Nur für Administratoren: Tipps zur Verwaltung von Channels, die mit externen Partnern geteilt werden

Als Slack-Administrator steigerst du bereits die Produktivität interner Projekt-Teams. Mit der Einführung von Slack Connect für alle bezahlten Slack-Pläne kannst du ab heute auch die Arbeit deiner Projekt-Teams mit externen Organisationen beschleunigen.

Slack Connect funktioniert genau wie normale Slack-Channels, erstreckt sich aber über mehrere Organisationen. Jede Organisation tritt dabei über ihren eigenen Slack-Workspace bei. Von dort aus können alle Beteiligten Dateien teilen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbeziehen und schnell Entscheidungen treffen, genau wie in internen Projekt-Teams.

Angenommen, dein Unternehmen hat ein Problem mit einem Software-Produkt. Wenn du einen Channel mit den Software-Anbietern einrichtest, kannst du schnell mit ihnen zusammenarbeiten, um das Problem zu lösen – direkt in Slack. Mit dieser Art der Echtzeit-Koordination lässt sich die Arbeit schneller erledigen, wodurch dein Projekt-Team nicht mehr zwischen Posteingängen und Apps wechseln muss und alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben.

Jetzt weißt du also, warum es sich lohnt, Slack Connect einzusetzen. Im Folgenden erläutern wir, was jeder Administrator über die Erstellung und Verwaltung wissen sollte.

Deine interne Richtlinie verfassen

Möglicherweise nutzt du bereits Gast-Accounts für Freelancer, Praktikanten oder alle, die einen eingeschränkten Zugriff auf Slack benötigen. Channels sind hingegen ideal für die Zusammenarbeit mit mehreren Interessengruppen einer oder mehrerer Organisationen – vor allem, weil Mitglieder aller Seiten Mitarbeiter im Verlauf des Projekts hinzufügen können, ohne dafür einen Administrator hinzuziehen zu müssen.

Damit sichergestellt ist, dass alle in deinem Projekt-Team wissen, wann, warum und wie sie einen Channel mit externen Organisationen starten können, solltest du eine unternehmensweite Mitteilung in Slack versenden.

Es geht hier nicht nur darum, Verkehrspolizist zu spielen und Anweisungen zu veröffentlichen. Es ist auch eine hervorragende Gelegenheit, die Vorteile der Zusammenarbeit mit externen Partnern, Dienstleistern und Kunden in einem einzigen Channel hervorzuheben und gleichzeitig ein oder mehrere Fallbeispiele für die Erstellung solcher Channels anzubringen. Beispielsweise kannst du deinem Vertriebs-Team empfehlen, für jeden neuen Kunden einen Channel zu teilen, sobald eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterzeichnet wurde.

Starte einen Channel, um Anfragen nach externem Zugriff zu triagieren

Ähnlich wie wir es bereits zuvor für Gastanfragen erläutert haben, sollten Administratoren einen eigenen Channel erstellen und veröffentlichen, um alle Anfragen nach externem Zugriff zu sammeln. Auf diese Weise verbringen deine Mitglieder keine wertvolle Zeit damit, ihren Workspace nach Anweisungen zu durchsuchen. Zudem wird dadurch jeder Administrator Einblick in die Anfrage-Pipeline erhalten. Befolge die Namenskonventionen deiner Organisation, z. B. #bitte-externer-zugriff oder #hilfe-externer-zugriff.

Pinne einen kurzen Hinweis in diesem Channel, der Folgendes erklärt:

• Was in jeder Anfrage enthalten sein soll, wie Name der Partnerorganisation, Kontaktinformationen, Projektname und voraussichtliche Dauer
• Wo man eine unterschriebene NDA von einer Partnerorganisation findet oder wie man sie erhält. Zum Beispiel: Mehr Infos in #hilfe-rechtliches
• Wie man in einem Channel arbeitet, der mit externen Organisationen geteilt wird, insbesondere, was nicht veröffentlicht werden soll (Passwörter, persönliche Informationen, Nachrichten über bevorstehende Releases oder Geschäftsabschlüsse usw.)

Channels teilen

Eine andere Organisation zu einem Channel einzuladen, ist so einfach wie das Teilen eines Links. Befolge die Anweisungen beim Erstellen eines neuen Channels – oder gehe in einem bestehenden Channel zum Menü „Channel-Einstellungen“ – du findest einen kurzen Einladungs-Link, den du an deinen externen Partner senden kannst. Abhängig von deinen Einstellungen wird die Einladung an den Administrator in jedem Projekt-Team zur Genehmigung gesendet. Sobald sie deine Einladung angenommen haben, werden sie dem Channel beitreten und deine Projekt-Teams können sofort mit der Zusammenarbeit beginnen.

Jede Organisation kann den Channel-Namen für ihren geteilten Workspace anpassen. So kann beispielsweise Unternehmen A seinen Channel #2020-winter-kampagne nennen, während Unternehmen B ihn #accounts-unternehmen-a nennen kann.

Genau wie bei Channel-Namen kann jede Organisation unterschiedliche Datenschutzeinstellungen für Channels einrichten, die mit anderen geteilt werden. Diese Optionen ermöglichen es jeder Seite, einen Channel-Namen und eine für sie passende Sichtbarkeit auszuwählen.

Geteilte Channels verwalten

Für Inhaberinnen und Inhaber sowie Administratorinnen und Administratoren von Organisationen auf Enterprise Grid bietet ein Dashboard auf Organisationsebene Einblick in alle externen Organisationen, die mit der eigenen Organisation verbunden sind.

Auf diesem Bildschirm kannst du sehen, wie viele Channels du mit jeder Partnerorganisation teilst und in welchen Workspaces sich die Channels befinden. Dieses Dashboard ist auch der richtige Ort, um das Teilen von Channels mit einer Organisation zu beenden, wenn du die Zusammenarbeit einstellst.

Möchtest du anderen Mitgliedern die Möglichkeit geben, einen Channel, der mit externen Partnern geteilt wird, zu erstellen, zu bearbeiten, zu trennen oder zu archivieren? Diese Berechtigungen kannst du im Grid-Dashboard unter „Wer kann Channels mit externen Organisationen teilen?“ auf dem Tab Einstellungen > Channel-Verwaltung vergeben.

Bist du Administrator eines Standard- oder Plus-Plans von Slack? Das Administrator-Dashboard ist deine Anlaufstelle für die Verwaltung von Channels, die mit externen Partnern geteilt werden. Hier kannst du sehen, welche Organisationen Channels mit deinem eigenen teilen, und diese bei Bedarf trennen.

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Tipps zum Arbeiten im selben Channel

Sobald Inhaberinnen und Inhaber oder Administratorinnen und Administratoren von Organisationen beider Seiten das Teilen eines Channels genehmigt haben, ist es an der Zeit, dass alle an die Arbeit gehen. Wenn du einem Channel beitrittst, wird der Name der verbundenen Organisation direkt über der Nachrichteneingabe angezeigt, um dich daran zu erinnern, dass du mit einer externen Organisation zusammenarbeitest.

Wir empfehlen, bei Aufnahme des Projekts verschiedene Best Practices mit der verbundenen Organisation zu teilen. Diese können zum Beispiel Folgendes beinhalten:

• SLAs für Reaktionszeiten, die Zeitzonen und eventuelle Unterschiede bei den Arbeitszeiten berücksichtigen
• Best Practices für die Verwendung von „Bitte nicht stören“ zur Vermittlung der Verfügbarkeit
• Ein Glossar der von deinem Projekt-Team verwendeten Emoji-Reaktionen und wie das andere Team sie interpretieren sollte (z. B. 👀, wenn eine Anfrage geprüft wird, und ein ✅, wenn eine Anfrage genehmigt wird)
• Erwartete Etikette für Benachrichtigungen und Threads, die dazu beitragen können, den Hintergrundlärm im Channel auf ein Minimum zu reduzieren und Gespräche zu fokussieren

Sobald dieser Hinweis geteilt wurde, solltest du ihn zur einfachen Referenz im Channel anpinnen. Mitglieder aus beiden Organisationen können während der Laufzeit deines Projekts weitere Mitglieder zum Channel hinzufügen. Das Pinnen dieses Leitfadens hilft diesen neuen Mitgliedern, sich schnell auf den aktuellsten Stand zu bringen.

Slack Connect bringt alle Vorteile von Slack in die Arbeit deines Projekt-Teams mit externen Unternehmen ein. Wie bei den bereits von dir genutzten Channels befinden sich alle Dateien, Unterhaltungen und Zusammenhänge, die du und deine Partnerorganisation benötigt, an einem einzigen Ort. Channels sind deshalb eine tolle Möglichkeit, damit du und deine Partner produktiver arbeiten könnt.