休假計畫範本

核心成員缺席時，再優秀的團隊也難免會亂了陣腳。準備好清楚的休假計畫，可確保專案順利進行、工作有人接手，溝通保持一致。無論是享受應得的假期、休育嬰假，還是因病休養，妥善規劃都有助於團隊保持專注和從容運作。這不僅能讓你徹底放鬆、好好充電，達成工作與生活間的平衡，也讓團隊成員在你不在的時候，依然能順利完成任務。

與其使用制式休假自動回覆電子郵件，不如使用 Slack 的休假計畫範本，在工作空間內記錄休假詳細資料和職務代理計畫。它提供專用頻道，供團隊成員檢視、留言和協作完成交接，確保工作流程井然有序、資訊透明，大家也比較不會有壓力。

如何使用此休假計畫範本

有了 Slack 的範本，休假準備不僅容易操作，還方便團隊一起參與。此範本透過 Slack 畫板建立，既有條理又保有彈性，方便你輕鬆分享計畫並視需要調整詳細資料。使用方式如下：

• 按一下「取得範本」。將預先設定的休假計畫頻道和畫板新增至工作空間。
• 開啟畫板分頁。此分頁會顯示在新頻道中。
• 選擇建立新的「休假職務代理計畫」。你會看到各個區段已預先填入提示，協助你委派和規劃好工作，這包括：
• 休假類型。如有需要，可提供缺勤原因，例如出差、休假或病假。
• 休假日期。指定休假時間。
• 是否有空。詳細說明休假期間是偶爾查看工作訊息、完全不處理工作，還是看情況安排，兩者都有可能。提供具體日期、時間和時區。例如，可以說明是否在重大產品推出活動後上線關心情況。
• 專案交接。說明正在進行的計畫、狀態及負責處理的團隊成員。
• 聯絡人。列出萬一有緊急問題時可以聯絡的主要負責人。
• 資源。附上重要連結、文件或 Slack 畫板，方便大家參考。
• 確認並分享。檢查一下細節，然後與經理人員和團隊成員共用頻道，讓所有人都能檢視和留言。

使用 Slack 很方便，你可以在「聯絡人」區段使用提及功能標記團隊成員、在「專案交接」區段新增狀態備註，並在「資源」區段插入連結或畫板。整個休假溝通計畫都存放在同一處，即使有多位團隊成員要代理處理工作，都能輕易查閱你的計畫，資訊也都清清楚楚。

什麼是休假計畫？

休假計畫是一份書面指南，說明你休假期間工作該如何安排，內容通常涵蓋休假日期、偏好的溝通方式、委派的職責以及緊急問題處理說明。

架構完善的計畫有助於讓團隊的工作不中斷，無需為了問問題而聯絡你。它能設定預期、釐清責任歸屬，讓所有人都能有信心地推動工作進行。

將計畫放在 Slack 中，即可與團隊日常使用的頻道、訊息和檔案整合，成為你現有工作流程的一部分。

使用休假計畫範本的好處

規劃休假是一項雙贏投資，既能保障更順暢的協作，又能讓你或團隊成員在休假時更安心。Slack 休假計畫範本的效用：

• 確保順暢地交接工作。你可以使用範本，在休假前將職責和工作交接事項都寫清楚。
• 保持溝通透明。讓經理人員、同事和客戶都清楚可以聯絡誰來瞭解最新進度。
• 減輕團隊壓力。團隊成員不用再猜來猜去，也不用傳訊息問你進度，讓大家都很有壓力，因為需要的資料統統都在範本裡了。
• 集中管理資訊。將計畫存放在 Slack 共用頻道中，可確保所有人都能看到，盡可能減少混亂或漏掉該做的步驟。
• 與其他工作流程整合。將此專用休假計畫與有薪假/休假申請流程範本搭配使用，或利用工作流程建立工具設定自動傳送通知。
• 劃清工作和休息的界線，維持身心健康。休假時最掃興的莫過於收到工作電子郵件通知或 Slack 訊息，開頭寫著：「抱歉打擾了，但...」。只要交接資訊寫清楚、職務代理安排到位，你就能徹底放下工作，安心享受假期，因為你知道團隊已掌握需要的一切資訊。

資訊的透明與流程的自動化，讓你可以更放心地交接，重返崗位時也比較不會手忙腳亂，工作環境更有序。

休假計畫範例

Slack 休假計畫範本適用於各種休假類型。請參考以下範例，瞭解如何有效運用此範本。

休假

準備請假時，請使用「休假詳細資訊」區段列出休假日期，並指定方便聯絡的時間。例如「已關閉 Slack 通知」或「週五會有限度地處理工作」。在「專案交接」區段列出每個主要專案、目前狀態，並標記在你休假期間負責跟進的團隊成員。在「資源」區段加入團隊可能需要的資源連結，包括重要畫板、共用文件或控制面板。

在休假前更新你的 Slack 狀態，並使用 Slackbot 自訂回覆功能建立自動回應，確保所有傳送訊息給你的人員都知道你回來工作的日期，以及有事該找誰處理。

出差

如果你會上線，但因為在移動或開會而無法立即回應，可使用「是否有空」欄位註明可回應的時間。例如，在六小時的飛行時間中，你埋首於處理簡報或文件，此時可以註明「會回應 Slack 訊息，但無法參加微型會議或一般會議」。另外，建議在「休假詳細資訊」區段提供出差時間表及相關時區資訊，並註明你會繼續跟進的專案，你還可以在「資源」區段分享出差相關文件或行程的連結，方便其他人快速存取。

團隊成員可以直接在畫板中留言，以確認職責或更新工作進度，讓你的職務代理計畫不再只是靜態備註，而是會動態更新的文件。

病假或家庭照護假

如果需要請病假或家庭照護假，請詳細說明偏好的溝通方式，例如會在每週一查看訊息。也請提供所有重要專案的職務代理聯絡人資訊，確保緊急問題能妥善轉交處理。你甚至可以使用 Slack 工作流程建立工具來設定工作流程，在開始休假時自動通知團隊。

明確交代好休假期間的安排，讓團隊在你養病或照顧家人期間仍能順暢運作，不會打擾你的休息時間。

休假計畫溝通最佳做法

要發揮休假計畫的效用，不能只停留於紙面，還要在團隊中分享並落實。只要有效傳達休假計畫，團隊自然而然就能在工作流程中實行。開始休假前記得：

• 在 Slack 頻道中分享計畫。在團隊的主要頻道中張貼畫板連結，讓所有人都能看到計畫。
• 更新工具。設定 Slack 休假狀態、電子郵件自動回覆和數位行事曆，統一註明你的請假時間。
• 確認職務代理與職責歸屬。與經理人員和每位代理人員確認休假計畫。
• 使用休假檢查清單。在休假前，確認記錄了待處理的工作，並註明截止期限和重要聯絡人。
• 新增 Slack 自動回覆訊息。在 Slack 中建立自動回覆，可確保所有人任何時候聯絡你，都能快速取得所需資訊。
• 連結資源。在「資源」區段插入相關畫板、文件或專案看板。
• 設定自動傳送通知。如果會定期請假，需要定期傳送職務代理提醒，請參考 Slack 工作流程建立工具指南，盡可能將此流程自動化。

想要更多讓員工休假計畫更完美的點子嗎？請參考 Slack 休假申請指南，以及休假期間設定 Slack 的實用訣竅。

做好休假計畫，心裡更踏實

準備好休假計畫，讓團隊在你休假期間也能緊密合作、處變不驚。將計畫放在 Slack 中，所有人都能輕鬆找到所需資訊，不再需要冗長的電子郵件對話串，團隊也不必為了確認詢問你，還能避免混亂。此外，也有助於強化「尊重彼此休息時間」的共識，讓團隊和組織運作更有效率，彼此更加信賴。

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