De nombreuses tâches doivent être accomplies chaque jour pour qu’une entreprise puisse fonctionner. Et pour que celle-ci prospère, ces tâches doivent être accomplies aussi rapidement et efficacement que possible.
L’un des meilleurs moyens de maximiser l’efficacité de votre entreprise consiste à recalibrer les systèmes et processus métier qui la font fonctionner, ce qui explique pourquoi tant d’organisations en font une priorité. Selon le rapport State of Business Process Management de 2018, 93 % des entreprises interrogées étaient engagées dans de multiples projets d’amélioration et d’automatisation des processus métier.
Examinons de plus près les processus d’entreprise : de quoi s’agit-il, pourquoi ils sont importants et comment évaluer les vôtres, afin que chaque processus mis en place contribue à une augmentation de la productivité tout en ayant un impact positif.
Que sont les processus d’entreprise et pourquoi sont-ils importants ?
Un processus d’entreprise est un ensemble défini d’étapes conçues pour atteindre un résultat spécifique au sein de votre structure. En outre, la standardisation des tâches permet d’accroître l’efficacité et de s’assurer que chaque processus au sein de votre entreprise est conforme à vos objectifs stratégiques. Les processus d’entreprise sont importants parce qu’ils donnent à votre entreprise un cadre dans lequel opérer, ce qui peut avoir un effet considérable sur l’efficacité et la productivité.
« Les salariés ont besoin d’une structure », déclare Jeff Skipper, conseiller stratégique qui travaille avec des entreprises du Fortune 500. « Si nous n’avons pas de structure, ils ne collaborent pas à l’unisson et cela engendre des inefficacités dans tous les domaines. »
Mais tous les processus d’entreprise ne sont pas égaux. Pour augmenter la productivité, les processus d’entreprise doivent répondre aux critères suivants.
1. Être mesurable
Pour qu’un processus d’entreprise soit efficace, il faut mettre en place des mesures tangibles permettant d’évaluer sa réussite. « Cela ne signifie pas qu’il faut mesurer tous les aspects possibles », précise Will Bachman, associé directeur de Umbrex, une communauté mondiale de consultants en gestion. « Il s’agit plutôt de réfléchir aux éléments les plus importants à mesurer et de les suivre. »
2. Définir clairement les responsabilités
Les processus d’entreprise ne sont efficaces que si les responsabilités sont clairement établies. Par conséquent, chaque personne et chaque équipe au sein de votre entreprise doit pouvoir savoir qui est responsable de quoi.
Dans le cas contraire, explique Will Bachman, « les tâches peuvent être effectuées en silos et transférées d’un silo à l’autre. Il se peut qu’un responsable soit chargé d’un silo, mais souvent aucune personne n’est responsable de la gestion des processus d’entreprise de bout en bout. »
3. Ajouter de la valeur
Systématiser par défaut n’augmente pas l’efficacité. Pour avoir un impact positif sur votre entreprise, les processus métier doivent apporter une valeur ajoutée claire, soit en interne (à votre équipe), soit en externe (à vos clients).
« Recherchez ce que le client de ce processus d’entreprise apprécie réellement, car la pire chose à faire est de fournir de façon très efficace un système qui n’est pas souhaité initialement », explique Will Bachman.
Comment réorganiser vos processus d’entreprise et augmenter votre productivité ?
Maintenant que vous comprenez le pourquoi et le comment des processus d’entreprise, voyons comment évaluer et remanier vos processus métier et augmenter la productivité.
1. Comprendre votre point de départ
Avant d’entreprendre la refonte d’un processus d’entreprise, il est important de comprendre son état actuel. Vous saurez ainsi comment procéder aux changements.
« Assurez-vous de bien comprendre la situation actuelle, c’est la première étape », indique Will Bachman. « N’essayez pas de transformer un système d’entreprise tant que vous n’avez pas compris comment les choses sont faites aujourd’hui. »
2. Déterminer en quoi le changement de processus sera bénéfique pour votre entreprise
Une fois que vous avez une idée claire du fonctionnement actuel de vos processus d’entreprise, l’étape suivante consiste à déterminer exactement en quoi le changement sera bénéfique. Encore une fois, changer un processus d’entreprise par principe ne sera pas concluants.
« Vous ne voulez transformer un processus métier que s’il vous procure un avantage stratégique significatif », poursuit Will Bachman.
Lorsque vous évaluez vos processus d’entreprise, posez-vous la question :
- La modification du processus d’entreprise améliorera-t-elle la qualité ?
- Réduira-t-elle les coûts ?
- Réduira-t-elle les délais de livraison ?
- Rendra-t-elle les choses plus faciles et plus efficaces pour mon équipe ?
- Apportera-t-elle une valeur ajoutée directe à nos clients ?
« Si ce n’est pas le cas, vous devriez probablement laisser tomber cette modification et concentrer votre attention ailleurs. »
3. Obtenir l’avis et l’adhésion de votre équipe
Une fois que vous avez décidé qu’un processus métier au sein de votre entreprise mérite une refonte, il est temps de déterminer comment le modifier afin d’accroître la productivité. La meilleure façon de recueillir ces informations est de solliciter l’avis de votre équipe.
Les personnes qui utilisent vos systèmes d’entreprise au quotidien sont les membres de votre équipe. Ce sont eux qui comprennent le mieux ce qui fonctionne ou non et comment le processus pourrait être amélioré. Le fait de consulter votre équipe à ce stade génère également un sentiment d’adhésion au changement apporté à vos processus d’entreprise.
« Pour tout changement qui implique des salariés, j’ai besoin d’un certain niveau d’adhésion », déclare Jeff Skipper. « Il y a une énorme différence entre l’acceptation et l’engagement des salariés. S’ils acceptent, j’obtiens juste assez d’efforts pour que les choses se fassent. S’ils sont engagés, ils sont prêts à consacrer plus d’énergie et d’efforts, à travailler plus longtemps pour s’assurer de réussir. »
En impliquant les membres de votre équipe, vous leur donnez le sentiment d’être partie prenante dans l’évolution des processus métier au sein de votre entreprise. Cela peut accroître leur niveau d’implication et garantir une mise en œuvre aussi harmonieuse et efficace que possible.
4. Obtenir un avis extérieur
Parfois, un avis extérieur à votre entreprise peut s’avérer tout aussi utile.
« Faites appel à une personne extérieure qui a un point de vue différent ou qui n’a pas d’implication directe afin d’examiner un processus et demandez-lui : Décelez-vous des problèmes ? Que pourriez-vous nous suggérer ? », explique Jeff Skipper. « Les dirigeants peuvent devenir beaucoup trop solitaires, et nous devons faire en sorte d’injecter régulièrement de nouvelles idées ou de nouveaux points de vue dans l’entreprise ».
5. Déployer de nouveaux processus d’entreprise et continuer à évoluer et à s’adapter
Lorsque vous mettez en place votre nouveau processus métier, il est important de s’assurer que tous les membres de votre entreprise sont sur la même longueur d’onde, et qu’ils le restent.
« Assurez-vous que les gens comprennent la finalité du processus », explique Will Bachman. « Élaborez des procédures opérationnelles standardisées. Il faut ensuite communiquer en permanence pendant la période de transition. »
Une fois que vous avez mis en place un processus d’entreprise, planifiez des contrôles périodiques avec votre équipe afin d’évaluer les performances du nouveau système. En gardant les lignes de communication ouvertes, vous pourrez continuer à faire évoluer et à adapter vos processus d’entreprise, tout en optimisant l’efficacité et la productivité.
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