내부 커뮤니케이션을 위한 Slack
내부 커뮤니케이션을 위한 Slack은 단일 정보 출처이자 실시간 응답을 받을 수 있는 방법이 되므로 직원의 신뢰와 효율성을 높일 수 있습니다. 또 포스트와 공지를 공개적으로 저장하므로 이메일의 받은 편지함을 뒤지거나 배포 목록에서 놓칠 일이 없습니다.
6%
직원 만족도 향상*
32분
Slack 사용자당 매일 절감하는 시간*
공지 전에 고려해야 할 사항
공지를 올리기 전에 비공개 채널에서 계획 및 팀 업무를 조정하는 것이 좋습니다. 예약 메시지까진 기대하지 않더라도 사전 계획으로 일관성 있고 명확한 메시지를 제공하여 팀과의 신뢰를 쌓을 수 있습니다. 이러한 사전 계획은 조직에서 특히 급하게 회사 전체에 메시지를 내보내야 하는 경우에 효율적입니다.
다음 사항을 고려하여 미리 계획해 보세요.
- 커뮤니케이션 전략과 구조 구축
- 경영진, HR, 인력, 커뮤니케이션 또는 업무 환경 운영 등 회사 전반의 커뮤니케이션과 공지 메시지를 만들고 배포하는 조직 리더를 파악합니다.
- 이를 바탕으로 각 적용 가능한 채널에서 누구에게 포스트 권한을 부여할지 결정합니다.
- 공지 일정은 어떻게 되는지, 메시지는 누가 승인해야 하는지 등 공지 승인 프로세스를 구축합니다.
- 모든 공지 채널에 Slack 에티켓 가이드라인을 만들고 고정해 둡니다. 이러한 가이드라인을 캔버스에 포함시켜 두면 쉽게 업데이트할 수 있습니다.
- 메시지 작성 및 점검
- 채널에 메시지 포스트
회사 전체 공지
회사 전체 공지는 전 조직에 중요한 정보를 전달하는 데 사용합니다. 여기에는 혜택, 경영진 교체, 합병 또는 신제품이나 기능 출시에 대한 업데이트가 포함됩니다.
다음을 포함하는 채널 전략으로 공지의 일관성을 확립하세요.
- 글로벌, 근무 위치, 사무실 기반 또는 팀 참여자를 기반으로 소식을 포스트하세요.
- 커뮤니케이션의 주기를 정하세요. 정기적이고 사전 조치적인 커뮤니케이션인가요? 아니면 새로운 주제 기반으로 한 커뮤니케이션인가요?
- 지정된 개인에게만 포스트 권한을 부여하면 사용자들의 수많은 포스트와 대화로 산만해지지 않고 공지 채널을 정보 포스트용으로 사용하여 신뢰도를 높일 수 있습니다.
- 대부분의 공지 채널은 스레드에서 허용되는 댓글을 읽기 전용 권한으로 제한하는 것이 좋습니다.
- 참여 규칙
- #공지-회사-이름, #공지-글로벌, #공지-팀 또는 #공지-근무지와 같은 채널 명명 규칙을 만듭니다.
공지 채널을 사용하는 좋은 예로는 윤리 핫라인과 같은 새로운 내부 도구를 공지하는 데 사용하는 것입니다.
회사 전체 회의
한 곳에서 회의 전, 회의 중, 회의 이후 정보를 제공하여 회사 전체 회의를 지원할 수 있습니다.
다음 방법들로 이러한 정보를 간소화하세요.
- #회사-전체-회의 채널을 생성하세요.
- 리마인더 및 회의 주제를 미리 확인합니다.
- 한 눈에 정리, 데크, 질문 및 응답, 녹음을 공유하세요.
- 실시간으로 AV 문제를 모니터링합니다.
- 회의 전에 커뮤니케이션 경영진을 위한 비공개 채널에서 질문과 우려 사항을 처리하는 프로세스를 만들고 이에 따라 기대치를 설정하는 프로세스를 만듭니다. 여기에는 더 생산적일 경우 대화를 Slack 밖으로 이동하는 일도 포함됩니다.
- 대화가 이루어지는 곳을 파악하기 위해 공개 채널과 비공개 채널에서 특정 단어가 사용되면 알리는 알림을 설정할 수도 있습니다.
워크플로 빌더를 사용하여 다음과 같이 질문과 피드백을 처리하세요.
- 직원들은 회의 전에 질문을 미리 제출하거나, 회의 중 질문할 수 있습니다.
- 워크플로 빌더를 사용하면 익명 보장과 원격 참여가 가능합니다.
- 또 질문과 응답을 위한 보관소가 생겨 일반적인 주제를 다루거나 아이디어를 포착할 수 있습니다.
- 전담 팀원이 직원을 대신하여 실시간으로 질문할 수 있습니다.
반복되는 공지
회사, 조직 또는 근무 위치 업데이트가 정기적으로 전송됩니다. 이 업데이트에는 교육 세션, 채용 공고 또는 현지 사무실에서 일어나는 일들이 포함될 수 있습니다.
- 매월, 격주 또는 매주 업데이트를 보낼 수 있습니다.
- 포스트 권한과 조정 권한은 조직 또는 현장 리더에게 할당됩니다.
- 채널에 포스트하여 메시지 활동으로 참여를 비교할 수 있어 직원들이 공감하는 내용을 파악할 수 있습니다.
- #공지-글로벌, #공지-팀 또는 #공지-사무실위치와 같은 채널에 포스트합니다.
- Slack과 Salesforce는 공지 채널에 새로운 기능, 자원봉사 기회, 학습 과정을 공지하는 일일 뉴스레터를 매일 포스트합니다. 캔버스 템플릿을 사용하여 뉴스레터를 만들 수 있습니다.
경영진 커뮤니케이션
공지하기 전에 경영진은 관리자가 팀을 쉽게 지원할 수 있도록 메시지를 관리자와 공유하고자 할 것입니다.
- 다양한 직급의 경영진이 있는 비공개 채널을 만듭니다.
- 일반적인 공지를 올리기 전에 정보를 전달할 사람과 시기를 결정합니다.
- 클립을 사용하여 뉘앙스와 표현 전달이 필요한 메시지를 공유합니다.
- EA는 On Behalf of Bot을 사용하여 담당 경영진을 대신하여 포스트하고 댓글을 작성할 수 있습니다.
상사 위치
많은 Slack 고객들이 즐겨 사용하는 채널에는 #상사-위치 또는 직원들이 출장 또는 휴가 중에 여행한 곳을 공유할 수 있는 #길에서-만난-이야기가 있습니다. 이 포스트에는 고객 방문 또는 직원들이 여가 시간을 보내는 방법에 대한 인사이트를 담은 클립과 업데이트가 포함될 수 있습니다.
’무엇이든 물어보세요’(AMA) 세션
직원과 경영진은 전용 공개 채널에서 예정된 AMA(Ask Me Anything) 세션을 통해 근무 위치와 상관 없이 직접 소통할 수 있습니다. 경영진에게는 직원 아이디어와 우려 사항을 이해할 수 있는 직접적인 소통 창구가 제공되고, 직원에게는 직급을 뛰어넘는 대화에 쉽게 접근할 수 있는 방법이 주어집니다.
- 매번 다른 고위 경영진을 선택하거나, 상시 열려 있는 경영진 AMA 채널을 갖게 됩니다.
- 실시간으로 질문하거나 나중을 위해 채널에 질문을 남길 수 있습니다.
- #AMA-경영진과 같은 전용 채널로 쉽게 이전 질문을 확인하거나 나중에 따라잡을 수 있습니다.
AMA 질문 관리 방법
- 직원들이 대화를 더디게 시작할 경우를 대비하여 몇 가지 예시 질문을 준비하세요.
- AMA 세션 전 질문자에게 이후 자신의 관리자와 실시간으로 만나자고 요청한 직원에게 질문을 포스트해 달라고 요구하거나, 공개적으로 답변할 수 없는 질문에 미리 작성된 답변을 제공하는 등 어려운 질문을 처리하는 방법에 대한 전략을 만드세요.
- 직원은 익명으로 질문할 수 있으며(허용된 경우) 이를 통해 종종 참여율을 높일 수 있습니다.
- 운영 시간을 극대화하기 위해 FAQ(자주 묻는 질문)에 대한 답변을 개발합니다.
- AMA 세션에 참여하는 직원을 격려하고 치하합니다.
인정
기존 표창 프로그램을 보완하는 공개 칭찬 채널을 만드세요. 또, 인정 채널에 피드백 도구를 통합하고 사람들은 간단한 Slack 명령어를 사용하여 칭찬을 생성할 수 있습니다.
- 팀원들의 훌륭한 업적에 대해 공개적으로 감사할 수 있는 기회입니다.
- #고객-성공-칭찬과 같은 채널을 만드세요.
- 봇 또는 워크플로를 사용하여 쉽게 칭찬할 수 있습니다.
- 승진 또는 KPI 달성과 같은 회사 기념일 및 성취를 공유하세요.
- 경영진부터 신입 사원까지 모든 직급이 성과를 확인하고 직원을 칭찬할 수 있습니다.
- 포스트를 작성하는 최적의 시기, 포스트를 확인한 사람 수에 대한 인사이트를 제공하는 가치 활용에 대한 추세 및 지표를 파악하세요.
- Slack에서는 사용자 지정 이모티콘을 만들어 목표를 초과 달성한 직원을 축하합니다.
“난감한” 상황에 대처하는 방법
Slack에는 최종 사용자가 보고하고 관리자가 부적절한 행동에 대응할 수 있는 다양한 도구가 있습니다.
- 메시지 플래그 지정: Enterprise Grid 고객은 지정된 콘텐츠 관리자가 검토할 수 있도록 워크스페이스 멤버가 메시지를 플래그 지정하도록 설정할 수 있습니다.
- 스레드 잠그기: Enterprise Grid 고객은 스레드에서 추가 댓글과 이모티콘 반응을 방지하는 조치를 취할 수도 있습니다.
- 조치를 취할 팀 멤버 파악: 의사 결정 권한이 있는 팀 멤버는 메시지를 플래그 지정하고 스레드를 잠급니다. 이 팀 멤버에는 현지 현장 리더, EA, 내부 커뮤니케이션, 워크플레이스 운영, HR이 포함됩니다. (사용자는 관리자 역할을 부여받아야 함)
- 키워드 알림: Slack에서 사용되면 알림을 받을 주요 단어를 입력하여 수동적으로 채널을 모니터링할 수 있습니다.
결론
Slack은 다이렉트 메시지부터 다자간 채널 대화, 회사 전체 내부 커뮤니케이션과 공지에 이르기까지 다양한 방식으로 사용할 수 있습니다. Slack은 커뮤니케이션 전략을 간소화하면서 내부 공지에 대한 가시성과 참여도를 높이는 다양한 방법을 제공합니다. Slack에서는 회사 전체 또는 현지 업데이트, 기능 출시, 경영진과의 AMA(무엇이든 물어보세요) 세션, 직원에게 영향을 미치는 중요한 뉴스 공지를 위한 플랫폼으로서 Slack을 사용합니다.
*Slack이 Forrester Consulting에 의뢰해 진행된 사례 연구, “Slack이 영업 팀에 미치는 전체적인 경제적 영향”(Total Economic Impact, TEI)’, 2021년 4월
훌륭해요!
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