Herramientas de seguimiento: ¿qué son y por qué integrarlas?

En España, el tejido empresarial está formado en un 99% por pymes, de las cuales el 89% son negocios familiares. Si combinamos este dato del Instituto de empresa familiar con los obtenidos del estudio efectuado por Mastercard y titulado Pymes familiares de Europa en la economía digital, que muestra que el 30% de las empresas familiares no se ven preparadas para la digitalización, concluimos que ni siquiera se utilizan tecnologías tan sencillas como las herramientas de seguimiento de proyectos.

Y hablamos de este tipo de softwares y aplicaciones porque resultan básicos para el crecimiento de cualquier tipo de negocios, independientemente de las tecnologías que se hayan podido implementar en el resto de procesos de la empresa. Las herramientas de seguimiento son, a día de hoy, un elemento básico en la productividad de una organización, por lo que su integración es fundamental para mantener la competitividad.

¿Qué son las herramientas de seguimiento?

Lo primero que debemos tener en cuenta cuando hablamos de herramientas de seguimiento es el objeto de este control: en general nos referimos a la observación de los diversos proyectos que se pueden desarrollar en una empresa y, pese a que estos softwares resultan muy útiles a título individual, es más común aplicarlos a la monitorización del trabajo en equipo.

Este tipo de softwares tienen como principal objetivo visualizar de un modo sencillo y eficiente la evolución de un proyecto al completo y la ejecución de cada una de las tareas que lo componen. Al mismo tiempo, gracias a la implementación de nuevas tecnologías, las herramientas de seguimiento permiten automatizar muchos mecanismos habituales en este contexto, como la delegación de tareas o la comunicación entre miembros del equipo, entre otras.

Principales tipos de herramientas de seguimiento de proyectos

Una vez definidas, el propósito principal de estas aplicaciones parece evidente, sin embargo, las herramientas que podemos encontrar en el mercado a estos efectos son muchas y muy diversas. Es decir, la monitorización de proyectos es algo complejo y en muchos casos requiere de distintos elementos para garantizar una observación verdaderamente eficiente.

Así las cosas, existen varios tipos de herramientas de seguimiento de proyectos, si bien algunas de ellas -las más recomendables- aglutinan todo lo necesario para ejecutar esta monitorización. En cualquier caso, cada una de las siguientes opciones presenta sus pros y sus contras y se adapta mejor a unas necesidades o a otras; como siempre, a la hora de escoger corresponde estudiar cuál es la mejor solución en cada caso.

Aplicaciones para la gestión de tareas

Las aplicaciones destinadas a la gestión de tareas basan su funcionamiento en la organización de las acciones que debe desarrollar cada equipo de trabajo. Es una de las opciones de herramientas de seguimiento más sencillas, pero resulta muy efectiva a la hora de priorizar el orden de los pasos a la hora de desarrollar un proyecto y asignar a cada miembro su parte del trabajo.

Este tipo de softwares son muy útiles a nivel colaborativo, ya que se les da un uso individual con el fin de obtener un resultado común -aunque también son muy recurrentes en proyectos unipersonales-. Algunos de los ejemplos más comunes en esta variante los encontramos en Notion, Google Tasks o Todoist.

Herramientas de hoja de cálculo

Quien piensa que las hojas de cálculo son una herramienta arcaica, básica y sin demasiadas funcionalidades es porque no acostumbra a trabajar con este tipo de aplicaciones. Si bien es un software que lleva décadas utilizándose en cualquier empresa independientemente de su tamaño, su evolución al ritmo de la tecnología ha hecho de ellas un elemento fundamental en el seguimiento de proyectos.

Se trata de aplicaciones de uso muy sencillo y muy asentadas en el día a día de los usuarios -lo que reduce los tiempos y costes de aprendizaje en el uso del software-, que permiten conectar a todo el equipo a través de listas de tareas, la asignación de las mismas, fechas de expiración y seguimiento de procesos en general. Google Sheets es un ejemplo excelente en este caso.

Softwares de comunicación

Aunque no lo parezca, las tecnologías dedicadas a la comunicación entre los miembros de un equipo y también con sus superiores, son las más antiguas de este listado. Nos referimos a las aplicaciones típicas para la comunicación, ya sea a nivel grupal o entre dos personas: las reuniones de toda la vida, pero en este caso a través de una pantalla.

Dejando a un lado si son más o menos efectivas y eficientes en el seguimiento de proyectos, estas herramientas siguen siendo claves a día de hoy, más todavía con la proliferación del trabajo en remoto. Softwares como Google Meet, Microsoft Teams, Zoom o Skype están presentes en el día a día de la mayoría de las empresas, y no se espera que esto cambie en los próximos tiempos.

Tableros para el seguimiento del trabajo en equipo

Los tableros para el seguimiento del trabajo en equipo, también llamados tableros Kanban, son herramientas de seguimiento de proyecto muy sencillas, que se ajustan por completo a esta definición. Es decir, se trata de un espacio compartido entre los distintos miembros que componen un equipo en el que se puede visualizar el estado de cada tarea y del proyecto en general.

Su funcionamiento es tan básico que únicamente consiste en asignar las tareas y marcarlas como pendientes, en proceso o finalizadas. La definición del estado de cada actividad dependerá del gestor del proyecto o de los propios miembros del equipo en los casos de colaboraciones entre profesionales independientes, ya que este tipo de herramientas de seguimiento también se utiliza con frecuencia en este escenario.

Tecnologías para la dirección de proyectos

La dirección de proyectos es un papel fundamental y complejo en cualquier empresa, pero lo cierto es que este tipo de softwares ha facilitado considerablemente el trabajo de los gestores en este sentido. Y es que las aplicaciones para la gestión de proyectos, como Trello, Asana, Microsoft Project o Jira, entre otras, han llegado a este departamento para quedarse.

Digamos que este tipo de tecnologías engloban -y tienen muchos aspectos en común- con las herramientas de gestión de tareas y los tableros de seguimiento, con la diferencia de que permiten ir un paso más allá en la monitorización del proceso, ya que son más versátiles y ofrecen más soluciones a la hora de organizar un equipo, determinar el estado de las tareas y colaborar entre los miembros.

Aplicaciones colaborativas

Las aplicaciones colaborativas son la estrella de las herramientas de seguimiento de proyectos. Se trata de softwares capaces de crear diversas líneas de comunicación entre los miembros del equipo, aglutinar todas las necesidades en torno a la monitorización del proceso y conectar con las distintas tecnologías que se necesitan para ello.

Se trata de herramientas de comunicación, que permiten conectar de diferentes formas -tanto por escrito como a través de videochat-, que funcionan de manera instantánea y que facilitan a cada miembro del equipo estar al corriente del estado de sus tareas gracias a su conexión con el resto de aplicaciones necesarias en el seguimiento. Es decir, hablamos de la opción más completa de todas y el ejemplo más claro de ello es Slack.

Ventajas de implementar herramientas de seguimiento

La implementación de herramientas de seguimiento de proyectos se ha convertido en algo imprescindible para un buen número de organizaciones, pero para quienes todavía dudan de los beneficios de este tipo de softwares, a continuación señalamos las ventajas más relevantes de su integración en los equipos de trabajo:

• Al digitalizar el proceso de seguimiento también quedan guardados automáticamente los propios avances en la realización de tareas, por lo que se evita la pérdida de documentos.
• Este almacenamiento también permite mantener un registro de los proyectos pasados concluidos, de modo que se facilita la trazabilidad de los mismos y el acceso a ellos en caso de necesidad.
• La eficiencia productiva es mucho mayor, ya que la comunicación, la delegación de tareas, la determinación del estado de las mismas o el traspaso entre miembros del equipo son acciones totalmente automatizadas, llevando a otro nivel los flujos de trabajo.
• Esta solución evita duplicidades y pérdidas de tiempo en los proyectos derivadas de posibles confusiones de asignación en los equipos.
• Se eliminan tareas que anteriormente ralentizaban los procesos reduciendo la productividad, como la evaluación de los mismos o su confirmación.
• Permite la colaboración entre distintas áreas de la empresa y sus trabajadores que anteriormente encontraban muchas dificultades para conectar por las diferencias horarias o las distancias físicas.

¿Por qué es imprescindible implementar herramientas de seguimiento?

Nos encontramos en un periodo en el que es prácticamente imposible que un negocio viva -y sobreviva- al margen de las tecnologías. En mayor o menor medida todas las empresas gestionan algún proceso de manera digital, y las herramientas de seguimiento resultan útiles precisamente para eso: mantener un registro de las tareas, garantizar la productividad y los resultados, y facilitar la colaboración.

Eso sí, cuanto menor sea el número de softwares dedicados a cada proceso, más práctico, sencillo y eficiente será. Por eso desde Slack no sólo te ofrecemos una completa aplicación para el desarrollo de la comunicación interna y externa en la gestión de proyectos, sino que agrupamos las mejores herramientas de seguimiento en un mismo lugar.