キックオフミーティングとは？メリット・デメリットや注意点を解説

プロジェクトの開始時に「キックオフミーティング」を開催するケースがあります。しかし、キックオフミーティングとは何か、なぜ開催する必要があるのかといった、意義や目的を明確に説明するのは容易ではないかもしれません。

今回は、キックオフミーティングの目的や種類、開催方法ごとのメリット・デメリットについて解説します。キックオフミーティングの具体的な開催方法や注意点、事前に準備しておきたい資料もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

キックオフミーティングとはプロジェクト開始時に開催されるミーティング

サッカーやラグビーなどの試合が始まる瞬間をキックオフと呼ぶように、キックオフミーティングとは、ビジネスシーンでプロジェクトを始動させる際に開催されるミーティングのことです。ここでは、キックオフミーティングの必要性や通常のミーティングとの違いについて解説します。

キックオフミーティングの必要性

キックオフミーティングは、参加メンバーがプロジェクト全体を把握するために必要なミーティングです。キックオフミーティングを開催しない場合、参加メンバーがプロジェクト全体を把握できず、役割が曖昧になったり、タスクの重複や抜けが生じたりすることもあるでしょう。

ミーティングとキックオフミーティングの相違点

開催するタイミングと目的が限定されていることが、キックオフミーティングと通常のミーティングの主な相違点です。

一般的なミーティングは、プロジェクト開始後も必要に応じて開催されます。ミーティングの目的はさまざまで、各担当者の進捗確認のために実施されることもあれば、共有事項を伝えるために開催されることもあるでしょう。

一方、キックオフミーティングはプロジェクトの開始時に行われるミーティングです。プロジェクトの目標と目的を確認することが、キックオフミーティングの主要な目的となります。

キックオフミーティングの目的

キックオフミーティングの開催には様々な目的があります。キックオフミーティングを成功させるためにも、どのような目的で開催されるのかを知っておかなければなりません。詳しく見ていきましょう。

プロジェクトの把握

メンバーの疑問点や不明点を解消するとともに、プロジェクトの概要を共有することは、キックオフミーティングを開催する重要な目的です。新たに始動するプロジェクトの内容を、参加メンバー全員が正確に把握しているとは限りません。誰が参加し、いつまでに何を達成するのかなど、プロジェクト開始時に共有しておく必要があります。

メンバーの顔合わせ

キックオフミーティングには、プロジェクトに参画するメンバー同士の顔合わせという意味もあります。プロジェクトによっては、参加メンバーの所属部門が複数にわたっていたり、社外スタッフに協力を仰いだりすることもあるでしょう。お互いが初対面というケースも想定されるため、信頼関係を築いていくためにも顔合わせを実施しておく必要があるのです。

プロジェクトの方向性の確認

プロジェクトの方向性を確認することも、キックオフミーティングを開催する目的です。プロジェクトを開始するにあたって、各メンバーが違う方向を目指しているようでは良い結果は望めません。共通のゴールを確認し、同じ方向を向いて仕事を進めるためにも、キックオフミーティングを開催しておく必要があるのです。

節目を作るため

キックオフミーティングには、「節目」を作るという目的があります。いつどのようにして始まったのかが曖昧なプロジェクトは、ほかのプロジェクトなどからの延長のような雰囲気になりかねません。参加するメンバーが「今日この場でプロジェクトがスタートした」と認識することで、担当タスクの期日を意識して仕事に臨めます。

メンバーのモチベーションを上げる

プロジェクトを成功させるには、参加するメンバーのモチベーション向上が欠かせません。当事者意識を持つには、「自分はこのプロジェクトのメンバーである」ことを明確にする必要があります。キックオフミーティングに参加することでメンバーの一員としての自覚を持ち、モチベーションを高めることができるのです。

決定内容を今後のエビデンスにする

決定内容を今後のエビデンスにすることも、キックオフミーティングの目的です。キックオフミーティングで決定した担当者や期日のほか、質疑応答を通じて解消された疑問点などは、プロジェクトの重要なエビデンスとなります。プロジェクト進行中にトラブルが発生した際には、当初にメンバー間で確認し合った事項を参照することで解決していくのです。

キックオフミーティングの種類

キックオフミーティングと一口に言っても、さまざまな種類があります。プロジェクトの性質によって、開催するキックオフミーティングが果たす役割を押さえておきましょう。

社内のプロジェクトチームのキックオフミーティング

社内のプロジェクトチームが集まるキックオフミーティングは、社内のプロジェクトを開始するにあたって開催されます。メンバーの認識をすり合わせ、足並みを揃えることが主な目的です。また、各メンバーがプロジェクトに対して抱えている疑問点や不明点を洗い出し、解消しておくことも重要な目的となります。

役員やスポンサー向けキックオフミーティング

役員やスポンサー向けキックオフミーティングは、予算の決裁権を持つ役員向けに、プロジェクトの概要や取り組みへの理解を促すためのキックオフミーティングです。プロジェクトのロードマップや具体的な施策のイメージ、目指すべき成果などを共有し、プロジェクトの重要性について役員やスポンサーに十分に理解してもらいましょう。

社外または対顧客プロジェクトキックオフミーティング

取引先や顧客企業の担当者を交えて実施するキックオフミーティングです。社外の関係者が参加することから、フォーマルなキックオフミーティングと言えます。プロジェクトチームの紹介や目指していきたい方向性を明確に伝えることを通して、参加者間の理解を促進することが主な目的です。

アジャイルプロジェクトキックオフミーティング

複数のフェーズにプロジェクトを分割するアジャイル型のプロジェクトでは、「スプリント」と呼ばれる仕事のサイクルごとに、キックオフミーティングを開催します。これは、現状の確認やゴール設定を確認するのが目的です。また、プロジェクトのフェーズに応じて新たなメンバーが参加することもあり、新メンバーの紹介も、アジャイルプロジェクトキックオフミーティングの重要な目的になります。

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キックオフミーティングの方法とメリット・デメリット

キックオフミーティングの開催には、いくつかの方法があります。開催方法ごとのメリット・デメリットを理解し、メリットを得られる開催方法を見極めましょう。

対面式

対面式のキックオフミーティングは、会議室やコミュニティルームなどにメンバーを招集し、実際に顔を合わせて実施するキックオフミーティングです。直接コミュニケーションを図ることができるため、プロジェクトとしての一体感を得やすいメリットがあります。一方、メンバーの所在地や、スケジュールの都合などにより全員を招集できない可能性があることがデメリットです。

ビデオ会議システム

ビデオ会議システムを活用したキックオフミーティングも、おすすめの開催方法のひとつです。画面を通したコミュニケーションですが、参加メンバーの顔を見ながらコミュニケーションを図れるメリットがあります。しかし、大人数のプロジェクトの場合には、ビデオ会議システムに接続可能な人数の上限を超えて開催できないことがデメリットです。

チャットツール

チャットツールを活用した、テキストベースのキックオフミーティングもあります。メンバーの所在地を問わず開催できる上に、時間調整もしやすい点がメリットです。しかし、顔合わせという意味を持つキックオフミーティングには不向きで、お互いの顔を見ながらコミュニケーションを図れないことがデメリットとなります。

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キックオフミーティングを開催するために行うべきこと

キックオフミーティングの具体的な開催方法を紹介します。開始前、開催中、終了後にそれぞれ行うべきこともありますので、確認しておきましょう。

ミーティングの準備

ミーティングの開催にあたって必要な準備をしましょう。主にすべきことは次のとおりです。

自己紹介してアイスブレイクする

キックオフミーティングはメンバーの顔合わせの場でもあるため、最初に自己紹介の時間を設けましょう。必要に応じてアイスブレイクの時間も設けることで、各メンバーのパーソナリティへの理解を深められます。

プロジェクトの目的や体制を説明する

プロジェクトの目的を伝え、メンバー全員の意識を統一しましょう。目的を達成するための体制についても大枠を説明することで、プロジェクトのミッションを理解してもらうことが大切です。

プロジェクトのプランを説明する

プロジェクト全体のスケジュールの概要、重要なマイルストーン、主要な成果物について大枠などプランの説明を行います。プランの詳細については別途資料を用意し、キックオフミーティング前に参加者に目を通してもらい、キックオフミーティングではプランの主要な情報のみ伝えましょう。

プロジェクトスコープを議論する

次にプロジェクトスコープを議論します。達成すべき目標や完成させるべき成果物を明確にするだけでなく、スコープ外の要素との境界について議論を深めましょう。

メンバーの役割分担・責任者を明確にする

各メンバーの役割分担と責任者を明確にします。主要な連絡窓口や決裁者を明らかにしておくことで、プロジェクトの混乱を未然に防止できるでしょう。

情報や進捗などの共有方法を決定する

タスクの遂行に必要な情報や進捗状況などをどのように共有するか、キックオフミーティングの段階で決めておくといいでしょう。保存先や共有方法が曖昧だと、重要な情報が散逸しかねません。保存先をメンバーの誰もがわかる方法で管理することが大切です。

質疑応答を行う

キックオフミーティングでは一方的な説明に終始せず、メンバーからの質問を受け付ける時間も必ず設けてください。疑問点や不明点を解消しておくことで、認識の相違を防ぐことができます。

次のステップについて明確にする

キックオフミーティング後、取りかかるべきタスクと直近の目標について確認しましょう。次のステップを示すことで、各メンバーが取り組むべきことが明確になるからです。

議事録などにミーティング内容を記録する

キックオフミーティングで話し合った内容は、必ず議事録などに記録して保管しましょう。議事録は、プロジェクトの開始当初どのように取り決めたのかを確認するためのエビデンスとなります。議事録はメンバー全員がすぐに確認できる場所に公開し、いつでも閲覧可能な状態にしておくことが大切です。

キックオフミーティングで注意すべきこと

キックオフミーティングを開催するにあたって、いくつか注意すべきポイントがあります。キックオフミーティングのメリットを十分に得るためにも、次のポイントを押さえておきましょう。

キックオフミーティングの開催時期に注意する

キックオフミーティングは、開催時期が早すぎても遅すぎても適切な効果が得られません。開催時期が早すぎるとメンバーの記憶が薄れ、モチベーションを維持できません。逆に開催時期が遅すぎるようでは、プロジェクト開始までに業務の準備が間に合わない可能性もあります。目安として、プロジェクト開始の約1週間前にキックオフミーティングを設定するとよいでしょう。

資料などの事前準備をする

キックオフミーティングに必要な資料が十分でない場合、意識の統一が図りにくくなりがちです。必要な資料をリストアップし、開催当日までに準備しておく必要があります。後述する「資料に記載したい内容」を参考に、事前準備を着実に進めてください。

ミーティング方法を目的に合わせて選択する

キックオフミーティングの開催方法は、ミーティングの目的に合わせて選択することが大切です。初対面のメンバー同士がいる場合には、お互いの顔が見られる対面またはビデオ会議での開催が望ましいでしょう。反対に既知のメンバーだけが参加する社内プロジェクトであれば、チャット上でキックオフミーティングを実施することでスピーディーに進められます。

できるだけ専門用語を使わない

キックオフミーティング中は、できるだけ専門用語を使わず一般的な用語に置き換えて説明しましょう。特に複数の部門や社外スタッフが参加するプロジェクトの場合は注意してください。また、準備する資料についても、専門用語には脚注をつけるといった配慮も大切です。

質疑応答は短くする

キックオフミーティング内での質疑応答時間は必要ですが、短時間にとどめることが重要です。そこで、質疑応答の時間をあらかじめ決めておき、プロジェクト全体にかかわる質問への回答を優先しましょう。個別に回答すべき質問については、別途時間を設けて対応してください。

議事録を作成する

キックオフミーティングの議事録を作成する担当者は必ず決めておき、話し合った内容を記録に残しエビデンスとします。この時、議事録には誰が発言したか、最終的にどう決定したのかを明記し、メンバー全員間で共有し確認してもらうことが大切です。

キックオフミーティングの案内を出す

キックオフミーティングの日時・開催場所が決定したら、できるだけ早めに参加予定者に案内文を送信します。下記の案内文例を参考に、キックオフミーティングの概要と日時・会場を通知してください。

キックオフミーティングの資料に記載したい内容

キックオフミーティング時に使用する資料には、必要な情報を記載する必要があります。下表を参考に、記載すべき事項に抜け漏れがないかチェックしておくとよいでしょう。

Slack を活用してキックオフミーティングを効率的に進めよう

ここまでに見てきたとおり、キックオフミーティングで共有・確認しておくべき事項は多岐にわたります。キックオフミーティングを効率的に進めるには、ビジネスチャットとしても知られる「Slack」を活用できます。

共有情報は、事前にチャンネル投稿やクリップで行う

プロジェクト専用チャンネルを開設し、キックオフミーティング前に必要な共有事項を投稿しておくとよいでしょう。必要に応じてクリップを活用することで、参加メンバー間で音声や動画を手軽に共有できます。キックオフミーティング当日にすべての情報を共有する場合と比べて、話し合うべき事柄に集中しやすくなるはずです。

突発的な確認や相談は、ハドルミーティングを使って迅速に対応する

キックオフミーティングの開催に向けて、確認しておきたいこと・相談しておくべきことが突発的に発生することもありえます。ハドルミーティングを活用することで、チャンネルでのやりとりやダイレクトメッセージ（DM）上から音声通話やビデオ会議へとスムーズに移行可能です。迅速に回答を得ることで、準備をスムーズに進めやすくなるでしょう。

クリップやテキスト投稿などを活用し、場所や時間が異なるメンバーとのコミュニケーションをとる

他部署や多拠点にまたがるプロジェクトの場合、Slack のクリップやテキスト投稿を活用したコミュニケーションが有効活用できます。開催日時の調整をはじめ、必要な資料の用意など事前準備についても円滑なやり取りが可能です。

議事録やリソースなどは canvas に集約し、社内の知見として蓄積する

キックオフミーティング終了後に作成する議事録や、プロジェクトのリソースとなるデータについては、canvas に集約しておくと便利です。canvas 内を検索することで必要な情報を素早く見つけられるため、いつでも閲覧可能な社内の知見として活用できます。

社外とのミーティングもSlackを活用することで効率化を実現

キックオフミーティングに先立ち、社外のプロジェクトメンバーと事前にやり取りが必要になるケースもあるでしょう。Slack は社外とのコミュニケーションにも活用できるため、確認事項や共有事項をスムーズにやり取りできます。特に、キックオフミーティングに向けた情報共有の効率化を実現できるはずです。

キックオフミーティングの意義や目的を的確に捉えプロジェクトを開始しよう

キックオフミーティングはプロジェクトメンバーの意識を統一し、足並みを揃えておくための重要な会議です。キックオフミーティングの意義や目的を的確に捉えたうえで、必要な準備を漏れなく完了させた状態で開催当日を迎えましょう。今回紹介したポイントや進め方・注意点を参考に効果的なキックオフミーティングを実現し、プロジェクトの好スタートを切ってください。

よくある質問

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