Slack für die interne Kommunikation: 7 Möglichkeiten zur Verbesserung der unternehmensweiten Kommunikation

Slack für die interne Kommunikation

Mit Slack für die interne Kommunikation kannst du das Vertrauen deiner Mitarbeitenden stärken und die Effizienz erhöhen, da es zur zentralen Informationsquelle wird und Antworten in Echtzeit ermöglicht. Außerdem werden Beiträge und Mitteilungen öffentlich gespeichert, sodass sie nicht in E-Mail-Postfächern verloren gehen oder vonVerteilerlisten übersehen werden. 

• 6 %

  Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit*

• 32 Minuten

  pro Slack-Benutzer:in pro Tag gespart*

Bevor du eine Mitteilung sendest, solltest du erst einmal Folgendes machen:

Vor einer Mitteilung solltest du im Hintergrund in Geschlossenen Channels die Planung und Koordination deines Teams vornehmen. Dank der Vorausplanung wird das Vertrauen der Teams durch eine einheitliche und klare Kommunikation gestärkt, auch wenn keine geplanten Nachrichten erwartet werden. Eine solche Vorausplanung hilft, die Organisation zu optimieren, insbesondere für den Fall, dass eine unternehmensweite Nachricht dringend verschickt werden muss. 

Mit folgenden Punkten kannst du vorausplanen:

• Baue eine Strategie und Struktur für die Kommunikation auf:
  • Ermittle die Führungskräfte, die unternehmensweite Mitteilungen und Bekanntmachungen erstellen und verteilen, wie z. B. die Geschäftsführung, die Personalabteilung, die Kommunikationsabteilung oder die Abteilung für Arbeitsplatzmanagement.
  • Lege basierend darauf die Personen fest, die in den einzelnen Channels über Posting-Berechtigungen verfügen sollen.
  • Entwickle ein Genehmigungsverfahren für Mitteilungen; wie sieht der Zeitplan aus und wer muss die Nachricht genehmigen?
  • Erstelle eine Slack-Netiquette und pinne sie an alle Mitteilungs-Channels. Wir empfehlen, diese Richtlinien in ein Canvas zu schreiben, damit sie leicht aktualisiert werden können.
• Erstelle Nachrichten und prüfe sie:
  • Lege den Ton und den Stil für Mitteilungen fest. Entwerfe Nachrichten und teile sie für Feedback und Zusammenarbeit in Geschlossenen Channels.
  • Definiere, ob eine Nachricht vertraulich ist.
  • Bestimme, ob „In Threads antworten“ aktiviert oder deaktiviert werden soll; dies kann je nach Channel oder Beitrag variieren.
  • Du kannst schriftlich festgehaltenen Text, eine vorab aufgezeichnete Video- und Sprachnachricht oder eine Kombination aus beiden Optionen verwenden. Das ist die beste Möglichkeit, mit deiner Zielgruppe zu interagieren. Mit Block-Kit kannst du tolle Nachrichtenvorlagen erstellen.
• Poste die Nachricht im Channel:
  • Bestimme, wann die beste Zeit ist, um die Nachricht in einem Channel zu senden; sind deine Benutzer:innen morgens oder eher nachmittags am aktivsten? Musst du auf verschiedene Zeitzonen achten? Durch die Überwachung der Nachrichtenaktivität kannst du feststellen, wann du am besten einen Beitrag posten solltest.
  • Verwende Geplanter Nachrichtenversand, um die Anzahl der Aufgaben zu reduzieren.

Unternehmensweite Mitteilungen

Mit unternehmensweiten Mitteilungen werden wichtige Informationen an die gesamte Organisation weitergegeben. Das können Neuigkeiten über Zusatzleistungen, Führungswechsel, Übernahmen oder ein neues Produkt oder eine neue Funktion sein. 

Mit einer Channel-Strategie, die folgende Punkte umfassen kann, kannst du Mitteilungen einheitlich gestalten:

• Poste Nachrichten für globale, standort-/bürobezogene oder teambezogene Zielgruppen.
• Häufigkeit der Kommunikation; soll es sich um eine regelmäßige, proaktive Kommunikation oder um eine Kommunikation zu neuen Themen handeln?
• Wenn bestimmte Personen Posting-Berechtigungen erhalten, wird sichergestellt, dass die Mitteilungs-Channels für Informationsbeiträge verwendet und als vertrauenswürdig angesehen werden und nicht mit vielen Postings und Unterhaltungen von Benutzer:innen überladen werden.
  • Wir empfehlen, dass die meisten Mitteilungs-Channels nur Lesezugriff haben und Antworten in Threads erlaubt sind. 
• Interaktionsregeln
• Erstelle eine Benennungskonvention für den Channel, z. B. #mitteilungen-unternehmensname, #mitteilungen-global, #mitteilungen-team oder #mitteilungen-standort.

Ein gutes Beispiel für die Verwendung eines Mitteilungs-Channels ist die Ankündigung eines neuen internen Tools, wie z. B. einer Ethik-Hotline:

Unternehmensweite Meetings

Du kannst unternehmensweite Meetings unterstützen, indem du Informationen vor, während und nach dem Meeting an einem Ort bereitstellst. 

Diese Informationen kannst du folgendermaßen optimieren:

• Erstellung eines Channels #meeting-gesamtes-unternehmen
• Erinnerungen und Vorschaupläne für die Meetings
• Teilen von Übersichten, Decks, Fragen und Antworten sowie Aufzeichnungen
• Überwachung von AV-Problemen in Echtzeit
• Erstelle vor dem Meeting in deinen Geschlossenen Channels einen Prozess für die Kommunikationsverantwortlichen zum Umgang mit Fragen und Anliegen und lege die Erwartungen entsprechend fest. Dazu kann auch gehören, die Unterhaltung aus Slack heraus zu verlegen, wenn dies produktiver ist. 
• Außerdem kannst du Benachrichtigungen erstellen, wenn bestimmte Wörter in Geschlossenen und Offenen Channels verwendet werden, um zu erfahren, wo die Unterhaltungen stattfinden.

Sichte mit dem Workflow-Builder Fragen und Feedback:

• Mitarbeitende können vorab Fragen einreichen oder während des Meetings Fragen stellen.
• Workflow-Builder ermöglicht Anonymität und die Teilnahme, wenn Personen nicht vor Ort sind.
• Außerdem entsteht so eine Sammlung von Fragen und Antworten, damit du häufige Themen ansprechen oder Ideen festhalten kannst.
• Ein ausgewähltes Teammitglied kann live Fragen im Namen der Mitarbeitenden stellen.

Wiederkehrende Mitteilungen

Updates für Unternehmen, Organisationen oder Standorte werden in regelmäßigen Abständen gesendet. Diese Updates können z. B. Schulungen, offene Stellen oder lokale Veranstaltungen umfassen. 

• Updates können monatlich, alle zwei Wochen oder wöchentlich gesendet werden.
• Posting- und Moderationsrechte werden an Organisations- oder Standortführungskräfte vergeben.
• Durch das Posten in Channels kannst du das Engagement mit der Nachrichtenaktivität vergleichen, um zu erfahren, was bei den Mitarbeitenden gut ankommt.
• Poste in Channels wie #mitteilungen-global, #mitteilungen-team oder #mitteilungen-bürostandort. 
• Slack und Salesforce posten täglich in einem Mitteilungs-Channel einen Newsletter, in dem neue Funktionen, Freiwilligenangebote und Lernkurse angekündigt werden. Mit Canvas-Vorlagen können Newsletter erstellt werden.

 

Kommunikation zwischen Führungskräften

Vor dem Veröffentlichen der Mitteilung sollten Führungskräfte die Nachricht mit den Manager:innen teilen, damit sie ihre Teams unterstützen können. 

• Erstelle Geschlossene Channel mit verschiedenen Führungsebenen.
• Lege fest, wer die Informationen vor der allgemeinen Bekanntgabe weitergeben darf und wann dies geschehen soll.
• Verwende Video- und Sprachnachrichten, um Nachrichten mitzuteilen, bei denen es auf Feinheiten und den Ausdruck ankommt.
• Assistent:innen der Geschäftsleitung können mithilfe des On Behalf of-Bots im Namen ihrer Führungskraft posten und antworten.

Wo sind die Chef:innen?

Zu den beliebten Channels bei vielen Slack-Kund:innen zählen #wo-sind-die-chefinnen oder #geschichten-von-unterwegs, in denen Führungskräfte und Mitarbeitende berichten können, wo sie beruflich oder privat unterwegs sind. Diese Beiträge können Video- und Sprachnachrichten und Updates über einen Kundenbesuch oder Einblicke in die Freizeitgestaltung der Mitarbeitenden enthalten. 

Fragerunden (Ask Me Anything, AMA)

Mitarbeitende und Führungskräfte können sich direkt und unabhängig vom Standort über eine geplante AMA-Sitzung in einem speziellen Offenen Channel austauschen. Die Führungskräfte haben so einen direkten Draht zu den Ideen und Anliegen der Mitarbeitenden, und die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, problemlos an ebenenübergreifenden Unterhaltungen teilzunehmen. 

• Wähle jedes Mal eine andere hochrangige Führungskraft aus oder stelle einen ständig verfügbaren FragerundenChannel für Führungskräfte bereit.
• Stelle Fragen in Echtzeit oder hinterlege Fragen im Channel für das nächste Mal.
• In einem speziellen Channel, wie z. B. #AMA-führungskräfte, können die Teilnehmenden leicht ältere Fragen sehen oder sich später informieren.

Wie werden AMA-Fragen verwaltet?

• Für den Fall, dass die Teilnehmenden anfangs etwas zögerlich sind, solltest du ein paar Beispielfragen bereithalten, um etwas Schwung in das Gespräch zu bringen.
• Entwickle vor der AMA-Sitzung eine Strategie, wie du mit schwierigen Fragen umgehen willst, z. B. kannst du die Person, die die Fragen stellt, bitten, sich später in Echtzeit mit ihrer Führungskraft zusammenzusetzen, oder du erstellst Antwortvorlagen für Fragen, die nicht öffentlich beantwortet werden können.
• Die Mitarbeitenden können anonym Fragen stellen (wenn sie dazu berechtigt sind), was oft zu mehr Engagement führt.
• Entwickle Antworten auf häufig gestellte Fragen, um die Zeit der Führungskräfte möglichst optimal zu nutzen.
• Ermutige und lobe die Mitarbeitenden für ihr Engagement in AMA-Sitzungen.

 

Anerkennung

Schaffe Offene Channels für Lob, um bestehende Programme für Anerkennung zu ergänzen. Außerdem kannst du ein Feedback-Tool in Anerkennungs-Channels integrieren, und die Mitarbeitenden können mit einfachen Slack-Befehlen Lob aussprechen. 

• Gelegenheit, Teammitgliedern öffentlich für ihre großartige Arbeit zu danken
• Erstelle einen Channel wie #kundenerfolg-lob.
• Verwende einen Bot oder Workflow, um die Abläufe einfach zu gestalten.
• Teile Unternehmensjubiläen und Meilensteine, wie Beförderungen oder KPI-Erfolge.
• Alle Ebenen, von den Führungskräften bis zu den Neueinsteiger:innen, können die Leistungen sehen und den Mitarbeitenden gratulieren.
• Erkenne Trends und Metriken zur Nutzung von Werten – dies kann Aufschluss darüber geben, wann der beste Zeitpunkt für einen Beitrag ist und wie viele Personen den Beitrag angesehen haben.
• Wir bei Slack erstellen benutzerdefinierte Emojis, um Mitarbeitende zu feiern, die über sich hinauswachsen.

 

Umgang mit „heiklen“ Situationen

Slack verfügt über eine Vielzahl von Tools, mit denen Endbenutzer:innen unangemessenes Verhalten melden und Admins darauf reagieren können. 

• Kennzeichne Nachrichten: Enterprise Grid-Kund:innen können Workspace-Mitgliedern die Möglichkeit geben, Nachrichten zur Überprüfung durch bestimmte Inhaltsadmins zu kennzeichnen. 
• Sperre Threads: Enterprise Grid-Kund:innen können außerdem Maßnahmen ergreifen, um weitere Antworten und Emoji-Reaktionen im Thread zu verhindern.
• Bestimme Mitglieder, die Maßnahmen ergreifen dürfen: Teammitglieder mit Entscheidungsbefugnis kennzeichnen Nachrichten und sperren Threads. Zu diesen Teammitgliedern können lokale Standortleiter:innen, die Assistenz der Geschäftsleitung, Mitarbeitende aus der Abteilung für interne Kommunikation, Arbeitsplatzmanagement sowie die Personalabteilung gehören. (Die Benutzer:innen müssen Admins sein) 
• Keyword-Benachrichtigungen: Gib Keywords ein, über deren Verwendung in Slack du benachrichtigt werden möchtest. So kannst du Channels passiv überwachen. 

Fazit

Slack kann auf vielfältige Weise eingesetzt werden – von Direktnachrichten über Unterhaltungen mit mehreren Personen bis hin zu unternehmensweiter interner Kommunikation und Mitteilungen. Slack bietet zahlreiche Möglichkeiten, um die Sichtbarkeit und das Engagement deiner internen Mitteilungen zu erhöhen und gleichzeitig deine Kommunikationsstrategie zu optimieren. Bei Slack verwenden wir die Plattform für Mitteilungen über unternehmensweite oder lokale Updates, Veröffentlichungen von neuen Funktionen, AMAs (Ask Me Anything) mit Führungskräften und wichtige Neuigkeiten, die Auswirkungen auf die Mitarbeitenden haben. 

*„Slack: Total Economic Impact für Vertriebsteams“, eine von Slack im April 2021 bei Forrester Consulting in Auftrag gegebene Studie.