Database clienti: cosa sono e come crearli

La trasformazione digitale avvenuta in tutti i settori ha convertito i database clienti in un elemento chiave per le aziende. Secondo un rapporto di MicroStrategy, il 94% delle aziende considera i dati essenziali per la propria crescita. D’altra parte, un rapporto di McKinsey mostra che le organizzazioni basate sui dati hanno fino a 23 volte più probabilità di acquisire nuovi clienti.

Non c’è dubbio: i dati sono e saranno sempre protagonisti quando si tratta di opportunità relative ad affari e vendita. Raccogliere dati, archiviarli e analizzarli offre indubbiamente grandi vantaggi, perché grazie a una strategia ben elaborata, una manciata di dati apparentemente insignificanti può diventare una informazione molto preziosa nel momento in cui si devono prendere decisioni complesse.

In questo articolo continueremo a parlare dell’importanza di avere un proprio database clienti: inizieremo col dire cosa sono, a cosa servono o quali tipi esistono fino a parlare dei vantaggi che offrono o cosa si deve tenere in considerazione per crearne uno.

Che cos’è un database clienti?

Un database clienti, noto anche come Customer Database, è un sistema informativo organizzato che consente di memorizzare ed elaborare i dati relativi a clienti e consumatori di un’azienda. Può includere dettagli quali nomi, indirizzi, informazioni di contatto, storico degli acquisti, preferenze sui prodotti e qualsiasi altra informazione rilevante per il rapporto commerciale.

Le informazioni vengono memorizzate in modo strutturato per facilitare la ricerca e l’analisi dei dati. L’analisi può aiutare l’azienda a identificare le tendenze, prevedere i comportamenti e prendere decisioni più intelligenti. I dati provenienti da qualsiasi area, come marketing, vendite o supporto, vengono messi in relazione per ottenere nuove informazioni.

Per gestire tutte queste informazioni in modo semplice si ricorre spesso a una piattaforma CRM (Customer Relationship Management), che offre un’interfaccia grafica intuitiva da cui è possibile gestire tutti i dati dei clienti e dei potenziali clienti, organizzare campagne di marketing, impostare promemoria di follow-up e generare rapporti sulle prestazioni. Grazie alla piattaforma CRM, tutti i dati sono accentrati in un’unica postazione, facilitando l’accesso e la collaborazione tra i diversi reparti dell’azienda.

Inoltre, i database clienti si caratterizzano anche per la loro sicurezza, in quanto nella maggior parte dei casi contengono informazioni private e sensibili che devono essere protette in conformità alle leggi e ai regolamenti sulla protezione dei dati. È quindi essenziale che le aziende adottino misure per garantire la sicurezza e la privacy.

Tipi di database clienti

Attualmente esistono diversi tipi di database clienti che vengono classificati secondo differenti criteri, di solito in base alla variabilità, al contenuto o all’organizzazione.

In base alla variabilità

I database clienti possono differenziarsi in base al modo in cui memorizzano i dati nel tempo. Si fa una distinzione tra:

• Statici: sono database di sola lettura, ossia possono essere consultati solo per ottenere informazioni e non possono essere modificati. Possono essere utilizzati in sistemi che necessitano di un accesso rapido a dati storici o archiviati.
• Dinamici: questi database vengono costantemente aggiornati, consentendo di aggiungere, modificare o eliminare informazioni in base alle necessità. Sono essenziali per le aziende che devono tenere traccia dei clienti e del loro comportamento in tempo reale.

In base al contenuto

I database clienti possono essere classificati anche in base al tipo di contenuto che memorizzano. Si fa una distinzione tra:

• Bibliografici: memorizzano principalmente testi e informazioni correlate. Sono utili per memorizzare e organizzare grandi quantità di letteratura e documenti dei clienti.
• Multimediali: questi database memorizzano una varietà di formati di dati, tra cui testo, immagini, audio e video. Sono utili per le aziende che gestiscono una grande quantità di contenuti multimediali dei loro clienti.
• Full-text: questi database memorizzano documenti completi in formato testo. Sono utili per le aziende che hanno bisogno di accedere a contratti, comunicazioni tramite e-mail e altri documenti di testo dei loro clienti.
• Directory: questi database memorizzano le informazioni identificative e di contatto dei clienti. Sono utili per le aziende che devono tenere un registro organizzato di tutti i clienti e i contatti.
• Specializzati: questi database memorizzano un tipo specifico di informazioni relative a una particolare area o a un argomento specifico. Sono utili per le aziende che operano in settori specializzati e che hanno bisogno di memorizzare informazioni dettagliate e specifiche sui loro clienti.

In base all’organizzazione

Inoltre, possono essere classificati anche in base alla maniera in cui memorizzano i dati. Si fa una distinzione tra:

• Gerarchici: organizzano i dati in una struttura ad albero, dove ogni record ha un singolo record genitore e zero o più record figli. Sono utili per rappresentare delle relazioni uno-a-molti e per memorizzare grandi quantità di informazioni.
• Relazionali: organizzano i dati in tabelle con righe e colonne, ogni record ha un identificatore unico e le tabelle sono correlate tra loro. Sono utili per rappresentare e gestire grandi quantità di dati con relazioni molti-a-molti
• In rete: si tratta di una serie di record collegati tra loro, che creano una rete di informazioni in cui ogni dato ha un valore unico.
• A più dimensioni: una combinazione di database gerarchici e in rete che consente di analizzare grandi quantità di dati e di generare informazioni sulla business intelligence utilizzate nel processo decisionale.
• NoSQL: progettati per gestire grandi volumi di dati non strutturati, consentono di memorizzare ed elaborare le informazioni in modo più flessibile rispetto ai database tradizionali. Sono utili per le aziende che hanno bisogno di elaborare rapidamente grossi volumi di dati.
• Orientati agli oggetti: memorizzano i dati come oggetti e consentono l’implementazione di relazioni complesse tra di essi. Sono utili per le aziende che devono gestire dati complessi e non strutturati.
• Distribuiti: vari database che si trovano in luoghi differenti, ma che lavorano insieme come un’unica entità, come nel caso della blockchain. Sono altamente sicuri, efficienti, immutabili, disponibili e in grado di gestire grandi volumi di dati in modo rapido ed efficace.
• Transazionali: utilizzati per memorizzare, modificare e recuperare specifiche transazioni di dati. Sono particolarmente utili per le aziende che hanno bisogno di indagare sulle interazioni dei clienti in tempo reale, come ad esempio le vendite o le richieste del servizio clienti.

Perché è importante creare un database clienti?

Disporre di un database clienti è diventato fondamentale, poiché offre l’opportunità di ottenere conoscenze preziose per le aziende e di aumentare la produttività. Grazie a queste conoscenze, le aziende possono:

• Avere informazioni strutturate: tutte le informazioni su clienti, ordini e vendite sono perfettamente strutturate e organizzate, in modo che qualsiasi dipendente possa accedervi in modo rapido e produttivo.
• Conservare le informazioni: la centralizzazione delle informazioni in un’unica postazione rende più facile mantenerle aggiornate e prive di errori.
• Condividere gli stessi dati: tutti i reparti dell’azienda possono accedere e lavorare con gli stessi dati, riducendo le discrepanze e migliorando la collaborazione.
• Segmentare i clienti: i clienti possono essere segmentati in base alle loro caratteristiche e ai comportamenti, consentendo comunicazioni e offerte personalizzate.
• Comprendere i clienti: è possibile comprendere meglio i clienti, le loro abitudini di acquisto, le loro preferenze e persino prevedere i comportamenti o le esigenze future.
• Personalizzare: la segmentazione e la comprensione dei clienti consentono di personalizzare la loro esperienza, migliorando la soddisfazione e la fedeltà.
• Prendere decisioni basate sui dati: i dati possono essere analizzati per ottenere preziose informazioni che aiutano a prendere decisioni strategiche e orientate al cliente.
• Fornire sicurezza, privacy e legalità: assicurano che i dati dei clienti siano sicuri e protetti e che l’azienda rispetti tutte le leggi e le normative sulla privacy e sulla protezione dei dati.
• Avere opportunità legate agli affari: i database clienti permettono di identificare le opportunità legate agli affari, come nuovi mercati potenziali, prodotti o servizi che potrebbero essere interessanti per i clienti o aree in cui l’efficienza o la redditività potrebbero essere migliorate.
• Avere dei vantaggi competitivi: un database solido e ben strutturato consente di migliorare la produttività e la competitività di un’azienda, aumentare le vendite e fare in modo che i clienti continuino a essere più soddisfatti e impegnati.

Come creare un database clienti

Quando si crea un database clienti, le aziende devono pensare a vari punti chiave, poiché, come qualsiasi altra strategia aziendale, non ha senso avviarla senza un obiettivo chiaro.

Questo è il primo punto su cui riflettere: perché e a quale scopo vogliamo generare un database. Le ragioni possono essere varie: migliorare il servizio clienti, aumentare la fidelizzazione, vendere più prodotti, migliorare dell’immagine del marchio, ecc. Ciò sarà utile anche per determinare che tipo di dati si vuole raccogliere o quali dati si hanno già a disposizione e possono essere sfruttati.

Inoltre, sarà necessario decidere quale mezzo utilizzare per memorizzare le informazioni. Esistono molte opzioni, da un semplice file Excel a complessi database basati su cloud con piattaforme CRM. La scelta dipenderà dalle dimensioni dell’azienda, dalla quantità di dati da gestire e dagli obiettivi.

Una volta definita la situazione, è necessario prendere in considerazione i dati che si desidera inserire, effettuando una previa pulizia per rimuovere i dati errati, incompleti, duplicati o irrilevanti. Sarà necessario in seguito stabilire un protocollo per l’inserimento e l’aggiornamento dei dati, assicurandosi che il processo sia coerente ed efficiente.

Una volta iniziato, l’ideale sarebbe registrare i dati in modo automatizzato nel database clienti, altrimenti il processo di aggiornamento e conservazione può diventare troppo noioso e soggetto a errori. L’automazione può avvenire tramite moduli online, record di vendita, interazioni sui social media o con qualsiasi altro punto di contatto con i clienti.

Da qui, tutto ciò che si deve fare è continuare ad alimentare il database clienti e analizzare le informazioni ottenute per trarre conclusioni preziose che saranno di supporto per il miglioramento della strategia aziendale. È consigliabile rivedere e aggiornare periodicamente il database per garantire che le informazioni siano accurate e pertinenti.

Come Slack può aiutare nelle relazioni con i clienti

Slack può essere uno strumento utile per gestire i dati dei clienti. Grazie alle integrazioni con altre piattaforme software, come gli strumenti CRM, Slack può fornire uno spazio centralizzato per la comunicazione e la collaborazione sui dati dei clienti. I team possono condividere ed esaminare le informazioni dei clienti, coordinare le attività di follow-up e assicurarsi che tutti siano al corrente delle ultime interazioni con i clienti.

Inoltre, è possibile centralizzare, ottenere e condividere le conoscenze grazie a funzionalità come i canali di conversazione, che possono essere dedicati a clienti specifici o ad argomenti legati alla gestione dei clienti, attraverso Canvas, che permette di creare ambienti di lavoro collaborativi in cui aggiungere e modificare le informazioni sui clienti, o tramite la messaggistica diretta, che consente una comunicazione rapida ed efficiente tra i membri del team.

Allo stesso tempo, i dati possono essere facilmente importati ed esportati, come file di testo, in formato CSV, con l’integrazione nativa delle applicazioni o tramite Slack Connect. In conclusione, Slack può fungere da complemento al database clienti, facilitando l’accesso alle informazioni, la collaborazione tra team e la gestione efficiente delle relazioni con i clienti.