SoftBank skaliert Innovationen und beschleunigt das Wachstum durch offene Zusammenarbeit

Seit der Gründung im Jahr 1984 zählt SoftBank in der Telekommunikationsbranche in Japan zu den Marktführern. Der Konzern war der Konkurrenz im In- und Ausland schon immer einen Schritt voraus – von den ersten E-Mails, die über Mobiltelefone verschickt wurden, bis hin zur Einführung des iPhones auf dem japanischen Markt. SoftBank enthüllte seine Strategie „Beyond Carrier“, einen ehrgeizigen Plan zur Bereitstellung von Dienstleistungen in einer Reihe von Branchen, einschließlich KI, Big Data, Gesundheitswesen und einigen mehr. Damit folgte das Unternehmen einmal mehr seinem Innovationsgeist.

Jedoch bremsten die altbewährten Kommunikationsformen das Unternehmen aus und standen seiner innovativen Vision im Weg. SoftBank, das aus mehr als 260 Unternehmen und 40.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besteht, benötigte eine skalierbare Lösung, die es den 17.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Kernunternehmens ermöglichen würde, schnell Entscheidungen zu treffen und neue Strategien umzusetzen. Angespornt durch den Erfolg der ersten internen Slack-Benutzerinnen und -Benutzer führte SoftBank die Plattform im Oktober 2020 offiziell ein. Der Wechsel zu sicherer Channel-basierter Kollaboration hat nicht nur die komplette Kommunikation verändert, sondern es dem Unternehmen ermöglicht, Wissen zu skalieren, Arbeitsabläufe zu automatisieren und Entscheidungen zu beschleunigen.

Schnelle, offene Kommunikation statt Meetings und E-Mails

Genau wie viele andere Unternehmen hatte SoftBank seine Geschäfte lange Zeit über E-Mails und persönliche Meetings abgewickelt. Doch diese Methode hatte sich schnell als umständlich und zeitraubend herausgestellt, als das Unternehmen expandierte. Wenn Führungskräfte schnell Entscheidungen treffen mussten, beriefen sie ein Meeting mit allen relevanten Personen ein. „Das Problem bei dieser Strategie ist: Je schneller das Geschäft laufen soll, desto mehr Meetings braucht man“, sagt Keiichi Makizono, ein Senior Vice President, der Chief Information Officer und Leiter der IT- und Netzwerkeinheit von SoftBank. „In unserer Unternehmenskultur werden Dinge schnell entschieden und umgesetzt, wodurch es täglich eine beträchtliche Anzahl an Meetings gab.“

Das führte zu überquellenden Terminkalendern und bot wenig Spielraum für gründliches Nachdenken und strategisches Vorgehen. „Viele Führungskräfte haben es gar nicht mehr aus dem Besprechungsraum heraus geschafft, weil sie ständig persönliche Meetings hatten“, sagt Kunihiro Fujinaga, Senior Vice President für Geschäftsstrategie und Marketing im Unternehmensbereich von SoftBank. Die Abhängigkeit des Unternehmens von mündlicher Kommunikation hat ihm zufolge auch zu anderen Problemen geführt. „Die Kommunikation war immer problematisch: Das rasante Geschäftstempo und die parallele Abwicklung mehrerer Projekte haben zu repetitiven Aufgaben geführt.“

Anfänglich wurde jede Abteilung dazu ermutigt, ihre eigenen Tools für die Zusammenarbeit zu wählen. Diese Richtlinie gab den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zwar Flexibilität, führte aber auch zu einer uneinheitlichen Kommunikation und wichtige Informationen waren über mehrere Plattformen und E-Mails verstreut. Bei der jüngeren Generation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hatte sich Slack derweil zu einem der beliebtesten Tools entwickelt. Die Benutzerfreundlichkeit der Plattform und die Integration anderer Tools für den Arbeitsalltag weckten Makizonos Interesse.

„Aus Sicht der IT ist es ideal, nur ein unternehmensweites Tool für die Zusammenarbeit zu haben“, sagt er. „Das Tool muss auch mit den IT-Systemen des Unternehmens verknüpft werden können, damit alle täglichen Abläufe und die Kommunikation dort abgewickelt werden können. Dafür war Slack die offensichtliche Lösung.“

Wissen skalieren und Prozesse effizienter machen

Kazushi Iizuka, der im AI/RPA-Werbebüro von SoftBank im Verbrauchervertrieb arbeitet, war einer der ersten Slack-Benutzer des Unternehmens. Seine positive Erfahrung hat ihn dazu veranlasst, sich für die unternehmensweite Einführung von Slack einzusetzen. „Ich wusste, dass Slack ein Tool ist, das effiziente Kommunikation möglich macht“, sagt er.

Als Iizuka und seine Teamkolleginnen und -kollegen noch E-Mails verwendeten, war es für sie eine echte Herausforderung, andere einzubinden – vor allem, wenn die betreffenden Personen die ursprüngliche Nachricht nicht erhalten hatten. Lange E-Mail-Threads machten es schwer, Informationen zu finden und weiterzuleiten. Mit dem Wechsel zu Slack war sein Projekt-Team in der Lage, Unterhaltungen sofort mit allen relevanten Personen zu teilen. „Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an verschiedenen Standorten haben erkannt, dass wir unser Kommunikationsproblem mit Slack auf einen Schlag lösen können, was zu einem rasanten Anstieg der Benutzerinnen und Benutzer führte“, erläutert er.

Iizuka führt weiter aus, dass die Vorteile von Slack für SoftBank fortlaufend den Wert der Plattform unterstreichen. „Slack lässt sich nicht nur einfach bedienen, auch die Geschwindigkeit der Produktupdates und Funktionsentwicklungen halten mit unseren Anforderungen Schritt“, sagt er. „Wir haben erkannt, dass wir unsere eigene betriebliche Effizienz steigern müssen. Das hat die Popularität von Slack weiter gesteigert.“ Slack hilft den SoftBank-Teams auch bei der Optimierung der Prozesse und Apps, die sie bereits verwenden. „Die Fähigkeit von Slack, sich mit verschiedenen Apps und APIs zu vernetzen, macht die Plattform sehr kompatibel mit unseren Arbeitsabläufen.“

Die Zusammenarbeit mit externen Partnern mit Slack Connect beschleunigen

Slack hat die Zusammenarbeit bei SoftBank für 20.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter revolutioniert – Tendenz steigend. Die Projekt-Teams haben schnell interne Systeme mit Slack verknüpft und so viele Geschäftsprozesse wie möglich automatisiert, um Zeit für wichtigere Aufgaben zu gewinnen. In der Vertriebsabteilung hat SoftBank beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen mit den neuesten Metriken und Ergebnissen durch automatische Updates in Slack ersetzt. Durch diese Änderung werden unnötige Benachrichtigungen vermieden und alle Beteiligten hben einfachen Zugriff auf die neuesten Verkaufszahlen.

In Zukunft will SoftBank die Channel-basierte Kollaboration mit Slack Connect, einer sicheren Umgebung für die Zusammenarbeit mit externen Unternehmen, auf seine Partnerunternehmen ausweiten. „Wir haben vor, mit Hilfe von Slack sowohl intern als auch extern eine offenere Zusammenarbeit zu fördern“, sagt Fujinaga. „Mit Slack können wir eine Kultur der offenen, Channel-basierten Kommunikation fördern, wodurch die Arbeit schneller vorangeht.“