不在時の対応計画テンプレート

優れたチームでも、主要メンバーが不在になるとバランスを崩しがちです。しかし、明確な不在時の対応計画があれば、プロジェクトは滞りなく進み、不在者の責任範囲がカバーされ、コミュニケーションが混乱しません。待ちに待った休暇であれ、育児休業であれ、病気の療養であれ、不在時の計画がきちんと用意されていれば、チームメンバーは不安にならず、集中力も維持できます。また不在者にとっても必要な充電時間をしっかり確保できるため、よりよいワークライフバランスを実現しつつチームの成功も可能にします。

休暇や休業に入る前は不在メールを設定するだけでなく、Slack のワークスペース内で不在時の対応計画テンプレートを使い、休暇や休業の情報と対応計画を残しましょう。これにより、あなたの抱えている業務を整理し可視化でき、チームにとってもストレスフリーです。チームは専用のチャンネルで引き継ぎ内容を確認できるほか、必要に応じてコメント追加や連携も可能です。

不在時の対応計画テンプレートの使い方

Slack のテンプレートは直感的に操作できるうえ、チームとの連携も可能です。Slack canvas 上で展開されるこのテンプレートは、しっかりした構造がありつつも柔軟に使えるため、計画の共有や詳細の調整も簡単です。使い方は以下のとおりです。

• 「テンプレートを入手する」をクリックする。対応して作成されるチャンネルと canvas をワークスペースに追加します。
• canvas タブを開く。新しいチャンネル内に表示されます。
• 新しい「不在時の対応計画」を選択する。タスクの整理や割り振りに役立つプロンプトが入力されたセクションが表示されます。主なセクションは次のとおりです。
• 不在理由。必要に応じて、出張、有給休暇、傷病休暇など、不在の理由を共有します。
• 不在期間。不在になる期間を明記してください。
• 対応可能時間。時々 Slack をチェックするのか、完全にオフラインになるのか、またはその組み合わせなのかを詳しく記載します（例 : 重要な製品リリース後はオンラインになる予定があるなど）。この時、具体的な日時とタイムゾーンも共有してください。
• プロジェクトのカバー体制。進行中の取り組み、そのステータス、責任者となるチームメンバーを明記します。
• 連絡先。緊急の質問が発生した場合に連絡すべき主要な担当者を特定します。
• 参考資料。重要なリンク、文書、または Slack canvas を参照用に含めてください。
• 確認と共有。詳細を見直してから、チャンネルをマネージャーやチームメンバーと共有しましょう。全員が内容を確認してコメントできるようになります。

Slack のテンプレート内では、「連絡先」でメンションを使ってチームメンバーを簡単にタグ付けしたり、「プロジェクトカバー体制」にステータスメモを追加したり、「参考資料」にリンクや canvas を挿入したりすることも簡単です。不在時の連絡計画すべてが 1 か所にまとまるため、複数のチームメンバーがあなたの業務をカバーする場合でも、明確な計画にすぐアクセスして対応できるようになります。

不在時の対応計画とは？

不在時の対応計画とは、あなたが不在の間に業務をどのように管理するかを文書化したガイドです。通常、不在期間、連絡設定、責任範囲の割り当て、緊急事項への対応手順などが含まれます。

しっかり準備された計画があれば、チームは質問のためにあなたを探し回ることなく、仕事を続けられます。期待値を設定し、責任を明確にすることで、全員が自信を持って仕事を進められるようになるのです。

不在時の対応計画が Slack 上にあれば、チームが普段から使うチャンネル、メッセージ、ファイルと連携でき、既存の業務フローの一部となります。

不在時の対応計画テンプレートを使うメリット

不在時の計画を立てることは、よりスムーズなコラボレーションへの投資であり、誰かが不在の間も安心して仕事を進めるための環境作りです。Slack の不在時の対応計画テンプレートは、次のような目的に利用できます。

• 業務を確実かつスムーズに引き継ぐ。不在前にテンプレート内で、責任の所在と引き継ぎ事項を明確に文書化できます。
• コミュニケーションの透明性を保つ。マネージャー、同僚、クライアントが最新情報について連絡すべき相手を常に把握できます。
• チームのストレスを軽減する。状況の推測や確認メッセージの送信はチームにとってストレスを増やすだけです。このテンプレートを使えば、必要な情報がすべて揃うためその必要はありません。
• 情報を一元化する。共有する Slack チャンネルに計画を保存することで、全員がすぐにアクセスできるようになり、混乱や抜け漏れを最小限に抑えられます。
• ほかのワークフローと連携させる。不在時の対応計画を休暇申請プロセステンプレートと組み合わせるられるほか、ワークフロービルダーで通知を自動化することも可能です。
• オンオフの境界線とウェルビーイングを確保する。仕事のメール通知や「お休み中に申し訳ありません」で始まる Slack メッセージほど、休暇気分を台無しにするものはありません。明確に整理されたドキュメントと対応体制を整えておけば、チームに必要な情報が揃っているとわかっているため、完全に仕事から離れることができます。

可視性の向上と自動化を組み合わせることで、引き継ぎプロセスの信頼性が高まるため、混乱なく落ち着いた状況で復帰を迎えることができるでしょう。

不在時の対応計画の例

Slack の不在時の対応計画テンプレートは、さまざまなタイプの不在に対応できます。ここからは、タイプ別に効果的な活用方法を見ていきましょう。

休暇

休暇を取る場合は、「不在の詳細」セクションで不在日程と対応可能時間を記載してください。例えば、「Slack 通知オフ」や「金曜日は短時間のみ確認」などです。「プロジェクトのカバー」セクションでは、主要プロジェクトとその現在のステータス、あなたの不在中に更新を担当するチームメンバーをタグ付けしてリスト化します。「リソース」には、チームが必要とする可能性のある主要な canvas、共有ドキュメント、ダッシュボードへのリンクを含めましょう。

休暇に入る前に、Slack ステータスを更新し、Slackbot カスタム返信を使用して自動応答を作成してください。これにより、メッセージを送る人があなたの復帰日とカバー体制を把握できます。

出張

オンラインにはなるものの移動や会議が多い場合は、「対応可能時間」フィールドで返信可能な時間を示してください。例えば、飛行機で 6 時間の移動中にプレゼンテーションやドキュメントの作業に集中したい場合は、Slack メッセージには「返信できるがハドルミーティングや会議への参加はできない」ことを明記します。「不在の詳細」セクションには出張スケジュールと出張先のタイムゾーン、さらに出張中も進捗を把握する予定のプロジェクトを記載してください。また、「リソース」に出張書類や行程表のリンクを貼っておくと、チームがすぐに確認できて便利です。

チームメンバーは canvas に直接コメントして責任範囲を確認したり、タスクの進捗を更新したりすることができます。つまり、不在時の対応計画は一度作って終わりのメモではなく、常に更新される文書となります。

傷病休暇や育児および介護休業

療養のための休暇や家族のケアのための休業の場合は、コミュニケーションの希望方法を詳しく記載してください（例 : 月曜日に週 1 回メッセージを確認予定）。またすべての主要プロジェクトの対応担当者を記載し、緊急事項が適切に対処されるようにしましょう。Slack のワークフロービルダーを使用して、不在期間が始まった時にチームに自動通知するワークフローを設定することも可能です。

不在期間について明確にすることで、チームはあなたの療養やケアの時間を尊重しつつ、スムーズに業務を進められます。

不在時の対応計画を伝えるためのベストプラクティス

効果的な不在時の対応計画は、単に作成するだけでなく、チーム全体で共有して運用することが重要です。この情報をチームの業務フローに自然に組み込むには、計画を効果的に伝えることが第一歩です。そこで、不在前に次のことを行いましょう。

• Slack チャンネルで計画を共有する。チームのメインチャンネルに canvas のリンクを投稿して、全員が計画を確認できるようにします。
• ツールを更新する。Slack の不在ステータス、メールの自動返信、デジタルカレンダーを設定して、不在期間を知らせます。
• カバー体制と責任の所在を確認する。計画をマネージャーや業務の引継ぎ先担当者と一緒に確認します。
• 不在時のチェックリストを活用する。不在前に、進行中のタスクの詳細、期限、主な連絡先が計画に含まれているかどうかを確認します。
• Slack の自動返信メッセージを設定する。Slack で自動返信を作成し、連絡を受けた際に適切な情報が素早く伝わるようにします。
• リソースをリンクする。リソースセクションに、関連する canvas、ドキュメント、プロジェクトボードを追加します。
• 通知を自動化する。定期的な不在やカバー体制のリマインダーについては、Slack のワークフロービルダーのガイドを参考にして、プロセスをできる限り自動化しましょう。

不在時の対応計画を最適化するには、ほかにも役立つヒントがあります。Slack の休暇取得ガイドと、離席時の Slack 設定方法もあわせて参照してください。

不在時の対応計画で安心を

不在時の対応計画を準備することで、あなたがいない間もチームは連携し、安心して業務を継続できます。計画が Slack に保存されていれば、長いメールのやり取りや確認のための連絡は必要ありません。チームは混乱することなく、誰でも必要な情報を見つけることができます。また、オンオフの境界線を尊重した働き方を促進し、チームと組織をより効率よく信頼できる方法で運営できるようになるでしょう。

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