非同期型のコラボレーションを実現させる 5 つの方法

2019 年に実施された Workforce.com の調査によると、社内コミュニケーションに関して言えば、約 60% の企業が長期的な戦略を立てていません。効果的なコラボレーションを実現させれば、企業の強みを伸ばして、差別化することにつながります。これは、今のように競争の激しいビジネス環境では成否を分ける要因です。今回は、非同期型のコラボレーションがコミュニケーション戦略に欠かせない理由を解説します。

非同期型のコラボレーションとは？

コミュニケーションが「同時」発生する同期型のコラボレーションとは対照的に、非同期型のコラボレーションはリアルタイムでは行われません。こちらは情報を入手した時に共有し、相手は都合のよい時に確認して返答します。

非同期型のコラボレーションを導入・実現させることが決定的に重要な理由

非同期型のコラボレーションは、リモートワークの従業員が増えている今、これまでになく重要です。Gallup の最近の雇用動向調査によると、2021 年 9 月時点でアメリカのフルタイム従業員の 45% が完全なリモートワーク（25%）か部分的なリモートワーク（20%）をしていました。半数近い従業員の就労モデルが何らかの完全リモートワークかハイブリッドワークであることを踏まえると、企業に必要なのは、チームのつながりを維持しながらも、常にオンラインでいることを要求されて燃え尽き症候群になる人を増やさないような方法です。非同期型のコラボレーションは、その両立をかなえる効果的な方法です。

非同期型の会議は、異なるタイムゾーンで働くメンバーがいるチームにぴったりです。忙しいスケジュールやばらばらの勤務時間を調整する必要なく、お互いの顔を見ながらやり取りすることができます。さらに、リアルタイムで参加する会議が減れば、自分の仕事とイノベーションに集中する時間が増えて、従業員がビジネスの前進に貢献できます。

非同期型のコミュニケーションは、ドキュメント作成を簡素化し、ムダをなくす効果もあります。ビデオを再生したり、チャットやファイル共有のプラットフォームを使ったりすれば、ドキュメントやステータスの更新、プロジェクトの概要などが保存され、検索可能なアーカイブになります。ほかの仕事もあるのに、チームメンバーに記録作成の仕事を割り当て、それがアップロードされるのを待ち、グループにフィードバックを要約して伝えるよりもずっと楽です。

非同期型のコラボレーションを実現させる 5 つの方法

1. 適切なコミュニケーションツールを導入する

非同期型のコラボレーションの手段には、インスタントメッセージ、メール、音声、動画があります。これらのプラットフォームを一元化できるツールがあれば、タブやアプリの切り替えに時間を取られずに、連携そのものに集中できます。Slack は、コミュニケーションとコラボレーションのオールインワンハブであり、ダイレクトメッセージやチャンネル、ハドルミーティングなどの手段で従業員が一丸となれる場です。

2. 動画を活用する

コロナ禍が始まった頃は、連日のように終日カメラの前でビデオ通話ばかりしていたことは記憶に新しいでしょう。非同期型のビデオコミュニケーションであれば、録画された動画コンテンツを好きな時間に見ればよいので、Zoom 疲れが減ります。これならブレストやコラボレーションで消耗することが減り、それらがより生産的なものになります。Slack には最近、音声、動画、画面を録音・録画できる新しいコラボレーション機能が追加され、直接チャンネル内で共有できるようになりました。

3. 企業文化を築く

全従業員が出社して働いているのではない場合、非同期型のチャンネルを使ってリアルタイムに連携して関係を築くことで対面の会話を補いましょう。Slack 上で最新状況をさっと送る、最新の提案をまとめた動画を共有する、フィードバックを伝える音声クリップを送るといったことができるので、いちいち長文を入力する必要はありません。仕事上のことでも、共通の趣味でも、社内交流チャンネルを作成して心が通い合う関係を築くこともできます。例えば、#ペット写真、#サッカーファンのようなチャンネルです。

4. サイバーセキュリティを重視する

完全リモートワークやハイブリッドワークの従業員がいると、セキュリティに脆弱性が生じる可能性があります。したがって、従業員が音声や動画の録音・録画やファイルを安全に送受信できるようにすることが非常に重要です。だからこそ Slack は、保存時と転送時のデータ暗号化に加えて、ネットワークセキュリティとサーバーの強化、管理アクセスのコントロール、システム監視、自動アラートといった安全策を備えているのです。

5. 研修ツールとして活用する

チームに参加したばかりの新しい従業員は、会議で率直に発言するとか、ブレストでアイデアを出すのをためらってしまうのではないでしょうか。仕事の経過やプロジェクトの状況に追いつこうとドキュメントを確認したり、メール履歴を検索したりするのにも、おそらく時間がかかるはずです。非同期型コラボレーションの最大のメリットは、会話のアーカイブが作成されることです。新メンバーがそれを見れば、効率よく仕事に早く慣れることができます。Slack なら、キーワードで会話を検索したり、重要なファイルをチャンネルのトップにピン留めしたりできるので、新メンバーが（さらに言えば、ほかの誰にとっても）必要な情報を迅速に見つけるのが簡単になります。

Slack で、チームコラボレーションを活発にするアイデアをたくさん手に入れましょう。