コラボレーションプラットフォームが形作る働き方の未来

多くの人にとって、昨年リモートワークへの移行が始まった当初はスムーズな船出ではありませんでした。働き方を突然シフトしたことで、ストレスや孤立感、無理な緊張がごちゃまぜになって噴出したのです。

そんな状態を起こした主な要因の 1 つは、コミュニケーションをサイロ化するツールでやり取りに時間がかかっていたことです。全員がオフィスで働いていた頃、従来のビジネスコミュニケーションツールの限界は別の方法でカバーできていました。同僚のデスクを直接訪ねたり、休憩室で会話したりすることで、答えや協力を得て、仲間意識を育むことができたのです。

しかし、そうしたツールはリモートワークに対応できません。リモートワークには、高速でシームレスなコラボレーションを可能にするテクノロジーが必要です。これからは柔軟でハイブリッドな働き方が求められています。今こそ多くの企業が、このようなコラボレーションプラットフォームを採用する時なのです。

今回 Wakefield Research が行った調査は、この見解を裏づけるものでした。同社は、Slack や Microsoft Teams などのコラボレーションツールを業務で使う数千人のユーザーと IT 部門の意思決定者（ITDM）を対象に、この 1 年間のコラボレーションプラットフォームの価値を振り返り、これらのプラットフォームの将来を左右する傾向を調査しました。

重要なポイント

今回のデータが明らかに示していた傾向は、コラボレーションプラットフォームが新たな標準となるということです。それにより、メールや会議を中心としていたビジネスコミュニケーションが、今後よりすばやくやり取りしやすいものに変わるでしょう。

• コラボレーションプラットフォームは、従来のコミュニケーションを急速に変えつつあります。半数近くの企業がコロナ前にコラボレーションプラットフォームを使っていなかったにもかかわらず、「通常」の業務体制に戻っても Slack やその他のソリューションを使い続けると回答した ITDM は 78% に上りました。
• 現場ではメールや会議より、コラボレーションプラットフォームを使うことを希望しています。ユーザーの 3 分の 1 以上が、どちらかを選ばなければならないとしたらメールをやめて Slack や Teams などのコラボレーションツールを使い続けると回答しました。また Slack ユーザーの 95% は、チームとやり取りする際にビデオ通話より Slack を使いたいと答えています。
• 従業員は、自社の技術スタック導入に関わりたいと考えています。ユーザーの 37% は、自社が導入するソフトウェアツールに意見を出せないことに不満を感じています。コラボレーションプラットフォームは企業のデジタルの職場としても機能するため、このことは特に重要です。そのため ITDM は、ソフトウェアの導入を決定する際に、従業員の意見を重視しています。5 人中 2 人の IT 部門の意思決定者（41%）が、Slack の導入を決めた理由の 1 つとして従業員の支持を挙げています。
• Slack ユーザーの 100% が、コロナ後も Slack を使い続けたいと考えています。このことからわかるのは、各自が都合の良いタイミングでコラボレーションし、チーム全体が目指す方向を揃え、1 人ひとりの生産性を高めることがいかに大事かということです。

コラボレーションプラットフォームは新たな働き方に不可欠

2020 年 3 月に急遽リモートワークに移行したことで、多くの企業では複数年かかる予定だったデジタルトランスフォーメーションが数週間から数か月で実現することになりました。想定外の変化でしたが、今や多くの人がリモートワークを続けたいと考えています。

Slack では、企業がリモートやハイブリッド体制で成功するのに必要な変革をサポートするために Future Forum を立ち上げました。その調査によると、ナレッジワーカーの 72% が、ハイブリッドなリモートオフィスモデルを続けることを希望しています。つまり、リモートワークとオフィス勤務の併用です。

今回の調査では、半数近くの組織（47%）が、コロナ前はコラボレーションプラットフォームを使っていなかったと回答しました。しかし今や多くの企業がハイブリッドモデルを目指すなか、コラボレーションプラットフォームがビジネスコミュニケーションの未来において、ますます重要な役割を果たすことは明らかです。多くの企業は 2020 年の初めにコラボレーションプラットフォームを大急ぎで導入したため、やっとその可能性を理解し始めたところでしょう。

コラボレーションプラットフォームの時代に突入

こうした急速な変化のなかで、ユーザーも ITDM も新しいコミュニケーション方法でうまく仕事を進めています。そしてその大多数に、以前の働き方に戻す予定はありません。

• ユーザーの 79% が、コラボレーションプラットフォームが業務を進めるのに非常に重要だと回答しています。
• ITDM の 78% は、コロナ後に「通常」の業務体制に戻っても、Slack や Microsoft Teams などのソリューションを使い続けると回答しています。
• Slack ユーザーの 100% が、コロナ後も Slack を使い続けたいと考えています。このことからわかるのは、各自が都合の良いタイミングでコラボレーションし、チーム全体が目指す方向を揃え、1 人ひとりの生産性を高めることがいかに大事かということです。

従来のコミュニケーション方法は時代遅れに

コラボレーションプラットフォームの人気が高まるにつれ、従来のコミュニケーション方法は使われなくなる傾向にあります。

• メールはもはや、デフォルトのビジネスコミュニケーションツールではありません。半数以上の ITDM が、2024 年までに主なコミュニケーション手段がメールから別のツールに置き換わると確信しています。またユーザーの 3 分の 1 以上が、どちらかを選ばなければならないとしたらメールをやめて Slack や Teams などのコラボレーションツールを使い続けると回答しました。
• 会議は非同期型コミュニケーションに置き換えられます。「メールで済んだはずの会議」をする必要はもうありません。ユーザーは、会議のおよそ 40% を非同期でやり取りできる Slack スレッドに置き換えられると考えています。また Slack ユーザーの 95% は、チームとやり取りする際にビデオ通話より Slack を使いたいと回答しました。

リモートワークはもはや定着しつつあります。つまりこれからはコラボレーションプラットフォームが主流となり、ビジネスコミュニケーションのあり方を作っていくのです。

現場はメールより Slack を支持

50 年近く前からあるメールは、仕事で使うデフォルトのコミュニケーションツールでした。それはまた、時代遅れとなりつつあるトップダウンビジネスモデルの名残でもあります。

ハイブリッドな働き方を成功させる鍵は、透明性、ボトムアップでの意思決定、そしてコラボレーションです。しかしメールは宛先に追加された人にしか見えない仕組みになっているため、チームは必要な情報にアクセスできず、それぞれが孤立した状態になります。

Slack の CEO である Stewart Butterfield は「メールを完全に置き換えることにメリットはない」と話しますが、生産性だけでなく健全な文化の推進や孤立感の防止においても Slack がメールを上回りつつあります。

Slack で時間を節約

調査によると、メールの使用には 1 日 3 時間以上かかっています。これは一般的なナレッジワーカーの週の労働時間の約 37%）に当たりますが、何ら不思議な数字ではありません。受信トレイを定期的に確認し、迷惑メールを仕分け、延々と続く「全員に返信」スレッドをスクロールし、決定にたどり着く前にメッセージの送受信を何度も繰り返すのですから。

Slack チャンネルを使うと、個人でも複数の部門から成るグループでも、プロジェクトや問題の経緯をすぐに把握し、オープンな状態ですぐに対応できるようになります。これにより、生産性が大きく向上します。

調査によると、メールの代わりに Slack を使うことで、ユーザーは 1 日平均 90 分節約できることがわかりました。これを月曜から金曜まで積み重ねると 7.5 時間になります。つまり Slack を使えば、毎週ほぼ丸 1 日分の時間を節約できるのです。

Slack が人間味のあるつながりを促進

生産的でハイブリッドな職場に必要なのは、効率だけではありません。エンゲージメントを維持するには、つながりを保つことも必要です。Slack の Future Forum が調べたところ、リモートワークにおける課題の上位 5 つのうち、2 つが人間関係に関するものでした。

• 同僚との関係の維持・構築
• 孤独感や孤立感

メールは基本的にフォーマルな手段であるため、離れた場所で働く同僚と人間らしい温かみのある関係を築くことには向きません。1 対 1 がデフォルトの会話では見る人が限られて幅広いメンバーとやり取りできないため、孤立感を高める可能性もあります。

でも Slack ならコミュニケーションツールだけでなくデジタルの職場としても使えるため、メンバー同士のつながりが生まれます。そもそも Slack では、かしこまった文を書く必要がありません。実際にユーザーの 80% は、チャンネルで GIF を送信する一方で、グループメールには送信しないと回答しました。

このような打ち解けた環境では、ユーザー名ではなく実際の人と交流しているように感じやすくなります。さらに人を中心とした文化を促進するのに役立つのが Slack のソーシャルなチャンネルです。実際に、Slack ユーザーの 95% は、同僚とチームビルディング用の Slack チャンネルを利用しています。

Slack でコミュニケーションの壁を撤去

よい関係を作るカジュアルな会話において、メールのフォーマルさは大きな壁となります。でも会話の機会がメールやたまの会議に限られていると、直属の上司とのやり取りでさえ難しくなります。さらに上の立場の人との関係については言うまでもありません。

Slack を使うと、組織の内外を問わず意思決定者やリーダーとコミュニケーションしやすくなります。この機能はすぐに利用できるうえ、データ所有権の規制に完全に準拠しています。設定して管理するうえで、IT 部門に大きな負担はかかりません。調査では、Slack ユーザーの半数は顧客とのやり取りにも Slack を利用し、さらに 96% はメールとりも Slack の方が上司とよい関係を築きやすいと回答しました

ユーザーの 96% は、メールよりも Slack の方が上司とよい関係を築きやすいと回答

ハイブリッドな働き方の時代となりつつあるなか、今こそ企業はコラボレーションツールを導入する時です。それにより、従業員がどこで仕事をしようと生産性を高め、人間味のある関係を育むことができるでしょう。

ソフトウェアの購入決定における現場の役割が増大

導入しようとしている新しいテクノロジーが最先端かどうかは重要ではありません。従業員が気に入らず使わなければ、お金の無駄になるからです。しかし IT 部門の意思決定者とエンドユーザーは、テクノロジーが果たすべき役割と最も重視する点について、まったく異なる意見を持っていることがよくあります。

しっかり活用される価値ある技術スタックを作るには、導入決定により実際に影響を受ける人の意見に耳を傾けなければいけません。実際にユーザーの 37% は、自社が導入するソフトウェアツールに意見を出せないことに不満を感じています。

従業員の意見がコラボレーションプラットフォーム選びを大きく左右

コミュニケーションツールに関しては、さらに要求が高くなります。ハイブリッドな環境においてのコラボレーションソフトウェアは、言うなれば新たなオフィスビルです。

オフィスに迷路を作らないのと同じで、直感的に使えずユーザーをイライラさせるようなプラットフォームは必要ありません。このことからも、ITDM が Slack などのコラボレーションプラットフォームを選ぶ際に従業員の意見を重視しているのは当然のことです。

調査では、次のことが明らかになりました。

• IT 部門の意思決定者の 41% が、Slack の導入を決めた理由の 1 つとして、従業員の支持を挙げています。
• Microsoft Teams を使う IT 部門の意思決定者の 73% が、従業員から Slack 導入を要望されたと回答しました。
• また Microsoft Teams を使う IT 部門の意思決定者の 45% が、従業員から要望があれば Slack の有料プランの購入を検討するとも回答しています。

従業員のニーズを満たす「ベスト・オブ・ブリード（最善を組み合わせる）」戦略

従業員のニーズを満たすコラボレーションプラットフォームを選ぶ際は、ベスト・オブ・ブリードなアプローチがおすすめです。1 つのベンダーのソフトウェアスイートを採用して、汎用的なアプローチを無理やり当てはめるのではなく、目の前のタスクに最適なツールを選びましょう。

例えば Microsoft のような単一のベンダーのソリューションは、企業のあらゆる部門に技術スタックを提供します。ただし単一のベンダーのソフトウェアでは、ビジネス運営において自社独自のニーズに対応できるような柔軟性が十分ではありません。IT 部門はそのベンダーのエコシステム内でのみ予算を使うことになってしまいます。

単一のベンダーのソリューションはそのシンプルさが受けていますが、普段使うソフトウェアのニーズすべてに対応できない場合もあります。Teams アプリを例に挙げてみましょう。コロナ禍が始まって以来、多くの企業は大急ぎでコラボレーションプラットフォームを導入しました。その際の主な選択肢だったのは Slack と Microsoft Teams の 2 つです。

41% の組織 が 5 週間以内にコラボレーションプラットフォームを導入しましたが、Teams を採用した組織では、設定して使い始めるまでに平均 6.2 週間かかりました。

一方 Slack を選んだ企業は、平均 3.5 週間でプラットフォームの定着に成功しました。これは、Teams の約半分です。

Office 365 と SharePoint をすでに利用している場合、Teams を選びたくなるかもしれません。しかし、ベスト・オブ・ブリードなアプローチではなく、単一のベンダーのエコシステムを優先すると、目の前の仕事を進めるのに最適なツールを使えないこともあります。

Slack は、ベスト・オブ・ブリードなアプローチを採用しています。オープンで柔軟なプラットフォームである Slack なら、カスタムソリューションを取り入れて、何千もの他社ツールとの連携が可能です。そのなかには Office 365 や SharePoint も含まれます。それにより、従業員と一緒にビジネスに最適な技術スタックを構築できるのです。つまり、ソフトウェア予算の 2% で、残りの 98% の価値を高めると言えます。

企業が Slack を完全に定着させるのにかかった時間は平均 3.5 週間で、Teams の約半分

働き方の未来を支えるコラボレーション

リモートワークの急増で、私たちは職場でのコミュニケーション方法を見直すようになりました。2020 年 3 月まで、47% の組織がコラボレーションプラットフォームを使っていませんでした。それが今では、コラボレーションプラットフォームがとても重要だと回答したユーザーは 80% 近くに上ります。

ハイブリッドな職場環境は、新たなフロンティアのように感じるかもしれません。でも Slack のようなツールなら最善を組み合わせるアプローチで、会社のニーズを叶えるコラボレーションプラットフォームを構築できるのです。

調査方法

本調査は Wakefield Research が Slack から委託を受けて、2021 年 2月 9 日から23 日の間にメールアンケートおよびオンライン調査で実施したものです。アンケートは、Slack または Microsoft Teams を業務で使っている 3,000 人の被雇用者に配信されました。対象ユーザーが所属するのは、100 人以上の従業員を抱え、Slack または Teams を有料で利用する企業です。回答者 500 人が居住する地域の内訳は、アメリカ、イギリス、フランス、ドイツ、日本、オーストラリアです。さらに、1,200 人の IT 部門の意思決定者にもアンケートを実施しました。対象は、従業員数が 100 人以上で、Slack または Teams を有料で利用している企業に雇用されている VP 以上の役職者です。