チャットが日常的な連絡手段として定着しつつある中、仕事でもビジネスチャットを利用したいという人は多いでしょう。一方で、ビジネスチャットを利用するとなると、気になるのがセキュリティです。
今回は、ビジネスチャットのセキュリティは問題ないのか、そのリスクや注意点も含めて解説します。また、個人でできるセキュリティ対策もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットのセキュリティは安全なのか
ビジネスチャットのセキュリティは、安全といえるのでしょうか。メールと比較した場合のセキュリティの違いなどを把握しておきましょう。
メールと比べても安全性が高い
ビジネスチャットは、セキュリティ体制を整えた状態で提供されているものがほとんどです。安全性の面では、メールと比べても高いレベルと考えて差し支えないでしょう。
メールはチャットと比べると、サイバー攻撃の対象になりやすい傾向があります。また、誤送信の可能性もあるうえに、一度送信したメールを後から修正・削除することはできません。チャットの場合、万が一誤って送信しても、送信後の修正・削除が可能です。
安全性という点では、メールよりもビジネスチャットのほうが高いケースが多いといえます。
使い方によってはビジネスチャットでも情報漏洩の可能性がある
ビジネスチャットであれば、情報漏洩が 100％ 防げるとは限りません。使い方によってはビジネスチャットから情報が漏洩するリスクもゼロではない点を理解しておきましょう。
メールと比べて安全性が高いとはいえ、ビジネスチャットにも適切なセキュリティ対策を講じる必要はあります。
ビジネスチャットのセキュリティリスク
ビジネスチャットにセキュリティリスクがあるとすれば、具体的にどのようなものが想定されるのでしょうか。リスクがあると考えられる、 4 つのケースについて解説します。
アカウントの乗っ取り
ビジネスチャットは、 1 ユーザーごとにアカウントを割り当てて利用します。しかし、従業員のアカウントが何らかの理由で流出し、アカウント自体を乗っ取られてしまうリスクはゼロではありません。
そこで、ビジネスチャットを利用するデバイスを適切に管理したり、こまめにログアウトしたりすることが大切になります。もし、アカウントを乗っ取られてしまった場合、マルウェア感染を目的とした悪意のある URL を送信されて、社内外にマルウェアがばらまかれてしまうおそれがあります。
情報漏洩
ビジネスチャットのログインユーザー名やパスワードが流出すると、関係者以外に情報が読み取られてしまう可能性があります。ビジネスチャットに限らず、ビジネスシーンで利用するツールは、パスワードの管理や認証設定を適切に行うことが重要です。
スマートフォンなどのデバイス紛失
ビジネスチャットを利用するスマートフォンなどのデバイスを紛失した場合、デバイスから情報が漏洩・流出するおそれがあります。そもそもデバイスを紛失しないよう細心の注意を払って利用することが求められますが、デバイス自体にロックをかけるのもいいでしょう。例えば、 iPhone であればパスコードロックをかけられますし、 Android であれば画面ロックを設定できます。
シャドー IT によるトラブル
企業が把握していないフリーソフトなどのツールを、従業員が独自の判断で利用することを「シャドー IT 」といいます。シャドー IT は企業側が管理できない範疇となるため、トラブルや情報漏洩、ウイルス感染などの原因になりがちです。企業が管理していないツールを勝手に使用しないよう、周知徹底を図る必要があります。
ビジネスチャットの基本的なセキュリティ
前述したようなリスクを低減するために、ビジネスチャットにはさまざまなセキュリティ対策が施されています。ビジネスチャットの基本的なセキュリティ対策について押さえておきましょう。
IP アドレス制限
IP アドレス制限は、端末ごとに割り当てられた IP アドレスをチェックし、登録されたデバイス以外からアクセスできないように制限する機能です。管理者が許可した IP アドレス以外の端末ではアクセスできなくなるため、不正アクセスの防止に役立ちます。
端末認証機能
ビジネスチャットを利用できる端末を管理者が指定し、指定外の端末からはアクセスできないようにするのが、端末認証機能です。万が一、端末を紛失したり盗難されたりした場合も、該当する端末の認証を取り消した時点でアクセスできなくなります。端末の紛失・盗難に伴う、情報漏洩への対策に有効です。
2 段階認証
2 段階認証は、ビジネスチャットへのログイン時に、ユーザー名やパスワードのほかに、認証コードなどの入力を求める仕組みです。万が一ログインユーザー名や登録メールアドレス・パスワードが漏洩しても、 2 段階認証に必要な情報が守られていれば不正アクセスを防げます。
機能制限
ビジネスチャットには、利用デバイスや IP アドレスなどの条件によってアクセス制限をかけたり、部署単位・ユーザー単位で利用可能な機能を制限したりできるものもあります。また、ユーザーによってファイルの送受信を禁止したり、通常のトップページではなく、特別に設定した URL を知っている人しかログインできないよう機能制限したりすることも可能です。
通信データの暗号化
通信データの暗号化を使えば、ビジネスチャットでやりとりされるデータを暗号化し、端末の紛失や回線のハッキングなどが起きたとしても情報を解読不可能な状態にできます。暗号化は、サーバー・通信経路・端末のそれぞれの段階で行われるため、どの段階でハッキングが発生したとしても情報漏洩の防止に効果を発揮するのです。
管理者権限
管理者権限は、機能制限の変更・解除やメンバーの追加・削除などの操作を、管理者だけができるようにする機能です。管理者の許可なく部外者がメンバーに加われないため、安全にやりとりできます。
バックアップ体制
ビジネスチャットには、チャットの履歴や過去に共有されたファイルなどのバックアップをとり、誤操作などによりデータが失われた場合に復旧できるようにする機能もあります。ビジネスチャットの運営企業側でバックアップが可能であれば、万が一の障害発生時や誤操作によるトラブルの被害を最小限に抑えることができるでしょう。
チャットログ保存機能
チャットログ保存機能は、チャット上でのやりとりをログとして CSV や HTML 形式で保存できる機能です。いつどのようなやりとりが行われたのかをファイルで確認できるため、トラブルが発生した際に証拠として活用できます。
電話などの伝達手段では、意図的に録音しない限りやりとりの内容はその場限りのものとなるでしょう。チャットログを保存できることは、ビジネスチャットのメリットといえます。
ビジネスチャットのセキュリティレベルは提供形態によって異なる
ビジネスチャットは、ツールの提供形態によってセキュリティレベルが異なるので注意が必要です。具体的には、「オンプレミス型」か「クラウド型」かによって、次のような差が発生することがあります。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社でサーバーや通信回線、システムなどを構築してツールを導入する方式のことです。自社サーバーで運用するためセキュリティが高く、外部からの侵入や不正アクセスのリスクは低いといえます。
ただし、構築にかかる初期費用が高額になる傾向があるため、導入は慎重に検討する必要があるでしょう。
クラウド型
クラウド型とは、クラウドサーバーから提供されるサービスのことです。自社でサーバーを用意する必要がなく、月額や年額の利用料で導入できるため、初期費用を抑えられるという特徴があります。
ただし、ツールを提供するベンダーによってセキュリティのレベルはまちまちです。自社にとって必要なセキュリティ要件を満たしているかを十分に確認したうえで、導入を検討する必要があります。
利用者が行えるビジネスチャットのセキュリティ対策
ビジネスチャットのセキュリティレベルを高めるには、ツールの機能だけでなく、利用者自身でセキュリティを意識することも必要です。ビジネスチャットのセキュリティレベルはメールよりも高いとはいえ、利用方法によってはリスクにさらされる可能性もあります。特に、次の 4 点については、利用者に周知徹底を図る必要があるでしょう。
パスワードの設定を複雑にする
ログイン時に使用するパスワードは、できるだけ複雑なものに設定しておきましょう。第三者が容易に推測できるパスワードは使用せず、アルファベットの大文字・小文字や数字、記号を組み合わせるなどして複雑なパスワードを設定することが大切です。
個人情報のデータは閲覧制限やパスワードを設定する
個人情報を含むデータをやりとりする場合には、閲覧制限やパスワードの設定をしましょう。情報漏洩はあってはなりませんが、ハッキングなど不測の事態が発生するケースも考えられます。関係者でなければデータを閲覧できない状態にしておくことが大切です。
2 段階認証は必ず設定する
ビジネスチャットにログインする際、 2 段階認証が必要な状態にしておくことは必須といえます。ビジネスチャットに紐付いていないメールアドレスなどに認証コードが送信されるようにしておけば、万が一デバイスの盗難・紛失が発生した場合にも情報漏洩を防止できるでしょう。
グループチャットのメンバーは都度確認する
グループチャット上でやりとりをする際には、参加メンバーを都度確認することも大切です。未知の部外者はもちろんですが、別部署へ異動したメンバーにも不用意に情報が共有されていないか確認したうえでやりとりをしましょう。
Slack のセキュリティ
ビジネスチャットとしても知られる Slack は、セキュリティ対策の面でもおすすめできるツールです。 Slack のセキュリティについて主な特徴をご紹介します。
特定の業界における規制や国際的なセキュリティ基準を満たしている
Slack のセキュリティは、グローバルスタンダードです。国際的に認められている証明や認証を取得しており、堅牢なセキュリティを実現しています。
また、特定の業界における規制やセキュリティ基準も満たしているため、厳格なコンプライアンス要件が求められる業界においても導入可能です。
ID とデバイス管理
Slack では、必要なメンバーと承認済みのデバイスのみでやりとりができるよう、 ID とデバイス管理が徹底されています。一例として、次のような機能が利用可能です。
データの保護
Slack でやりとり・保存されるデータは、暗号化されています。特別な設定をしなくてもデフォルトで暗号化されているため、すべてのユーザーが安心して利用できます。
また、データ損失防止プロバイダーとの連携や監査ログによって、データの消失を防ぐことができます。しっかりと保護された環境下でデータをやりとりできるので、社内ではもちろんですが、社外とのやりとりにも活用可能です。
セキュリティ体制が整っているビジネスチャットを利用しよう
ビジネスチャットは手軽にメッセージをやりとりできるコミュニケーションツールですが、セキュリティレベルは従来のメールと比べて高いケースがほとんどです。ビジネスにおいてもセキュリティ面に不安を抱えることなく、ビジネスチャットを活用できるでしょう。
ただし、ツールによって提供されるセキュリティ体制はまちまちです。堅牢なセキュリティ体制が整っているビジネスチャットを活用したい企業の方は、ぜひ Slack の導入を検討してみてください。グローバルスタンダードのセキュリティ対策によって、社内外でのやりとりを安心して行えます。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。