会議後のフォローアップメッセージのコツをマスター

会議を在宅で、オフィスで、または非同期的な方法で。どの場合でもやり方次第で、チームのワークフローは見違えるように変わります。

さらに、効果的な会議のあとに優れたフォローアップメッセージがあればなおよいでしょう。フォローアップメッセージは会議中の議論や成果をすべて記録し、ドキュメント化して伝えるものです。その書き方をこれから説明します。

会議のフォローアップメッセージが必要な理由

ガートナーの調査によれば、平均的なデジタルワーカーは週に 8 時間、すなわち丸 1 日分の時間を会議に費やしています。

会議の多い企業社会で、重大な論点の見落としは日常茶飯事です。予定がぎっしり詰まったカレンダーや個人的に重要な予定のために会議を早退あるいは欠席せざるをえない人もいるでしょう。会議後にフォローアップメッセージを送れば、目的をはっきりさせ、説明責任をしっかりと果たすことができます。また、出席できなかったチームメンバーのための記録にもなります。

フォローアップメッセージでは議事録、実施項目リスト、関係者の割り当て、今後の会議予定などを伝えられるため、会議に出席できなかった（あるいは、あまり集中していなかった）人がいる場合でも、チーム全員が最新情報を把握できます。また、その会議自体に関するフィードバックを集める機会にもなります。

一方、フォローアップがないと、誤解や連絡不足、締切忘れに陥りがちです。フォローアップメッセージの作成方法を身につけ、こうしたミスの芽を早めに摘み取るようおすすめします。

会議後のメールに入れるべき内容

長年、企業での連絡手段の主役はメールでしたが、時代は変わりました。今や従業員の手元には Slack などのインテリジェント プロダクティビティプラットフォームがあり、非同期型コミュニケーションはこれまでにないほど手軽になっています。

もちろん Slack でできることは、ただ同僚にメッセージを送るだけではありません。Slack コネクトで社外の人と仕事を進めたり、Elevate を使って Salesforce 経由で案件を追跡・管理したりすることもできます。しかし、会議のフォローアップに関しては基本的な機能を使うとよいでしょう。

ダイレクトメッセージや Slack チャンネルに議事録を投稿してもよいですし、Slack ハドルミーティングを使用した会議なら、ハドルミーティングを開始した DM かチャンネルも使えるでしょう。あるいは、チームメンバーが都合のよいときに視聴できるように、クリップを録音・録画することもできます。

フォローアップには以下の内容を記載するようにします。

感謝の一言

感謝を示すことはとても効果的です。アメリカ心理学会が実施したある調査では、職場で尊重されていると感じている従業員の 90 % 以上が、最高のパフォーマンスを発揮する意欲が湧くと回答しています。

議論の要点の箇条書き

調査によれば、議事録を取ることは一般に「よい」会議の指標とみなされます。会議の議事録は数点のハイライトに絞りましょう。最近は、信頼性の高い議事録を作成可能な AI を活用した記録ツールが数多くあります。Slack にお気に入りのツールを連携させましょう。

実施項目

議事録には実施項目や関係者の割り当て、締切などを入れます。こうした詳細を文書化しておけば、各自が責任を果たし、プロジェクトを予定どおりに進められます。Slack を使う場合、フォローアップメッセージで特定の相手をメンションすれば、相手に気づいてもらいやすくなります。

フィードバックを求める

会議の時間がチームにとって有益だったかどうかを確認するため、参加者からのフィードバックを集めることもおすすめです。フォローアップは、意見や提案を集める絶好の機会になります。Slack 社内では、全社会議のあとに投票を使ってフィードバックを収集しています。

効果的なフォローアップメッセージ作成のヒント

フォローアップに必要な内容は以上のとおりですが、それに加えて「よい」フォローアップの条件とは何でしょうか。

責任の明確化

まず、誰が各フォローアップメッセージの送信を担当するのか決めておく必要があります。例えば、会議の議事録担当を指名した場合は、その人にフォローアップの送信も依頼します。

迅速なフォローアップ

それぞれの会議が終わったらすぐに、できればその日のうちにメッセージを送ります。

適切なプラットフォームを選択

受け手に対して、フォローアップを最も効果的に届ける方法を決めます。メール、チャンネル、複数人でのダイレクトメッセージなどが考えられますが、Slack では常にチャンネルで共有することをおすすめしています。そうすれば、参加者が会議後も意見交換を続けることができるからです。

相手を知る

会議にとって欠かせない人と、そうでない人を明確にし、会議内の情報を必要とする人が誰でもフォローアップを確認できるようにします。不必要に、大人数が参加するあちこちのチャンネルにフォローアップをばら撒くことも避けましょう。

会議後の議論を開始

会議終了後もチームの議論が続く場合があります。特定の項目について、非同期的な方法で詳細を詰めることにメンバーが同意した場合、その会話をフォローアップメモで開始します。また、会議後にアイデアや懸念事項が浮かんだら、共有するようチームに促すこともできます。

Slack では、スレッドを使ってメッセージを投稿し、会話を整理できます。

会議のフォローアップメッセージの例

わかりやすく一貫性のあるメッセージを作成するには、テンプレートを使うとよいでしょう。以下にいくつかの例を用意しました。

どのテンプレートを選択した場合でも、自分の組織、チーム、製品、ミッション、送る相手に合うように、必ずカスタマイズしてください。

チームメンバー向けテンプレート

@channel [本日 / ミーティング日]はお時間をいただきありがとうございました。皆さんのおかげで、多くの問題を話し合うことができました！

本日の議論のまとめです。

• [議論の要点をまとめる]
• [箇条書きを活用しましょう！]

会議の議事録と実施項目リストへのリンクを共有します。各項目の関係者と締切も記載してあります。

[次回のミーティング日]に再度集まって進捗を報告し、[次回の議題]について話し合いましょう。近々会議依頼を送ります。

質問、アイデア、フィードバックがあれば、遠慮なく返信してください。

よろしくお願いします！

顧客向けのテンプレート

@[顧客の Slack ID]さま、お世話になっております。[会社名 / 製品]に関する会議のフォローアップでご連絡いたしました。

[本日 / ミーティング日]は、[会社名 / 製品]の件でお話しする時間をいただき、ありがとうございました。大変充実した議論ができましたこと、感謝しております。

[本日 / ミーティング日]の会議の要約と、ご依頼の情報をお送りいたします。貴社について確認した結果、弊社がお力になれると自負しております。実際にこれまで[会社名]は貴社のような組織とうまく協業し、課題を解決するお手伝いをしてまいりました。

さらに詳しい情報をお伝えするため、改めて今後の可能性についてお話できれば幸いです。[ミーティング日と時間]のご都合はいかがでしょうか。

本日はお時間をいただき、ありがとうございました。ご質問があればご遠慮なくお問い合わせください。

会議のフォローアップを送るための適切なツールを選択する

「よい会議」と同様に、効果的なフォローアップはコミュニケーションの促進、最新情報の共有の徹底、進捗の追跡に役立ちます。またフォローアップによって、チームメンバーや顧客の信頼、説明責任、サポートを加速できるでしょう。こうした重要な要素はすべて、仕事におけるさまざまな関係を強化します。

Slack のプラットフォームは、こうした関係に役立つよう構築されました。Slack で効果的なコラボレーションを行う方法は、営業担当者にお問い合わせください。