Outils de travail à distance : améliorer l'efficacité en entreprise

Avec le télétravail, la communication et la cohésion d’équipe sont confrontées à de nouveaux défis. Pourtant, des outils de collaboration existent pour aider les équipes à surmonter ces obstacles et à travailler efficacement.

D’après le Rapport sur l’état du travail 2021 menée par Quantum Workplace, 82 % des salariés en télétravail estiment qu’ils disposent de la technologie nécessaire pour rester connectés avec leur équipe. Leurs entreprises tirent parti des meilleurs outils et politiques de travail à distance. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment faire de même.

Les outils de travail à distance les plus efficaces

La clé pour des salariés en télétravail efficaces ? Leur fournir un accès fiable aux ressources, outils et équipements adéquats. Voici une sélection de nos meilleurs outils.

Collaboration

Les outils de collaboration intégrés associent la messagerie instantanée, les visioconférences et le partage d’écran. Ainsi, les salariés en télétravail collaborent sans avoir à basculer entre plusieurs plateformes ou applications tierces. Résultat : un gain de temps précieux et une communication virtuelle plus simple. Les options d’outils de collaboration sont nombreuses, de Microsoft Teams et SharePoint à Google Hangouts et Slack.

Visioconférences

Le rapport State of Video Conferencing 2019 du Owl Labs a prouvé que la visioconférence constitue la méthode de communication préférée lorsque les réunions en face à face sont exclues, devant les e-mails, la messagerie instantanée et les appels téléphoniques.

Nous connaissons tous des outils comme Zoom et Skype. Mais saviez-vous que la plupart des outils de collaboration modernes proposaient des fonctionnalités de visioconférence intégrées ? Vous avez la possibilité de lancer un appel vidéo directement depuis une discussion Slack, mais la plateforme s’intègre facilement aux autres outils vidéo que vous utilisez peut-être déjà. Lancer des réunions de façon instantanée ou rejoindre des appels sans quitter votre espace de travail Slack, c’est moins d’interruptions et moins de temps passé à basculer entre les onglets et les plateformes.

Reconnaissance au travail

Nectar est un logiciel moderne de reconnaissance au travail, conçu spécifiquement pour les équipes hybrides et à distance. Participez à des défis, choisissez vos propres récompenses et fêtez les étapes importantes depuis l’application. Les collègues et les responsables peuvent envoyer des témoignages de reconnaissance importants, qui s’alignent sur vos valeurs fondamentales, ce qui contribue à renforcer la culture de votre entreprise et le moral de vos collaborateurs.

Bonusly est un autre outil de reconnaissance qui automatise les messages pour les anniversaires de naissance et de travail, permet aux salariés de choisir leurs propres récompenses et évalue les tendances avec des analyses de données et des rapports détaillés. Vous avez même la possibilité d’intégrer Bonusly à Slack pour attribuer des bonus, consulter les témoignages de reconnaissance des collaborateurs et recevoir des notifications automatiques sans jamais devoir quitter votre espace de travail.

Gestion de projets

Des outils de travail collaboratif comme monday.com, Wrike et Asana sont spécialisés dans la gestion de projets et en temps réel. Ils aident les équipes à gérer les charges de travail, à respecter les échéances et à améliorer la communication liée aux projets et aux tâches. Vous avez même la possibilité d’intégrer certains des autres outils de travail à distance évoqués à votre système de gestion de projets afin de simplifier davantage le statut du projet et la communication. Même si Slack ne remplace pas les outils de gestion de projets, la plateforme peut en améliorer l’utilisation. Résultat : un meilleur retour sur investissement. Voici comment Slack fait passer vos outils de gestion de projets au niveau supérieur :

• Gérez tous les aspects de vos projets, des notes des réunions de lancement aux KPI
• Centralisez les tâches de différents logiciels, envoyez des commentaires et des approbations et créez de nouvelles attributions
• Envoyez automatiquement des mises à jour de tâches et des rappels d’échéances
• Trouvez et partagez des fichiers dans des services de gestion de fichiers comme Box, Dropbox et Google Drive

Réalisez tout ceci directement au sein de Slack, et bien plus encore.

Meilleures politiques de travail à distance

Voici quelques bonnes pratiques en matière de travail à distance à prendre en compte lorsque vous utilisez ces outils.

Définissez vos attentes. Définir des attentes et des paramètres précis dès le départ permet d’éviter les frustrations et les désaccords entre les salariés à distance. Il peut s’agir d’indiquer les outils à utiliser pour telle ou telle tâche, le moment et l’endroit pour communiquer, la manière dont les horaires et les disponibilités au travail sont mesurées ainsi que les échéances.

Donnez la priorité à l’équilibre travail/vie privée. Une enquête TINYpulse 2021 a démontré qu’environ 86 % des travailleurs à distance avaient connu un épuisement professionnel considérable. C’est donc l’un des aspects les plus critiques. Même si l’accès à de nombreux outils et technologies est utile, il peut aussi donner l’impression aux salariés de ne jamais réussir à se déconnecter. Définir es attentes avec des horaires et des disponibilités au travail est indispensable, et incite les salariés à prendre des congés et à s’éloigner de l’écran lorsque cela est nécessaire.

Communiquez beaucoup. Pour les équipes à distance, il est presque impossible de trop communiquer. Exploitez des outils de communication comme Slack, organisez des points vidéo réguliers et utilisez un logiciel de gestion de projets pour suivre les flux de travail.

Ne négligez pas la cybersécurité. Avec le télétravail, vos salariés accèdent aux applications et aux données de votre entreprise depuis différents appareils et endroits. Vous êtes donc plus vulnérables. Par conséquent, le risque de cyberattaques est plus grand. Pour s’adapter à cette nouvelle situation, les entreprises doivent donner la priorité à la cybersécurité et veiller à ce que les équipes utilisent les technologies de façon efficace et sécurisée.

Grâce à Slack, les équipes à distance travaillent de façon plus simple et plus avisée. Simplifiez les flux de travail, la collaboration et la communication avec une plateforme tout-en-un sécurisée conçue pour rendre le travail collaboratif plus efficace, où que vous soyez. Contactez-nous et faites vos premiers pas dès aujourd’hui.