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So hat sich Slack bei Europace zum Gamechanger entwickelt

„Unübersichtliches und zeitraubendes E-Mail-Ping-Pong gehört der Vergangenheit an.“

Leif HanackDirector Platform Technology und Head of Developer Productivity Engineering , Europace

Als Partner von Finanzunternehmen entwickelt Europace durch den verantwortungsvollen Einsatz von Daten passende Produkte, damit Menschen ihre finanziellen Entscheidungen selbstbestimmt treffen können – für ein Finanzieren mit Leichtigkeit. Europace ist Deutschlands größte Transaktionsplattform für Immobilienfinanzierungen, Bausparprodukte und Ratenkredite und vernetzt rund 800 Partnerunternehmen aus den Bereichen Banken, Versicherungen und Finanzvertriebe. Als Unternehmen wurde Europace im Jahr 1999 gegründet und beschäftigt heute 230 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.  

Europace hat sich für Slack vor allem wegen seiner hohen Benutzerfreundlichkeit und der Produktivitätssteigerung durch das Kollaborationstool entschieden. Wichtig ist dem Unternehmen zudem, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für sie relevanten Informationen ganz einfach per Suche finden können und so alle stets auf demselben Informationsstand sind. 

 „Mit der Einführung von Slack hat sich der Kommunikations- und Informationsfluss bei Europace deutlich verbessert. Unübersichtliches und zeitraubendes E-Mail-Ping-Pong gehört der Vergangenheit an.“ Leif Hanack, Director Platform Technology und Head of Developer Productivity Engineering bei Europace

„Mit der Einführung von Slack hat sich der Kommunikations- und Informationsfluss bei Europace deutlich verbessert. Unübersichtliches und zeitraubendes E-Mail-Ping-Pong gehört der Vergangenheit an.“

Leif HanackDirector Platform Technology und Head of Developer Productivity Engineering , Europace

Wie Slack bei Europace für mehr Transparenz sorgt und das bisherige Firmenwiki ersetzt

Slack wurde bei Europace nicht verpflichtend von oben eingeführt, sondern zunächst von einzelnen Produkt-Teams genutzt. Schnell zeigte sich dort die Benutzerfreundlichkeit und das große Potenzial des Kollaborationstools, das nach und nach die gesamte Belegschaft überzeugte. Immer häufiger antworteten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf per E-Mail gestellte Anfragen daher in Slack-Channels. Slack wurde in sehr kurzer Zeit zur zentralen Plattform, in die andere Programme, wie Outlook integriert wurden.

Nach und nach löste auf diese Weise die Nutzung von Slack-Channels das Hin und Her von E-Mails ab. Dadurch wurde die Kommunikation übersichtlicher und für alle Beteiligten transparenter, da wichtige Informationen nicht länger in persönlichen E-Mails versteckt waren. Jedes Team bei Europace hat beispielsweise neben den internen (#<team>_intern) noch einen #<team>_get-in-touch Channel. Über ihn können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anderer Bereiche mit dem jeweiligen Team Kontakt aufnehmen. Der Vorteil hierbei: Anfragen gehen nicht an einzelne Personen, sondern an das gesamte Team, das diese dann entsprechend verteilt. Da jedes Produkt-Team den Channel verfolgt, gehen Anfragen nicht mehr verloren, weil sie nur eine Person gesehen und möglicherweise vergessen hat. Einige Produkt-Teams haben darüber hinaus auch einen Announcement-Channel                                               (#<team>_announcements), wenn sie bestimmte Informationen aus ihrem Bereich heraus mit anderen teilen wollen. 

Auch das Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist seit der Einführung von Slack deutlich leichter, da alle sofort Zugriff auf alle relevanten Informationen haben und in den einzelnen Slack-Channels zu bestimmten Themen Antworten auf ihre Fragen finden. Durch den Einsatz von Slack und Google Drive wurde das bisherige Firmenwiki abgelöst. 

Wie Slack bei Europace das asynchrone Arbeiten fördert

Die Zusammenarbeit in Slack unterstützt effektive Remote-Work, die während der Corona-Pandemie bei Europace weiter an Bedeutung und Akzeptanz gewonnen hat. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – etwa 40 Prozent –, die vor der unfreiwilligen Zeit im Home-Office gegenüber Remote-Work eher skeptisch waren, sind nun überzeugt und setzen verstärkt auf die virtuelle Zusammenarbeit.

Ein wichtiger Vorteil der Slack-Nutzung ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, laut Leif Hanack, die asynchrone Zusammenarbeit – in seinen Augen ein echter Gamechanger. Jeder weiß, dass er oder sie – sofern es eine Aufgabe nicht zwingend erfordert – nicht direkt auf jeden Post reagieren muss. Das bedeutet: Sie können sich ihre Zeit selbst einteilen und für konzentriertes Arbeiten Fokuszeiten einplanen. Da wichtige Informationen und Status-Updates in Slack-Channels geteilt werden, sind die Tage im Home-Office auch weniger voll mit dicht getakteten Videokonferenzen.

Auch Simple Poll unterstützt Europace dabei. Die Koordination im Team, wie “Wann wollen wir uns im Office treffen?”, das Abfragen von Stimmungsbildern, die ROTI zu Online Meetings oder das Abfragen von Interessierten an Trainings, kann damit asynchron, transparent und bei Bedarf anonym erfolgen. 

„Slack hat großes Potenzial die Produktivität zu erhöhen. Egal ob dies spezielle Anwendungsfälle sind, wie Incident-Handling, das Koordinieren von Pull Requests im Inner Source Modell oder die asynchrone Zusammenarbeit allgemein, mit Slack gelingt dies transparenter, leichter und auch schneller.“

Leif HanackDirector Platform Technology und Head of Developer Productivity Engineering, Europace

Slack beschleunigt das Incident Management und die Zusammenarbeit mit Dienstleistern

Auch das Incident Management wird bei Europace über Slack organisiert. So lässt sich über einen entsprechenden Slack-Channel schnell klären und transparent machen, wer welche Aufgaben hat – wer zum Beispiel die externe Kommunikation und wer die Koordination übernimmt. Alle, die an der Behebung des Vorfalls beteiligt sein müssen, lassen sich schnell an Bord bringen. „So hilft uns Slack, die relevanten Personen zusammenzubringen und Vorfälle deutlich schneller zu beheben. Im Vergleich zu vorher spart uns das bestimmt 50% des Koordinationsaufwands“, lobt Leif Hanack.

Für Vorfälle gibt es bei Europace auch einen Incident Bot, der einen bereits festgelegten Ablauf und somit das Management bzw. Handling der Vorfälle vorgibt. Er ist ein gutes Beispiel dafür, wie sich Arbeitsabläufe in Slack automatisieren und damit effizienter gestalten lassen. Neben Bots hilft auch der Workflow Builder wiederkehrende Arbeitsabläufe unkompliziert zu automatisieren. Hier sieht Europace großes Potenzial, die Produktivität der Entwicklerinnen und Entwickler künftig noch weiter zu erhöhen.

Mit Slack Connect wiederum tritt Europace in Kontakt zu Partnerunternehmen und Dienstleistern. Auch hierfür ist der Transparenzgewinn und die Beschleunigung der Zusammenarbeit und das Mehr an Verbundenheit immens im Vergleich zur klassischen Kommunikation per Mail und Telefon. Je nach Partnerschaft sind es langlebige oder projektbezogene Channel. Letztere haben den Präfix #epp_. Die Namen folgen keinem festen Muster. Beispiele sind: epp_<übergreifendes-projekt>_team_<team>, europace_<partner>, <partner>_europace.  

Wie Slack die Unternehmenskultur und das Gemeinschaftsgefühl stärkt

Gerade auch in Zeiten der Corona-Pandemie und von ausgeprägter Remote-Work stärkt Slack die Unternehmenskultur und den unternehmensweiten Informationsaustausch. So hat Europace Freitags ein All-Hands-Meeting, in dem alle wichtigen Informationen geteilt werden und in Interaktion getreten wird. In einem ersten Abschnitt, der ca. 10-15 Min lang ist, können Teams und die CEOs ihre Themen kurz und knapp in jeweils 2 Minuten mit allen teilen. Im zweiten Abschnitt, der 20-25 Min lang ist, gibt es Beiträge zu unserem Fokusthema. Ein Fokusthema bleibt meist 2-4 Wochen im Fokus des All-Hands und Teams können in jeweils 4 Minuten ihre Arbeit dazu in Bezug stellen. Beispielthemen sind: Produkt Prinzipien, Nutzerzentrierte Produktentwicklung und Datengetriebene Entscheidungen. Im dritten und letzten Abschnitt mit einer Länge von 15-20 Min, gibt es eine interaktive Q&A, wozu unter anderem Slido eingesetzt wird. In Summe ist das Meeting maximal 60 Minuten lang und wird aufgezeichnet, so dass asynchron teilgenommen werden kann. Über Slack und einem dedizierten Channel #ep_remote-all-hands werden die Erinnerung dazu geteilt, ebenso wie die Details zum Mitmachen.

 

Im allgemeinen Unternehmens-Channel (#ep_announcements, der dem Slack default #general-Channel entspricht) werden Informationen geteilt, die für das gesamte Unternehmen und für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter von Bedeutung sind. Auch hier kann jeder Nachrichten posten und Fragen stellen, die für alle relevant sind. 


Nicht zuletzt wird auch das soziale Miteinander über Slack gefördert. So gibt es einen Channel für Smalltalk (#ep_smalltalk), in dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über alles reden können, was ihnen in den Sinn kommt und einen Koch-Channel (#ep_kocht), über den sie Rezepte austauschen. Zudem treffen sich die Entwicklerinnen und Entwickler auch spontan in sogenannten Huddles, unkomplizierten Audiokonferenzen ohne Video, die kurze Gespräche im Büro simulieren. Einige Produkt-Teams bleiben sogar beim Arbeiten über einen Huddle verbunden, da sie das Gemeinschaftsgefühl und die direkte Kommunikation aus dem Büro vermissen.

Slack hat Europace und deren Remote-Work vor und im Besonderen in Zeiten der Corona-Pandemie unterstützt und gleichzeitig die Zusammenarbeit auf eine neue Stufe gehoben. Damit das Unternehmen das Potenzial der Kollaborationsplattform im Hinblick auf Prozessoptimierung und Developer Productivity noch weiter ausschöpfen kann, will es sich künftig noch stärker mit der Automatisierung von Workflows befassen.