Sobre o modelo
Até as melhores equipes podem sentir o impacto quando uma pessoa importante se ausenta. Um plano bem estruturado para ausências temporárias garante que os projetos fluam sem sobressaltos, as responsabilidades sejam divididas e a comunicação não se perca. Não importa se você vai tirar férias merecidas, sair em licença-maternidade/paternidade ou se afastar por saúde: um bom planejamento mantém a equipe focada e confiante. Além disso, protege seu tempo de descanso ao promover o equilíbrio real entre vida pessoal e profissional.
Em vez de depender apenas daquele e-mail automático e estático, use o modelo de ausência temporária do Slack para documentar os detalhes e o plano de cobertura direto no workspace. Assim, você cria um canal dedicado onde seus colegas podem visualizar, comentar e colaborar nas entregas, mantendo o fluxo de trabalho organizado, visível e livre de estresse.
Como usar este modelo de plano de ausência temporária
O modelo do Slack transforma a preparação para sua ausência em algo intuitivo e colaborativo. Criado com o canvas do Slack, o modelo une estrutura e flexibilidade para que você compartilhe seu plano e ajuste os detalhes conforme a necessidade. Veja como funciona:
- Clique em “Obter modelo”. Adicione o canal e o canvas pré-configurados para seu plano de ausência temporária ao workspace.
- Abra a guia do canvas. Ela aparece no novo canal.
- Opte por um novo “Plano de cobertura de ausência temporária”. Você verá seções pré-preenchidas com prompts para ajudar você a delegar e organizar. Elas incluem:
- O tipo de ausência. Se desejar, compartilhe o motivo da sua ausência, como viagem de negócios, férias ou licença médica.
- Datas de ausência: Especifique quando você estará ausente.
- Disponibilidade. Detalhe se você aparecerá ocasionalmente, se vai se desconectar completamente ou uma combinação dos dois. Compartilhe datas específicas, horários e seus fusos horários. Por exemplo, compartilhe se você ficará on-line após um grande lançamento de produto.
- Cobertura de projeto. Explique as iniciativas ativas, os status e os colegas de equipe responsáveis.
- Contatos. Identifique pessoas principais para contatar se surgirem questões urgentes.
- Recursos. Inclua links, documentos ou canvas importantes do Slack para referência.
- Confirme e compartilhe. Analise os detalhes e compartilhe o canal com seu gerente e colegas de equipe para que todos possam ver e comentar.
No Slack, é fácil marcar colegas de equipe com menções em “Contatos”, adicionar observações de status a “Cobertura de projetos” e inserir links ou canvas em “Recursos”. Todo o seu plano de comunicação de ausência temporária está em um só lugar. Então, mesmo quando vários colegas de equipe estiverem cobrindo você, seu plano é claro e acessível.
O que é um plano de ausência temporária?
Um plano de ausência temporária é um guia documentado sobre como seu trabalho será gerenciado enquanto você estiver ausente. Geralmente inclui suas datas de saída, preferências de comunicação, responsabilidades delegadas e instruções para lidar com problemas urgentes.
Um plano bem-estruturado ajuda sua equipe a manter a continuidade sem precisar contatar você para fazer perguntas. Ele define expectativas, esclarece a propriedade e permite que todos continuem avançando com confiança.
Quando seu plano está no Slack, ele se torna parte do fluxo de trabalho existente, integrado aos canais, às mensagens e aos arquivos que a equipe já usa diariamente.
Benefícios de usar um plano de ausência temporária
Planejar uma folga é um investimento para a colaboração mais fluida e tranquilidade enquanto você ou um colega de equipe estiver fora. Use o modelo de plano de ausência temporária do Slack para:
- Garantir entregas de tarefas. Dentro do modelo, você pode claramente documentar responsabilidades e entregas de tarefas antes de ir embora.
- Promover uma comunicação transparente. Gerentes, colegas e clientes sempre sabem quem contatar para obter atualizações.
- Reduzir o estresse da equipe. Colegas de equipe não precisam adivinhar ou enviar mensagens de “verificação” que somente adicionam estresse. Tudo o que precisam está no modelo.
- Centralizar as informações. Armazene seu plano em um canal compartilhado do Slack para garantir a visibilidade a todos, minimizando confusão ou etapas perdidas.
- Integrar com outros fluxos de trabalho. Combine este modelo integrado de plano de ausência temporária com o modelo de processo de solicitação de folgas ou automatize as notificações com o Criador de fluxo de trabalho.
- Apoiar limites e bem-estar. Nada estraga mais o clima das férias como notificações de trabalho por e-mail ou mensagens do Slack começando com “Desculpe incomodar você, mas…". Com uma documentação e cobertura clara, você pode se desconectar completamente, sabendo que sua equipe tem o que precisa.
A combinação da visibilidade e automação torna o processo de entregas mais confiável e ajuda você a retornar para um local de trabalho mais calmo e organizado.
Exemplos de um plano de ausência temporária
O modelo de plano de ausência temporária do Slack se adapta a tipos diferentes de ausência. Explore esses exemplos de como usá-lo efetivamente.
Férias
Ao planejar suas férias, use a seção de "Detalhes da ausência" para listar as datas de folga e definir o nível de disponibilidade. Por exemplo: "Notificações do Slack desativadas" ou "Consultas limitadas apenas às sextas-feiras". Na seção "Cobertura de projetos", liste cada iniciativa importante, o status atual e marque os colegas que ficarão responsáveis pelas atualizações. Em "Recursos", inclua links para os principais canvas, documentos compartilhados ou painéis de que a equipe possa precisar.
Antes de sair, atualize seu status no Slack e crie uma resposta automática usando as respostas personalizadas do Slackbot. Assim, quem enviar uma mensagem saberá exatamente quando você volta e quem procurar no seu lugar.
Viagem de negócios
Se você estiver online, mas em trânsito ou em reuniões, use o campo de "Disponibilidade" para indicar quando poderá responder. Por exemplo, se for passar seis horas em um voo fazendo um trabalho relacionado a uma apresentação ou um documento, especifique que pode responder mensagens no Slack, mas não consegue abrir um círculo nem entrar em reuniões. Adicione a agenda da viagem e os fusos horários na seção de detalhes, anotando quais projetos continuará monitorando. Você também pode anexar itinerários em Recursos para facilitar o acesso.
Seus colegas podem comentar direto no canvas para confirmar tarefas ou atualizar o progresso de uma demanda, transformando seu plano de cobertura em um documento ativo, e não apenas um aviso estático.
Licença médica ou familiar
Para períodos de afastamento por saúde ou licença familiar, indique como prefere que seja a comunicação; por exemplo, "só vejo mensagens às segundas-feiras". Inclua os contatos de cobertura para cada projeto principal e garanta que questões urgentes sejam direcionadas para as pessoas certas. Você pode até usar o Criador de fluxo de trabalho do Slack para avisar a equipe automaticamente quando sua ausência começar.
Ao esclarecer os detalhes da sua ausência, você permite que sua equipe trabalhe de forma eficiente e respeitosa durante seu período de recuperação ou de cuidados.
Práticas recomendadas para comunicar seu plano de ausência temporária
Um plano de ausência eficiente não é apenas um documento escrito, pois precisa ser compartilhado e reforçado com toda a equipe. Para que essas informações entrem no fluxo de trabalho da equipe, a comunicação precisa ser clara desde o início. Antes da sua ausência:
- Compartilhe o plano nos canais do Slack. Publique o link do canvas no canal principal da equipe para tornar o plano visível para todos.
- Atualize suas ferramentas. Defina seu status de ausência temporária do Slack, respostas automáticas de e-mail e calendário digital para indicar quando você estará ausente.
- Confirme a cobertura e responsabilidades. Analise o plano com seu gerente e cada pessoa delegada.
- Use uma lista de verificação de ausência temporária. Antes de sair, confirme que tarefas abertas sejam documentadas, com prazos e contatos principais destacados.
- Adicione as mensagens de respostas automáticas do Slack. Crie respostas automáticas no Slack para garantir que todos tenham as informações corretas rapidamente sempre que contatarem você.
- Compartilhe um link para seus recursos. Na seção de “Recursos”, insira canvas, documentos ou painéis de projetos relevantes.
- Automatize notificações. Para ausências recorrentes ou lembretes de cobertura, consulte o guia do Criador de fluxo de trabalho do Slack para automatizar o processo ao máximo.
Quer ideias adicionais para otimizar o plano de ausência dos seus funcionários? Confira o guia do Slack para períodos de ausência e dicas práticas sobre como configurar o Slack para quando você estiver ausente.
Tenha tranquilidade com um plano de ausência temporária
Preparar um plano de ausência temporária mantém sua equipe conectada e confiante na sua ausência. Quando seu plano está no Slack, todo mundo pode encontrar as informações necessárias: sem longas conversas por e-mail, entrando em contato com você para obter esclarecimentos ou gerando confusão. Também reforça uma maneira respeitosa de trabalhar com limites, o que ajuda a equipe e a organização a operar de maneira mais eficiente e confiável.
Explore mais formas de trabalhar de maneira mais inteligente com a galeria de modelos do Slack, do gerenciamento de projetos à integração de funcionários, cada modelo ajuda as equipes a se manterem alinhadas e produtivas.
