味や関心がないので、相手が置かれている状況や物事の感じ方にも意識が向きません。結果として、自分の意見を押しつけたり一方的な主張に終始したりしがちです。

相手の立場や考えを理解しようとしない

コミュニケーション能力が低い人は、相手の立場や考えを理解しようとしません。自分と相手は立場や考え方が異なることを前提にコミュニケーションをとれないので、自己主張に終始しやすくなります。相手の言葉の背景にある立場や考え方に対して、想像力を働かせる必要があるでしょう。

ネガティブ思考

コミュニケーション能力が低い人、発する言葉もネガティブになりがちです。課題やトラブルに対して建設的な提案や解決策を提案できないため、愚痴や不満を述べてしまいます。

コミュニケーションを円滑にする 5 つのポイント

コミュニケーションを円滑にするには、どのようなことを実践していけばよいのでしょうか。コミュニケーションの改善に役立つ 5 つのポイントを紹介します。

挨拶をする

コミュニケーションを円滑にするには、挨拶が最適です。丁寧な挨拶を欠かさないようにすることで、お互いの警戒心をやわらげますし、親近感を高められます。挨拶は円滑なコミュニケーションの土台を築くための重要なポイントといえるでしょう。

話す内容や話し方を工夫する

経緯や理由よりも先に結論を伝えたり、5W1H を意識したり、相手にとって理解しやすい内容にすることも、コミュニケーションを円滑にするポイントです。また、声量がある人は威圧的に聞こえないよう声のトーンを落としたり、声が低い人は聞き取りやすいようやや高めの声を出したりするなど、相手が受ける印象を意識して、話し方を工夫しましょう。

研修やワークショップに参加する

話し方や伝え方をテーマとする研修やワークショップに参加するのも、コミュニケーションを円滑にする方法です。コミュニケーションの基本的なノウハウを学ぶことで、コミュニケーション能力そのものを高める効果が期待できます。

共通点を見つける

会話を交わす相手との共通点を見つける努力をするのも、コミュニケーションを円滑にするために効果的です。多くの人は自分と共通点がある相手に親近感や好感を抱きます。相手にとって興味のある話題が見つかれば、コミュニケーションを図りやすくなるでしょう。相手との共通点を見つけようと意識することが、自然と相手に対して興味や関心を持つことにもつながります。

報連相を欠かさない

報告、連絡、相談(報連相)は、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションの基本です。相手が必要としている情報を見極め、整理して伝えることでコミュニケーションを円滑に図りやすくなるでしょう。伝えたつもりや説明したつもりにならないよう注意が必要です。

コミュニケーションプラットフォームとしての Slack

ビジネスにおけるコミュニケーションをより円滑にし、相互理解を深めるには、コミュニケーションツールとしてSlackを活用するのがおすすめです。Slack のおすすめ機能についてご紹介します。

チャンネルを活用したグループチャット

Slack のチャンネルに複数名のメンバーを招待することで、手軽にグループチャットが実現できます。リアルタイムに更新されていく会話形式でコミュニケーションを深めることで、お互いの状況を把握しやすくなるでしょう。

ダイレクトメッセージ

1 対 1 で伝えたほうがよい内容については、ダイレクトメッセージ(DM)を活用してコミュニケーションを図るのがおすすめです。ダイレクトメッセージを送る相手以外のメンバーはやり取りの内容が見られないため、デリケートな内容をやり取りする際に適しています。

ハドルミーティング

ハドルミーティングを活用することで、音声や映像によるコミュニケーションも可能す。チャンネルやダイレクトメッセージからハドルミーティングへと簡単に切り替えられるため、必要に応じて適切なコミュニケーション手段を選べるでしょう。細かなニュアンスを伝えたい場合や、双方向のやり取りを重視したい場合に最適なコミュニケーション方法です。

クリップ

クリップ機能を活用すれば、音声や動画などを相手が都合のよいタイミングで確認してもらうことができます。時差勤務などの都合上、常にリアルタイムでコミュニケーションを図れない状況であっても、必要な情報を共有しやすくなるでしょう。文字だけでは伝えにくい情報がある場合におすすめのコミュニケーション方法です。

canvas

canvas を活用することにより、画像や動画、文書などを手軽に共有・蓄積できます。会議の議事録や業務マニュアルなどを canvas で共有すれば、入社やプロジェクト参画の時期が異なるメンバーとの間で情報格差が生じるのを回避できるでしょう。同じ背景情報・業務知識にもとづいてコミュニケーションを図ることで、認識のズレが生じるのを防ぎやすくなります。

Slack コネクト

Slack コネクトとは、パートナーやベンダーといった社外の関係者とのやり取りを同じチャンネルで安全に行える機能のことです。メールや電話と比べて気軽にやり取りがしやすく、リアルタイム性の高いコミュニケーション手段を取り入れることにより、社外パートナーとのコラボレーションを強化できるでしょう。

AI を活用した検索

Slack AI を活用することで、スレッドの要約やチャンネルのハイライト要約、関連メッセージの検索などを素早く高精度で行えます。過去にやり取りされた内容をスピーディに見つけられるため、コミュニケーションの前提となる共有事項や決定事項に関する認識のズレを防げるでしょう。

コミュニケーションを円滑にして対人関係を豊かにする

コミュニケーションは単に情報を伝え合うというだけでなく、周囲との相互理解や感情の共有を深めるうえでとても重要です。コミュニケーションを改善していくことにより、仕事やプライベートを問わず対人関係がいっそう豊かなものになっていくでしょう。今回紹介したポイントを参考に、ぜひコミュニケーションの強化や改善を図ってみてください。

よくある質問

ビジネスでコミュニケーションが不足していると、お互いの意見や考えを適切に伝え合うことができず、誤解や行き違いの原因となるリスクがあります。信頼関係が揺らいだり、業務がスムーズに進まないことによるストレスが増加したりする事態を招くリスクもあるでしょう。意思疎通が不十分な状態が続くと、チームワークにも悪影響が及びます。コミュニケーションを十分に図ることは、ビジネスを円滑に進めるうえで重要なポイントといえます。
コミュニケーションを円滑にするには、丁寧な挨拶を欠かさないよう心掛けたり、相手に合わせた話し方をするよう意識したりすることが重要です。相手との共通点を見つけて話題にすることや、相手が必要としている情報を見極めて報連相を欠かさず行うことも大切でしょう。コミュニケーション能力そのものを伸ばすためには、話し方や伝え方をテーマとする研修やワークショップなどに参加するのも1つの方法です。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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