会議の開催方法として Web 会議（ビデオ会議）は一般的なものとなりつつあります。しかし、通常の会議と異なる Web 会議の議事録をどのように作成すべきか、迷ってしまったことはないでしょうか。
今回は、Web 会議の議事録を効率よく作成する方法や、議事録に必要な項目や書式についてわかりやすく解説します。Web 会議終了後の迅速な議事録作成に、ぜひ役立ててください。
Web 会議の議事録を作成する目的とは？
対面での会議か Web 会議かを問わず、会議終了後には議事録を作成する必要があります。議事録を作成する主な目的は次のとおりです。
決定事項の共有
議事録には、Web 会議で決定したことや、決定までの経緯を記載します。Web 会議のメンバーはもちろんのこと、Web 会議に参加しなかった関係者にも決定事項を正確に共有する必要があるからです。
認識のすり合わせ
Web 会議で話し合った内容について、参加者の間で認識の相違がないかをすり合わせることも、議事録を作成する目的のひとつです。各参加者が議事録を確認することで、誤解や行き違いを防ぐ必要があります。
発言者の明確化
誰の発言によって決定したのかを明確にすることも議事録の目的と言えます。責任の所在を明確にし「言った」「言わない」のような問題を防ぐことが大切です。
必要なタスクの確認
Web 会議での決定事項を受けて、具体的にどのようなタスクが発生するのかを確認する目的もあります。議事録にタスクを記載しておくことで、誰が、何を、いつまでにやるべきかがクリアになるでしょう。
備忘録にする
議事録は、過去の Web 会議で取り上げた議題や話し合った内容を記録しておく備忘録的な役割も果たします。後日振り返りができるように、議事録をいつでも見られる場所に保管しておくことが大切です。
Web 会議の議事録を効率的に作成する方法
Web 会議の議事録は、通常の議事録と同様、作成に時間がかかります。議事録を効率よく作成する方法は下記のとおりです。
共有ドキュメントツールを活用
議事録作成を共有ドキュメントツールで行えば、複数人で編集できて効率的です。Web 会議中に共有ドキュメントを開いておき、会議で話し合った内容を同時並行で記載していくとよいでしょう。
自動議事録作成ツールを活用
Web 会議を録音すれば、音声認識と文字起こしが可能な自動議事録作成ツールを活用できて効率的です。しかし、専門用語が多く使われる場合、正確な音声認識が困難なケースも少なくありません。ツールを使うことで逆に修正の手間がかかることのないよう、自動議事録作成ツールを活用できる会議かどうかを判断しましょう。
レコーディング機能と文字起こし機能を活用
自動議事録作成ツールがなくても、Web 会議ツールのレコーディング機能と文字起こし機能を活用すれば、効率的に議事録を作成できます。正しく文字起こしができているかどうか、収録した音声と照合して確認しましょう。
複数人で議事録を作成する
複数人で議事録を作成することも効率的です。Web 会議では各参加者がパソコンやタブレット端末を使用するため、参加者は誰でも議事録を作成できます。複数人で議事録を作成すれば、漏れがないかを突き合わせて確認できますので、精度も高められるでしょう。
Web 会議システムの機能を活用
Web 会議の様子を録画するなど、Web 会議システムの機能が議事録作成に役立つ場合もあります。収録した映像をもとに議事録作成を進めることで、各参加者の発言内容や決定事項の記載漏れを防げるからです。
画面キャプチャを利用
画面共有された資料を掲載したい場合は、画面キャプチャを利用すると効率的です。キャプチャした画像を掲載することで、言葉だけで説明するよりも理解しやすい議事録にもなります。
ホワイトボード機能を活用
Web 会議システムのホワイトボード機能も、議事録作成を効率的に行うために役立ちます。ホワイトボードには議論の経緯などが記録されているため、保存したホワイトボードを参考にすれば、話し合いの流れや趣旨をより正確に思い出しやすくなるでしょう。
チャット機能を活用
Web 会議システムのチャット機能を活用することで、議事録作成を効率的にできます。会議中にメンバーから参考資料の URL リンクなどをチャット機能でもらっておけば、後から聞いたり自分で探したりする手間はかかりません。
ただし、Web 会議システム上でやりとりしたチャットの履歴は、設定によってはシステムを閉じると閲覧できなくなってしまうので注意が必要です。
Web 会議の議事録に必要な項目と書式
Web 会議の議事録には、どのような項目を設ける必要があるのでしょうか。議事録に適した書式と併せて、押さえておくべきポイントを解説します。
概要欄に記載する項目
議事録には「概要」欄を設け、以下の項目を記載しましょう。
参加者は原則として敬称略で記載し、役職や所属部門・企業名などを併記します。いつどのような目的で会議が開催され、誰が参加したのかをわかるようにしておくことが大切です。
議事録内に記載する項目
議事録内の本文には、以下の項目を設けましょう。
会議の内容によって必要な項目・不要な項目があります。そこで、雛型にはすべての項目を列挙しておき、必要に応じて取捨選択しましょう。
書式
議事録の基本的な書き方を統一しておくことも大切なポイントです。特に複数人で議事録を作成する際には、以下の注意点を周知しましょう。
議事録作成に Slack を活用する方法
Web 会議の議事録作成は、コミュニケーションツール「Slack」を活用すると効率的に進められます。議事録作成に Slack を活用する方法を見ていきましょう。
議事録やアジェンダを掲載する専用チャンネルを利用する
Web 会議の議事録やアジェンダは、Slack の専用チャンネルを利用して共有すると便利です。Web 会議に参加したメンバーはもちろんのこと、参加しなかった関係者にも会議の内容や決定事項を手軽に共有できます。議事録やアジェンダの掲載専用チャンネルにすることで、過去の会議内容をチャット上で検索し、必要な情報を素早く見つけやすくなるでしょう。
議事録を canvas に集約し、社内のナレッジとして蓄積する
Web 会議の議事録を Slack canvas に順次し、集約していくのもおすすめの方法です。canvas には文書ファイルのほか、画像・動画ファイルなども埋め込むことができます。Web 会議で使用した資料やホワイトボードのキャプチャなども併せて蓄積していくことで、社内のナレッジとしても役立つでしょう。文書ファイル内の記載内容も含めて検索できるため、目的とするナレッジを簡単に見つけることができます。
Web 会議の議事録作成を効率的に進めよう
Web 会議は離れた場所にいる相手とも手軽に会議できることが魅力です。ですが、議事録を作成するには、通常の会議とは異なる工夫が求められます。今回紹介した作成のポイントなどを参考に、ぜひ Web 会議の議事録作成を効率的に進めてください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。