Zusammenarbeit

Der ultimative Leitfaden für digitale Meetings

Erfahre, wie man effektive virtuelle Meetings mit verteilten Team-Mitgliedern aufsetzt

Autor: Deanna deBara2. Januar 2021

An einem modernen Arbeitsplatz ist es genauso wahrscheinlich, dass du mit jemandem in einem anderen Teil des Landes (oder einem anderen Teil der Welt) zusammenarbeitest wie mit jemanden in einem anderen Teil des Büros. Aus diesem Grund ist ein klares Verständnis dessen, wie und warum Remote-Meetings funktionieren und wie du sie für dich nutzen kannst, so wichtig.

Online-Meetings können ein normaler Teil der täglichen Teamarbeit sein, aber eine möglichst effiziente Durchführung kann sich als schwierig erweisen: Welches ist das beste Tool für digitale Meetings? Und wie stellst du sicher, dass du alles Wichtige besprichst, bevor alle auflegen oder die Verbindung trennen? Wenn du die Durchführung eines digitalen Meetings mit einem großen Fragezeichen versiehst, solltest du dir keine Gedanken machen. Sehen wir uns alles an, was du über die effektive Durchführung von Remote-Meetings mit verteilten Teams wissen musst.

Die Wahl des richtigen Online-Meeting-Tools für dein Remote-Team-Meeting

Es gibt eine Vielfalt an Technologien, mit denen du die Durchführung eines Online-Meetings einfacher, schneller und kooperativer gestalten kannst. Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welches dieser Werkzeuge für dein Team das richtige ist.

Bei der Wahl von Remote-Meeting-Tools solltest du dir folgende Fragen stellen:

Was ist die wichtigste Funktion, die ich für ein erfolgreiches Remote-Team-Meeting benötige?

Musst du in der Lage sein, die Reaktionen aller Teilnehmer zu sehen, wenn du neue Produktideen vorstellst? Probier es mit einer Video-Konferenz-Software. Müssen alle zusammen an einer Pressemeldung arbeiten können? Dann solltest du wahrscheinlich so etwas wie Google Docs nutzen. Müssen alle eine Präsentation oder Demo in Echtzeit sehen können? Dann ist eine Software zum Teilen des Bildschirms ein Muss.

Die Sache ist die, dass die „richtigen“ Tools von deinen Bedürfnissen abhängen. Und obwohl jedes Team anders ist, profitieren sie alle von einem Online-Meeting-Tool, das zumindest über Video- und Audio-Funktionen verfügt. Die Forschung sagt, dass 55 % unserer Kommunikation Körpersprache ist, während weitere 38 % über die Stimmlage gehen. Zur Schaffung einer gemeinschaftlichen Atmosphäre während eines digitalen Meetings wird beides benötigt.

Wie viele Personen müssen an deinem Remote-Meeting teilnehmen?

Die effektivsten Tools für einen digitalen Chat mit zwei Personen sind nicht notwendigerweise dieselben wie für ein Meeting mit 20 Remote-Mitarbeitenden in verschiedenen Zeitzonen. Vergewissere dich, dass die gewählte Meeting-Software eine große Zahl von Teilnehmenden störungsfrei verwalten kann.

Wie lassen sich Online-Meetings durch den Einsatz von Technologie effizienter gestalten?

Im besten Fall sollten Technologien am Arbeitsplatz dafür genutzt werden, Prozesse zu optimieren und Informationen für Teams und Team-Mitglieder besser abrufbar zu machen. Außerdem sollten sich die Teilnehmenden auf das Wichtige konzentrieren können. Wenn du also potenzielle Online-Meeting-Tools bewertest, solltest du prüfen, ob sie nützliche Zusatzfunktionen, wie z. B. Bildschirmfreigabe oder Aufzeichnung haben, mit deren Hilfe du das Meeting anschließend mit den Teilnehmenden teilen kannst, sodass sie während des Meetings nicht durch das Anfertigen von Notizen abgelenkt werden.

Das Fundament für erfolgreiche digitale Meetings legen

Wenn du mit einem physisch anwesenden Team zusammenarbeitest, gibt es im Laufe des Tages zahlreiche Möglichkeiten, sich zu begegnen, zu plaudern und die Beziehung zu pflegen. Solche informellen Gespräche und Begegnungen tragen zum Aufbau einer Beziehung bei, die sich auf die Meetings überträgt, sodass sich die Teilnehmenden motivierter und vielleicht auch wohler damit fühlen, ihre Meinung zu äußern oder kritisches Feedback zu geben. Eine Studie hat herausgefunden, dass Mitarbeitende, die eine lustige oder peinliche Geschichte über sich mit dem Team geteilt haben, 26 % mehr Ideen in Brainstorming-Sitzungen hervorbrachten als Mitarbeitende, die das nicht taten. Die Vorteile, einen besten Freund bei der Arbeit zu haben, sind zudem gut dokumentiert.

Remote-Team-Mitglieder haben dagegen nicht unbedingt solche Gelegenheiten, weshalb Führungskräfte und Manager diese proaktiv schaffen sollten. Wenn sich die meisten Team-Mitglieder vorher nie gesprochen oder getroffen haben, werden sie es wahrscheinlich ablehnen, vor den anderen Ideen zu teilen oder zu debattieren. Bevor du also digitale Meetings zu einem festen Bestandteil deines Team-Workflows machst, ist es wichtig, dass sich jeder in der Kommunikation mit den anderen wohlfühlt.

Wie geht das am besten? Stelle online einen „digitalen Wasserkühler“ auf, einen gemeinschaftlichen Ort, an dem sich die Team-Mitglieder außerhalb von strukturierten Meetings kennenlernen und vernetzen können. Wenn verteilte Teams online einen gemeinsamen Raum zur Begegnung haben, hat dies folgende Vorteile:

  • Sie fühlen sich wohl (und, seien wir ehrlich, nicht so peinlich berührt) bei der Kommunikation über digitale Kanäle mit Leuten, die sie persönlich noch nicht getroffen haben.
  • Sie lernen andere Mitglieder des Teams und ihre Kompetenzen kennen.
  • Sie fühlen sich trotz der geografischen Lage wie ein gleichwertiger und fester Bestandteil des Teams.
  • Sie erkennen im Vorfeld von Meetings potenzielle Probleme, wenn es um Kommunikationsstile oder verschiedene Standpunkte geht.

Ein digitaler Wasserkühler kann ein besonderer Ort sein (wie ein Slack-Channel) oder gemeinsame Traditionen (wie tägliche Video-Check-ins oder eine wöchentliche digitale Happy Hour). Solange dieser Ort dein Team zusammenbringt und dafür sorgt, dass sich die Mitglieder vor den Meetings miteinander vertraut machen, wird er dazu beitragen, die Grundlage für erfolgreiche Online-Meetings zu schaffen.

Einrichten von Remote-Team-Meetings trotz Terminkollisionen

„Mit [Remote-Meetings] kann jeder in seinem eigenen Umfeld bleiben, wo er benötigt wird“, sagt Bryant Galindo, Mitgründer und CEO von CollabsHQ, einem Coaching und Beratungsunternehmen, das sich auf organisatorische Strategie und die Skalierung einer digitalen Arbeitsplatzkultur für Remote-Start-ups spezialisiert hat. Aber herauszufinden, wie man jedes Mitglied im Zusammenhang mit dem Meeting dorthin bekommt, wo man es benötigt, kann ein Kampf sein, besonders wenn du mit einem Remote-Team zusammenarbeitest, das über mehrere Zeitzonen verteilt ist.

Um alle Teilnehmenden zeitplanmäßig zusammenzubringen, solltest du nach Zeitfenstern suchen, die für alle Zeitzonen passen. (Wenn du beispielsweise Team-Mitglieder in London, New York und Los Angeles hast, wäre 9 Uhr Los-Angeles-Zeit ideal. Das wäre dann 12 Uhr in New York und 16 Uhr in London). Es gibt zahlreiche Tools, die dir bei der Auswahl des richtigen Zeitfensters für dein verteiltes Team behilflich sind.

  • Jede Zeitzone verfügt über einen praktischen Schieberegler, mit dem du dir die Uhrzeit in den verschiedenen Zeitzonen anzeigen lassen kannst.
  • Mit dem World Clock Meeting Planner von timeanddate.com kannst du die verschiedenen Standorte deiner Team-Mitglieder eingeben, um dir eine Tabelle mit Vorschlägen für geeignete Meeting-Zeiten erstellen zu lassen.
  • Bei Worldtimebuddy kannst du deinen Standort und die Standorte deiner Team-Mitglieder hinzufügen, woraufhin eine Tabelle mit den Uhrzeiten an den jeweiligen Standorten erstellt wird.

Nach Möglichkeit sollten Meetings immer weit im Voraus geplant werden. Je länger die Vorlaufzeit, desto unwahrscheinlicher sind Terminkonflikte. Im Fall von kurzfristig angesetzten Meetings solltest du jedoch darauf achten, dass das Team überlappende freie Zeitblöcke hat. Auf diese Weise kannst du bei Bedarf alle Mitglieder in einem (digitalen) Raum versammeln, auch wenn sie Tausende von Kilometern voneinander getrennt sind.

Agenda aufstellen und Remote-Meeting-Richtlinien vereinbaren

Wenn du willst, dass dein geplantes Remote-Meeting effizient und erfolgreich verläuft, musst du deine Agenda planen.

„Bei den besten Remote-Meetings gibt es eine Sitzungsagenda, die vorher [festgelegt] wird, damit die Teilnehmenden wissen, worüber sie sprechen werden“, sagt Galindo. „Wenn es so etwas nicht gibt, dann verbringst du 15 bis 20 Minuten nur damit, herauszufinden, was du eigentlich besprechen willst.“

Es ist wichtig, dass es für jedes digitale Meeting eine klar strukturierte Agenda gibt, die folgende Punkte umfasst:

  • Wichtige Themen
  • Meeting-Struktur (z. B. wann und wie lange jedes Thema besprochen werden soll)
  • Teilnehmende Team-Mitglieder/Teams
  • Was die einzelnen Team-Meeting/Teams zum Meeting mitbringen sollen
  • Relevante Dokumente, Dateien oder Recherchen

Genauso wichtig wie die Meeting-Agenda sind die Meeting-Richtlinien: die Regeln und Erwartungen in Bezug auf die erwarteten Beiträge des Teams zum digitalen Meeting.

„Du solltest dafür sorgen, dass alle Beteiligten mit klaren Erwartungen [in das Meeting] kommen und wissen, was [die einzelnen Teilnehmenden] beitragen werden und wie der digitale Raum gemanagt wird“, sagt Galindo.

Darf beispielsweise jeder frei sprechen oder ruft der Teamleiter die Teilnehmenden auf, wenn sie an der Reihe sind? Müssen alle ihre Kamera die ganze Zeit eingeschaltet haben oder nur der bzw. die Vortragende? Müssen alle Handys stummgeschaltet sein, wenn andere sprechen?

Wenn eine klare Meeting-Agenda und Richtlinien erstellt (und mindestens 24 Stunden vorher an das Team geschickt) werden, trägt dies dazu bei, dass vor dem digitalen Meeting alle auf dem gleichen Stand sind.

Etikette für Online-Meetings

Für verschiedene Meetings gibt es zwar verschiedene „Regeln“, jedoch sollten einige grundlegende Etikette-Praktiken von allen eingehalten werden, um einen reibungslosen Ablauf des Online-Meetings zu gewährleisten.

Betrachte sie als ein Muss der Meeting-Etikette:

  • Alle Teilnehmenden während des Meetings vorstellen und allen die Chance geben, einen Beitrag zu leisten
  • Nicht auf dein Telefon starren, wenn andere etwas vortragen
  • Andere Leute beim Reden nicht unterbrechen (und nicht versuchen, sie zu übertönen)
  • Vor dem Meeting die gesamte Technik testen (z. B. Kamera/Video, WLAN und Bildschirmfreigabe)
  • Agenda lesen und vorbereitet zum Meeting kommen
  • Während des digitalen Meetings nicht an anderen Aufgaben arbeiten (z. B. E-Mails prüfen)
  • Alle Benachrichtigungen deaktivieren und sicherstellen, dass dein Mobiltelefon stummgeschaltet ist
  • Sicherstellen, dass sich alle Team-Mitglieder in einem ruhigen Raum ohne unnötige Ablenkungen befinden

Im Zweifel einfach die Grundregeln des höflichen Umgangs beachten. Menschen möchten in einem Online-Meeting – genau wie in jeder anderen Lebenssituation – gehört, gesehen und respektiert werden.

Das Engagement der Remote-Team-Mitglieder bei Online-Meetings hochhalten

Alle genannten Punkte – von der Planung der Agenda bis zum Üben angemessener Verhaltensweisen – sind wichtig für die erfolgreiche Durchführung eines digitalen Meetings. Das nutzt jedoch alles nichts, wenn das Team zum Zeitpunkt des eigentlichen Meetings nicht motiviert ist.

Es folgen nun unsere besten Tipps, wie man ein ganzes Team in einem Remote-Meeting von Anfang bis Ende bei der Stange halten kann:

Sich Zeit für ein lockeres Gespräch nehmen

Ein paar Minuten freundlicher Interaktion vor dem Einstieg in ein Meeting können die erforderliche Beziehungsebene für eine erfolgreiche Besprechung herstellen und die Motivation des Teams hochhalten, wenn das Gespräch auf das Geschäftliche kommt.

„In virtuellen Umgebungen gibt es diese persönliche [Interaktion nicht], also muss man doppelt so hart arbeiten, um das Vertrauen und die Beziehungsebene herzustellen“, sagt Galindo. „Daher finde ich, dass diese Ebene in einer virtuellen Umgebung ganz bewusst hergestellt werden muss.“

Nimm dir zu Beginn des Meetings ein paar Minuten Zeit, mit jedem zu sprechen, Informationen auszutauschen oder einfach einen kleinen Small Talk über das Geschehen im Büro zu führen. Das wird nicht nur die Motivation erhöhen, sondern kann auch die Kultur stärken und deine Beziehung zum Team vertiefen.

Alle Teilnehmenden sich vorstellen lassen

Bei einer großen Anzahl von Meeting-Teilnehmenden kann es schwer sein, die Übersicht über die vielen Namen zu behalten. Wenn sich zu Beginn alle vorstellen (insbesondere vor einem Redebeitrag oder Vortrag), ist das eine gute Gelegenheit für die Teilnehmenden sich einen Überblick über die verschiedenen Team-Mitglieder und ihren Beitrag zum Meeting zu verschaffen.

Jedem eine Aufgabe geben

Warst du schon einmal bei einem Meeting und hattest keine Ahnung, warum du da warst?

Wenn die einzelnen Teilnehmenden keine klare Aufgabe haben, ist das der schnellste Weg, die Motivation des Teams zu senken. Vor dem Meeting sicherstellen, dass alle Team-Mitglieder eine Aufgabe haben. Beispielsweise kann ein Team-Mitglied alle Fragen aufschreiben, die bei einem Brainstorming aufkommen, ein anderes hält die wichtigsten Diskussionspunkte fest und ein drittes ist für die Abfolge der Folien während der Präsentation zuständig.

Die besten Aufgaben zur Motivation von Mitarbeitenden im Home Office bei Meetings sind ...

  • Interaktiv. Die Aufgabe sollte jede Person dazu veranlassen, in Echtzeit einen Beitrag zu leisten und mit dem Meeting und anderen Team-Mitgliedern zu interagieren.
  • Einfach. Wenn die Aufgabe zu komplex ist, verbringt dein Team möglicherweise mehr Zeit damit, herauszufinden, was zu tun ist, als mit dem eigentlichen Meeting.
  • Häufig. Idealerweise muss die Aufgabe von den Team-Mitgliedern während des gesamten Meetings ausgeführt werden, sodass sie von Anfang bis Ende motiviert sind, statt sich nach einer einmaligen Aktion zurückzulehnen.

Jedem Teammitglied eine Aufgabe zu geben, erlaubt ihm eine aktive Rolle im Meeting einzunehmen und sich als Teil des Geschehens zu fühlen. Wenn Menschen zum passiven Zuhören gezwungen werden, ist das hingegen langweilig und ermüdend, wie wir alle wissen.

Introvertierte bei Remote-Meetings einbeziehen

Es ist wichtig, bei Remote-Meetings alle zu motivieren, auch Team-Mitglieder, die nicht besonders lautstark oder redselig sind.

„Als Moderator ist es nicht nur deine Aufgabe, alle zu motivieren, sondern auch einen sicheren Raum für Personen zu schaffen, die sich nicht so gerne äußern“, sagt Galindo.

Wenn es Menschen im Meeting gibt, die nicht so gerne laut sprechen, solltest du das Meeting so strukturieren, dass alle die gleiche Chance haben, gehört zu werden, also als eine Art Diskussion im Rundlaufverfahren, bei der alle Teilnehmenden fünf Minuten Zeit bekommen, eine Erkenntnis oder Erfahrung zu teilen, die sie im Zusammenhang mit dem Thema des Meetings hatten.

Wenn dir auffällt, dass ein Team-Mitglied versucht, etwas beizutragen, jedoch von extrovertierteren Team-Mitgliedern unterbrochen wird, gib diesem Mitglied Zeit, sich zu äußern (und sorge dafür, dass der Rest des Teams zuhört). Einige Team-Mitglieder sind möglicherweise immer noch zu zurückhaltend, um sich während eines digitalen Meetings zu Wort zu melden. Nimm dir die Zeit, ein Vier-Augen-Gespräch zu planen, um dir die Ansicht des betreffenden Mitglieds einzuholen, wie du Remote-Meetings inklusiver für sie gestalten kannst. Noch besser wäre es, online einen Gemeinschaftsraum oder ein Dokument einzurichten, wo die Team-Mitglieder ihre Gedanken, Einsichten und Vorschläge für das nächste Meeting teilen können.

Die Sache ist die, dass es Introvertierte genauso verdienen, an Online-Meetings beteiligt zu werden, wie alle anderen, jedoch kann es den Moderator etwas Arbeit kosten, sie dorthin zu bringen.

Nachbereitung von Online-Meetings

Für ein effektives Meeting muss allen Teilnehmenden ein klares Ziel zugewiesen werden. Die wichtigsten Punkte, die alle kennen müssen, sind:

  • Angestrebte Ergebnisse und nächste Schritte
  • Wer ist für die Nachbereitung der einzelnen Punkte oder Aufgaben zuständig?
  • Bis wann müssen die Ergebnisse vorliegen?
  • Wann ist das nächste Meeting oder die nächste Überprüfung?

Wenn du die Moderatorin bzw. der Moderator bist, solltest du nicht vergessen, dass ein wichtiger Teil der Nachbereitung des Meetings darin besteht, von den Teilnehmenden Feedback über den Verlauf des Meetings einzuholen. Das kann über ein formloses Einzelgespräch oder eine einfache und anonyme Feedback-Umfrage erfolgen. Das Feedback der Teilnehmenden kann dir zahlreiche Ideen liefern, wie du zukünftige Meetings für alle Beteiligten noch inklusiver und effizienter gestalten kannst.

Digitale Meetings mit verteilten Teams professionell durchführen

Die Anforderungen an die erfolgreiche Durchführung eines digitalen Meetings können sich überwältigend anfühlen, aber das muss nicht sein. Wenn du dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung folgst, spielt es keine Rolle, ob dein Team aus zwei oder zehn Mitgliedern besteht und ob die Mitglieder fünf oder 5000 Kilometer entfernt sind – du hast alles, was du für die sichere Durchführung eines produktiven Remote-Meetings benötigst.

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