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生産性

プロジェクト管理を成功させるために知っておくべき知識とは?

プロジェクト管理の対象は、非常に幅広い範囲にわたります。プロジェクト管理の基本や管理すべき項目、フェーズごとの流れについて紹介します。

Slack チーム一同作成2024年1月26日

プロジェクト管理の対象は、非常に幅広い範囲にわたります。具体的に何をどのように管理すればよいのか、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

今回は、プロジェクト管理の基本から具体的に管理すべき項目、フェーズごとのプロジェクト管理の流れについてわかりやすく解説します。プロジェクト管理を成功させるためのポイントも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

プロジェクト管理とは全体の進捗や品質の管理を行うこと

プロジェクト管理とは、プロジェクト全体の進捗管理や品質管理を行うことを指します。プロジェクトを計画どおりに進めるには、人・物・金・情報・時間を適切にコントロールする必要があるでしょう。そもそもプロジェクトは、目的と期日(納期)、予算が決まっており、それらを達成するために結成しています。限りあるリソースを効果的に活用し、目的を達成するにはプロジェクト管理が欠かせません。プロジェクト管理でコントロールすべき対象や管理する目的、得られる効果とリスクについて押さえておきましょう。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の目的は、大きく分けて 2 つあります。1 つはプロジェクト要件の達成です。求められている品質の成果物を、期日までに完成するよう進捗管理を行わなくてはなりません。

もう 1 つは利益の最大化です。予算内でプロジェクトを完遂するのはもちろんのこと、できる限り利益を確保する目的もあります。経費や人員、工程の無駄を削減し、品質を犠牲にすることなくコストを抑えるため、プロジェクト管理が必要になります。

プロジェクト管理に失敗した場合のリスク

プロジェクト管理に失敗した場合、成果物の納期を遵守できないおそれがあります。また、納期を守れたとしてもクオリティが低下してしまい、顧客の信頼を失いかねません。仮に納期・クオリティをどちらも満たしていても、プロジェクトの予算を超過してしまい金銭的な被害が発生する可能性もあります。このように、納期・クオリティ・予算管理にかかわる重大なリスクを回避するために、適切なプロジェクト管理が求められているのです。

プロジェクト管理の効果

プロジェクト管理を適切に行うことで、どのような効果が期待できるのでしょうか。結果とプロセスの両面から、プロジェクト管理の効果について解説します。

リーズナブルで高い品質の製品やサービスが作れる

プロジェクトが適切に管理されることで、コストの低減と成果物の品質向上が実現しやすくなります。結果として、より適正な価格で品質の高い製品やサービスを生み出せるのです。ユーザーにとって、リーズナブルで質の高いものを購入できることは大きなメリットなので、企業としての優位性を獲得しやすくなります。

プロジェクト目標の達成や納期遵守がスムーズ

プロジェクトの目標を達成し、納期を遵守できることもプロジェクト管理の効果です。プロジェクトの進行中、不測の事態が発生するケースは決してめずらしくありません。進捗管理や予算管理を徹底することで、トラブルが起きたとしても納期を遵守できるでしょう。このように企業としての信頼を獲得し、ブランド力を高めていくうえでプロジェクト管理は重要な意味を持っています。

プロジェクト管理の対象

プロジェクト管理の対象は、人・物・金・情報・時間です。これらをより細分化していくと、プロジェクト管理で注意すべき項目は以下のように区分することができます。

統合管理

統合管理とは、プロジェクトの開始から終了までに必要とされる、全体の指揮や調整を指します。コストとスケジュールがトレードオフの関係になっている場合、どちらを優先すべきか適切に判断しなくてはなりません。プロジェクトの成否を左右しかねない重要な判断と意思決定を行うことが統合管理と言えます。

調達管理

プロジェクトの遂行に必要なリソースの調達と契約の管理を行います。例えば、製品のデザインを外部のデザイナーに委託するのであれば、適任のデザイナーについて、費用やスキルなどを考慮して適切に判断しなくてはなりません。また、業務を委託し契約を締結していくプロセスも、計画的に進めていく必要があります。

コスト管理

予算内でプロジェクトを遂行し、できる限り利益を確保するには、適切なコスト管理が欠かせません。プロジェクトには予算が設定されていますので、各種費用を見積もり、予算超過のリスクを回避することもプロジェクト管理に求められています。

リスク管理

プロジェクトで発生するリスクを想定し、あらかじめ対策を講じておく必要があります。また、万が一トラブルが発生した際には適切に対処し、プロジェクト全体への影響を極力抑えることが大切です。すでに顕在化しているリスクだけでなく、プロジェクトが抱える潜在的なリスクも含めて対応が求められます。

スコープ管理

どの段階で・誰が・何を・どこまで完了させるかを明確にし、計画どおりに進行しているか段階を踏んで確認していくのがスコープ管理です。スコープとは、プロジェクトの途中段階で求められる品質の基準と、それらを実現するために必要な作業範囲のことを指します。スコープ管理を適切に行うことにより、プロジェクトで完了させておくべき作業の抜けや漏れに気づくことができるのです。

要員管理

プロジェクトに携わる関係者の負荷が偏ることのないよう、適切な人員を選出し配置する要員管理も必要です。作業内容や求められる知識・スキル・経験を見極め、過不足なく人員を割り当てていかなければいけません。社内メンバーのほか、外部委託先や取引先など社外の関係者も要員管理の対象です。

コミュニケーション管理

コミュニケーションのルールを策定し、必要な時にやりとりができる手段や経路を確保しておくコミュニケーション管理も必要です。プロジェクトメンバーが必要な情報をスムーズにやりとりし、共有できる仕組みは欠かせません。また、適切にコミュニケーションが図られているか監視し、必要に応じてミーティングの場を設けることも大切です。

品質管理

成果物の最終的な品質目標を決め、達成するための計画策定と進捗管理を行うのが品質管理です。作業内容の測定・監視・記録を行い、目指す品質を達成することが可能な工程が実現されているか確認します。途中経過における品質管理を細かく行うことにより、最終的な成果物の品質保持が可能になるのです。

スケジュール管理

プロジェクト計画に対して実作業が順調に進んでいるか随時確認し、スケジュール管理を行います。工程表やガントチャートを活用し、計画と実績を可視化したうえで現状を正確に把握することが大切です。作業実態を正確に把握するための報告体制の整備や、計画に対して遅延が発生した場合の対処もスケジュール管理に含まれます。

ステークホルダー管理

プロジェクトに参加しているステークホルダーに目を配り、利害関係を適切に管理していくことも必要です。プロジェクトには立場の異なる多方面の関係者が参画することになるため、各方面の意見が対立したり、競合したりすることも少なくありません。互いの利害関係を把握しつつ、コミュニケーションを図ることで妥協点を探る必要があるでしょう。

プロジェクト管理の流れ

プロジェクト管理に求められる役割は、プロジェクトのフェーズによって異なります。具体的には、次の流れに沿ってプロジェクト管理を進めていくのがポイントです。

準備フェーズ

プロジェクトの準備段階の準備フェーズでは、プロジェクト目標の確認と設定を行います。納期や予算をはじめ、ゴールが設定されているプロジェクトなどの前提条件を把握しておくことが重要です。前提条件に関する認識に誤りがあると、以降の計画フェーズや管理フェーズを適切に進めることができません。必要な情報を抜け漏れなく収集し、プロジェクト始動にあたって準備を整えましょう。

計画フェーズ

計画フェーズでは、準備フェーズで収集した情報を元に、必要とされるタスクの洗い出しを行います。タスクを項目に分けて時系列に整理し、スケジュールへと落とし込んでいきましょう。各タスクを具体的に誰が何人で担当するのか、どれだけの期間で完了させる必要があるのかなど、詳細に計画することが大切です。

また、タスク発生が不明確なプロセスがあれば、曖昧な点があることがわかる状態にしておく必要があります。想定外のトラブルなどが発生することも織り込み、余裕をもたせてスケジュールを策定してください。

管理フェーズ

プロジェクトが実際に動き始めてからは管理フェーズとなり、進捗状況を随時把握していく必要があります。遅延やトラブルが発生する兆候が見られた際には、重大な問題に発展する前に対策を講じておくことが重要です。

あらゆるタスクがスケジュールどおりに進行するとは限りません。必要に応じて軌道修正を行い、納期の遅延リスクを最小限に抑えることが求められます。メンバー間で必要な情報が共有されているか、適切なコミュニケーションが図られているかを見極め、コミュニケーションの改善を図っていくことも大切です。

クローズフェーズ

クローズフェーズでは、プロジェクト全体を通じて得られた成果を検証し、以降のプロジェクトに活かすための反省点を含めて振り返りと総括を実施します。きちんと総括を行っておくことで、今後のプロジェクト管理の精度を、いっそう高められるでしょう。

プロジェクト管理の方法

プロジェクト管理を実践するには、さまざまな方法があります。ここでは、代表的なWBS とガントチャートについてご紹介します。

WBS(Work Breakdown Structure)

WBS は、作業分解構成図とも呼ばれるプロジェクト管理の方法で、タスクや作業単位に分解した各要素をツリー状に構造化して表します。プロジェクトを構成するタスクや作業が可視化されるため、全体の作業内容や工数を把握しやすいのが特徴です。タスク同士の関連や優先順位がわかりやすく、作業効率を高める効果が期待できます。しかし、大規模プロジェクトの場合は膨大な量のタスクが存在するため構造化に時間を要したり、プロジェクトの全体像がわかりづらくなったりするケースもあります。

ガントチャート

ガントチャートは、縦軸にタスクと担当者、横軸に日程を設定した帯状のスケジュール表です。全体の作業がどのように進行していくのかが視覚的にわかりやすく、複数名でプロジェクトの進捗を確認するのに適しています。ただし、タスクごとの工数やタスク同士の関連性が確認しづらいので、ガントチャートは全体の進行管理に活用し、各タスクの管理はほかの手法を組み合わせて管理することがおすすめです。

プロジェクト管理の考え方

プロジェクト管理にはさまざまな考え方があります。ここでは、代表的なアジャイルとウォーターフォール、EVM、CCPM、カンバン方式についてご紹介しますので、プロジェクト管理に最適な考え方を見つけてください。

アジャイル

アジャイルは、成果物を機能単位に分けるなど、作業をステージごとに切り分けてプロジェクトを進行する手法です。ステージ単位でレビューやフィードバックを行うため、最終成果物が完成する前段階で品質管理や修正作業を実施できます。ですが、各ステージに要する作業時間が延びると全体のスケジュールが遅延するので注意しましょう。

ウォーターフォール

ウォーターフォールは、あらかじめ要件を固めておき、要件に沿って上流工程から下流工程へと作業を進めていく手法です。進捗管理がしやすい反面、ひとつのフェーズが完了するまで次のフェーズに移ることができません。また、完了したフェーズをやり直すことも想定されていないため、仕様変更が発生するおそれのないプロジェクトに適しています。

EVM(Earned Value Management)

EVM は、プロジェクトに参画するメンバーの労務費など、コスト面に着目した管理手法です。計画予算(PV)・発生したコスト(AC)・出来高(EV)・完了時総予算(BAC)の 4 つの指標にもとづいてプロジェクトを管理します。日程と予算の両面から管理したい場合には、スケジュール管理にガントチャートを利用し、予算管理を EVM にするとよいでしょう。

CCPM(Critical Chain Project Management)

CCPM は、各作業に要する最短時間を割り出し、最短納期にもとづいてプロジェクトを管理する手法です。中長期にわたるプロジェクトを管理する際に、各作業がずるずると遅延してしまうことを防ぐ効果が期待できるでしょう。また最短でスケジュールを組んでいるのでプロジェクト・バッファと呼ばれる余裕が生まれ、遅延への対策などに活用できます。

カンバン方式

カンバン方式は、作業前・作業中・作業完了の 3 つの枠を用意し、作業の状況に応じて記載する場所を移していく手法です。現在のタスクの状況が明確化されることから、作業の遅れを発見しやすくなります。複数のメンバー間でタスクの処理状況を共有したい場合にも有効です。ただし、タスクごとの工数や優先順位が判断しづらくなります。タスクの総量が少ないプロジェクトに適しているでしょう。

プロジェクト管理を成功させるには

プロジェクト管理にはさまざまな手法がありますが、どの手法も成功のポイントは「運用」にあります。プロジェクト管理を成功させるために必要な運用のポイントは次のとおりです。

情報共有を頻繁に行う

プロジェクト管理の鍵を握るのは状況把握ですから、成功させるには情報共有の頻度を高めることが大切です。作業の進捗状況や現状の課題点などを正確に把握し、遅延やトラブルの兆候をいち早く察知して対処していく必要があります。常に連絡を取り合い、情報を共有しながら作業を進めましょう。

リアルタイムにコミュニケーションをとる

リアルタイムに、スピーディなコミュニケーションを心掛けることもプロジェクト管理を成功させる重要なポイントです。現場で今まさに起きていることをプロジェクト管理者がリアルタイムで把握できるよう、スピード感のあるコミュニケーション手段を確保しておく必要があります。また、メンバー間で成功・失敗の事例や参考になるノウハウなどを素早く共有することも、プロジェクトを成功させていくうえで大切なポイントです。

意識の統一をしておく

プロジェクト管理を成功させるには、プロジェクトに参加するメンバーの意識を統一しておくことが大切です。プロジェクトの目標や各自が果たすべき役割を共有し、全員が同じ方向を向いて取り組めるようにしましょう。プロジェクト管理者が 1 人で管理するのではなく、全員でプロジェクトを成功させるという意識を持ちましょう。

プロジェクト管理ツールの導入

プロジェクト管理ツールを導入することも、プロジェクト管理を成功させるポイントです。プロジェクト管理に必要な情報は膨大な量にのぼります。常に最新の動きを把握していくにはプロジェクト管理に必要な基本機能が備わっているプロジェクト管理ツールが最適です。

Slack でプロジェクト管理をサポートする

プロジェクト管理をサポートするツールとして、ビジネスチャットとしても人気の Slack を活用することをおすすめします。プロジェクト管理に役立つ Slack の機能は次のとおりです。

報告や共有はチャンネル投稿やクリップで行う

タスクの進捗状況など、報告事項や共有事項には Slack のチャンネル投稿やクリップを活用すると便利です。メンバーのメッセージがリアルタイムで反映されるため、現場で今まさに起きていることを随時把握できます。また、音声や画像をクリップで共有することにより、文字だけでは伝えにくい情報を伝えやすくなるでしょう。

突発的な対応や簡易な相談は、ハドルミーティングを使ってクイックに対応する

突発的なトラブルや今すぐに相談しておきたい事柄については、ハドルミーティングを活用できます。チャンネルやダイレクトメッセージ(DM)からハドルミーティングへとワンクリックで移行できるため、音声やビデオ会議によるコミュニケーションが可能です。

クリップやテキスト投稿などを活用し円滑なコミュニケーションをとる

場所や働く時間帯が異なるメンバーや、社外の関係者とのコミュニケーションの場合、相手が即座に対応できるとは限りません。非同期通信のクリップやテキスト投稿を活用すれば、相手が都合のよいタイミングで内容を確認できます。折り返しの返信を待つ必要がなくなりますので、円滑にコミュニケーションをとることができるでしょう。

プロジェクトの議事録などは canvas に集約し、社内のナレッジとして蓄積する

プロジェクトの会議や打ち合わせで作成する議事録などは、canvasに集約するとよいでしょう。資料類も canvas にアップロードしておくことで、社内のナレッジを一元管理できます。また、必要な時に canvas 内を検索することにより、求めている情報を素早く見つけられる点も大きなメリットです。

ワークフロー機能で進捗管理をサポートする

Slack には定型的なタスクを自動化できるワークフロー機能が備わっています。情報収集に役立つ質問フォームの配信やリマインダーの送信により、抜け漏れなく進捗管理などを行いやすくなるでしょう。また、Slack は外部アプリとも連携できるため、各種プロジェクト管理ツールと紐付けて活用することもできます。

リスト機能で将来的にタスク管理もSlack内で集約可能になる

将来的には Slack の新機能として、業務のトラッキングやリクエストの優先順位づけなどに活用できる「リスト」機能を搭載予定です。リスト機能は、項目別に専用スレッドを設けることにより、タスクの状況確認や業務に関するディスカッションなどに活用できます。タスク管理をSlack内に集約できるようになるため、プロジェクト管理をより効率的に進めやすくなるでしょう。

適切なプロジェクト管理の流れや手法で成功させる

プロジェクト管理は、プロジェクト全体の進捗や成果物の品質管理を適切に行ううえで重要な役割を果たします。プロジェクトを滞りなく進行させ、人・物・金・情報・時間を無駄なく活用していくには、プロジェクト管理が欠かせません。今回紹介したプロジェクト管理の流れや手法を参考に、ぜひプロジェクト管理を成功させてください。

よくある質問

プロジェクト管理にはさまざまな手法があります。代表的な手法として、タスクや作業単位に分解した各要素をツリー状に構造化して表す「WBS」、タスクと担当者・日付を帯状のスケジュール表で示す「ガントチャート」、作業をステージごとに切り分けてプロジェクトを進行する「アジャイル」、あらかじめ要件を固めておき、要件に沿って上流工程から下流工程へと作業を進めていく「ウォーターフォール」が代表的です。また、コスト面に着目して管理する「EVM」、最短納期にもとづいて管理する「CCPM」、作業前・作業中・作業完了の3つの枠で作業状況を管理する「カンバン方式」もあります。
プロジェクト管理を成功させるために必要なポイントは 4 つあります。1 つ目、作業の進捗状況や現状の課題点などを正確に把握し、遅延やトラブルの兆候をいち早く察知して対処するために、情報共有を頻繁に行うことです。2 つ目として、状況把握やノウハウの共有をスピーディに行うためのリアルタイムなコミュニケーションの実現があります。3 つ目は、プロジェクトの目標や各自が果たすべき役割を共有し、全員が同じ方向で取り組むための意識の統一です。4 つ目として、膨大な情報量を効率よく管理するためにプロジェクト管理ツールを活用することが挙げられます。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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