Solo para administradores: consejos para gestionar el acceso externo a los canales

Como administrador de Slack, ya estás impulsando la productividad de los equipos internos. Hoy en día, puedes aportar ese mismo impulso al trabajo que hacen tus equipos con organizaciones externas gracias al lanzamiento de Slack Connect en todos los planes de pago de Slack.

Slack Connect permite que tus equipos trabajen con varias organizaciones en un canal de Slack. Cada organización se une desde su propio espacio de trabajo de Slack. A partir de ahí, todos pueden compartir archivos, mantener al tanto a los compañeros de trabajo y tomar decisiones rápidamente, tal como lo hacen con los equipos internos.

Supongamos que tu empresa tiene un problema con un producto de software. Si inicias un canal con tus proveedores, puedes colaborar rápidamente con ellos para solucionar el problema, desde Slack. Gracias a este tipo de coordinación en tiempo real se trabaja más rápido, lo que evita que tu equipo cambie de contexto entre buzones de entrada y aplicaciones, además de permitir que todo el mundo esté informado y toda la información de la empresa esté segura.

Ahora que sabes por qué podrías querer usar Slack Connect, esto es lo que todo administrador debe saber sobre cómo crearlos y gestionarlos.

Elabora tu política interna

Puede que ya utilices cuentas de invitado para autónomos, becarios o cualquier persona que necesite acceso limitado a Slack. Los canales, por otro lado, son ideales para colaborar con varias partes interesadas de una o varias organizaciones, sobre todo porque todos los miembros pueden añadir compañeros de trabajo a medida que crezca el proyecto sin necesidad de involucrar a un administrador.

Para asegurarte de que todos en tu equipo sepan cuándo, por qué y cómo empezar a compartir un canal con organizaciones externas, envía un aviso a toda la empresa en Slack.

No se trata solo de adoptar el papel de guardia de tráfico y publicar instrucciones, sino que supone una buena oportunidad para destacar las ventajas de colaborar con socios externos, proveedores y clientes en un único canal y ofrecer uno o más casos prácticos que sirvan de muestra para crearlos. Por ejemplo, puedes recomendar que tu equipo de ventas comparta un canal con cada nuevo cliente una vez firmado el acuerdo de confidencialidad.

Cómo iniciar un canal para clasificar las solicitudes de acceso externo

Al igual que lo que hemos explicado anteriormente para las solicitudes de invitados, los administradores deberían crear y publicitar un canal exclusivo para reunir todas las solicitudes de acceso externo. De esa manera, tus miembros no pierden un tiempo muy valioso buscando en su espacio de trabajo instrucciones y todos los administradores tienen visibilidad de la canalización de solicitudes. Sigue las convenciones de nomenclatura de canales de tu organización; por ejemplo, #necesito-acceso-externo o #ayuda-acceso-externo.

Fija con una chincheta a este canal una breve nota que explique:

• Qué incluir en cada solicitud, como el nombre de la organización asociada, la información de contacto, el nombre del proyecto y la duración esperada.
• Dónde encontrar, o cómo obtener, un acuerdo de confidencialidad firmado por un socio, por ejemplo, Consultar #ayuda-legal.
• Cómo trabajar en un canal que compartes con organizaciones externas, específicamente qué no publicar (contraseñas, información personal, noticias de próximos lanzamientos o ganancias comerciales, etc.).

Cómo empezar a compartir un canal

Invitar a otra organización a un canal es tan sencillo como compartir un enlace. Sigue las indicaciones al crear un nuevo canal —o ve al menú Ajustes del canal de uno existente— y encontrarás un enlace de invitación corto para enviárselo a tu socio externo. En función de tus ajustes, la invitación se enviará a un administrador de cada equipo para su aprobación. Una vez que acepten todas las organizaciones, tu socio se unirá al canal y tus equipos pueden empezar a trabajar juntos inmediatamente.

Cada organización puede personalizar el nombre del canal para su espacio de trabajo compartido. Por ejemplo, la Empresa A puede llamar a su canal #campaña-invierno-2020, mientras que la Empresa B puede llamarlo #cuentas-empresa-a por su parte.

Al igual que los nombres de los canales, cada organización puede tener diferentes ajustes de privacidad para los canales que comparten con otros. Estos controles significan que cada empresa puede elegir el nombre del canal y la visibilidad más adecuada para cada una.

Cómo gestionar canales compartidos

Para los propietarios y administradores de las organizaciones de Enterprise Grid, un panel a nivel de organización ofrece visibilidad a todas las organizaciones externas conectadas con la tuya.

En esta pantalla puedes ver cuántos canales estás compartiendo con cada socio y en qué espacios de trabajo están los canales. Este panel también es donde puedes dejar de compartir canales con una organización si ya no trabajáis juntos.

¿Necesitas permitir que otros miembros tengan la capacidad de crear, editar, desconectar o archivar un canal compartido con socios externos? Puedes conceder estos permisos en “¿Quiénes pueden compartir canales con organizaciones externas?” en la pestaña Configuración > Administración de canales del panel de administración de Enterprise Grid.

¿Eres administrador de un plan de Slack Estándar o Plus? El panel de administración es tu sitio para gestionar los canales compartidos con organizaciones externas. Aquí, puedes ver qué organizaciones comparten canales con la tuya, así como desconectarlas si fuera necesario.

Contenido relacionado: Descubre cómo las empresas Zendesk, Seek, Deliveroo, Iress y Fastly están usando Slack Connect para transformar la comunicación con sus clientes y socios, entre otros.

Consejos para trabajar en el mismo canal

Una vez que los propietarios o administradores de las organizaciones de ambos lados hayan aprobado compartir un canal, es hora de que todos puedan ponerse a trabajar. Al acceder a un canal que se comparte con otros, verás el nombre de la organización con la que estás conectando justo encima de la entrada de mensaje para recordarte que estás trabajando con una organización externa.

Recomendamos compartir un conjunto de mejores prácticas con la organización con la que estás conectando al iniciar el proyecto. En él se podría incluir:

• ANS para los tiempos de respuesta, que deben tener en cuenta las zonas horarias y cualquier diferencia que las organizaciones puedan tener en las horas de trabajo.
• Mejores prácticas a la hora de usar No molestar para transmitir la disponibilidad.
• Un glosario de las reacciones emoji que usa tu equipo y cómo debe interpretarlas el otro equipo (por ejemplo, 👀 cuando se revisa una solicitud y ✅ cuando se aprueba un activo).
• Protocolo esperado para las notificaciones y los hilos de la conversación, que puede ayudar a mantener el ruido del canal al mínimo y a centrar las conversaciones.

Una vez compartida esta nota, puedes fijarla con una chincheta al canal para que sea fácil encontrarla. Los miembros de las dos organizaciones pueden añadir otras personas al canal mientras dure el proyecto y fijar esta guía con una chincheta ayuda a que esas personas se pongan al día rápidamente.

Slack Connect aporta todas las ventajas de Slack al trabajo que realiza tu equipo con organizaciones externas. Al igual que con los canales que ya usas, todos los archivos, conversaciones y contexto que tú y tus socios necesitáis están en un lugar exclusivo. Eso hace que los canales sean una forma más productiva de trabajar tanto para ti como para tus socios.