關於本使用案例
有效的專案管理不只是追蹤工作進度，更像是一套系統，能夠持續推動工作進行、避免忘記處理指派的任務，並盡可能讓團隊將最多時間投注在高價值工作上。只要執行得當，有助於員工保持專注，委派工作也更輕鬆，讓你即時掌握專案進度。
Slack 是集中式工作作業系統，把管理專案變得更輕鬆高效。團隊可以運用這些實用訣竅，徹底發揮平台的效用。
如何運用 Slack 管理專案
在 Slack 中管理專案，可將對話、文件、會議記錄和工作追蹤工具等流程各個環節，整合到團隊既有的協作工作空間中。透過 Slack 的工具與整合，同事們不用切換到其他應用程式，就能進行協調和溝通。搭配 Slack 的 AI 功能，可輕鬆地一次搜尋所有資源，並將工作流程自動化。
以下是能幫助你有效管理專案的幾項 Slack 功能：
使用頻道將對話匯集在同一處
將所有溝通都集中到頻道。每個專案或工作支線都可建立專屬頻道，讓對話內容目標明確並方便搜尋。你還可以為每個專案階段另外建立頻道 (例如 #專案啟動和 #專案審查)，方便團隊追蹤進度，並專注於處理當下相關工作。
運用整合連結你的技術堆疊
要高效管理專案，就必須讓資訊在團隊的整個工具組之間順暢流通。Slack 原生連結專案工作中常用的許多應用程式和軟體：
- Asana 和 Monday 等工作管理工具
- Miro 和 Figma 等設計套件
- Google 雲端硬碟和 Dropbox 等雲端儲存工具
- Zoom 和 Gong 等會議助理
- Salesforce 和 Zendesk 等客戶平台
- Zapier 和 Workato 等自動化引擎
這類整合能將即時通知推播到 Slack 頻道中，讓團隊隨時掌握工作完成情況或檔案更新狀態。這提升了資訊透明度，讓團隊不再需要來回切換工具，更能省下時間，專注於能產出成果的工作。
與你的個人助理 Slackbot 並肩協作
Slackbot 是你在 Slack 的個人 AI 助理，可用來將專案管理工作自動化，例如排定快速會議時間、提醒工作負責人臨近的截止期限，以及傳送與里程碑相關的更新。它還能自動處理其他工作，例如核准、進度確認和提醒。
運用 AI 工作流程自動化簡化營運
在 Slack 中使用 AI 支援的工作流程自動化功能，為專案建立標準化流程。你可以將各項工作自動化，例如核准流程分派、彙整狀態更新和就職引導。當重複的工作能夠自動完成，專案就能更快啟動、更順暢地進行。
運用微型會議加速解決問題
需要快速解決問題？不用離開 Slack，就能與共事者進行即時視訊或語音對話。此外，微型會議也非常適合召開快速會議，無需傳送行事曆邀請來安排正式會議。
透過 Slack Connect 與合作夥伴及客戶溝通
有了 Slack Connect，你可以將外部廠商或合作夥伴拉進頻道對話，不用再擔心電子郵件往返太慢，又能將溝通集中在同一個地方。即使有外部人員加入專案，也一樣方便好管理。
運用範本追蹤每個專案
範本在啟動專案時特別好用，不用從零開始，團隊就能建立專案管理工作流程。範本中已預先建置自動化選項、工作追蹤工具和頻道結構，可直接用到 Slack 中，並根據需求調整。只要使用 Slack 的專案管理範本，即可快速啟動專案並順利推進。
在 Slack 中管理專案的優點
在 Slack 中管理專案，可以把所有資料都集中在同一個地方，讓團隊保持同步。透過 Slack 協調專案工作有以下優點：
- 加速決策。將對話和文件集中在一起，團隊可以更快速地收集資訊、搞定核准流程並制定決策。使用 Slack 管理專案的團隊反映生產力提升了 47%。
- 少開一點進度確認會議，效率反而還更高。透過非同步頻道更新、自動化工作流程和對話串等工具，減少頻繁開會的需要。根據 Slack 的研究，團隊反映在 Slack 中處理專案工作後，開會需求減少了 39%。
- 強化責任歸屬。工作由誰負責一清二楚，不用製作外部專案報告就能追蹤進度，而且對話和決策內容都保存在指定頻道中。從專案一開始，溝通就更有效率、資訊更加公開透明，所有團隊成員自然會更清楚職責所在。
- 可輕鬆搜尋的知識庫。運用 AI 搜尋功能，即可在頻道中找到所需資訊，無論是共用文件、決策還是進度更新，都能輕鬆取得。有了對話情境，專案各階段可以更順暢地銜接。
- 減少工具切換。將 Slack 與其他專案工具整合，就能把所有資料集中在一個地方；不用頻繁切換平台，即可讓工作順利進行。
Slack 是我們公司協作的核心，不但可以加快速度，更是建立客戶關係不可或缺的一環。我們每天都使用 Slack。
專案管理包括哪些重要階段？
專案管理是引導專案從初期規劃到最終結案的一套作業流程。雖然專案種類五花八門，但大部分都會經歷 5 個不同的階段。在每個階段，專案經理的工作就是確保團隊步調一致、追蹤各里程碑的具體進度，並視需要委派任務以推動工作進展。這 5 個階段分別是：
1.啟動
為了順利啟動專案，專案經理必須先確定專案範圍、目標和宗旨，還要確認專案利害關係人和成功指標。此階段的目標是說明專案的重要性，並定義如何衡量專案成果。
2.規劃
在專案規劃階段，需定義里程碑、時間表、資源分配、工作相依性及責任歸屬。有了完善的計畫，團隊就能掌握預期進度和每個人的職責，為專案的順利進行奠定基礎。
3.執行
在此階段，團隊將完成規劃階段確定的各項工作。為確保專案順暢推進，專案經理需要優先確保溝通、鼓勵協作並快速解決問題。
4.追蹤
在執行階段持續進行追蹤，有助於專案經理掌握時程、目標達成情況及風險，並即時調整專案計畫。
5.結案
專案工作完成並交付後即可結案。專案經理與團隊合作進行收尾工作、整理成果報告給利害關係人，並透過總結經驗，找出能提升未來專案效率的方法。
哪些專案管理策略有助於提升成效？
工具固然重要，但完善的專案管理策略才是成功的關鍵。在專案開始前，先訂好策略並與團隊成員溝通清楚，能讓工作進行得更順暢、更有效率。以下專案管理策略有助於提升成效：
- 排定優先順序。依緊急程度和影響將工作排序，可確保確實完成重要事項。透過排定專案工作的優先順序，團隊成員就能專注於推動進度，不讓低價值或非必要工作分散注意力。
- 與利害關係人保持同調。在整個專案過程中與利害關係人保持溝通，維持對專案範圍和目標的共識。這也有助於減少重複作業，還能隨著專案進展動態調整預期目標。
- 資源規劃。專案要取得成功，就必須在專案啟動前確保所需資源皆已到位。請花點時間，確定團隊成員已掌握相關資訊，準備好在適當的時間參與；同時也要確保成員在需要時，能隨時取得相關工具與資源。做好這些事前確認，有助於順利推進專案。
- 風險管理。主動採取風險管理措施的團隊，能更有效率地應對挑戰，將延誤風險降至最低。先設想潛在問題並制定好應變計畫，可確保問題真正發生時，專案依然能順利推進。
- 敏捷協作模式。有些團隊選擇採用敏捷式專案管理方針，將持續意見回饋、反覆改進式進展和保持彈性視為優先事項。敏捷方法將工作拆分為多個方便管理的階段性小任務，讓團隊根據工作進度不斷調整做法，通常能更快取得更出色的成果。
成功管理專案的 5 大訣竅
備妥專案工具和策略後，成功的關鍵在於持之以恆。以下整理出 5 個專案管理最佳做法，能夠確保工作順利推進。
- 讓責任歸屬一清二楚。如果團隊成員清楚自己負責的工作以及該完成的時間，這種明確的責任歸屬，就能確保所有人會確實完成目標。
- 統一溝通風格和節奏。選擇有規律的團隊溝通方式和模式，例如每週書面進度更新，以及每天在專案頻道確認專案進度，讓成員清楚知道什麼時間該做什麼。
- 讓進度隨時一目瞭然。建立一個持續更新的專案狀態中心，即可在同一個地方重點呈現和更新工作清單、時間表和專案障礙，例如在專案頻道釘選貼文或共用檔案。
- 落實嚴格的會議規範。盡量以非同步更新取代會議，將會議需求降至最低。如果真的需要開會，則應專注於制定決策和解決問題。
- 建立完善且方便搜尋的記錄。在推動專案期間，隨時上傳檔案、討論決策，並把流程與結果紀錄下來。你可以運用 Slack 建立可搜尋的知識庫，讓團隊能從中尋找答案、提供給新進人員參考，並發掘有助於提升未來專案效率的見解。
運用 Slack 更聰明地管理專案
要妥善管理專案，少不了良好的溝通與組織能力。在 Slack 中集中管理專案，就能充分運用專案規劃和執行工具、建立可搜尋的知識中心，並將團隊溝通內容全都匯集在一起，避免分散在簡訊、電子郵件及其他應用程式中。
從專案開始到結束，Slack 都能幫你搞定。頻道可讓對話目標明確、資訊透明；整合則讓你輕鬆擷取其他系統中的資料。同時，有了 Slackbot 和 AI 工作流程自動化等工具，團隊成員可以減少例行重複性工作，例如手動輸入資料，或翻找文件尋找需要的資訊。
透過 Slack，你可以簡化專案流程、減少阻礙並加快交付速度。歡迎探索 Slack 的專案管理功能，瞭解它們如何讓做事更有效率、成果更亮眼。
