仕事をしていくなかで、さまざまな会議に参加したり、自身が会議を招集したりするケースがあるでしょう。ですが、会議の基本的な進め方を十分に理解できているかと問われると、「社内の慣習どおりに進めているだけで、正しい進め方かどうかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
今回は、会議の基本的な進め方や流れのほか、結論を出す方法について、わかりやすく解説します。会議に先立って準備しておくべきことや、会議中に実践しておくべきことも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
会議が行われる目的とは？
会議は多くの企業で日常的に行われています。会議にはいくつかの種類があり、開催する目的が大きく異なります。目的別に見た主な会議の種類は次のとおりです。
会議を成功させる条件
会議は、ただ開催すればよいというわけではありません。討論の方向性がぶれたり、参加者が納得できない結論になったりしては意味がありません。
会議を成功させるには、次の条件を満たすことが必要です。
会議の基本的な流れ
会議は、種類や目的によって多少変わりますが、流れを押さえておくことが大切です。会議を無意味なものにしないためにも、基本的な流れを押さえておきましょう。
1. 目的やゴールの共有
ゴール地点が決まっていないマラソン競技が存在しないように、会議においても終着点を確認し、参加者間で共有しておくことは必須条件と言えます。会議の目的やゴールを共有し、趣旨を理解しておくことが円滑な会議運営の第一歩です。
2. 意見交換やアイデアの創出
会議当日に複数の関係者が集まって話し合う意義は、意見交換やアイデアの創出を積極的に行うことにあります。連絡や資料の読み合わせに終始するのであれば、メールやチャットで必要事項を伝えるだけで十分です。
3. 納得できる合意形成への収束
会議内で出された意見やアイデアを取りまとめ、会議の結論として採用すべき案を取捨選択します。必要に応じて異なる意見間の調整を行ったり、複数のアイデアを融合したりすることで、参加者が納得できる合意形成に至ることが重要です。また、この時点で得られた結論は、会議を開催する目的の達成につながる必要があります。
4. 結論を活動に展開
会議を経て出した結論を、以降の活動に反映させていきます。現場に決定事項を共有し、各担当部門で着実に実行してもらうことが大切です。会議で決定したことが実践されない、現場で重要視されないといった状況では、会議そのものが形骸化していく原因になります。
会議で結論を出す方法
会議では、最終的な結論を導き出すことが重要です。続いては、さまざまな意見をまとめ、結論を出すための方法を紹介しますので、会議の種類に合わせて最適な方法を選びましょう。
多数決
多数決は、挙がったアイデアのうち支持するものを参加者に投票してもらい、最も多くの支持を得たものを採用する決め方です。支持者の人数でアイデアを取捨選択できるため、結論を短時間で明確に出せるメリットがあります。一方で、斬新なアイデアは多くの支持を得にくく、無難なアイデアが採用されやすい傾向がある点に注意が必要です。
リーダーが決断
現場の意思決定権がリーダーにある職場であれば、リーダーが会議の結論を出す方法もあります。会議での討議をもとにリーダーが採択するのであれば、合理的な結論の出し方と言えるでしょう。
一方で、リーダー自身が推すアイデアや好みが反映されるケースも十分に想定されることから、不公平感が残る可能性もあります。多数決と組み合わせることで、現場の総意を踏まえてリーダーが最終決断を下すのもひとつの手です。
定めた判断基準で決める
定めた判断基準をもとに、会議の結論を出す方法もあります。例えば、「実現可能性」「効果の高さ」「コスト面」といった項目ごとに点数をつけ、合計点数の高い案を採用する方法などです。結論が導かれるプロセスが可視化されるため、参加者が納得しやすい決め方と言えるでしょう。ですが、判断基準そのものを討議して決める必要があるため、結論を出すまでに時間を要します。
会議を円滑に進めるための事前準備
続いては、実際に会議を行うための事前準備について解説します。会議が成功するかどうかは、事前準備にかかっています。ぜひ、下記のポイントを参考に、事前準備をしてください。
会議の目的や情報の共有
会議に向けた準備の第一歩は、「何を討議するための会議か」を参加者に共有し、趣旨を理解してもらうことです。参加者が会議に突然招集され、目的が不明のままの席に着くことがないようにしましょう。
会議で何が話し合われるかが周知されていれば、参加者は当日までに必要な情報を収集したり、確認が必要な事項のリサーチを進めたりできます。この時点で判明している情報やデータがあれば事前に共有し、参加者が個々にリサーチする手間を防ぐことも大切なポイントです。
機材などの準備
開催会場となる会議室を押さえる際には、会議の目的に合った機材が使用できるかどうかを確認しておく必要があります。
例えば、ホワイトボードやプロジェクターを使用する可能性が高いようなら、それらの機材や設備が利用可能な会議室を選ばなければなりません。会議当日に機材不足や不備が判明して慌てることのないよう、準備物のリストなどを作成しましょう。
問題提起などを知らせておく
会議を有意義なものにするには、当日に討議の中心となる問題提起などを事前に参加者へ知らせておくことが大切です。詳細な議題が決まっていない場合は、議題のもととなる概要を共有しても構いません。
例えば、「新企画の検討」と伝えた場合、具体的にどのような企画を考えておけばよいのか参加者はイメージできません。そこで、討議内容として「需要が縮小しつつある◯◯に代わる新商品の投入に向けてアイデアを募りたい」といった、具体的な問題提起を知らせておく必要があります。
アジェンダや会議資料を事前に配布
アジェンダや各種資料は会議当日に配布するのではなく、事前に共有しておきましょう。参加者がまえもって目を通しておくことにより、会議当日の読み合わせが不要になります。
また、参加者が会議当日までに無理なく目を通せるよう、配布する資料が多くなりすぎないよう厳選しておくことが重要です。
会議で意見が出せるよう宿題を出す
会議で活発な意見交換がなされるようにするには、事前に宿題を出して意見やアイデアを考えてきてもらうといいでしょう。
参加者に問題提起や資料を共有したからといって、全員が意見やアイデアを用意した状態で会議に参加するとは限りません。宿題になれば各自が発言内容を準備した状態で会議に参加しますので、議題から脱線したり、会議中に沈黙したりすることを回避できます。
ビデオ会議で移動時間を削減する
遠方の支社や支店などから会議に出席する参加者が含まれている場合、会議全体をビデオ会議で実施するか、会議室にウェブカメラやマイクを設置してハイブリッド会議にするといいでしょう。ビデオ会議を導入することで、移動時間を削減できます。
参加メンバーを厳選し、役割を決める
参加メンバーを厳選し、特に意見やアイデアを求めたいメンバーに参加してもらいます。会議に参加する人数が多すぎると、発言しないまま会議を終えるメンバーが出てくる可能性があるのです。
また、参加者に進行や書記などの役割を割り振ることで、当事者意識を持って参加してもらいましょう。
会議を円滑に進めるためにすべきこと
続いては、会議当日の進め方のポイントを解説します。会議をスムーズに進行するには、次の 4 点を押さえておくことが大切です。
ファシリテーターを立てて進める
ファシリテーターを立てて会議を進めることで、意見交換が活発に行われる有意義な会議になるでしょう。ファシリテーターとは、会議のスムーズな進行を支援する人を指します。参加者に発言を促したり、議論の脱線を軌道修正したりすることで、会議の目的達成へと導くのがファシリテーターの役割です。
アイスブレイクで雰囲気を和ませる
堅苦しい雰囲気のまま会議が進行しないよう、アイスブレイクを挟むといいでしょう。参加者の間に遠慮や緊張が残っていると、会議内で積極的に発言しにくくなる可能性があります。会議の冒頭で軽めの話題を提供して、場の雰囲気を和ませることが大切です。
議論にずれが生じたら戻す
必要に応じて会議の目的や目指すべきゴールに立ち返り、議論を本来の趣旨へと戻しましょう。会議中に討議の内容が特定の議題に偏ってしまったり、議論が本題からそれてしまったりするケースは少なくありません。限られた時間内で有意義な討議を行うには、議題に沿って会議が進むよう軌道修正する必要があります。
批判だけでなく代替案を出すようにさせる
参加者の意見に対して反対意見を述べる際には、批判に終始することのないよう、代替案を出すよう徹底してください。反対意見は代替案とセットで述べるよう徹底することにより、建設的な議論が交わされやすくなります。
また、ほかの参加者の意見を安易に批判できなくなるため、心理的な安全性を確保しやすくなる点も大きなメリットです。会議内での発言ルールとして、会議の冒頭で参加者に周知しておくのもいいでしょう。
効率的な会議の実現に役立つ Slack の機能
会議の効果を高めつつ効率的な会議運営を実現するには、インテリジェント プロダクティビティプラットフォームの Slack がおすすめです。ここでは、会議をスムーズに進めるうえで役立つ Slack の機能について紹介します。
事前準備としてチャンネル投稿やクリップで行う
事前準備として必要な報告や情報共有を済ませておけば、会議中は意見交換や討議に集中しやすくなります。Slack のチャンネル投稿やクリップを活用すれば、会議当日までに必要な情報を報告・収集しておくことが可能です。
クリップでは画像や動画を簡単に投稿・共有できるため、文字だけでは伝わりにくい情報も手軽に共有できるでしょう。
ワークフローやアプリ連携で定例会議を削減
Slack のワークフローを使って進捗状況をフォームで収集すれば、これまでのように定例会議で進捗報告をする必要はありません。また、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールなどと連携することでも、状況を把握することが可能です。会議で共有すべき情報を減らせれば、結果として定例会議の開催回数そのものを削減できるでしょう。
基本的な情報共有は Slack 上で行い、顔を合わせて話し合う必然性のある議題のみ定例会議で取り上げることで、定例会議の開催効果をいっそう高めることにもつながります。
突発的な対応や簡易な相談は、ハドルミーティングを使って対応する
業務で発生する突発的な対応や簡易な相談事は、次回の会議を待つことなく行いたいものです。Slack のハドルミーティングを使えば、テキストでは書きにくい内容でも口頭で相談できますし、必要な回答を迅速に得ることができます。ハドルミーティングはチャンネルダイレクトメッセージ（DM）から開始できるので、メッセージをやりとりするなかでより詳細な説明や回答が必要になった際に便利です。
議事録やアジェンダなどは canvas に集約し、社内のナレッジとして蓄積する
会議のアジェンダや議事録、配布資料などを canvas に集約していくことにより、社内のナレッジとして活用できます。canvas にはテキスト情報はもちろんのこと、文書ファイルや画像・動画などを簡単に埋め込めるため、会議で使用する資料類を見やすくまとめられるのです。
また、Slack 上で検索することにより、必要な情報を素早く見つけることもできます。会議終了後も「どのような結論に至ったのか再度確認したい」「いつ決定したのか履歴を調べたい」といった際に、短時間で効率良く情報を探せるでしょう。
Slack コネクトで社外との会議を削減し、効率化する
Slack コネクトを活用することで、社外の関係者ともスムーズにやりとりができます。社外関係者が参加する会議の場合、事前の情報共有や資料のやりとりが必要になる場合もあるでしょう。
Slack 上で伝え合える情報量が増えることによって、会議当日に確認・伝達すべき事項を減らせます。結果として会議の回数や時間を削減し、効率化を図ることができるのです。
会議の進め方や注意点を押さえて、スムーズな運営を実現しよう
効率的で効果の高い会議にできるかどうかは、進め方や運営上の注意点を押さえているかどうかで決まります。
今回紹介したポイントを参考に、効率的かつ効果の高い会議運営を実現しましょう。意見交換や情報共有が日常的に行われるようになり、日々の業務も進めやすくなるはずです。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。