Slack bei Slack: Zusammenarbeiten, wenn das Büro zubleibt

Klicke hier, um schnell Ressourcen zur Remote-Arbeit mit Slack zu erhalten.

Es ist bestimmt für niemanden überraschend, dass wir bei Slack unsere eigene App selbst oft und gerne nutzen. Genau genommen, eigentlich immer. Jeden Tag vernetzen wir mit Slack unsere Büros weltweit, zwischen New York, München, Dublin, Tokio, Melbourne usw. Unser eigenes Produkt ist damit quasi das Herzstück unseres Unternehmens. 

Im Moment steht die Gesundheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihrer Familien und ihres sozialen Umfeldes im Vordergrund, und auch wie dies unsere Zusammenarbeit verändert, um die Ausbreitung einer Infektion zu vermeiden. Wir haben – wie viele andere Unternehmen auch – aktuell Kolleginnen und Kollegen, die remote arbeiten, aber normalerweise gemeinsam in einem Büro sitzen. Wir werden oft gefragt, wie wir selbst Slack nutzen. Dies scheint eine gute Gelegenheit zu sein, unsere Erfahrungen mit euch zu teilen. Wie verändert Remote-Arbeit die Verwendung von Slack?

Hier sind ein paar Tipps und Tricks von Slack. Die meisten sind einfach und schnell umzusetzen, damit Teamwork zwischen unseren Remote-Mitarbeitern auch weiterhin funktioniert. Wenn du noch gerne weitere Informationen zur Remote-Arbeit in Slack hättest, die über diese Empfehlungen hinausgehen, findest du in unserer Ressourcenbibliothek umfassende Hinweise, Artikel und Berichte. 

Wir wissen, dass reine Remote-Arbeit die Arbeitsweise deines Unternehmens stark verändern kann und potenzielle Unterbrechungen mit sich bringt. Deshalb möchten wir dir gerne weiterhelfen. Unten in diesem Beitrag findest du Informationen über Webinare und persönliche Beratungen, die ab nächster Woche stattfinden werden und dich beim Übergang zur Arbeit von deinem Home-Office aus unterstützen.

1. Einen Channel für Mitteilungen erstellen

Jedes Büro bei Slack hat einen Channel für Mitteilungen. Dieser ist für die meisten Mitarbeiter schreibgeschützt, kann aber von Administratoren, Office-Managern und Leuten, die für die interne Kommunikation in der Firma zuständig sind, zum Posten wichtiger Informationen verwendet werden. In Zeiten wie diesen sind derartige Channels ebenso wichtig wie notwendig. Jetzt geht es nicht mehr um das Mittagessen in der Kantine, sondern um Updates zu Büroschließungen, Empfehlungen zu Reisen und hilfreichen Services und Links zur Unterstützung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, und allen, die ihnen am Herzen liegen. 

Erfahre, wie du Berechtigungen zum Posten in Channels verwaltest.

2. Benutzerdefinierte Status verwenden

Wir nutzen benutzerdefinierte Status (und damit verbundene Emojis) in der Slack-Zentrale bereits intensiv, damit andere sofort wissen, dass wir im Urlaub, gerade auf dem Weg in die Arbeit oder in einem Meeting sind oder heute Home-Office machen. Wenn jeder remote arbeitet, ist Letzteres natürlich hinfällig, und die Art, wie wir die Statusanzeige benutzen, verändert sich. Unsere Kolleginnen und Kollegen können nicht mehr sehen, ob wir an unserem Schreibtisch sitzen. Also stellen wir einen benutzerdefinierten Status ein, damit alle Bescheid wissen, dass wir nicht am Platz, offline oder in einem Anruf sind und deshalb nicht sofort antworten können. Bonus: Die Statusanzeige lässt sich so einstellen, dass sie automatisch abläuft. „Beim Mittagessen“ ist beispielsweise ein Status, der wahrscheinlich nach einer Stunde enden sollte. 

Erfahre, wie du deinen Status und deine Verfügbarkeit in Slack einstellst.

3. Meetings finden jetzt in Channels statt:

Das ist nicht nur eine praktische Methode für die Remote-Arbeit, sondern auch eine gute Möglichkeit, um Meetings zu identifizieren, die mittlerweile überflüssig geworden sind und komplett abgesagt werden können. Für ein wöchentliches Status-Meeting legen wir eine spezielle Uhrzeit fest, bis zu der alle ihren Status in einem Channel für dieses Projekt posten. Fragen können im Thread (wenn sie nur für diese Person bestimmt sind) oder im Channel (wenn sie für alle oder die meisten Leute relevant sind) folgen. Alle gewinnen so automatisch Einblick, an was der Rest des Teams gerade arbeitet. Und um das alles noch zu toppen, erstellen wir dadurch zugleich ein Meeting-Protokoll.

Zugehörige Inhalte: Twitter veranstaltet virtuelles Meeting mit globaler Zielgruppe unter Verwendung von Slack und Google Meet. Das Urteil von CEO Jack Dorsey: „Perfekt.“ Auch die Personalchefin von Twitter erzählt einem Reporter, dass diese Erfahrung bereits die Perspektiven verändert. 

Erfahre mehr über Meetings, die in Slack funktionieren (und welche nicht funktionieren) (auf Englisch).

4. Nicht vergessen: Direktnachrichten

Direktnachrichten spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Wir bei Slack arbeiten überwiegend in Channels. Oft bitten wir unsere Kollegen aber auch persönlich, ob sie sich eine Sache mal kurz ansehen können. Wenn wir ein Problem nicht lösen können, senden wir uns unfertige Arbeit in einer Direktnachricht zu, um Feedback und Ideen zu bekommen. (Das haben wir tatsächlich auch bei dem Schreiben dieses Blog-Beitrags gemacht.) Wir arbeiten viel in Google Docs. Slack vereinfacht das Teilen von Arbeit, für die wir noch gerne ein zweites Paar Augen drauf hätten, bevor wir sie abliefern. Wir fügen einfach den Link in Slack ein, und bekommen dann dort eine Mitteilung, die Berechtigungen für Ansicht und Zugriff anzupassen, wenn das Dokument nicht die entsprechenden Berechtigungen aufweist.  

5. Skizziere deine Ideen und lade sie in Slack hoch

Whiteboarding … mit einem Permanentmarker: Eine schlechte Idee im wahren Leben, aber perfekt für die Arbeit im Home-Office. Und die Verwendung von Papier. Für eingefleischte visuelle Denker kann es schwierig sein, diese Gewohnheit außerhalb des Büros abzulegen. Wir skizzieren unsere Ideen auf einem Stück Papier, machen dann ein Foto mit unseren Handys und laden es von dort direkt in einen Channel in der mobilen Slack App hoch, damit der Austausch nicht unterbrochen wird. Mit der Zeit haben wir herausgefunden, dass die Erstellung von Folien zur visuellen Kommunikation einer Idee – und die ganze Fummelei mit Schriftgrößen, Feldbreiten und Pfeilausrichtungen – zu viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Wenn wir nur eine Idee vermitteln wollen, reichen Stift und Papier (und Kamera) völlig aus. 

Erfahre mehr über das Hinzufügen von Dateien zu Slack.

6. Von Angesicht zu Angesicht, egal, wo ihr seid:

Schriftliche Kommunikation kann schwierig sein, insbesondere wenn Nuancen wichtig sind und Fingerspitzengefühl gefragt ist. Manchmal muss man eben einfach persönlich miteinander sprechen. Mit der integrierten Anruffunktion für Sprache und Video von Slack kannst du andere Leute schnell anrufen. Wir haben zudem viele der beliebten Sprach- und Video-Services integriert. Du kannst sie als Standard-Service festlegen, der beim Klicken auf das Telefonsymbol „Anruf starten“ in Slack verwendet wird. Wir nutzen sehr häufig die App von Zoom für größere Meetings und der Slash-Befehl /zoom ist überaus praktisch für spontane Meetings. Es ist aber auch eine ähnliche Funktionalität für andere integrierte Anbieter verfügbar.

 Erfahre mehr über Apps für Audio, Video und Bildschirmfreigabe in Slack. 

7. Geteilte Channels mit Anbietern, Partnern und Kunden:

Wenn wir nicht reisen können, damit wir uns alle am selben Ort treffen, arbeiten wir dennoch in Slack zusammen. Bei Geteilten Channels ist der Name Programm: Dieser gemeinsam genutzte Channel ist in unseren eigenen Workspace und in dem unserer externen Partner vorhanden und dadurch können wir in Slack über Unternehmensgrenzen hinweg kommunizieren und kollaborieren. Aktuell nutzen wir Geteilte Channels besonders häufig, um mit Agenturen, Kundinnen und Kunden, sowie Anbietern und Dienstleistern trotz abgesagter Geschäftsreisen in Kontakt zu bleiben.

Sieh dir unseren Leitfaden zu Geteilten Channels an. 

8. Zu guter Letzt lassen wir Emojis sprechen.

Wenn wir nicht persönlich „Dankeschön“, „Super Job“ oder „Gut gemacht“ sagen können, verwenden wir stattdessen eine Emoji-Reaktion. Kurz nach der Veröffentlichung dieses Blog-Beitrags wird jemand von uns eine Nachricht in einem Channel posten, damit alle im Unternehmen informiert sind. Die Mitarbeiter werden mit „:tada:“, „:100:“ und einer Reihe anderer benutzerdefinierter Glückwunsch-Emojis reagieren. Auch der legendäre Party-Papagei wird hier vermutlich in Erscheinung treten. Wir alle mögen Anerkennung! Eine Emoji-Reaktion oder ein Reacji (ein Begriff, von dem wir weiterhin behaupten, dass es ihn gibt) ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, mit deinen Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren.

Erfahre mehr über die Verwendung von Emoji-Reaktionen in Slack.

9. Zusätzliche Ressourcen

Und wie gesagt, weitere Tipps und Vorschläge findest du unter Slack für Remote-Arbeit in unserer Ressourcenbibliothek. Einige Tipps sind klein und einfach zu implementieren, so wie die von oben. Andere sind komplexer und darauf ausgerichtet, die Grundlagen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu schaffen, wenn die Belegschaft sich nicht mehr am gleichen Ort befindet. Wenn du gute Tipps oder Strategien für die Remote-Arbeit hast, die hier nicht zur Sprache kommen, würden wir uns sehr über dein Feedback freuen. Bitte kontaktiere uns – gerne auch auf Deutsch – unter feedback@slack.com.

Wir wissen, dass eine Liste mit Tipps und Artikeln nicht immer ausreichend ist. Unabhängig davon, ob dein Team Slack zum ersten Mal nutzt oder ihr alle schon richtige Slack-Profis seid – wir möchten euch bei dieser ungeplanten Veränderung helfen: von einem Team, das vor Ort im Büro zusammenarbeitet, hin zu einem Team, für das Kollaboration auch von virtuellen Home-Offices aus reibungslos funktioniert. Wenn du unsere Unterstützung benötigst:

• Wir bieten ab nächster Woche eine Reihe von Webinaren mit dem Fokus auf Remote-Arbeit an. Es handelt sich um Live-Sitzungen mit einem Q&A-Teil. Hier erhältst du weitere Informationen und kannst dich anmelden (momentan nur auf Englisch, bald aber auch auf Deutsch verfügbar).
• Wenn du persönliche Hilfe im Zusammenhang mit Slack und deinem Team benötigst, das jetzt plötzlich remote arbeitet, können wir auch gerne kurz telefonieren. Klicke hier, um einen Termin zu vereinbaren (nur in englischer Sprache verfügbar)