Slack pour la communication interne : 7 façons d’améliorer la communication dans l’ensemble de l’entreprise

Slack pour la communication interne

Au niveau de la communication interne, Slack est une plateforme qui permet de stimuler la confiance et l’efficacité des équipes, qui l’utilisent comme source unique d’informations et pour obtenir des réponses en temps réel. La plateforme stocke également les messages et les annonces, qui restent consultables. Ainsi, aucune information ne se perd dans les boîtes de réception ni dans les listes de distribution. 

• 6 %

  d’augmentation de la satisfaction collaborateur*

• 32 minutes

  gagnées par utilisateur Slack par jour*

Suivez cette procédure avant vos annonces :

Avant toute annonce, planifiez et coordonnez vos équipes dans des canaux privés. Cette planification en amont, même si elle n’anticipe pas un message déjà programmé, permet d’instaurer un climat de confiance avec les équipes grâce à une ligne de communication cohérente et claire. Cette planification en amont aide à rationaliser la coordination, en particulier lorsqu’un message urgent doit être envoyé à l’ensemble de l’entreprise. 

Effectuez votre planification en amont comme suit :

• Élaborez une stratégie et une structure de communication :
  • Identifiez les managers qui créent et diffusent des communications et des annonces à l’ensemble de l’entreprise (direction, RH, responsables d’équipe, service de communication ou équipe en charge des opérations sur le lieu de travail).
  • À partir de là, déterminez les personnes autorisées à publier dans chaque canal applicable.
  • Mettez en place un processus d’approbation des annonces : quel est le calendrier à respecter et qui doit approuver le message ?
  • Créez et épinglez les règles à suivre dans Slack dans tous les canaux dédiés aux annonces. Nous vous recommandons de placer ces directives dans un canevas afin qu’elles puissent être facilement mises à jour.
• Créez et validez les messages :
  • Définissez le ton et le style des messages d’annonce. Rédigez des messages et partagez-les pour obtenir des retours et favoriser la collaboration dans des canaux privés.
  • Précisez si un message est confidentiel.
  • Déterminez si les fils de réponses doivent être activés ou désactivés (cela peut varier en fonction du canal ou de la publication).
  • Envisagez d’utiliser du texte écrit, un clip préenregistré ou une combinaison des deux pour impliquer votre public. Block Kit est un bon outil pour créer des modèles de messages.
• Publiez le message dans un canal.
  • Déterminez le meilleur moment pour envoyer le message dans un canal. Vos utilisateurs sont-ils plus impliqués le matin ou l’après-midi ? Faut-il tenir compte des fuseaux horaires ? Surveiller l’activité des messages vous permet de déterminer le moment opportun pour publier.
  • Utilisez la fonctionnalité d’envoi programmé pour réduire la charge de travail.

Annonces à toute l’entreprise

Les annonces pour l’ensemble de l’entreprise permettent de communiquer des informations essentielles à tous les collaborateurs. Il peut s’agir de mises à jour concernant les avantages disponibles, de changements au niveau de la direction, d’acquisitions ou de la sortie d’un nouveau produit ou d’une nouvelle fonctionnalité.

Assurez la cohérence des annonces en élaborant une stratégie de canal qui implique les mesures suivantes :

• Publiez des informations destinées à un public international ou local, à un bureau ou à une équipe.
• Fréquence de communication : s’agit-il d’une communication régulière et proactive ou d’une communication portant sur de nouveaux sujets ?
• Les autorisations de publication accordées à des personnes spécifiques garantissent que les canaux d’annonces sont utilisés et identifiés comme tels, sans être encombrés par de nombreux messages et conversations d’utilisateurs.
  • Nous recommandons que la plupart des canaux d’annonces soient régis par des autorisations de lecture seule dans les fils de discussion. 
• Règles d’engagement.
• Créez une convention d’appellation des canaux, telle que #annonces-nom-entreprise, #annonces-globales, #annonces-équipe ou #annonces-bureau

À titre d’exemple, un canal d’annonces peut être utilisé pour annoncer un nouvel outil interne, tel qu’un numéro d’assistance pour signaler les comportements inappropriés :

Réunions générales d’entreprise

Vous pouvez épauler les réunions générales d’entreprise en fournissant des informations avant, pendant et après, au même endroit. 

Simplifiez ces informations :

• en créant un canal #appel-ensemble-entreprise ;
• en définissant des rappels et des aperçus des ordres du jour des réunions ;
• en partageant des récapitulatifs, des présentations, des questions-réponses et des enregistrements.
• en surveillant les problèmes en temps réel ;
• avant l’appel, dans vos canaux privés dédiés aux responsables de la communication, créez un processus pour traiter les éventuelles questions et préoccupations et définir les attentes en conséquence. Vous pouvez tout à fait organiser cette conversation en dehors de Slack, si cela peut s’avérer plus productif ; 
• vous pouvez également créer des notifications pour signaler lorsque certains mots sont utilisés dans des canaux privés et publics afin de garder le fil des conversations.

Gérez les questions et les commentaires à l’aide du générateur de flux de travail :

• Les collaborateurs peuvent envoyer leurs questions en amont ou les poser pendant la réunion.
• Le générateur de flux de travail favorise l’anonymat et la participation à distance.
• Il crée également un référentiel de questions et de réponses qui vous permet d’aborder des thèmes communs ou d’enregistrer des idées.
• Un membre de l’équipe peut être désigné pour poser des questions en direct au nom des autres.

Annonces récurrentes

Les mises à jour concernant l’entreprise, l’organisation générale ou un bureau spécifique sont régulièrement envoyées. Ces mises à jour peuvent concerner des sessions de formation, des offres d’emploi ou des événements locaux. 

• Les mises à jour peuvent être envoyées tous les mois, tous les deux mois ou toutes les semaines.
• Les autorisations de publication et de modération sont attribuées aux responsables d’entreprise ou de site.
• En publiant dans un canal, vous pouvez comparer l’engagement avec l’activité des messages pour savoir ce qui motive les collaborateurs.
• Publiez dans des canaux comme #annonces-global, #annonces-équipes ou #annonces-bureau 
• Slack et Salesforce publient chaque jour dans un canal d’annonces une newsletter qui annonce les nouvelles fonctionnalités, les opportunités de bénévolat et les cours de formation. Des modèles de canevas peuvent être utilisés pour créer des newsletters.

 

Communications de la direction

Avant de publier des annonces, la direction peut partager ces messages avec les responsables afin qu’ils puissent apporter un soutien immédiat à leurs équipes. 

• Créez des canaux privés avec différents niveaux de responsabilités.
• Déterminez qui doit diffuser les informations et à quel moment avant l’annonce générale.
• Utilisez des clips pour partager des messages qui nécessitent autant de finesse que de précision.
• Les assistants de direction peuvent publier des messages et répondre au nom de leur responsable à l’aide du bot On Behalf of.

Où est le patron ?

Le canal #où-est-le-patron ou #anecdotes-de-voyage est très populaire auprès des clients, permettant aux responsables et aux collaborateurs d’indiquer où ils se trouvent, que ce soit pour le travail ou non. Ces messages peuvent inclure des clips et des mises à jour concernant une visite client ou un aperçu de la façon dont les collaborateurs occupent leur temps libre. 

Sessions de questions-réponses

Les collaborateurs et la direction peuvent interagir directement, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, par le biais d’une session de questions-réponses programmée sur un canal public dédié. La direction dispose ainsi d’un canal direct pour comprendre les idées et les préoccupations des collaborateurs, tandis que ces derniers peuvent facilement accéder aux conversations de leur hiérarchie. 

• Choisissez à chaque fois un responsable différent au sein de la direction ou mettez en place un canal de questions-réponses toujours actif pour les dirigeants.
• Posez des questions en temps réel ou publiez des questions dans le canal pour la fois suivante.
• Un canal dédié tel que #questions-réponses-direction permet de consulter facilement les questions précédentes ou de reprendre le fil plus tard.

Comment gérez-vous les questions-réponses ?

• Préparez quelques exemples de questions pour entamer la conversation, au cas où les personnes hésiteraient à se lancer.
• Avant la session de questions-réponses, élaborez une stratégie de gestion des questions difficiles, par exemple en demandant à la personne qui pose les questions de s’entretenir ultérieurement avec son responsable. Vous pouvez également créer des modèles de réponses aux questions auxquelles il n’est pas possible de répondre publiquement.
• Les collaborateurs peuvent poser des questions de manière anonyme (s’ils y sont autorisés), favorisant ainsi l’engagement.
• Rédigez des réponses aux questions fréquemment posées afin de préserver le temps des responsables.
• Incitez les collaborateurs à participer aux sessions de questions-réponses et félicitez ceux qui le font.

 

Reconnaissance

Créez des canaux publics de félicitations pour compléter les programmes de reconnaissance existants. Vous pouvez également intégrer un outil de commentaires dans les canaux de reconnaissance et les utilisateurs peuvent générer des félicitations à l’aide de simples commandes Slack. 

• Possibilité de remercier publiquement les collègues pour leur travail.
• Créez un canal du type #félicitations-succès-client.
• Utilisez un bot ou un flux de travail pour vous simplifier la tâche.
• Partagez les dates anniversaires dans l’entreprise ainsi que les étapes clés, telles que les promotions ou les KPI atteints.
• Tous les niveaux hiérarchiques, de la direction aux nouvelles recrues, peuvent voir les réalisations et féliciter les collaborateurs.
• Découvrez les tendances et les indicateurs sur les valeurs d’usage afin de déterminer le meilleur moment pour publier un message et le nombre de personnes qui l’ont vu.
• Chez Slack, nous créons des émojis personnalisés pour saluer les collaborateurs qui repoussent les limites de leurs fonctions.

 

Comment gérer les situations délicates

Slack propose divers outils permettant aux utilisateurs finaux de signaler les comportements inappropriés et aux administrateurs d’y répondre. 

• Signalez les messages : la clientèle Enterprise Grid peut autoriser les membres des espaces de travail à signaler les messages que les administrateurs de contenu doivent vérifier. 
• Verrouillez un fil de discussion : la clientèle Enterprise Grid peut également empêcher toute réponse et réaction émoji supplémentaire dans un fil de discussion.
• Identifiez les collaborateurs autorisés à agir : les membres de l’équipe qui peuvent prendre des décisions ont la capacité de signaler des messages et de verrouiller des fils de discussion. Ces collaborateurs peuvent inclure les responsables locaux, les assistants de direction, le service de communication interne, l’équipe en charge des opérations sur le lieu de travail et le département RH. (L’utilisateur doit disposer d’un rôle Administrateur.) 
• Notifications des mots clés : saisissez les mots clés dont l’utilisation dans Slack doit vous être signalée afin de procéder à une surveillance passive des canaux. 

Conclusion

La plateforme Slack est utilisable de différentes manières, des messages directs aux conversations entre plusieurs personnes, en passant par les communications internes et les annonces dans l’ensemble de l’entreprise. Slack offre de nombreux moyens d’accroître la visibilité et l’engagement de vos annonces internes, tout en simplifiant votre stratégie de communication. Chez Slack, nous utilisons la plateforme pour diffuser des annonces concernant des mises à jour générales ou locales, de nouvelles fonctionnalités, des sessions de questions-réponses avec la direction et des informations clés qui concernent les collaborateurs. 

* Étude « Total Economic Impact » de Slack pour les équipes du service client commandée par Slack au cabinet Forrester en avril 2021.