Vorlage für die Abwesenheitsplanung

Selbst die besten Teams können aus dem Gleichgewicht geraten, wenn ein wichtiges Mitglied abwesend ist. Ein klarer Abwesenheitsplan sorgt dafür, dass Projekte nahtlos weiterlaufen, Verantwortlichkeiten übernommen werden und die Kommunikation konsistent bleibt. Ob du einen wohlverdienten Urlaub nimmst, deine Elternzeit antrittst oder dich von einer Krankheit erholst – eine solide Planung hilft deinem Team, fokussiert und effizient zu bleiben. Sie unterstützt außerdem deine Erholung, ermöglicht eine bessere Work-Life-Balance und Teammitglieder, in deiner Abwesenheit erfolgreich zu sein.

Anstatt einer statischen, automatischen Abwesenheits-E-Mail verwendest du Slacks Vorlage für die Abwesenheitsplanung, um deine Abwesenheitsdetails und deinen Vertretungsplan innerhalb deines Workspace zu dokumentieren. Sie bietet einen eigenen Channel, in dem Teammitglieder Übergaben einsehen, kommentieren und gemeinsam bearbeiten können, wodurch dein Workflow organisiert, sichtbar und stressfrei bleibt.

So verwendest du diese Vorlage für die Abwesenheitsplanung

Slacks Vorlage macht die Vorbereitung auf Abwesenheiten intuitiv und kollaborativ. Sie wird mit Canvas in Slack erstellt und kombiniert Struktur und Flexibilität, sodass du deinen Plan einfach teilen und Details nach Bedarf anpassen kannst. So funktioniert's:

• Klicke auf „Vorlage abrufen”. Füge den vorkonfigurierten Channel und Canvas für deinen Abwesenheitsplan zu deinem Workspace hinzu.
• Öffne den Canvas-Tab. Dieser erscheint im neuen Channel.
• Wähle einen neuen „Abwesenheits-Vertretungsplan”. Du siehst Bereiche, die mit Eingabeaufforderungen vorgefüllt sind, um dir beim Delegieren und Organisieren zu helfen. Dazu gehören:
• Art der Abwesenheit: Falls gewünscht, teile den Grund für die Abwesenheit mit, wie etwa Geschäftsreise, Urlaubszeit oder Krankenstand.
• Abwesenheitsdaten: Gib an, wann du nicht verfügbar bist.
• Verfügbarkeit: Erkläre, ob du gelegentlich nach dem Rechten schauen, dich komplett abmelden oder eine Kombination aus beidem wählen möchtest. Teile spezifische Daten, Zeiten und deine Zeitzone(n) mit. Teile zum Beispiel mit, ob du dich nach einem großen Produktlaunch online meldest, um nach dem Status zu schauen.
• Projektvertretung: Erkläre laufende Initiativen, ihren Status und die zuständigen Teammitglieder.
• Kontakte: Benenne wichtige Personen, die bei dringenden Fragen kontaktiert werden können.
• Ressourcen: Füge wichtige Links, Dokumente oder Slack Canvas als Referenz hinzu.
• Bestätigen und teilen: Überprüfe die Details und teile dann den Channel mit deiner Führungskraft und deinen Teammitgliedern, damit alle ihn ansehen und kommentieren können.

In Slack ist es einfach, Teammitglieder unter „Kontakte” mit Erwähnungen zu taggen, Statusnotizen für „Projektvertretung” hinzuzufügen und Links oder Canvas unter „Ressourcen” einzufügen. Dein gesamter Abwesenheitskommunikationsplan ist an einem Ort – selbst wenn mehrere Teammitglieder dich vertreten, ist dein Plan klar und zugänglich.

Was ist ein Abwesenheitsplan?

Ein Abwesenheitsplan ist eine dokumentierte Anleitung dafür, wie deine Arbeit während deiner Abwesenheit verwaltet wird. Er umfasst normalerweise deine Urlaubsdaten, Kommunikationspräferenzen, delegierte Verantwortlichkeiten und Anweisungen für den Umgang mit dringenden Angelegenheiten.

Ein gut strukturierter Plan hilft deinem Team dabei, die Kontinuität aufrechtzuerhalten, ohne dich für Fragen aufspüren zu müssen. Er setzt Erwartungen, klärt Zuständigkeiten und ermöglicht es allen, selbstbewusst voranzukommen.

Wenn dein Plan in Slack gespeichert ist, wird er Teil deines bestehenden Workflows und ist in die Channels, Nachrichten und Dateien integriert, die dein Team bereits täglich nutzt.

Vorteile der Nutzung einer Vorlage für die Abwesenheitsplanung

Die Planung von Abwesenheitszeiten ist eine Investition in eine reibungslosere Zusammenarbeit – und in den allgemeinen Seelenfrieden, während du oder ein Teammitglied nicht da sind. Nutze Slacks Vorlage für die Abwesenheitsplanung, um:

• Nahtlose Aufgabenübergaben zu gewährleisten. In der Vorlage kannst du Verantwortlichkeiten und Aufgabenübergaben vor deiner Abreise klar dokumentieren.
• Die Kommunikation transparent zu halten. Führungskräfte, Kolleg:innen und Kund:innen wissen immer, wen sie für Updates kontaktieren können.
• Teamstress zu reduzieren. Teammitglieder müssen nicht raten oder „Check-in”-Nachrichten senden, die rundherum Stress verursachen. Sie haben alles, was sie brauchen, in der Vorlage.
• Informationen zu zentralisieren. Durch die Speicherung deines Plans in einem gemeinsamen Slack-Channel stellst du Sichtbarkeit für alle sicher und minimierst Verwirrung oder verpasste Schritte.
• Sie in andere Workflows zu integrieren. Kombiniere diesen zweckgebundenen Abwesenheitsplan mit der Urlaubsantrags-Vorlage oder automatisiere Benachrichtigungen mit dem Workflow-Builder.
• Grenzen und Wohlbefinden zu unterstützen. Nichts trübt die Urlaubsstimmung so sehr wie Arbeits-E-Mail-Benachrichtigungen oder Slack-Nachrichten, die mit „Entschuldige die Störung, aber..." beginnen. Mit klarer Dokumentation und Vertretung kannst du vollständig abschalten, weil du weißt, dass dein Team alles hat, was es braucht.

Die Kombination aus Sichtbarkeit und Automatisierung macht den Übergabeprozess zuverlässiger und hilft dir dabei, in eine ruhigere, organisiertere Arbeitsumgebung zurückzukehren.

Beispiele für Abwesenheitspläne

Die Slack-Vorlage für Abwesenheitspläne passt sich an verschiedene Abwesenheitsarten an.

Urlaub

Wenn du Urlaub machst, nutze den Bereich „Abwesenheitsdetails”, um deine Offline-Zeiten aufzulisten und deine Erreichbarkeit zu spezifizieren. Zum Beispiel: „Slack-Benachrichtigungen deaktiviert” oder „Begrenzte Rückmeldungen freitags”. Im Bereich „Projektabdeckung” listest du jedes wichtige Projekt mit seinem aktuellen Status auf und markierst Teammitglieder, die während deiner Abwesenheit Updates übernehmen. Unter „Ressourcen” fügst du Links zu wichtigen Canvas-Dokumenten, geteilten Dokumenten oder Dashboards hinzu, die dein Team möglicherweise benötigt.

Bevor du gehst, aktualisiere deinen Slack-Status und erstelle eine automatische Antwort mit benutzerdefinierten Slackbot-Antworten. So erhalten alle, die dir schreiben, Informationen über dein Rückkehrdatum und die Vertretung.

Geschäftsreise

Falls du online bist, aber auf Reisen oder in Meetings, nutze das Verfügbarkeitsfeld, um anzugeben, wann du antworten kannst. Zum Beispiel: Wenn du sechs Stunden im Flugzeug sitzt und konzentriert an einer Präsentation oder einem Dokument arbeitest, kannst du angeben, dass du auf Slack-Nachrichten antworten, aber nicht an einem Huddle oder Meeting teilnehmen kannst. Füge deinen Reiseplan und relevante Zeitzonen im Bereich „Abwesenheitsdetails” hinzu und notiere, welche Projekte du weiterhin verfolgen wirst. Du kannst auch Links zu Reisedokumenten oder Reiseplänen unter „Ressourcen” für schnellen Zugriff einfügen.

Teammitglieder können direkt im Canvas kommentieren, um Verantwortlichkeiten zu bestätigen oder den Aufgabenfortschritt zu aktualisieren – so wird dein Vertretungsplan zu einem lebendigen Dokument statt einer statischen Notiz.

Krankheit oder familienbedingte Freistellung

Für Abwesenheiten aus medizinischen Gründen oder Familienfreistellung beschreibst du deine Kommunikationspräferenzen – zum Beispiel wöchentliche Nachrichtenkontrolle montags. Gib Vertretungskontakte für alle wichtigen Projekte an und stelle sicher, dass dringende Angelegenheiten angemessen weitergeleitet werden. Du kannst sogar den Slack Workflow-Builder nutzen, um einen Workflow einzurichten, der dein Team automatisch benachrichtigt, wenn deine Abwesenheitszeit beginnt.

Indem du Klarheit über deine Abwesenheit schaffst, ermöglichst du es deinem Team, während deiner Abwesenheit reibungslos und respektvoll zu arbeiten.

Bewährte Methoden für die Kommunikation deines Abwesenheitsplans

Ein effektiver Abwesenheitsplan wird nicht nur niedergeschrieben, sondern wird auch mit dem Team geteilt und weiterentwickelt. Diese Informationen können ein naütrlicher Teil des Workflows deines Teams werden, und das beginnt mit der effektiven Kommunikation deines Plans. Bevor du nicht offline gehst:

• Teile deinen Plan in Slack-Channeln. Poste deinen Canvas-Link im Haupt-Channel deines Teams, um den Plan für alle sichtbar zu machen.
• Aktualisiere deine Tools. Aktualisiere deinen Slack-Abwesenheitsstatus, deine E-Mail-Autoresponder und deinen digitalen Kalender, um zu zeigen, wann du nicht da bist.
• Bestätige Vertretung und Verantwortlichkeiten. Gehe deinen Plan mit deiner Führungskraft und jeder Vertretung durch.
• Verwende eine Abwesenheits-Checkliste. Bevor du gehst, stelle sicher, dass offene Aufgaben dokumentiert werden, mit Fristen und wichtigen Kontakten.
• Füge Slack-Autoresponder-Nachrichten hinzu. Erstelle automatische Antworten in Slack um sicherzustellen, dass alle schnell die richtigen Informationen bekommen, wenn sie dich kontaktieren.
• Verknüpfe deine Ressourcen. Füge im Ressourcen-Bereich relevante Canvas, Dokumente oder Projektboards ein.
• Automatisiere Benachrichtigungen. Für wiederkehrende Abwesenheiten oder Vertretungserinnerungen, konsultiere den Leitfaden zum Slack Workflow-Builder um möglichst viel vom Prozess zu automatisieren.

Du möchtest weitere Ideen zur Optimierung deines Abwesenheitsplans? Sieh dir den Slack-Leitfaden für Abwesenheiten an und praktische Tipps dazu, wie du Slack für deine Abwesenheit einrichtest.

Mit einem Abwesenheitsplan entspannter durchatmen

Die Vorbereitung eines Abwesenheitsplans hält dein Team auch in deiner Abwesenheit verbunden und effizient. Wenn dein Plan in Slack gespeichert ist, kann jede:r die benötigten Informationen finden — ohne lange E-Mail-Ketten, ohne dich um Klärung zu bitten oder ohne Verwirrung. Außerdem unterstützt der Plan eine respektvolle Arbeitsweise mit klaren Grenzen, wodurch Team und Organisation effizienter und vertrauensvoller arbeiten können.

Entdecke weitere Möglichkeiten, intelligenter zu arbeiten, mit Slacks Vorlagengalerie — vom Projektmanagement bis zum Mitarbeitenden-Onboarding hilft jede Vorlage Teams dabei, abgestimmt und produktiv zu bleiben.