Cómo transforma la tecnología tu estrategia empresarial

Tendemos a acumular tecnología. Todos los meses añadimos nuevos gadgets y aplicaciones a nuestro trabajo, a menudo sin planificarlo demasiado. Pero sin estrategia ni coordinación, estas aplicaciones pueden causar tantos problemas como los que solucionan.

Muchas empresas cuentan con un enorme arsenal de soluciones digitales sólidas, pero tienen problemas para integrarlas en el conjunto de la organización. Otras dependen de un par de aplicaciones y utilizan un software inadecuado para abordar tareas distintas (por ejemplo, utilizan Excel como base de datos). Ninguna de estas clases de empresas están realmente “digitalizadas”, y ambas podrían beneficiarse de combinar una estrategia empresarial y tecnológica en lo que se conoce como “transformación empresarial digital”.

¿Qué es la transformación empresarial?

La transformación empresarial tiene lugar cuando efectúas cambios estratégicos en la forma de funcionar de tu empresa. En tu estrategia de transformación empresarial, lo primero es analizar detenidamente cómo llevas a cabo acciones tales como la comunicación y la toma de decisiones. Podrías aspirar a lo siguiente:

• Agilizar los procesos
• Reducir los costes
• Aumentar la productividad
• Mejorar la rendición de cuentas y la transparencia

Aquí podríamos estar hablando de objetivos propiamente dichos que podrían ser la base de una transformación de mayor calado como, por ejemplo, una expansión comercial, una reestructuración o una mudanza a unos locales nuevos. O podrías querer averiguar cómo puede tu empresa mejorar sus operaciones después de la crisis de 2020.

Para muchos, esto último conlleva descubrir lo que pasó con la infraestructura digital de la empresa durante el confinamiento, y también cómo aprovechar y mejorar los nuevos procesos digitales ahora que tenemos tiempo para reflexionar.

Según Gartner, una de las principales consultoras empresariales, el 91 % de las organizaciones están en proceso de digitalizarse en mayor o menor medida. Ahora bien, no todas estas iniciativas cuentan como transformación empresarial digital. Para triunfar, debes efectuar análisis y adoptar una estrategia. Gartner también indica que solo el 40 % de las empresas “ha llegado al nivel deseado” de su transformación digital.

¿Qué es la transformación digital?

Para continuar con este tema, hablemos de lo que no es. La transformación digital no va de lo que hace tu empresa. No implica cambiar tus productos, servicios ni valores. Ni tampoco se limita únicamente a dotar a tu empresa de sofisticadas máquinas y aplicaciones nuevas.

La transformación empresarial digital va sobre el funcionamiento de tu empresa. Transformarás las operaciones de tu empresa e integrarás nuevas herramientas digitales en tu forma de trabajar.

Una de las consecuencias de la pandemia es que las empresas están utilizando la transformación digital para que la transición al teletrabajo permanente sea más fluida.

Ahora bien, muchas empresas buscan la transformación empresarial digital para lograr otros objetivos: porque quieren mejorar la forma de colaborar de los equipos; porque desean mejorar sus procedimientos de marketing y utilizar datos valiosos; o porque quieren salir al encuentro de sus clientes dondequiera que estos se encuentren (cada vez es más habitual que esto no se circunscriba al ámbito digital, sino que también abarque los dispositivos móviles).

Según la consultora de gestión McKinsey, el 11 % de los ejecutivos calculan que su modelo de negocio dejará de ser viable en 2023 si no lo cambian, ¿pero cómo debería cambiar? La respuesta variará en función de cada empresa.

Podrías hacer lo siguiente:

• Introducir un paquete de herramientas de comunicación interna
• Empezar a guardar archivos en la nube
• Integrar herramientas de colaboración digitales en el flujo de trabajo de tu empresa y plantearte cómo lograr que estas distintas aplicaciones se comuniquen entre sí
• Formar a tus compañeros y automatizar los procesos si es posible
• Desarrollar una aplicación móvil para tus clientes junto con una estrategia para analizar los datos recibidos

Todo esto podría conllevar crear funciones laborales, métodos de marketing y opciones de entrega nuevos para aprovechar los datos que te aporta el aspecto digital de tu transformación.

En cualquier caso, las soluciones tecnológicas y la estrategia de la empresa deberán ir de la mano.

¿Por qué es importante?

Tus compañeros y clientes hablan el idioma digital, y los mileniales llevan conformando el grueso de la fuerza laboral de Estados Unidos desde 2016. Lo que esto significa es que los empleados esperan contar con herramientas digitales de primer orden que se complementen mutuamente, y quieren disponer de datos para fundamentar sus decisiones. Además, ansían una cultura corporativa que les dé voz y fomente la colaboración y la transparencia. Un equipo tan implicado tiene muchas probabilidades de aumentar los ingresos y la rentabilidad.

Tanto si tu empresa ya tiene éxito como si no, la transformación digital preservará tu agilidad y adaptabilidad. No siempre se podrá predecir cuál será la próxima tendencia generalizada, pero la presencia cada vez mayor en nuestras vidas de objetos inteligentes conectados (y el inminente metaverso) deja entrever la importancia de estar digitalmente a punto.

Entre los casos de mayor éxito está el de Walmart, cuya transición a la nube y a un software de aprendizaje automático potenciaron un nuevo sistema de pago, conectado a un “lago de datos”. Estos datos se emplean para optimizar las operaciones de la tienda y la experiencia del cliente, regular el flujo de existencias y racionalizar los procesos automatizables para el personal.

Cómo desarrollar una estrategia de transformación digital

El punto de partida de tu estrategia digital debe ser el análisis. En primer lugar, debes determinar cuál es tu situación actual.

• ¿Qué opinan tus compañeros y clientes sobre tu proceso?
• ¿Cuáles son las ventajas de tu proceso actual?
• ¿Cuáles son los problemas?
• ¿Qué tareas podrías automatizar con las herramientas adecuadas?

En cuanto sepas en qué situación te encuentras, podrás comprender en cuál te interesa estar.

• ¿Qué quieres hacer?
• ¿Por qué?
• ¿Cuáles son tus objetivos y cuándo los quieres alcanzar?
• ¿Cómo medirás el éxito de tu estrategia?

Para esto, necesitarás la ayuda de tu equipo. Forma un equipo especial con tareas y responsabilidades bien definidas. Incorpora ayuda externa si es necesario, pero no dejes de lado a compañeros que deban formar parte de la transformación.

Y, a medida que vayas implementando los cambios, no te olvides de dejar margen para la evolución. La digitalización no mira atrás: la estrategia empresarial digital es algo que hay que evaluar, ajustar y desarrollar asiduamente.

4 consejos y herramientas fundamentales para que la transformación digital sea fructífera

1. Interoperabilidad

Elige herramientas digitales compatibles. Dispones de miles de integraciones magníficas para automatizar los procesos entre los programas. De este modo, disfrutas de la ventaja de tener varias herramientas sin la desventaja de la incompatibilidad.

¿Por qué no tomar el ejemplo de Slack? Nuestra plataforma de comunicación ha sido fundamental para la transformación digital de muchas empresas, donde los compañeros de trabajo y los clientes se pasan todo el día enviándose ideas, archivos y emojis. Lo esencial es que Slack se ha diseñado para poder conectarse con otras herramientas digitales populares y de nicho, entre las que se incluyen Google Drive, la wiki de gestión de proyectos Notion, y software de videoconferencias como Zoom y Around.

2. Prioriza a las personas

Las aplicaciones, los ordenadores y la inteligencia artificial son herramientas eficaces, pero sin las personas no sirven para nada.

Debes hablar con tus clientes antes de diseñar una experiencia de cliente nueva. Averigua lo que quieren, acepta sus miedos en lo referente a los datos y procura utilizar la tecnología para mejorar su experiencia, no solo para satisfacer tus propias necesidades.

3. Escucha a tu equipo

Nadie como tu equipo sabe cómo funciona tu empresa. Seguro que tienen buenas ideas de ajustes que puedes hacer para optimizar los flujos de trabajo y deleitar a tus clientes,

lo cual sucede sobre todo con las soluciones digitales. De hecho, tu equipo podría estar usando ya aplicaciones que no sabías que existían (¡y que no has autorizado!) para llevar a cabo sus tareas diarias. No te resistas. Escucha. Averigua cuáles son las estrategias digitales que te harán el trabajo más sencillo, agradable y gratificante.

4. No dejes nunca de transformar

Las operaciones digitales hacen que tu empresa sea más ágil, pero te cargan la responsabilidad de solicitar comentarios y mantenerte al corriente de los desarrollos. Haz revisiones periódicas con tus compañeros para ver qué funciona y qué no, y presta atención para encontrar formas de llevar tu transformación digital a un nivel superior.

Reflexión final

La transformación digital debe llegar hasta el último rincón de tu empresa. No obstante, todas las decisiones que tomes deberían respaldar los objetivos principales, tanto en lo referente a tu producto o servicio como a la cultura de tu empresa. ¿Cómo quieres que sea tu empresa cuando la transformación haya terminado y a medida que vaya evolucionando en el futuro?