Solo para administradores: Consejos para administrar el acceso externo a canales

Como administrador de Slack, ya has comenzado a impulsar la productividad de los equipos internos. Ahora, puedes aportar ese mismo impulso al trabajo que hacen tus equipos con las organizaciones externas, gracias al lanzamiento de Slack Connect para todos los planes de pago de Slack.

Slack Connect permite que los equipos trabajen con varias organizaciones en un canal de Slack. Cada organización se une desde su propio espacio de trabajo de Slack. A partir de ahí, todos los miembros pueden compartir archivos, mantener informados a los compañeros de trabajo y tomar decisiones rápidamente, tal como lo hacen con los equipos internos.

Supongamos que tu empresa está experimentando un problema con un producto de software. Si inicias un canal con tus proveedores, puedes colaborar rápidamente con ellos para resolverlo, directamente en Slack. Este tipo de coordinación en tiempo real hace que el trabajo se realice más rápido y, con ello, evita que tu equipo cambie de contexto entre bandejas de entrada y aplicaciones, mantiene a todo el mundo en sintonía y resguarda toda la información de la empresa.

Ahora que sabes por qué podrías querer usar Slack Connect, esto es lo que todo administrador necesita saber sobre cómo crearlos y administrarlos.

Redacta tu política interna

Quizá ya uses cuentas de invitado para profesionales independientes, pasantes o cualquier persona que necesite acceso limitado a Slack. Los canales compartidos, por otro lado, son ideales para colaborar con dos o más personas de otra empresa, en especial, porque los miembros de ambas empresas pueden agregar compañeros de trabajo a medida que el proyecto se amplía, sin necesidad de que intervenga un administrador.

Para asegurarte de que todos los miembros de tu equipo sepan cuándo, por qué y cómo comenzar a compartir un canal con organizaciones externas, envía un aviso a toda la empresa en Slack.

No se trata solo de jugar al agente de tránsito y publicar instrucciones. También es una buena oportunidad para resaltar las ventajas de colaborar con socios externos, proveedores y clientes en un mismo canal, junto con algunos ejemplos de uso para crearlos. Por ejemplo, podrías recomendar que el equipo de ventas comparta un canal con cada nuevo cliente una vez que se firma el acuerdo de confidencialidad.

Inicia un canal para clasificar por prioridad las solicitudes de canales compartidos

De forma similar a lo que hemos comentado anteriormente para las solicitudes de invitados, los administradores deberían crear y dar a conocer un canal exclusivo para reunir todas las solicitudes de acceso externo. De esta manera, los miembros no perderán tiempo buscando instrucciones en su espacio de trabajo, y cada administrador tendrá visibilidad sobre el proceso de solicitudes. Sigue las convenciones de nomenclatura de canales de tu organización; por ejemplo, #porfavor-acceso-externo o #ayuda-acceso-externo.

Fija una nota breve en ese canal que explique lo siguiente:

• Qué incluir en cada solicitud, como el nombre de la organización asociada, la información de contacto, el nombre del proyecto y la duración prevista
• Dónde encontrar (o cómo obtener) un acuerdo de confidencialidad firmado por un socio; por ejemplo, Consultar en #ayuda-legal
• Cómo trabajar en un canal que compartes con organizaciones externas, específicamente qué no se debe publicar (contraseñas, información personal, noticias de próximos lanzamientos o victorias comerciales, etc.)

Comienza a compartir un canal

Invitar a otra organización a un canal es tan simple como compartir un enlace. Sigue las instrucciones cuando crees un canal o dirígete al menú Ajustes del canal de uno que ya existe y encontrarás un breve enlace de invitación para enviar a tu socio externo. En función de tus ajustes, la invitación se enviará a un administrador de cada equipo para su aprobación. Una vez que todos acepten tu invitación, tu socio se unirá al canal y tus equipos podrán comenzar a trabajar juntos de inmediato.

Cada organización puede personalizar el nombre del canal para su espacio de trabajo compartido. Por ejemplo, la Empresa A puede denominar su canal #campaña-invierno-2020, mientras que, por su parte, la Empresa B puede llamarlo #cuentas-empresa-a.

Al igual que los nombres de canal, cada organización puede tener diferentes ajustes de privacidad para los canales que comparten con otras organizaciones. Estos controles significan que cada empresa puede elegir el nombre del canal y la visibilidad adecuada para cada una.

Cómo administrar canales compartidos

Para los propietarios y administradores de Enterprise Grid,un panel en el nivel de organización te brinda visibilidad de todas las organizaciones externas conectadas con la tuya.

En esta pantalla, puedes ver cuántos canales compartes con cada socio y en qué espacios de trabajo están los canales. En este panel también puedes dejar de compartir canales con una organización si ya no trabajan juntas.

¿Necesitas permitir que otros miembros tengan la capacidad de crear, editar, desconectar o archivar un canal compartido con socios externos? Puedes otorgar estos permisos en “¿Quién puede compartir canales con organizaciones externas?”, en la pestaña Ajustes > Administración de canales del panel de Enterprise Grid.

¿Eres administrador de un plan Estándar o Plus de Slack? El panel de administración es el lugar donde administrar los canales compartidos con organizaciones externas. Aquí puedes ver qué organizaciones comparten canales con la tuya, así como desconectarlos si es necesario.

Contenido relacionado: Descubre cómo las empresas Zendesk, Seek, Deliveroo, Iress y Fastly usan Slack Connect para transformar la comunicación con sus clientes, socios, etc. 

Consejos para trabajar en el mismo canal

Una vez que los propietarios o administradores de organizaciones de ambas empresas hayan aprobado compartir un canal, es hora de que todos puedan ponerse a trabajar. Al unirte a un canal compartido, verás el nombre de la organización a la que tienes conexión justo encima de la entrada de mensajes para recordarte que estás trabajando con una organización externa.

Conviene compartir un conjunto de prácticas recomendadas con la organización a la que te conectas cuando se inicie el proyecto. Esto podría incluir:

• Acuerdos de nivel de servicio para tiempos de respuesta, que deben tener en cuenta las zonas horarias y cualquier diferencia que las organizaciones puedan tener en las horas de trabajo
• Prácticas recomendadas respecto del uso de la opción No molestar para informar sobre la disponibilidad
• Un glosario de las reacciones emoji que usa tu equipo y cómo debe interpretarlas el otro equipo (por ejemplo, 👀 cuando se revisa una solicitud y ✅ cuando se aprueba un recurso)
• Reglas de etiqueta esperadas para notificaciones e hilos, lo que puede ayudar a reducir las distracciones del canal al mínimo y mantener las conversaciones centradas

Una vez compartida esta nota, fíjala con un pin al canal para que resulte fácil encontrarla. Los miembros de ambas organizaciones pueden agregar a otras personas al canal mientras dure el proyecto. Además, fijar esta guía con un pin ayuda a que esas personas se pongan al día rápidamente.

Slack Connect aporta todas las ventajas de Slack al trabajo que realiza tu equipo con organizaciones externas. Al igual que con los canales que ya usas, todos los archivos, conversaciones y contenidos que tú y tus socios necesitan están en un lugar específico. Eso hace que los canales sean una forma más productiva de trabajar para ti y tus socios.